Actualización de finanzas – julio de 2024
Comité de finanzas de la OIAA
Acta de la reunión
Sábado, 14 de julio de 2024
8:00am – am HDT
11:00am – pm PDT
2:00pm -pm EDT
Asistentes:
Felix e. – Tesorero suplente
Barry m. – miembro veterano del comité de finanzas
Susan r. – Presidenta de OIAA
Gwen – miembro del comité de finanzas – Presidenta del CDC
Felix toma la iniciativa hoy y reúne todos los materiales con la ayuda de Susan y Barry.
Felix se presenta como el Tesorero Suplente en nombre de Jennifer. Susan se presenta como la Presidenta de OIAA. Barry se presenta como el Fideicomisario General. Gwen se presenta como miembro del Comité de Finanzas y Presidenta del CPC.
Dado que es la primera vez que Felix dirige la reunión, le pregunta a Susan si hacen el preámbulo o las oraciones. Susan y Barry responden afirmativamente a la Oración de la Serenidad.
Felix dirige la Oración de la Serenidad. Todos los asistentes se unen.
Revisión del balance
Felix comienza diciendo que hay tres entidades que revisar: el balance, el presupuesto y las contribuciones. Muestra el balance en la pantalla. Afirma que la comparación trimestral más notable de marzo a junio de 2024 es con la cuenta corriente, que es la cuenta de gastos. La cuenta de gastos tiene $20.000, por lo que los activos totales han aumentado en $20.000. Añade que esto nos sitúa en una posición favorable para poder invertir en cualquier mejora tecnológica del sitio web o en proyectos relacionados con OIAA. Pero, solo si todos estamos de acuerdo en hacerlo.
Felix pregunta si hay alguna pregunta sobre el balance. Barry quiere preguntar sobre la acumulación de $5.500,00 para la Convención de 2025 y no pudo encontrarla en el presupuesto. Les gustaría asegurarse de que es para la Convención Internacional de 2025. Todos buscan en los documentos. Felix no está seguro de si se movió, pero se asegurará de encontrar la respuesta.
Barry afirma que una de las cosas más notables que parece llamar la atención de todos es el aumento de dinero de un año a otro. Señala que en solo un mes, OIAA recibió $16.0000 más dólares de los que teníamos el mes pasado. Felix está de acuerdo en que, aunque sus ingresos han crecido significativamente, sus gastos se han mantenido constantemente iguales. Continúa diciendo que, al observar las comparaciones anuales, OIAA está en $75.000,00 y el año pasado OIAA estaba en $28.000,00. Básicamente, afirma, nos hemos triplicado en un año. Felix sugiere que deberían mover parte del dinero de la cuenta corriente a la de ahorros, sin embargo, así es como calculan la reserva prudente. Mantienen el dinero en la cuenta corriente, pero en términos de gastos acumulados habrá más gastos el año que viene debido a la gran cantidad de equipos nuevos y cosas para la suite de hospitalidad en Vancouver para la convención. Susan no quiere que nos olvidemos de los pines. De nuevo, intentan precisar dónde está el saldo acumulado de la Convención Internacional en el balance. Lo encuentran en el balance por $5.500,00.
Hablan de cómo trasladar el importe acumulado a su categoría de gastos y por qué no se ha desglosado. No se ha incluido en su propia categoría, ya que aún no se ha puesto en juego, ya que no han gastado nada todavía. Gwen dice que recuerda que Jennifer habló de esto en otra reunión y afirma que no se registraría como un gasto todavía, sino solo como una acumulación. Barry afirma que está bastante seguro de que no hay problema si le preguntan a Jennifer al respecto la próxima vez.
Felix señala un gasto asignado de $800 para la Convención y Susan responde que eso es para los pines para la Convención de 2025.
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Revisión de la variación del presupuesto
Pasan a la variación del presupuesto. Felix muestra que también hay un aumento. Los ingresos han aumentado y están por encima del presupuesto para el mes en más de $2.000,00 y más de $8.000,00 en lo que va de año. La cantidad para individuos ha disminuido, pero no es un gran problema. Barry señala que mucho ha cambiado desde que solían agruparlos. Ahora especifican el individuo frente a su grupo. Por lo tanto, algunas de esas contribuciones individuales cambiaron a contribuciones de grupo. Este es el resultado de la revisión de esas donaciones. Felix está de acuerdo en que este es el espacio perfecto para identificar estas contribuciones, ya que algunos de los tesoreros pueden haber estado haciendo las donaciones cuando en realidad eran para sus grupos.
Felix mira los gastos específicos de la Convención Internacional. Señala que los de los trabajadores especiales de tecnología y los intérpretes para la Junta y la Asamblea, el Foro Ig y las reuniones de Unidad están significativamente por debajo del presupuesto. Barry quiere saber por qué están por debajo de sus gastos operativos totales. Felix examina las proyecciones y pide ver los gastos de la conferencia.
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Revisión de las contribuciones
Felix muestra las contribuciones en la pantalla. Felix les pide a todos que revisen amablemente y se aseguren de que sus propios grupos personales estén listados correctamente antes de pasar a las líneas finales. Barry señala los números individuales más grandes que oscilan entre $527 y $735
En los grupos, Serenity Circle, es el más grande. Barry dice que los intergrupos de todo el país estarían muy orgullosos de estos números. Cree que muestra el gran apoyo de las personas que asisten a las reuniones.
Susan hace su pregunta sobre el Grupo ASA Online. Online Home Group es un servicio bancario con el que su grupo también ha decidido trabajar. Le gustaría saber cómo dan crédito a su grupo. Lo ve en las contribuciones. Susan dice que Barry se lo envió como un folleto y él responde que puede hablar de eso si ella quiere. Susan continúa diciendo que su grupo se unió a este servicio de banca en línea donde puedes elegir una de las 5 o 6 cestas virtuales diferentes para contribuir. Le gusta porque al final del mes su grupo podría usar este servicio para contribuir por igual a estas entidades. Le gustaría saber cómo su grupo obtiene crédito si entra en el sistema de esta manera. Felix explica que OIAA recibe dinero de tres maneras: a través de cheques en los que el grupo generalmente escribe el nombre en el cheque, la segunda sería de Stripe donde el grupo puede identificarse. Y tercero, viene de Paypal. Recibimos un correo electrónico, y si no pusieron el nombre del grupo y la cantidad es mayor de $50, se pondrá en contacto con ellos y obtendrá la información de su grupo.
Barry explica que Online Home Group es un proveedor de servicios de terceros que corta un cheque y cuando él era el buzón oficial de OIAA, recibía cheques de ellos cada mes. Diría de qué grupo era en los cheques. Dice que van al buzón en las Carolinas.
Barry explica que cada donación se divide en su propio cheque individual y se envía a OIAA identificando la reunión de la que provienen. Susan pregunta dónde en el cheque se identifica al grupo. Barry señala que está en la parte superior derecha del cheque. Susan dice que va a hablar con su grupo y ver si esto responde a todas sus preguntas. Barry sugiere que Felix encuentre los cheques individuales para su grupo, copie uno y se lo envíe.
También le gustaría preguntar sobre la posición de su grupo de origen al dividirse en dos grupos. La contribución de su grupo en línea no llegó hasta julio, pero querría que se contabilizara en junio. Pregunta cómo podrían asegurarse de que se aplique al mes correcto. Felix responde que también le gustaría obtener algunas respuestas y dice que esta es la primera vez que ha oído hablar de una empresa de servicios de terceros que proporciona donaciones.
Felix trata de entender y repite en voz alta: “Entonces, hay un tercero que recauda fondos de varios grupos diferentes y corta un cheque y nos lo envía”. Afirma que la única información que recibe de ellos es una carta que indica a quién asignar los fondos. Continúa diciendo que el cheque parece bastante profesional, y que cree que hay un número de teléfono al que puede llamar para obtener más información. Dice que puede asegurarse de asignar el dinero a las entidades correctas. Susan agradece a Felix y le pregunta a Barry si cree que es interesante que sea de Delaware. Barry luego pregunta qué grupo de origen en línea tiene su sede en Prescott, Arizona. Cree que ahí es donde tienen su sede. Barry afirma que puede ver por qué sería un beneficio para otros grupos usar este servicio, ya que elimina la necesidad de usar los programas para enviar dinero o registrarse para cuentas. Dice que no es gratis, pero elimina cualquier problema con el envío de donaciones para algunos. Susan añade que también puedes configurar pagos recurrentes con ellos. Barry y Susan agradecen a Felix la información.
Felix regresa de un problema de audio y afirma que la forma más fácil de que entre una contribución es primero a través de Stripe, luego Paypal, y por último los cheques son los que consumen más tiempo. Discuten cuántas partes de establecimientos minoristas y entidades han dejado de aceptar cheques, ya que todo se dirige hacia la era digital. Añade que, aunque todavía no han tenido que lidiar con ello, la gente todavía podría rechazar cheques.
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Preguntas y comentarios
Felix pregunta si hay alguna otra pregunta y pide una moción para cerrar. Barry dice que tiene otra pregunta sobre cómo obtener financiación adicional para la Convención Internacional. Le gustaría discutir cómo obtener un depósito para los pines y las cosas adicionales necesarias para la Convención Internacional. Dice que hay algunas cosas que deben pagarse con cargo al presupuesto de la convención del año que viene. En breve enviará otra solicitud de presupuesto para esto.
Susan menciona cómo se aprobaron los pines y que Jennifer se preparó para pagarlos. Susan comparte la pantalla y muestra que se reservaron $800 para los pines y el resto de los pagos estaban en el Presupuesto de 2025. Gwen añade que los depósitos en la suite de la habitación y ese tipo de gastos deberían estar disponibles ahora para no tener que pasar por el mismo proceso por segunda vez. Sugiere que cada año deberían asignar los fondos que ya han sido aprobados por los miembros.
Barry dice que al usar la información de Atlanta de 2015 tienen una buena idea de lo que se necesita para configurar con una pantalla grande y una pequeña flota de ordenadores portátiles y, lo más importante, tener una conexión inalámbrica dedicada para no depender del Internet del hotel.
A Susan le gustaría saber si eso será suficiente para los gastos de tecnología, ya que han pasado 10 años desde que estimaron los costes por última vez. Añade que podrían necesitar una adición al presupuesto. Barry dice que no lo sabe, pero cree que alquilará el equipo en lugar de comprarlo, por lo que buscará obtener esos recursos y presupuestos para el equipo. Espera que la gente de tecnología nos ayude con esos números. Añade que 5 años en tecnología son como 2 generaciones.
Susan quiere presentar a Randy al Comité de Finanzas como una buena fuente. Le gustaría formar parte del Comité de Finanzas, y tiene ideas para la configuración. Barry declara que Randy estará a cargo de eso! “Fácil, hecho.”
A Gwen le gustaría añadir una cosa más antes de levantar la sesión. Le gustaría informar a todos de la próxima exposición de servicios que tendrá lugar a finales de mes. Se dio cuenta de que al Comité de Finanzas y al CP se les había asignado la misma sala de reuniones, por lo que le gustaría invitar a los miembros del Comité de Finanzas a la próxima reunión del Comité del CPC el cuarto lunes del mes, que es a las 6:30 pm hora del este o a las 3:30 pm hora de California. Hará un ensayo general antes de la Asamblea para finalizar todo. Está emocionada de trabajar con el Comité de Finanzas y le gustaría que fuera divertido y “jugar en el arenero maravillosamente”.
Felix ha estado tomando notas para poder hablar con Jennifer. Felix le pregunta a Gwen sobre la exposición de servicios y si deberían ponerse en contacto con Gwen o con su suplente para repasar las ideas. Gwen dice que no está tan involucrada en el producto final ya que no estará allí, pero facilitaría la conversación. Dice que querría dar la bienvenida a la gente a la sala de reuniones y quiere que haya una atracción lo suficientemente grande como para inspirarlos a volver y contribuir en los comités.
Todos agradecen a Felix por dirigir la reunión y dicen que hizo un gran trabajo.
Felix pregunta si hay una moción para levantar la sesión. Gwen está de acuerdo.
Sin comentarios.
Felix cierra con la declaración de responsabilidad
