Actualización de finanzas – Junio de 2024
Comité de finanzas de la OIAA
Acta de la reunión
Sábado, 8 de junio de 2024
8:00am – am HST
11:00am – pm PDT
2:00pm -pm EDT
Asistentes:
Jennifer B – Tesorera de OIAA
Joanne B – IGR del Grupo Serenity en Tampa
Gwen M – Presidenta del CPC
Susan r. – Presidenta de OIAA (sexto mes)
Después de la Oración de la Serenidad, Jennifer pide a los participantes que se presenten. Jennifer se presenta como la Tesorera de OIAA. Joanne se presenta como la IGR del Grupo Serenity en Tampa. Gwen se presenta como la Presidenta del CPC. Susan se presenta como la Presidenta de OIAA, enfatizando “Sexto Mes”. Jennifer comienza con el Orden del Día y pregunta si alguien desea añadir algo. Dice que le gustaría presentar la Revisión Financiera a la Asamblea Anual utilizando el mismo formato que usa el Comité de Finanzas y añade que también ha creado un Procedimiento de Viajes.
A Gwen le gustaría solicitar unos minutos más tarde para aclarar si el CPC necesitaría un traductor y le gustaría algún consejo sobre cómo mantenerse dentro del Presupuesto, ya que no está segura de los procedimientos generales. Dice que ha estado trabajando con alguien que solo habla portugués y que le gustaría ayudarle a unirse a su comunidad. Jennifer la añade al Orden del Día.
Susan dice que van a hacer la Revisión Financiera la semana que viene y no está segura de si Erica aparecerá. Pregunta a quién contactar para consultas sobre la Revisión Financiera. Jennifer responde que se debe contactar a Leslie o al Comité de Revisión Financiera. Aunque Jennifer estará separada de la Revisión Financiera, dice que estará disponible para cualquier solicitud financiera. A Susan le preocupa usar el correo electrónico personal de alguien y dice que quiere publicarlo en el chat de la reunión. Gwen pregunta si hay alguna forma de crear un correo electrónico del Comité de Finanzas al que el público pueda contactar para que las consultas no vayan a una dirección de correo electrónico personal externa. Susan dice que actualmente va a la dirección de correo electrónico de Jennifer en OIAA. Jennifer finaliza que Leslie debería ser la persona de contacto.
Revisión de las actas de la reunión anterior
Jennifer pregunta si todos pudieron revisar las actas de abril y las muestra en la pantalla. Informa al grupo de que hizo un par de correcciones gramaticales. Repasa las actas en voz alta y dice que está contenta de que hubiera visitantes la última vez. También está complacida de que pudieran obtener respuestas a sus preguntas. Mientras repasa las Actas, Jennifer reitera que todavía tendrán que averiguar dónde colocar los fondos excedentes al final del año. Además, el Comité de Finanzas discutirá su recomendación para presentarla a la Asamblea. Susan propone aceptar las actas.
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Revisión de los informes financieros
Jennifer declara que le gustaría invitar a cualquier persona con preguntas o interés a unirse a las reuniones del Comité de Finanzas cada segundo sábado de cada mes.
Revisión de la variación del presupuesto
Jennifer saca a colación la Variación del Presupuesto. Hubo poco menos de 9.200 $ en Ingresos, lo que supera el presupuesto en unos 1.700 $. En lo que va de año, tenemos 5.700 $, lo que supera el presupuesto. Explica que habían elaborado el Presupuesto para ser conservadores en los Ingresos, por lo que fueron agresivos en el lado de los gastos para no tener sorpresas.
Continúa diciendo que OIAA pagó el Seguro de Responsabilidad Civil General para el mes de mayo. Hubo algunos gastos relacionados con el franqueo y las tasas de organización para el Registro de Caridad de Nueva Jersey. También hubo tasas de Paypal y Stripe que están directamente asociadas con los Ingresos. Dice que OIAA envió a tres miembros de la Junta a un seminario web que se ofreció de forma gratuita. Las tasas profesionales son para el sistema de contabilidad. Los gastos de conferencia son para el próximo ICOAA en agosto al que asistirán la Secretaria y la Presidenta de OIAA. Explica que, aunque está en el Presupuesto, este gasto aparecerá en agosto. Continúa diciendo que el gasto especial del Trabajador Técnico ha estado constantemente por debajo del presupuesto en 4.600,00 $, en lo que va de año, y que también hubo algunos pequeños gastos de Interpretación/Traducción. El gasto mensual de Zoom, el alojamiento del sitio web y los gastos de Interpretación/Traducción se clasifican en Gastos Relacionados con Google y terminaron justo por debajo de 5.000,00 $. Termina diciendo que, en lo que va de año, están “23.000 $ en números negros”, en comparación con el Presupuesto. Jennifer pregunta si hay alguna otra pregunta sobre el Estado de Resultados.
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Revisión del balance
Jennifer comparte el Balance en la pantalla. Declara que hay 127.000,00 $ en efectivo en el banco. 5.500,00 $ están destinados a la Convención de 2025 que se celebrará en Canadá. Así que, teniendo eso en cuenta, hay 122.000,00 $ en efectivo disponibles. Pregunta si hay alguna pregunta o comentario sobre el Balance.
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Revisión de las contribuciones
Jennifer dice que hay muchos grupos nuevos con contribuciones significativas. Declara que Early Group ha dado casi 900,00 $. El Grupo Virtual Just for Today también es un gran contribuyente para mayo. También añade que hay una diferencia significativa entre las contribuciones individuales y las de grupo. A Susan le gustaría saber si hay alguna forma de ver las contribuciones internacionales. Jennifer responde que Paypal sí, pero Stripe no. También dice que Nueva Zelanda se ha convertido en un contribuyente significativo junto con Francia. Joanne le pide a Jennifer que repita cuántos grupos contribuyeron este último mes. Jennifer responde que 59 grupos contribuyeron con poco menos de 9.200,00 $.
Avanzando en el Orden del Día, le gustaría compartir lo que presentará el próximo sábado en la Asamblea para el Comité de Finanzas. Jennifer muestra una presentación de diapositivas para presentar la lista de tareas que ha realizado el Comité de Finanzas. El Comité de Finanzas de OIAA ha ayudado con la Sección de Finanzas de las Directrices, se ha registrado en el Registro de Caridad de Nueva Jersey, ha creado un Proceso de Proveedores Documentado, que dice que será útil cuando tenga una Solicitud de Fondos No Presupuestada. Tiene 2 páginas de compilación de los procesos de proveedores del presupuesto, las variaciones mensuales, el presupuesto mensual y las contribuciones mensuales que deben presentarse. Continúa diciendo que el Comité de Finanzas también ha añadido la nueva opción de pago electrónico, Stripe, ha administrado la Interpretación de Upwork y ha iniciado la Revisión Financiera Independiente en la Asamblea el año pasado. También reitera que la Declaración de Impuestos está al día y que el Comité de Finanzas también ha cambiado su horario regular para incluir a los participantes internacionales. A Jennifer le gustaría que todos se unieran a nosotros cada segundo sábado de cada mes. Pide comentarios, adiciones y dice que la presentación se hará en la Asamblea.
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Gwen le da las gracias a Jennifer por todo lo que ha hecho y dice que ha hecho un trabajo increíble y está encantada. Jennifer le da las gracias y pregunta si todos están de acuerdo con la presentación. Susan responde: “Buen trabajo”.
Revisión del procedimiento de viajes
A Jennifer le gustaría repasar el nuevo Procedimiento de Viajes que ha implementado y documentado. Ha observado el proceso desde que es la Tesorera. Si alguien va a viajar a expensas de OIAA, entonces tendrá que usar este procedimiento. El viajero debe ir a la Asamblea y el viaje debe ser aprobado por la Asamblea como un “Gasto No Presupuestado”. Entonces, el Tesorero dará opciones de vuelo y reservará los vuelos usando la tarjeta de débito de OIAA. Si hay algún requisito especial, el viajero tendría que pagar por esos cambios. Pide opiniones. Gwen pregunta si se le podría obligar a la persona a presentar un informe de gastos en un plazo de 30 días. Jennifer responde que es por dietas. Gwen está encantada de que no sea un factor. También sugiere que inserten, “u otro individuo designado por el Tesorero”, en el Número 3. Jennifer lo cambia, pero enfatiza que el Tesorero tiene que estar mirando los números de los gastos y tiene que ser el punto de contacto. ¿Alguna pregunta?
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Revisión de otros asuntos
Jennifer pide repasar el último punto del Orden del Día, que es la Interpretación del CPC de Gwen.
Gwen les dice que tiene una persona que le gustaría venir a su grupo, pero que solo habla portugués. Le gustaría invitarla a una reunión del comité, pero entonces necesitaría un Intérprete. ¿Cómo podría solicitar los servicios de traducción y debería presentar su solicitud con 2 semanas de antelación?
Jennifer responde que ella sería la que haría esa tarea, ya que ha estado recibiendo todas las solicitudes de Interpretación. También dice que sabe que puede conseguir un intérprete rápidamente porque ha estado haciendo todos ellos para la próxima Convención. A Gwen le gustaría solicitar que fuera por debajo de 500 $ para no perturbar el Presupuesto tremendamente. Jennifer responde que lo ha presupuestado utilizando una “tarifa combinada” de 37 $/hora para Upworks y está en el lado alto de lo que es la realidad. Explica que normalmente oscila entre unos 20 $/hora. Dice que usar Upworks elimina muchos problemas relacionados con la contabilidad, los 1099 y el papeleo.
Dado que ha estado haciendo las necesidades de Interpretación de las Convenciones, le gustaría compartir con ellos lo que ha estado haciendo para el lado de la Traducción de la Convención. Dice que ha estado trabajando mucho en ello, esforzándose por conseguir que esos intérpretes se conecten con el evento adecuado, que se ha obsesionado con el lado organizativo general del programa de Interpretación. Ha estado contratando, conectando y organizando a todos los intérpretes para este proyecto.
Le dice a Gwen que su consejo sería que pasara por el Proceso de Proveedores. En ese proceso, hay un “Formulario de Solicitud No Presupuestada”. Aquí es donde puede presentar una solicitud. Gwen dice que si la persona puede venir a la reunión, se pondrá en contacto con Jennifer para poner en marcha la solicitud de interpretación. Jennifer le dice que si está buscando mantenerlo por debajo de 500 $ y está preguntando por el resto del año, tendrían que ser conscientes de ello pronto para que pudieran planificarlo. Gwen dice que se pondrá con esa solicitud hoy y pregunta dónde puede encontrarla. Jennifer responde que está adjunta al Formulario del Proceso de Proveedores. Ella y Susan empiezan a buscarlo para dirigirla a él. Gwen pregunta si el formulario de Solicitud No Presupuestada se puede encontrar en el sitio web. Jennifer declara que no querría que ese formulario de solicitud estuviera en el sitio web, ya que es bastante sensible.
Jennifer quiere compartir que ella y Beth han estado resolviendo las solicitudes de Interpretación para la Convención. Les muestra los diseños de la Convención y dice que hay cuatro salas diferentes y 2 Intérpretes por idioma. El día 25, tiene las cuatro salas y haciendo una tarifa combinada de 37 $/hora, más una transición de 15 minutos entre medias, tiene 56 horas de interpretación, dos personas por sala. 28 horas de Interpretación y 56 horas en total para los trabajadores. El día 26, tiene el mismo tipo de cosa con cuatro salas y dos Intérpretes, 32 horas de Interpretación y 64 horas de trabajo en total. El día 27, y el tercer día, habrá 33 horas de Interpretación, horas de trabajo en total 66 horas. Así que, tiene 186 horas de trabajo para cubrir y declara que solo tiene alrededor de un tercio hecho ahora mismo. Teniendo que cubrir todas las solicitudes de idiomas desde francés a español, y francés a portugués y así sucesivamente. Añade que es absolutamente el mayor desafío que ha soportado en OIAA hasta la fecha. El presupuesto total es de 8.450,00 $. Jennifer estima que se superará el Presupuesto en solo 152,00 $. Así que, dicho esto, está bastante segura de que cumplirá el Presupuesto. Gwen está asombrada y dice que aprecia todo el increíble trabajo que Jennifer ha estado haciendo desde que se convirtió en Tesorera y elogia al Comité de Finanzas por todo lo que ha hecho.
Jennifer dice que está muy contenta de haber asumido las solicitudes de Traducción porque no podía imaginar en qué desorden estarían las solicitudes si no lo hubiera hecho. Gwen dice que no puede creer que no haya más asistentes a estas Reuniones del Comité de Finanzas. Susan dice que va a soñar con hojas de cálculo. Jennifer está de acuerdo y dice que lo de la Interpretación es lo más difícil que ha hecho nunca para OIAA. Gwen dice que lo entiende, ya que lo ha hecho para una organización más pequeña. Jennifer dice que OIAA es increíble y cómo le encanta el aura de OIAA. Jennifer dice que podrían pasar el rato después, pero debería cerrar la reunión.
Jennifer cierra con la declaración de responsabilidad
