Actualización de finanzas – Mayo de 2024
Comité de finanzas de la OIAA
Acta de la reunión
Sábado, 11 de mayo de 2024
8:00am – am HDT
11:00am – pm PDT
2:00pm -pm EDT
Asistentes:
Jennifer B – Tesorera de OIAA
Felix e. – Tesorero suplente
Jeff b. – Secretario de OIAA
Barry m. – miembro veterano del comité de finanzas
Susan r. – Presidenta de OIAA
JoAnn B – IGR del Grupo Serenity en Tampa
Nicky w. – Secretaria del comité de finanzas
Jennifer dirige la Oración de la Serenidad. Todos los asistentes se unen.
Jennifer se presenta como la Tesorera. Felix se presenta como el Tesorero Suplente. Jeff B. tiene el honor de ser el Secretario de OIAA. Barry es alemán y miembro desde hace mucho tiempo del Comité de Finanzas, Susan se presenta como la Presidenta de OIAA. JoAnn B se presenta como la IGR del Grupo Serenity en Tampa. Nicky es la Secretaria del Comité de Finanzas. .
Jennifer comienza con el Orden del Día y se aprueba. Jennifer dice que las Actas aún se están procesando, como indicó Nicky durante las presentaciones. Las Actas se pospondrán para la próxima reunión para su revisión. Jennifer pregunta si alguien desea añadir algo al Orden del Día.
Revisión de los informes financieros
Jennifer comienza con el Presupuesto y lo muestra en la pantalla. Le dice al grupo que, con respecto a las Contribuciones, abril ha sido el mes más alto hasta el momento. El total de las contribuciones es de 9.700 $. En cuanto a los gastos, los gastos de seguro son los seguros de directores y funcionarios. En los envíos, hubo un par de cientos de dólares de contribuciones en efectivo. Uno se envió directamente a la casa de Jennifer y ella lo depositó a través de Paypal e indicó que había otro que no se pudo depositar, por lo que Felix hizo que ese en concreto se enviara a su casa, donde lo depositó. Las tarifas de Paypal y Stripe forman parte de los Ingresos. Los honorarios profesionales son nuestro software de contabilidad. El gasto del trabajador especial de tecnología fue de 675,00 $. La interpretación para el Foro IGR y Unity está significativamente por debajo del presupuesto debido al uso del programa Upwork. Vídeos y Conferencias se refiere a las 2 cuentas de Zoom que tienen ahora y también está muy por debajo del presupuesto anual. El alojamiento y la gestión del sitio web son en gran medida los gastos relacionados con Google, además de las pequeñas aplicaciones adicionales necesarias para Zoom. Jennifer dice que las finanzas van muy bien. Pregunta si hay alguna pregunta sobre la variación del presupuesto. Ninguno
SIN PREGUNTAS NI COMENTARIOS
Jennifer continúa diciendo que espera animar a Mark a que siga adelante y financie cualquier proyecto especial que tenga. Pasa al Balance.
Revisión del balance
Lee que hay 122.000 $ en efectivo en el banco, de los cuales 5.500 $ están destinados a la Convención Internacional de AA de 2025. Habrá una suite de hospitalidad disponible, lo que deja a OIAA justo por debajo de 117.000 $. Habrá más gastos más adelante en el año, pero son financieramente sólidos en este momento. A Jennifer le gustaría animar a cualquier miembro del Comité de Finanzas a que piense en otros lugares para donar y distribuir los fondos excedentes al final del año. Tiene dos ideas para los fondos. El primer lugar donde donaría los fondos excedentes es con GSO en Nueva York y el Fondo Internacional de Literatura. Afirma que en el pasado han donado fondos a TIAA. Se ha puesto en contacto con ellos, pero aún no ha recibido respuesta. Le pide a Barry, que tiene una conexión con ellos, que se ponga en contacto y les anime a enviar información para que puedan tomar una decisión informada sobre dónde enviar los fondos. A Barry le gustaría recomendar NAATW, pero Jennifer responde que los ha investigado y que son una fundación privada. Dice que están relacionados con eventos y que durante sus eventos cobran tarifas. Por lo tanto, los eventos deberían poder mantenerlos. En su opinión, son una fundación privada y son completamente diferentes de una organización benéfica pública. Barry dice que ha habido una larga conversación sobre si OIAA está legítimamente autorizado a donar dinero a GSO porque solo aceptan contribuciones de alcohólicos individualmente. Jennifer le pide a Jeff, el Secretario de OIAA, cualquier información. Jeff responde diciendo que la afirmación no es cierta. Continúa diciendo que cualquier área, distrito, evento o cualquier Intergrupo puede contribuir a GSO. No se limita solo a individuos. Barry responde que no forman parte de la estructura de servicio, por lo que OIAA no está conectado a GSO formalmente. También afirma que la mayoría de los intergrupos tienen dificultades para tener suficiente dinero, sin embargo, contribuirán a GSO. Bear pregunta al grupo si de hecho forman parte del Intergrupo en lo que respecta a GSO. Jennifer responde que sí, lo son, ya que tienen a OIAA en su sitio web. Jeff añade que, dado que OIAA también participa en el ICOAA, son reconocidos por GSO. Además, él y Susan van a ir a una conferencia en agosto donde GSO participa con todos los demás Intergrupos. Jeff afirma que son absolutamente un Intergrupo legítimo.
Jennifer habla con Jeff sobre la información del vuelo y el hotel para esa próxima conferencia. Le pregunta a Jeff si necesita ayuda con la planificación del viaje, ya que ha estado haciendo la de Susan. Jeff responde que podría usar algo de ayuda con su vuelo. Ya ha comprado su habitación de hotel, pero podría usar ayuda con el vuelo.
Ya que las tarifas aéreas desde Newark parecen muy caras en su búsqueda.
Jeff tiene otras dos preguntas que le gustaría discutir. Una, si todavía estamos acumulando fondos para la convención internacional de 2025. Jennifer responde que ya no están acumulando fondos y cree que los 5.500,00 $ son un gran colchón para tener para los gastos de la Convención Internacional. Jennifer está de acuerdo en que presupuestaron un poco más de lo que tenían antes en 2023. Jeff añade que las entidades a las que habían donado eran GSO y una contribución a Grapevine. A Jeff le gustaría instarles a que lo hagan de nuevo. Cree que necesitan urgentemente esos fondos. Jennifer dice que anteriormente habían comprado suscripciones que mantienen y distribuyen a los presos y a aquellos que no pueden permitírselas. Pide que Jeff se ponga en contacto con ellos a través de sus conexiones y vea cuántas suscripciones pueden comprar. Jennifer pide cualquier otro comentario o pregunta. Ninguno.
SIN PREGUNTAS NI COMENTARIOS
Revisión de la hoja de contribuciones
Jennifer pasa a las Contribuciones. Dice que a medida que OIAA ha crecido, la cantidad por grupo está creciendo al igual que las contribuciones. Hubo algunas contribuciones grandes. Hubo 62 grupos que contribuyeron en abril. Jennifer pregunta si hay alguna pregunta. Jeff cuestiona a los individuos en el informe de contribuciones. Dado que ahora se resume en una sola línea, le sorprendió ver que era tan alto. Le gustaría saber si esto es similar a los meses anteriores. Jennifer responde que está SUBIENDO. Afirma que hubo un individuo que contribuyó con 100,00 $. Hizo un seguimiento con el donante para asegurarse de que no fuera un error y respondieron que era válido. Por lo tanto, ocasionalmente esto sucede. Explica que a veces los individuos contribuyen una vez al mes, mientras que otros lo hacen anualmente. A Susan le gustaría saber cuántos grupos o porcentajes contribuyen desde el extranjero. Jennifer responde que aunque Paypal muestra esta información, Stripe no lo hace y no le dan la información a usted. Ni siquiera tenemos un informe por ahora. Dice que los países extranjeros serán más difíciles de obtener datos sobre.
Jennifer pregunta si hay algún nuevo asunto que se deba plantear para su discusión. Le recuerda a Jeff que le envió un registro para Nueva Jersey hace una semana y necesita que lo firme y se lo devuelva. Dice que es lo último que necesita para el registrador, aunque no vence hasta el 30 de junio.
Preguntas y comentarios de la reunión del comité de finanzas
Jeff tiene otra pregunta sobre el Presupuesto. Siempre elabora una hoja de cálculo cuando se va de viaje y parece que supera los 1.500,00 $ asignados para este cálculo para su próximo viaje. Tiene dos pólizas de seguro que van a estar por debajo del presupuesto. Quiere saber si ella mira el agregado de ese presupuesto en lugar de los elementos individuales. Jennifer responde que no lo hace. Jeff continúa diciendo que si va a gastar de más en un artículo, ¿qué debe hacer? Jennifer responde que debería plantearlo con la Junta, ya que cree que ha presupuestado dentro de ese alcance. La Junta, sin embargo, puede aprobar cualquier cosa por debajo de 500 $ y esto probablemente estaría dentro de ese alcance. Le asegura que puede hacer un poco de magia buscando sus vuelos y que también hace una tarifa diaria. Dice que no se trata de lo que gastan, sino de la tarifa diaria que reciben. Jeff pregunta si puede explicar un poco más. Jennifer responde que para la comida, el entretenimiento y el transporte cada ciudad tiene una tarifa diaria diferente. Esta es la cantidad que reciben independientemente de lo que gasten. Jeff quiere asegurarse de que entiende lo que esto incluye. Dice en voz alta que esta tarifa diaria cubre la comida, cualquier transporte para ir y venir del evento, y que también incluiría ir del aeropuerto al hotel y a casa. Jennifer responde que sí incluye esos transportes. Jennifer explica que la tarifa diaria le da a la organización una cantidad fija de cuánto va a recibir el individuo. A Jeff le gustaría discutir más a fondo cuando tenga más información sobre su presupuesto.
Susan tiene una pregunta sobre el próximo presupuesto. Jennifer dice que habrá una nueva fórmula sobre cómo lidiar con los intérpretes. Un presupuesto debe permanecer estático y ajustable. Los servicios de interpretación estaban sobrepresupuestados. Dice que también podrían votar sobre el presupuesto para aumentarlo o disminuirlo. En el futuro, después de reunirse con la Junta, habrá una fórmula de presupuesto más confirmada para 2025. Susan está de acuerdo y agradece la actualización del Presupuesto. Jennifer pregunta si hay alguna otra pregunta o inquietud. A Susan también le gustaría mencionar que en junio entregarán la Revisión Financiera Interna y pregunta si Erica estará allí, ya que no ha sido confiable en el pasado. Jennifer responde que pensaba que Erica era más que confiable. Susan no está de acuerdo y dice que no se presentó. Jennifer responde que Leslie podría hacerlo, pero vio más actividad de Erica durante el proceso. Susan responde que no lo ha presentado, sin embargo, Jennifer afirma que pensó que ya había sido presentado, pero Susan no puede recordar ninguna presentación y dice que se perdió la Reunión de la Junta. Jeff apoya la observación de Susan y sugiere revisar los registros de reuniones pasadas. Jennifer está de acuerdo en tener un Plan B en caso de que Erica no se presente, y sugiere que Susan se ponga en contacto con el comité para establecer la presentación. Ella no puede presentarlo o lo haría.
Bear quiere comentar una cosa más sobre la presupuestación. Quiere decir que no dieron en el blanco en lo que deberían ser los gastos de traducción, pero que han sido bastante conservadores en el Presupuesto y los Ingresos. Cree que deberíamos echar un vistazo a lo que Jennifer está pensando en usarlo. Jennifer vuelve al Presupuesto para ver la “tendencia”. Continúa diciendo que la tendencia está subiendo y que presupuestaron un poco más de lo que hicieron. El presupuesto es un poco más de lo que hizo en 2023.
Jennifer afirma que están un 4.000 $ por encima de lo que habían presupuestado en lo que va del año. Jennifer piensa que el presupuesto es realmente bastante bueno. Bear está de acuerdo y dice que hay 4 meses. Eso son 4 meses y una diferencia de mil dólares al mes. Bear continúa diciendo que están buscando dónde va a estar al final de este año, lo que creará un excedente entre las reservas y las necesidades para tenerlo bastante bien entendido. Jennifer dice que en algún momento alcanzaremos la madurez. La forma en que solían presupuestar era que simplemente enchufaban los ingresos a la cantidad de los gastos, lo que Jennifer encontró problemático. Dice que tienen nuevos métodos en marcha para distribuir los fondos excedentes. Ella cree en la distribución de fondos excedentes a otras organizaciones aplicables porque entonces, es imposible presupuestar.
Reitera que, usando el último mes por ejemplo, en comparación con el mes anterior, estamos un 29,75 más que nuestro presupuesto. Por lo tanto, este mes tiene 2.200,00 $ para este aumento de 4000 $ en los ingresos. Nuestra mayor área es nuestro trabajador tecnológico y la traducción. Presupuestamos 2.500,00 $ al mes. El nuevo trabajador tecnológico no está costando tanto como el anterior. Entonces. Cuando creas un presupuesto, todo lo que puedes sacar es de las posibilidades. Otro elemento del presupuesto son nuestras tarifas organizativas. Tenemos 500 $/mes para posibles gastos legales. Probablemente no vamos a usar eso, pero existe la posibilidad de que lo hagamos.
Una cosa que a Jennifer realmente le gustaría ver es que Mark gaste algo de dinero en mejoras tecnológicas más pronto que tarde porque el próximo mes vamos a obtener otros 2.500,00 $. Tiene un total de 10.000,00 $ presupuestados. Jennifer pregunta si hay algo más en lo que pueda ayudar. Jeff pregunta qué necesitaba Jennifer para obtener la información de vuelo que necesita. Discuten las estipulaciones de las tarifas diarias con el viaje. Jeff le pregunta a Felix si tiene un momento para hablar después de la reunión. Felix está de acuerdo.
Jennifer pregunta si hay alguna pregunta o comentario.
Sin preguntas ni comentarios
Jennifer cierra con la Declaración de Responsabilidad
