Actualización de finanzas – Octubre de 2023
Comité de finanzas de OIAA
Acta de la reunión
Sábado, 14 de octubre de 2023
8:00am – 9:24am HDT
11:00am -12:24pm PDT
2:00pm – 5:24pm EDT
Asistentes:
Jennifer – tesorera en funciones
Terry n. Presidente de la convención de OIAA
Jeff – Secretario de OIAA
Felix – tesorero suplente
Beth – presidenta suplente de Unidad
Mark – presidente de tecnología
Barry – miembro del consejo de finanzas
Eldin – presidente suplente del PAC
Jennifer dirige la Oración de la Serenidad. Todos los asistentes se unen.
Revisión del esquema del orden del día:
Jennifer comparte el orden del día y pide que se añadan puntos. Jennifer pregunta si hay alguna pregunta o inquietud sobre el orden del día.
Felix levanta la mano y presenta una moción para aceptar el orden del día.
Terry apoya la moción.
Se pide que se manifieste cualquier oposición
Ninguno
APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA
Revisión de las actas de los meses anteriores:
Jennifer pregunta si a todos les gustaría aceptar o revisar las actas
Mark se queja de que son demasiado largas. Jennifer explica que fue una reunión de 3 horas con mucha información sobre el presupuesto.
Terry propone que se acepten
Felix apoya la moción para aceptar
Jennifer pide que se manifieste cualquier oposición
Ninguno
APROBACIÓN DE LAS ACTAS DE LAS REUNIONES ANTERIORES
Revisión de los informes financieros.
Jennifer comienza diciendo que los ingresos de septiembre fueron de poco menos de 4.600,00 $, con las comisiones de Paypal asociadas al total.
La tarifa de contabilidad es de 37,00 $ por el software de contabilidad.
Gastos de la conferenciapara dos asistentes a la ICOAA. Jennifer explica que el importe es una provisión para la Convención Internacional de 2025. Jennifer le explica a Terry que sus costes no se han presupuestado para el año que viene y que le mostrará el balance para ver lo que hay disponible.
Servicios de traducción. Debido a que no se pudo utilizar a la gente habitual de ASL, hay un gasto de 495 $ para los intérpretes de ASL.
Otra tecnología son todos los servicios de Google, como: Google Suites, Google Cloud, etc.
El alojamiento y la gestión del sitio web son para los trabajadores técnicos especiales. Jennifer explica que el comité técnico ha recibido su pago final de 5.000,00 $ y que también recibieron su primer pago por un servicio de dos semanas en septiembre.
Jennifer finaliza diciendo que tienen una pérdida neta de poco menos de 5.600,00 $.
A Felix le gustaría identificar los costes con un poco más de claridad. Por ejemplo: los costes de traducción, que son algunos de los más altos, le gustaría detallar estas transacciones un poco más claramente y clasificar para qué grupo son. Jennifer también afirma que lo registra como “Asamblea”. Jennifer está de acuerdo y afirma que el presupuesto del año que viene proporcionará esa información.
Solicitud de comentarios/preguntas sobre la variación del presupuesto:
Sin preguntas ni comentarios
Revisión de la hoja de contribuciones
Jennifer comienza diciendo que Sober in China hizo otra contribución. Jennifer dice que le envió su información a Jan BB y está tratando de incluir a Sober in China en el directorio.
Mark pregunta sobre el total de 4568 $ y si este era el mes de “caída”. Jennifer responde que esta cantidad era de septiembre y que este era el mes lento. Mark menciona que su grupo de origen no ha pagado y Jennifer está de acuerdo en que ha estado recibiendo pagos de individuos PARA su grupo de origen, no DE su grupo de origen.
Beth pregunta si los grupos internacionales hacen una gran contribución o quiere saber cómo entra el dinero internacional. Jennifer responde que los grupos internacionales son como cualquier otro grupo y que depende. Jennifer responde que a veces lo hacen mensualmente, a veces trimestralmente, a veces anualmente.
Beth pregunta si hay una cantidad que pueda activar alguna alarma al enviar dinero internacionalmente. Pregunta si hay un límite al entrar a través de Paypal.
Jennifer responde que no, que no lo hay.
Jennifer dice que Steve, el antiguo tesorero, envió 1066,00 $.
Barry dice que estas transacciones eran de antiguas cuentas de Paypal que se mantenían en cuentas personales cuando comenzó OIAA. Hubo dificultades para obtener los pagos de Paypal y Steve trabajó en ello con éxito.
Solicitud de comentarios/preguntas sobre las contribuciones.
Sin preguntas ni comentarios
Revisión del balance
Jennifer afirma que el efectivo está en 93,5k $. Jennifer le dice a Terry que tiene 5.000 $ acumulados para los gastos de traducción internacional de 2025. También dice que para 2024, debería haber 5.500 $ y debería ser más que suficiente para empezar. Si hay otros gastos, pueden abordarlos en 2025.
Terry pregunta si esto es todo y Jennifer responde que los pines no están en esta provisión.
Jennifer termina diciendo que el patrimonio total es la cantidad de efectivo disponible.
Solicitud de preguntas/comentarios sobre el balance.
Sin preguntas ni comentarios
Revisión del orden del día
Terry quisiera empezar preguntando si podrían recategorizarlo de “Pasivos” para que puedan identificarlo más fácilmente.
Jennifer explica que el sistema lo llama un gasto acumulado y que esto es lo único en esta categoría por ahora, por lo que debería ser fácil de identificar.
Jennifer pregunta si todos revisaron el orden del día tal como se envió antes de la reunión.
Comienza diciendo que discutieron el presupuesto extensamente en la última reunión, por lo que solo están repasando la recopilación de la discusión.
Jennifer afirma que se hicieron muchos cambios. Empezando por la reducción del presupuesto de los comités técnicos de 20.000 $ a 10.000 $. El presupuesto del presidente de la Convención para la traducción está en suspenso para algunos talleres de directrices y reuniones del presidente del comité/junta. El presupuesto se redujo de 8000 $ a 4000 $. El cambio es de unos 1000 $ con respecto a lo que se presentó a las finanzas la última vez.
La conclusión es que es casi de -29.000 $. Los valores reales entrarán en estas dos categorías.
Jennifer le indica a Felix dónde están los números que muestran las entidades y dónde irán. Felix está de acuerdo y continúan. Jennifer pregunta si hay alguna pregunta o inquietud.
Barry pide que se revisen los ingresos de nuevo. Indica las predicciones.
Jen explica que cada trimestre históricamente tiene ingresos más bajos, por lo que 3, 6, 9, 12 tienen históricamente ingresos más bajos, como septiembre.
Barry pregunta si estos números se basan en la mejor suposición y Jennifer responde que se basan en la historia.
Felix también reitera que simplemente están aplicando un ajuste estacional basado en un crecimiento mes a mes. Barry pregunta si el total presupuestado es como de 83.000 $. Jennifer está de acuerdo y parece que todo el mundo está entendiendo las proyecciones. Jennifer pregunta si alguien tiene alguna pregunta sobre el presupuesto.
Jennifer pide más discusión o preguntas sobre el presupuesto.
Solicitud de objeciones para enviar a los miembros.
Sin oposición
Aprobación de la recopilación del presupuesto
Mark se va abruptamente y era el anfitrión de las transcripciones. Eldin se hace cargo de la grabación justo cuando se da cuenta de que Mark se iba. ¡Eldin salva el día!
Revisión de la carta de finanzas
El siguiente punto del orden del día es la carta de finanzas. Jennifer afirma que intentó promulgar que el tesorero pueda ser el presidente de finanzas, pero que a mucha gente no le gustó la idea. Continúa diciendo que no hay un presidente en funciones para el comité de finanzas con la junta. Por lo tanto, le gustaría establecer cuáles son sus funciones en el comité de finanzas. Actualmente, el tesorero está realizando todas las funciones del presidente de finanzas.
Terry pregunta si es demasiado. Jennifer dice que no, pero recomienda que la auditoría siga siendo beneficiosa y le gustaría establecer las funciones de los miembros del comité de finanzas. Sugiere empezar de cero.
Jennifer pregunta si les gustaría cambiar al tesorero, o añadir un presidente de finanzas, o si deberíamos dejar las responsabilidades al tesorero.
La preocupación de Terry es que el presidente no haga tanto como Jennifer y querría que quienquiera que sea se reuniera con Jennifer para trabajar. Jennifer afirma que estaría encantada de que alguien más viniera a ayudar.
Felix afirma que si fuera nombrado Tesorero, tendría que delegar la mayoría de las tareas que
Jennifer hace ella misma. También cree que una auditoría interna proporcionaría una mayor comprensión de cómo llevan a cabo sus finanzas. De esta manera pueden definir las funciones y responsabilidades reales delegadas dentro del comité de finanzas.
Barry cree que habrá otras complicaciones si el Presidente de Finanzas y el Tesorero son dos entidades separadas. Dice que Spencer, el anterior, preparaba los órdenes del día, pero no tenía acceso a la cuenta bancaria. Entonces Brian, el tesorero, tuvo que contratar a alguien para que hiciera la administración general del comité. Añade que la mejor manera de hacerlo sería que el Tesorero fuera también el Presidente.
Barry pregunta quién tiene acceso a Xero y al dinero. Jennifer responde que son ella, Felix, Susan y Jeff. Además, toda la junta puede ver la cuenta de Paypal. Barry dice que cree que es mucho más acceso que antes.
Terry quiere afirmar que si la Asamblea de OIAA cree que debería haber un Presidente, deberían seguir lo que se sugiere.
Jennnifer y Barry responden que no hubo votación.
Jennifer también quiere decir que en la carta, se está dejando abierta la oportunidad de que se plantee si hay alguien interesado en el puesto.
Beth A. quisiera felicitarlos por plantear la opción de la auditoría.
A Eldin le gustaría identificar lo que esta moción está aclarando. Jennifer responde que es si quieren o no mantener la carta inicial, o añadir la necesidad de un Presidente de Finanzas en la carta. Sin embargo, parece que están bien con la que está en vigor.
Jennifer pregunta si hay alguna oposición a la Carta.
Ninguna.
Aprobación de la aceptación de la carta
El último punto a debatir es el esquema que Eldin elaboró para un procedimiento de auditoría interna. El Tesorero comienza a repasar el procedimiento. “El objetivo es garantizar la utilización responsable de las donaciones por parte de los miembros de OIAA, apoyar la recuperación continua de los alcohólicos y mantener la transparencia financiera.
Jennifer continúa leyendo: “Alcance. La auditoría abarcará las transacciones financieras, los registros, el cumplimiento de las regulaciones financieras sin fines de lucro. Y las medidas de ciberseguridad, los procedimientos de auditoría, la verificación de transacciones.
Explicación: Este procedimiento implica la verificación de la exactitud y legitimidad de las transacciones financieras. Ejemplo: Seleccionar una muestra de 50 donaciones realizadas a través de PayPal durante el último trimestre. Cruzar estas transacciones con la documentación de respaldo para asegurar que se alinean con los propósitos y cantidades declaradas.
Auditoría de cumplimiento. Explicación: Además de la auditoría de cumplimiento mencionada anteriormente, OIAA debe llevar a cabo revisiones periódicas para mantener su estatus de exención de impuestos y adherirse a las regulaciones sin fines de lucro. Ejemplo específico: OIAA debe revisar y actualizar regularmente su estatus sin fines de lucro con el IRS asegurando que continúa cumpliendo con los requisitos para el estatus de exención de impuestos 510c3. Además, la organización debe mantener registros de cualquier cambio en sus estatutos, estructura de la junta o declaración de misión e informar estos cambios a los organismos reguladores apropiados.
Análisis de estados financieros. Explicación: Analizar los estados financieros para verificar su exactitud e integridad. Ejemplo: Examinar los estados de ingresos y los balances. Comparar las cifras reales con las cantidades presupuestadas. Investigar las variaciones significativas y sus causas, como los aumentos en fuentes de donación específicas o los cambios en activos y pasivos.
Evaluación de ciberseguridad. Explicación: Evaluar las medidas de ciberseguridad para proteger los datos financieros.
Ejemplo: Realizar escaneos de vulnerabilidad y pruebas de penetración para identificar las debilidades en los sistemas en línea de OIAA. Hacer recomendaciones para mejorar la ciberseguridad.
Revisión del proceso operativo. Explicación: Examinar los procesos financieros para verificar su eficiencia.
Barry menciona Paypal y cómo deberían examinar el estado de Paypal ya que nunca obtuvieron el acuerdo sin fines de lucro con Paypal. Deberían investigar para asegurarse de que está en vigor.
Jennifer afirma que no lo ha investigado y que lo hará ahora y le agradece la información.
A Terry le gustaría añadir que la palabra “contribuciones” y donaciones están en funcionamiento en la documentación y deberían usar una u otra.
Felix quiere explicar que significan lo mismo en dos áreas diferentes.
Jennifer añade que está exento de impuestos y puede ser deducido cada año. Continúa leyendo el documento del proceso, “Revisión del proceso operativo. Explicación: examinar los procesos financieros para verificar su eficiencia, ejemplo de coincidencia, trazar el proceso de recolección de donaciones. Identificar los pasos manuales y sugerir soluciones de automatización para agilizar el proceso.
Presupuesto y análisis. Explicación, comparar el rendimiento financiero real con el presupuesto. Ejemplo, analizar los informes financieros del portal para identificar las variaciones presupuestarias, como el gasto excesivo o la subutilización de fondos, recomendar ajustes al presupuesto basados en los hallazgos.
Evaluación de riesgos. Explicación: Identificar y evaluar los riesgos financieros. Ejemplo, evaluar el riesgo de fraude en pagos en línea debido a la dependencia de PayPal. Evaluar la probabilidad y el impacto potencial de este riesgo. Desarrollar estrategias para mitigarlo, como la mejora de la detección de fraudes.
Rastro digital de aprobaciones. Explicación: a lo largo del proceso de auditoría. Es esencial documentar y mantener un rastro digital. De todas las aprobaciones, rechazos y comentarios relacionados con las solicitudes de gastos. Y otras transacciones financieras. Ejemplo, el sistema automatizado de aprobación de gastos genera un registro digital completo que registra quién aprobó o rechazó cada solicitud de gastos. Junto con cualquier comentario o nota proporcionada durante el proceso de aprobación. El rastro sirve como un registro de auditoría que ofrece transparencia y trazabilidad de cada decisión financiera. Documentación, todos los procedimientos de auditoría serán documentados con soporte. Evidencia y hallazgo. Los hallazgos y recomendaciones de la auditoría serán compilados.
En un informe de auditoría detallado para su revisión por el Comité de Finanzas, la Junta y la Asamblea. Seguimiento, el comité de finanzas supervisará la implementación de las recomendaciones y el seguimiento del progreso.
Para asegurar que se tomen acciones correctivas. Los resultados de la auditoría de mejora continua servirán como base. Estamos mejorando continuamente el proceso y la gestión de riesgos dentro de OIAA.
Felix quiere comentar que está tomando su clase de gestión de riesgos financieros y que esto se parece a lo que está estudiando ahora mismo. Felicita a Eldin por este informe bien escrito.
A Jeff le gustaría saber si el comité va a seguir adelante con la auditoría utilizando el documento. Aconseja establecer un subcomité y le pregunta a Jennifer cuál era su plan para la auditoría.
Jennifer responde que ya tiene a 3 personas preparadas para el subcomité. Nombra a Eldin, Leslie de comunicaciones que tiene experiencia financiera, y Erica que era la secretaria anterior y también tiene experiencia financiera. Jennifer le pide a Eldin que comience la comunicación con Leslie y Erica para comenzar en enero para la auditoría de 2023.
Jeff dice que ser capaces de auto-vigilarnos nos ayudará mucho a asegurar la confianza de los miembros. Aplaude la referencia.
Jennifer quiere terminar diciendo que una vez que el proceso ha comenzado, ella no puede y no ayudará de ninguna manera, aparte de responder a las preguntas. Ella sólo puede dar acceso. Reitera que no puede dirigir ni guiar.
A Felix le gustaría saber si el comité de auditoría tiene que ser nominado por la junta real, lo que entonces retendría más independencia.
Jeff aconseja que probablemente dejarían eso al comité de finanzas para que lo llevara a cabo siempre y cuando no hubiera un conflicto de intereses aparente.
Jennifer, pero este comité va a estar externo al comité de finanzas. De hecho, sólo va a informar a la junta.
Terry hace una moción para cerrar la reunión.
Jennifer pide que se manifieste cualquier oposición.
Jennifer cierra con la oración de la responsabilidad
–Fin de la reunión del Comité de Finanzas–
9:24pm HDT // 12:24pm PDT // 3:24pm EDT–
