Actualización de finanzas – Sep 2024
Comité de finanzas de la OIAA
Acta de la reunión
Sábado, 14 de septiembre de 2024
8:00am – am HDT
11:00am – pm PDT
2:00pm -pm EDT
Asistentes:
Jennifer B – Tesorera de OIAA
Felix – tesorero suplente
Barry – administrador general / presidente de las convenciones internacionales
Mark M = Secretario de OIAA
Jan BB – pack
Beth a =
Erica –
KD Kevin –
Revisión del orden del día
Después de la Oración de la Serenidad, Jennifer explica que la reunión consiste principalmente en más solicitudes de presupuesto. Le gustaría repasar la Convención y discutir el exceso de fondos para distribuir al final del año. Repasa el orden del día: Aprobación de las actas, Revisión de los informes financieros y luego pasarán directamente a los presupuestos del comité. Pueden terminar con cualquier otro asunto y cerrar con la Declaración de Responsabilidad. Pregunta si algún participante desea agregar algo al orden del día. Barry cree que es necesario establecer algunas medidas para la votación. Debería haber un participante mínimo votante presente al votar sobre dinero y fiduciario. Jennifer lo agrega al orden del día y pasa al siguiente punto.
ORDEN DEL DÍA REVISADO APROBADO
Revisión de las actas de julio
Jennifer pasa a la Aprobación de las Actas de Julio. Jennifer dice que agosto no está disponible para su aprobación hoy, pero el Secretario está un poco atrasado. Después de repasar, el Tesorero pide una moción para aceptar las Actas de Julio. Félix hace una moción para aceptar, Barry apoya. ¿Algún voto en contra? Ninguno.
ACTAS DE JULIO APROBADAS
Revisión de los estados financieros
Estos son para los Estados Financieros de Agosto. Hubo contribuciones de poco más de $9,900. Jennifer afirma que, en lo que va del año, OIAA está ejecutando un superávit del 24.62% en comparación con el Presupuesto. Las tarifas de Paypal y Stripe están directamente asociadas con los Ingresos. Menciona que ahora tienen estatus de organización sin fines de lucro, por lo que están pagando menos, lo que se refleja. Incluso están generando más Ingresos. Afirma que hay casi $14,000 más en Contribuciones. Explica que las tarifas profesionales para el software de contabilidad aumentarán en 2025. Gastos de conferencia, que es el saldo restante para el ICOAA y se ha pagado por completo. Por último, hay algunos gastos para el próximo taller al que asistirá el Departamento de Tecnología. Hay 7 participantes, pero OIAA paga 6 boletos. Jennifer continúa con la lista: $259.00 para la Convención son para los Costos de Interpretación para la Capacitación, $745.00, que es el pago inicial de los prendedores para la Convención Internacional en Vancouver. El trabajador especial de Tecnología ayuda con nuestro sitio web y mantenimiento. Tecnología tuvo algunos costos de interpretación para su Taller de Seguridad. Las reuniones de Unidad tienen cada reunión en español y portugués para la interpretación. Otra Tecnología es nuestra Tecnología de Base de Datos de Miembros en la que se está trabajando. La videoconferencia cuesta $50 para nuestra cuenta de Zoom. El alojamiento y la administración del sitio web son nuestro Google y también pagamos nuestra tarifa anual por el complemento de Eventos, que es más de lo normal este mes. Finalmente, tenemos un Ingreso Neto de poco menos de $3,000.00. Jennifer pregunta si hay alguna pregunta sobre la Variación del Presupuesto.
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Revisión del balance general
El Balance General muestra que hay $140,000 en el banco, de los cuales $5,500 están destinados a la Convención Internacional de 2025. Le dice a Barry que verá que esos números bajan y que el próximo mes vamos a reducir los gastos acumulados para que los prendedores entren en 2024. Pero luego, en 2025, lo cambiaremos al gasto correcto. Barry entiende que tenemos que mantenerlo en los años contables correctos. Jennifer explica que anteriormente pensó que este gasto para los prendedores sería en 2025, pero que sucedió el otro día en su lugar. Afirma que tenemos $134,000 y cambio en efectivo no asignado en el Balance General. Pregunta si hay alguna pregunta. Ninguna.
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Revisión de las contribuciones
Jennifer pasa al estado final, que es el Estado de Contribuciones. Se enumera por Grupo para el mes y están obteniendo nuevos grupos todo el tiempo ahora. También dice que estos nuevos grupos están contribuyendo significativamente al OIAA mensual o trimestralmente. La cantidad total de contribuciones para agosto es de $9,900 y algo más. Barry tiene una pregunta y pregunta sobre ciertos cheques que llegan a OIAA de ‘Grupos Hogareños en Línea’. Jennifer responde que algunos grupos usan Grupos Hogareños en Línea como plataforma para administrar su dinero. . Jennifer explica que hay un servicio en línea de AA donde el OIAA recibe un cheque de ellos especificando el nombre del grupo del que proviene en la línea de Memo. Félix responde que probablemente reciben 2 o 3 cheques al mes de Online Home Group. Barry responde que “Online Home Group” recibió un gran reconocimiento hoy en el NAATW y que estén atentos y vean si la curva cambia. Jennifer pregunta si hay alguna otra pregunta sobre los Estados Financieros para que pueda comenzar con los Presupuestos. Ninguno
SIN PREGUNTAS NI COMENTARIOS
Solicitud de presupuesto para la convención de Vancouver
Jennifer comparte la pantalla y Barry dice: “950”. Explica que este número es la nueva Solicitud de Presupuesto ajustada para 2025 para el saldo de los prendedores que se pagó en 2024. Tiene que contabilizarse contra su Presupuesto para la Convención en 2025. Explica que necesitan registrar la transacción de esta manera con la guía de Jennifer. Dice que gastaron $950 más en 2024 y que tienen que cambiar el presupuesto para eso a 2025 para que su Presupuesto versus su Presupuesto Total para la Convención se mantenga en equilibrio. Jennifer pregunta a todos si tienen alguna pregunta sobre este Presupuesto. Afirma que para avanzar rápidamente hoy, simplemente preguntará si hay alguien que se oponga al Presupuesto de la Convención de Vancouver de Barry. Nadie se opone.
SOLICITUD DE CONVENCIÓN DE VANCOUVER APROBADA
Solicitud de presupuesto de Pack
Jennifer presenta la Solicitud de Presupuesto de Pax con Jan B. Jan BB dice que quieren producir un video en lenguaje de señas americano para explicar cómo navegar por el sitio web y para explicar cómo completar un formulario. Guiaría a las personas a través del sitio web y les explicaría cómo completarlo. Dice que el Comité de Comunicaciones y ellos han dicho que pueden hacerlo. El video se agregará a la lista desplegable en el sitio web y estará disponible para los usuarios de ASL. Dice que contratarían intérpretes, lo que sería un costo adicional, pero los usarían de manera productiva. A Jan le gustaría contratar intérpretes conocidos dentro de la Comunidad. Explica que el ASL es diferente al resto y es un lenguaje visual. Ella cree que entra dentro de Admisiones.
Jennifer dice que las solicitudes de intérpretes de ASL deben realizarse a través del Proceso de Contratación de Interpretaciones y no ser seleccionadas personalmente por ella. Jan B responde que en la Comunidad ASL, hay un aspecto inmediato de desconfianza y, dado que un orador de ASL sería bien conocido, elimina ese estigma. Beth dice que hay muchos otros que están teniendo este tipo de problema y son idiomas que también necesitan.
Mark dice que esto no es lo que se está discutiendo aquí. Dice que cree que es perfectamente aceptable y razonable contratar a estos intérpretes para este propósito específico. Él apoya esto por completo. Dice que han estado hablando de tener un Comité de Accesibilidad. Mark le pide al Comité de Finanzas que discuta la posibilidad de tener ese Comité y, de ser así, necesitaría algo de financiación. Mark recomienda que financien al Comité con un Presupuesto que comience en $2,000 a $20,000 para que tengan algunos fondos cuando el Comité se ponga en marcha. Jan intenta explicar por qué se solicitan estos intérpretes en particular. Jan responde que hay intérpretes de ASL de confianza que se utilizan con bastante frecuencia y que son más baratos. Le gustaría usar a estas personas, ya que crean un poco de relajación y confianza en que lo que están viendo se traduce con su mejor interés en mente. Agrega que estos clips estarán “viviendo” en el sitio web, por lo que hay familiaridad. .
Beth le dice a Jan que los intérpretes de ASL en su lista que les proporcionó tenían algunas de las mismas personas en la lista de Jennifer. La diferencia es que son mucho más baratos. Jan responde que ella sabría quién es el más adecuado para este servicio. Jan dice que PAC nunca ha pedido dinero, ni un centavo. Entonces, antes del final de su mandato, le gustaría que sucediera algo. Beth dice que se siente incómoda haciendo una excepción para un solo grupo y no para otros. Esto abre la puerta para que otros grupos se salgan del procedimiento. En Unidad, todos son iguales y ella entiende que existe una política para la contratación. Deberían al menos seguir eso en todos los ámbitos. De lo contrario, cuando comiencen a hacer excepciones, se abrirá la puerta para más solicitudes. .
Barry dice que el tema de la accesibilidad es algo que ha estado en su mente durante algún tiempo. Cree que Jan está trayendo algo que está relacionado con la experiencia del usuario público. Cree que si tienen la oportunidad de contratar a una personalidad muy respetada y ampliamente conocida para hacer un anuncio para nosotros o para usarla como intérprete, cree que deberían hacerlo. Dice que si a alguien se le “sale la nariz de la articulación”, tal vez deberían haber preguntado. Está totalmente a favor de mejorar las experiencias del usuario a un costo razonable, y esta solicitud en particular parece encajar en eso. Jennifer responde que la obtención de servicios de interpretación tiene un protocolo establecido. Esto abriría la puerta a otras solicitudes de idiomas necesarias. Jennifer le ofrece a Jan un compromiso. Tiene 2 intérpretes de ASL certificados trabajando en la Asamblea. Jan interrumpe que esto no es comparable a una Asamblea. Dado que esto va a ir al sitio web, Jan afirma que no se comprometerá. Jennifer dice que si Jan pudiera hacer que solo 2 personas calificaran a esos intérpretes que están certificados en ASL para obtener comentarios sobre los intérpretes en lugar de permitir solo una opción.
Mark dice que se siente un poco incómodo con la gobernanza de la solicitud. Cree que si Tech tuviera esta solicitud para un proyecto de video, no sería un problema. Cree que este es un proyecto independiente que tiene que ver con las relaciones públicas y deberían dar al grupo autonomía para hacerlo. Siente que están siendo demasiado gobernados aquí y quiere dejar que Jan se vaya y haga este proyecto.
Jan responde que encuentra la microgestión un poco excesiva. Quiere hacerlo a su manera y entiende que esto no está siguiendo el procedimiento y no se comprometerá. Ella cree que su solicitud no es mucho pedir. Agrega que PAC nunca ha pedido nada en el pasado. No entiende por qué tiene que seguir ese procedimiento solo porque se ha salido de la forma normal de hacer las cosas. Jennifer está de acuerdo en que es diferente y Jan responde que es porque es diferente y Jennifer parece haber dado más que su opinión al respecto. Se siente ofendida de que ahora tenga que ir a estos 2 eventos y examinar a todas las demás personas solo para que se apruebe su solicitud. ¿Por qué debería tener que hacer estas cosas adicionales solo porque va en contra del protocolo? Jennifer responde que no dijo que tenía que hacer todas esas cosas. Jan no está de acuerdo. Dado que Jennifer no tiene experiencia en esa área, ya que van a asistir a la Asamblea y la Convención, ¿podrían revisarlo? Jennifer termina diciendo que, dado que Jan no sabe más sobre el lado de ASL que ella, tal vez otro participante de ASL podría dar más información. Jan responde que podría saber un poco más que Jennifer. Erica tiene un comentario sobre la traducción para personas con discapacidad auditiva. Ella cree que es completamente diferente y no trataría la traducción regular de la misma manera que la traducción para personas con discapacidad auditiva. A Barry le gustaría agregar que pueden hacer que la IA cree algunas piezas de lenguaje de señas para ellos, pero dado que no lo tienen en este momento, podrían hacer que Jan del Comité de PAC prepare un paquete cálido y acogedor para nuestros usuarios de ASL que podría durar varios años. Sugiere tal vez incluso hacerlo gratis.
A Félix le gustaría entender cómo se eligieron estas personas. ¿Hubo algún tipo de método para seleccionar a los proveedores? Si son los “más utilizados en la comunidad ASL”, ¿cómo se determinó eso? Jan responde que inicialmente pasará por el Tesorero para que se le pague, no a ella personalmente. Reitera que terminará en el sitio web como una edición permanente.
Beth cree que está viendo esto como un paquete. Dice que existe un procedimiento para contratar Interpretación y se estableció en todos los ámbitos para todo. Siempre y cuando no afecte el procedimiento para contratar Intérpretes.
A Jennifer le gustaría decir que AA está familiarizado con los traductores de ASL y todos han interpretado para Alcohólicos Anónimos anteriormente. Alene les proporcionó una lista geográficamente de intérpretes de ASL. Esto realmente se trata de un individuo y con lo que se siente cómodo. Jennifer dice que siente un poco de desprecio antes de la investigación porque revisó la lista de 10 intérpretes y descubrió que era inusual porque uno de los intérpretes también había cotizado a Jennifer anteriormente y había una diferencia de $10/hora. Afirma que el intérprete probablemente no se dio cuenta de que ya le habían enviado un mensaje ofreciendo $55/hora y ahora en esta lista preferida, está cotizando a $65/hora.
Entonces, es por eso que Jennifer sospechaba un poco para empezar.
Mark dice que definitivamente cuestionaría algo así. Jennifer está de acuerdo y pide a cualquiera que se oponga al Presupuesto tal como está escrito. Nadie se opone. El presupuesto se aprueba.
SOLICITUD DE PRESUPUESTO DE PACK ACEPTADA
Solicitud de presupuesto de Unidad
Para el Presupuesto de Unidad, Jennifer dice que va a ir a los detalles porque les da mucho más. Comparte la pantalla y le pide a Beth que presente el Presupuesto de Unidad. Beth comienza con una comparación con el Presupuesto del año pasado y es más del doble del año pasado. El año pasado, se equivocó al no incluir los gastos de Tech. Le gustaría evitar eso para este Presupuesto. Beth dice que dado que OIAA está creciendo, tiene que aumentar el tamaño de las salas para la Convención. Esto ha aumentado hasta alrededor de $4,000 del Presupuesto de este año. La Interpretación es un total de 6 idiomas interpretados. En Otra Tecnología, dado que no hay un programa de registro en su lugar, necesitan tener un proceso de registro y también tener un tipo de página de sitio separada que puedan crear. Ella dice que hay este evento llamado Create. Beth ha tenido muchas reuniones con el vendedor de esa compañía y tienen una plataforma que es fácil de usar, algo así como wix. Es fácil de navegar. Ella propone el programa más fácil si la otra opción no funciona. Ella puso el costo estimado en el Presupuesto. Otro elemento en Otra Tecnología es la preocupación de que van a superar las mil personas. Ella dice que se les negó una licencia especial este año, por lo que Tech 12 puede hacer una sala de desbordamiento. También hay una estimación específica para eso. Esta cantidad sería para los 3 días. Podrían tener a alguien de guardia para crear salas de desbordamiento cuando sea necesario. Esa también es una estimación exacta.
El siguiente es el Soporte Técnico o una persona de soporte administrativo. Ella explica que se necesita trabajo administrativo, hojas de cálculo y todo tipo de cosas. Ella dice que ha encontrado a alguien en Upwork que es bilingüe para el trabajo. Ella dice que pueden ayudar con la redacción de correos electrónicos, la organización y muchas cosas que deben hacerse. Ella dice que hasta que su plataforma de registro esté en funcionamiento, cree que sería genial tener algo de ayuda. El empleado de Upworks tiene una tarifa de $30/hora. Su última adición al Presupuesto son los Servicios de Traducción Certificados para la Convención. Ella dice que el sitio web usa Google Translate, que no siempre es correcto, por lo que deberían tener la información traducida correctamente. Podrían enviar estos horarios en diferentes idiomas.
Normalmente, en los Servicios de Interpretación, tienen al menos 2 idiomas diferentes interpretados en cada reunión. Entonces, ese es un cálculo para las 26 reuniones durante todo el año. Jennifer responde que en realidad se calcula para 3 idiomas para 26 reuniones. Beth A responde que, en este momento, actualmente tienen portugués y español. También tienen miembros franceses e iraníes que vienen ocasionalmente y un nuevo miembro italiano. Ella dice que generalmente traen a su propio intérprete, pero aquí es donde también pueden ayudar a las personas. Ella cree en hacer servicio porque el punto es atraer a las personas a los puestos de servicio.
Terminó con su Solicitud de Presupuesto.
Jennifer pregunta si hay alguna pregunta para Beth. Jennifer le pregunta a Beth si el importe total es de 45.006,43 $ para 2025. Jennifer afirma que esta es la segunda solicitud de presupuesto más grande después del presupuesto de Tecnología. Mark pregunta cuáles son los costes totales de la Convención hasta este momento. Jennifer responde que están dentro del presupuesto con 19.000 $. Mark responde que están duplicando con creces el presupuesto. Beth añade que esto no incluye el dinero personal que se ha invertido. Mark pregunta cuánto es eso y Beth responde que es alrededor de 1.000,00 $. Mark dice que los costes de este año equivalen a 20.000 $ y que el año que viene serían el doble. Beth responde que podrían ser incluso más altos el año que viene. Mark afirma que el presupuesto total y los costes de Measure son de 42.000,00 $, por lo que incluso más del doble. Jennifer responde que sí. Mark cree en seguir su instinto y le parece que deberían poder ofrecer un espectáculo bastante bueno durante 3 días por menos de 40.000,00 $. Beth dice que ella personalmente pediría más. Se pregunta dónde podrían recortar dinero. Mark dice que no puede cuestionar ninguno de estos detalles ahora mismo, ya que tendría que deconstruirlos. Erica piensa que es importante poder asistir a cualquier lugar donde el inglés no sea la primera lengua de la gente. Dice que lleva en AA 36 años y que le parece realmente alucinante y fabuloso y está muy agradecida de que por fin estén llegando a ser verdaderamente globales. Está agradecida por todo el trabajo que han hecho y por todos los demás en Unity también. Jennifer pregunta si hay alguna otra pregunta o inquietud antes de que voten.
Beth dice que estaba usando el Trabajador Especial de Mark. Mark responde que lo ha presupuestado para eso y dice que apoya el sitio web y todo vive en el sitio web. Es para Unity y la Convención. Es lo que hacen. Jennifer pregunta si hay alguien que se oponga al Presupuesto de Unity. Nadie
Jan declara que le gustaría abstenerse de votar sobre esto.
PRESUPUESTO DE UNITY ACEPTADO
Solicitud de presupuesto del Secretario
Jennifer pasa al Presupuesto del Secretario. Jennifer dice que, como Jeff no está allí, puede hablar sobre este único punto que conoce. Dice que se lo enviaron y que le había preguntado por la tasa de agente registrado que no recordaba haber visto pasar. Dice que lo ha estado buscando durante los últimos años. Se había pagado por adelantado y dice que es válido hasta 2030. Explica que esta no es una solicitud aplicable, ya que ya está pagada por adelantado y se está retirando. El gasto de la Conferencia de 1500 $ es la conferencia a la que Susan y Jeff acaban de asistir. Repasa el Seguro de Directores y Funcionarios y dice que lo tienen para la OIAA, así como el seguro de responsabilidad civil. La inscripción benéfica y la tasa de presentación anual de Nueva Jersey. El presupuesto del secretario es un total de 2.549 $. También dice que incluyó un pequeño aumento en las cantidades reales comparativas. Pero, como él no está aquí, puede responder a cualquier pregunta que tenga cualquiera, y luego pueden votar sobre ello. Pregunta si alguien se opone al Presupuesto del Secretario o a alguna abstención. Nadie, ¿todos a favor? Bien, lo tomaré como todos a favor.
PRESUPUESTO DEL SECRETARIO ACEPTADO
Solicitud de presupuesto de comunicaciones
Pasa al Presupuesto de Comunicaciones, que no está disponible ya que el presentador no está presente. Decide compartirlo para su revisión, ya que es el Presupuesto de Comunicaciones. Dice que no puede hablar de nada de ello, pero está a disposición de cualquiera para que lo revise, como también hará ella. 300 $ para el Servicio de Limpieza de Metadatos o archivos. El programa de vídeo de Google está en la lista y Jennifer responde que si y cuando se publique, será en 2025. No tiene ni idea de qué es eso. Continúa leyendo la Solicitud de Presupuesto. Ventana ASL integrada para vídeos de Youtube de la OIAA, Contrato Detallado, necesita más información. Jennifer dice que la solicitud total para Comunicaciones es de 1.600,00 $. Jennifer pregunta si alguien tiene alguna idea o inquietud. Erica tiene un comentario sobre el Servicio de Limpieza de Metadatos. Cree que es algo muy importante para nosotros y para el mundo del intercambio de datos no deseados. Beth comenta que Deep L es mucho más caro que 300,00 $, pero ella personalmente sugeriría que se aumentara. Beth dice que ese es el único comentario que tiene, que parece un poco bajo. Erica pregunta si ya hay dos suscripciones. Mark responde que hay una cuenta seguro y que cuesta 28,00 $ al mes para la cuenta avanzada que te da 20 traducciones de archivos al mes. Mark cree que esta es la opción que va a elegir. Jennifer comenta que no se siente cómoda cambiando su Presupuesto. Mark y Jennifer están de acuerdo en que no respaldan este aumento. Mark cree que ya lo tienen cubierto y sugiere que averigüe lo que se necesita para Deep L.
Jennifer pide a cualquier participante que presente una moción. Felix responde que espere por ahora. Erica pregunta a Felix si está pidiendo que se aplace la moción. Felix responde que sí, que le gustaría pedir que se aplace la moción. Erica apoya la solicitud de aplazar la solicitud. Jennifer pregunta al grupo quiénes están a favor. Unánime.
DECISIÓN SOBRE LA SOLICITUD DE PRESUPUESTO DE COMUNICACIONES APLAZADA
Jennifer le dice a Felix que no estará disponible para la reunión de octubre y que le gustaría que copiara la reunión del Comité de Finanzas y la añadiera a su Agenda y que añadiera cualquier otro documento a eso y lo enviara a los invitados y se asegurara de que Leslie esté invitada a eso. Añade que posiblemente le envíe un correo electrónico aparte diciendo que realmente necesitamos su presencia allí.
Solicitud de presupuesto del CPC
Saca a colación el Presupuesto del CPC y dice que sabía que Gwen no estaría disponible en esta reunión, pero está solicitando 500 $ para Servicios de Interpretación para su Reunión del Comité. Jennifer afirma que la Junta le dio 200 $ para usar en 2024 y no los ha usado. Es una solicitud de un solo artículo de 500 $ del CPC. Pregunta si alguien tiene alguna pregunta. Erica quiere reiterar que quedan 200 $ del año pasado que no se han gastado, y esta solicitud es para 5 adicionales que pueden o no gastarse. Jennifer responde que pidió los 200 $ en agosto. Erica le da las gracias por su respuesta. Jennifer pregunta si hay alguna otra pregunta o inquietud sobre el Presupuesto del CPC. Jennifer pregunta si hay alguien que se oponga al Presupuesto. Ninguno.
SOLICITUD DE PRESUPUESTO DEL CPC ACEPTADA
Solicitud de presupuesto del Asistente Administrativo de la Junta
El último es un Presupuesto de Asistente Administrativo para la Junta. Jennifer dice que cree que la Junta podría descargar cosas a un trabajador especial. Estima unos 400 $ al mes para contratar trabajadores externos para quitar algo de la carga a la Junta. Erica dice que aprueba totalmente esta idea en general. También se pregunta si la Junta podría asegurarse de proporcionar un poco más de detalle en esas horas. Dice que facilitaría las cosas y dice que otras personas han cuestionado este tipo de gastos. Mark agradece a Erica y le gustaría apoyar esos sentimientos y pensamientos. Cree que es una gran idea y se pregunta a quién se le ocurrió. Jennifer dice que se le ocurrió a ella y tomó la iniciativa de presentarlo ya que tiene que llegar primero al Comité de Finanzas de todos modos. Como no estaba en el Presupuesto, era una cosa razonable de añadir. Mark dice que ve el valor en la idea y cree que Erica tiene absolutamente razón y es mejor que haya algunos detalles como la tarea y el tipo de personas que registran. Erica “Bravo” a Jennifer y dice que realmente apoya esta idea. . Jennifer dice que parece un problema común entre la Junta es que están sobrecargados de trabajo. Podría ayudar si algunos artículos pudieran ser hechos por un trabajador independiente. Ella cree que Beth tal vez podría usar algo de ayuda. Beth responde que principalmente esperaría que hubiera BUENA ayuda, pero está de acuerdo en que probablemente podría usar algo de ayuda. Jennifer continúa que cree que los puestos de Presidente y posiblemente de Secretario también podrían utilizar trabajadores especiales de forma administrativa. Pregunta si hay alguna discusión más sobre este Presupuesto y si hay algo que alguien quiera abordar. Erica quiere decir que aplazar es probablemente lo correcto, pero hasta que la Junta tenga la oportunidad de discutir y luego obtener más detalles, ella apoya al 100% esta idea. Jennifer responde que la forma en que funciona este proceso de Presupuesto es que lo llevan al Comité de Finanzas, nosotros hacemos la entrada y luego llevamos esa entrada a la Junta. Dice que este mes es uno de los meses inusuales en los que normalmente la Junta se reuniría mañana, pero como sucedió la semana pasada y como no va a estar disponible para el mes de octubre, la próxima vez que la Junta vea algún Presupuesto, estarán viendo lo que se aprobó aquí, en noviembre. Ella simplemente no quería cambiar el Presupuesto en un área crítica que podría abrumar a algunos. Propone que se adelanten y propongan esto a la Junta y que puedan hablar en octubre. Pregunta si al Comité de Finanzas le gustaría aplazar esto hasta noviembre o si votar sobre esto ahora. A Erica le gustaría saber si podrían remitir esto a la Junta y luego pueden discutirlo. Jennifer está de acuerdo en que lo aplacen hasta noviembre. Dice que la Junta puede entonces hablar de ello en octubre. Les pide a Beth, Felix y Mark que se aseguren de que la Junta pueda hablar de ello en octubre. Erica hace una moción para que hagan eso. Jennifer está de acuerdo. Mark apoya. Todos a favor. Unánime. Dice a los miembros de la Junta presentes que por favor se aseguren de que eso suceda para octubre.
SOLICITUD DE PRESUPUESTO DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO DE LA JUNTA APLAZADA HASTA NOVIEMBRE
Discusión sobre la distribución de fondos excedentes
Jennifer quiere compartir con todos que hay un Presupuesto total de 130.000 $ y ahora mismo tienen un poco más de 134.000 $ en sus arcas. Así que lo más probable es que tengan fondos excedentes al final del año. Las contribuciones continuarán durante la Convención porque son voluntarias, ya que no están cobrando una cuota por la Convención. Explica que habrá un enlace para las Contribuciones en cada reunión, así que esa es la gran incógnita. Le gustaría preguntar a todos dónde les gustaría distribuir esos fondos excedentes al final del año. Jennifer dice que la forma en que las directrices dicen que hacen la distribución del excedente al final del año y que toman los gastos que se aprueban en la Asamblea de diciembre y retienen ese efectivo. Esa cantidad de efectivo en la cuenta bancaria, si algo está más allá de esos gastos para el próximo año, entonces se distribuye. Explica que quieren hacer un porcentaje para que el Tesorero envíe esos excedentes por el porcentaje al final del año. Dice que lo va a hacer hasta el dólar. A Mark le gustaría decir que todo lo que se discute aquí es muy importante y válido, pero le gustaría sugerir que la forma más constructiva de determinarlo sería elaborar una lista de encuestas a tiempo para la Asamblea en una semana. Cree que deberíamos preguntar a los miembros dónde les gustaría enviar este dinero y no sentarnos aquí a decidir dónde queremos enviarlo. Se pregunta cómo deberíamos plantear esta pregunta. Jennifer responde que si fueran a hacer una encuesta real, el equipo de Mark se encargaría de eso. Cree que deberían discutirlo ahora y sería apropiado que pudieran dar su opinión sobre lo que debería haber allí. Erica pregunta a Jennifer qué hicieron el año pasado. Jennifer responde que no tuvieron suficiente el año pasado, ya que no había suficiente dinero para cumplir con todos sus gastos propuestos para 2024, por lo que no hubo distribución. En 2023, distribuyeron a GSO en Nueva York, el Fondo Internacional de Literatura y Grapevine Carrying the Message y TIAA. Dijo que habían votado para enviar también a NAATW, sin embargo, permitieron que su 501(c)(3) caducara, por lo que no pudieron contribuir a ellos. Dice que terminaron reteniendo esos fondos y enviándolos a otras 4 entidades.
Jennifer dice que no formó parte de esa conversación en lo que respecta a esas distribuciones y la Asamblea votó sobre ello, así que ella sólo hizo lo que dijo la Asamblea. Sin embargo, ahora como miembro activo y contribuyente de la OIAA, está en contra de enviar distribuciones excedentes fuera del ámbito de AA. Estas entidades externas no están dentro de Alcohólicos Anónimos. Le pregunta a Kevin si podría hablar más sobre esta causa, ya que tiene mucha más experiencia que ella. Le pregunta a Kevin si le gustaría hablar sobre la donación a entidades internacionales de AA. Kevin responde que sólo es un MBA, CPA, pero eso no significa que sepa algo sobre la ley fiscal. Dice que su experiencia es completamente con empresas que cotizan en bolsa y estados financieros, por lo que no se considera capacitado para hablar de ello. Sin embargo, dice que puede comprobarlo por ellos. Jennifer dice que hay un lugar en la declaración de impuestos donde se revela si se ha donado a entidades internacionales. Como no es una experta, tiene 2.400,00 $ para un servicio de contabilidad. Podrían emplear a un experto en esa área. Le gustaría escuchar alguna conversación sobre esto. Le gustaría saber cuál cree el Comité de Finanzas que es el mejor lugar para distribuir los fondos excedentes. Erica dice que si es posible, podrían enviar dinero a la Conferencia de Mujeres Africanas que acaba de ocurrir. Ella piensa que sería divertido ayudar con ese esfuerzo el año que viene, pero es una Conferencia de Mujeres, así que puede que no cuente para AA. Jennifer responde que, como su Tesorera, se resistiría a cualquier Conferencia o tipo de entidad externa que cobre una cuota. Está mirando a entidades de AA como GSO, el Fondo Internacional de Literatura, pero esos son obviedades. Erica menciona que hay muchos GSO en el mundo. Jennifer responde que es consciente de ello. Kevin responde que no sería una preocupación fiscal internacional tan grande para nosotros como lo sería para ellos. Jennifer está de acuerdo en que se trata de nuestra declaración de impuestos. Pregunta si son capaces de hacer eso o si tendrían que dar alguna ayuda adicional. El Fondo Internacional de Literatura es en realidad un mercado estadounidense sin fines de lucro. A Mark le parece que la Asamblea podría hacer eso. Dice que siempre han tenido este extraño cisma con GSO, pero dice que tendría sentido si la OIAA simplemente puede decir que las contribuciones excedentes van a ser distribuidas internacionalmente a cada GSO. Él cree que sería una manera maravillosa de tener que decir sólo una cosa. Sólo podría decir, se lo damos a todos los GSO de todo el mundo y lo repartimos lo mejor que podemos”. Así que entonces podríamos encargarnos de los impuestos o de cualquier otro problema y si ese fuera el enfoque, él estaría totalmente a favor de algo así. Jennifer pregunta si sabemos cuántos GSO hay en el mundo. Mark dijo que no lo sabe, pero ha oído como 66 o 67. Erica dice que hay una lista en el sitio web aa.org. Dice que la encontrará. Jennifer dice que otra dificultad es que las 66 distribuciones son muchas. Dice que es mucho trabajo para la Tesorería. Mark responde que eso suena como una gran oportunidad de servicio para alguien internacionalmente para ser el corredor de divisas para las contribuciones internacionales. Beth añade que hay algunos países a los que no se podría enviar. Jennifer está de acuerdo. Beth explica que hay muchas sanciones, algunas que acaban de entrar en vigor recientemente. Se les obligaría a elegir a quién pueden enviar. Es escéptica, pero cree que es una gran idea. Mark dice que podrían ir a través de la Junta, sin embargo, muchos podamos enviar, entonces lo divides por ese número. Jennifer pregunta si Mark se ofrece como voluntario. Beth dice que está escuchando un gasto para la Junta. Jennifer responde que como es una tarea administrativa, podría sacarla a relucir. Beth está de acuerdo y Jennifer dice que puede usar un administrador para obtener toda la información de pago para todos los GSO. Dice que sabe exactamente a quién puede usar. Se pregunta si este es el Consenso de este Comité de Finanzas para proponer a la Asamblea que distribuyan los fondos excedentes a los GSO de todo el mundo. Mark dice que le encanta y está orgulloso de ser parte de la OIAA. Jennifer dice que pasará algún tiempo consultando con un contador de impuestos. Pregunta si hay algo más que deba hacerse con la declaración de impuestos.
LOS GSO DE TODO EL MUNDO RECIBIRÁN UN PORCENTAJE DE LOS FONDOS EXCEDENTES
Jennifer dice que este es un momento emocionante. Es mucho trabajo, pero no le rehúye. Mark dice que pueden encontrar algunas personas que querrán ayudar con eso. Jennifer dice que le dará esa tarea a una persona administrativa. Entraría dentro de Contabilidad, y tiene 2.400,00 $ para gastar en eso en 2024. Así que está bien. Dice que definitivamente iría dentro de Contabilidad. Erica quiere asegurarse de que quede claro que están sugiriendo que se va a presentar a la Asamblea para su aprobación. Jennifer responde que sí y que la votación no tendrá lugar hasta diciembre. Jennifer hará la propuesta el sábado de lo que se le ocurrió al Comité de Finanzas y pregunta si tiene que pasar por la Junta. Beth, Erica y Mark responden que no debería ser así, ya que pasa por la Asamblea. Jennifer pregunta si hay algún otro asunto nuevo. Le pregunta a Kevin si le gustaría hablar un poco más sobre lo que le pidió que hiciera. Añade que es fenomenal.
Plan de estructura de auditoría interna
Kevin comienza diciendo que Jennifer le había pedido que elaborara un proyecto que diera cierta tranquilidad a la Junta y a la Asamblea de que tienen todos los sistemas de contabilidad en marcha. Comenzaron esto el año pasado. Explica que, básicamente, esto es jerga contable y control interno. Explica que una de las cosas de una organización sin ánimo de lucro es que no tienen la capacidad de tener todo el personal en los controles y equilibrios que se producen en una empresa que cotiza en bolsa. Así que, utilizando el informe de Erica, le dio una buena idea de cómo podemos estructurar el compromiso este año. Todavía tiene muchas preguntas que le enviará a Jennifer, pero su experiencia es trabajar con las mayores corporaciones del mundo. Los auditores siempre están mirando los datos a medida que avanza el año. No esperan hasta el 31 de diciembre. Así que, ha seleccionado dos periodos, abril y agosto, que ha descargado. Luego tomará diciembre cuando se cierre y habrá un análisis. Dice que en realidad es muy divertido, ya que es una persona de números. También se ha puesto en contacto con un amigo que está en Deloitte y también ha estado mirando a AI CPA, así que, ha comenzado el proceso. Donde está ahora mismo es en la parte de las preguntas. Así que, él y Jennifer pueden discutir esto más adelante. Jennifer está de acuerdo y dice que está disponible para programar con él, excepto el 29 de septiembre, ya que estará completamente ausente. Dice que tendrá que hacerlo antes o después. Kevin dice que antes le vendría bien. Le pide que le envíe un correo electrónico y ella responderá rápidamente.
A Erica le gustaría hablar con toda la sala. Quiere reiterar que la Revisión Financiera no es una función del Comité de Finanzas. Es una función del Equipo de Revisión para el propósito de la Junta. Quiere que esto quede registrado porque fue difícil conseguirla ya que no es una contable forense, ni una contable en absoluto. Su experiencia fue que Jennifer tenía preguntas para nosotros y luego respondió algunas preguntas y luego nuestra interacción fue completamente con la Junta y no con Jennifer. Erica le dice a Kevin que es realmente agradable tener a alguien que realmente sabe lo que está haciendo y no tener que hacer toda la tarea. Kevin responde que está de acuerdo con ella y que no está mirando los Procedimientos de Deloitte. Dice que lo está mirando más desde un punto de vista interno. Una empresa pública tiene auditores internos y pasan por algunas pruebas. También tiene una pregunta sobre si los GSO están auditados. Jennifer responde que están auditados externamente y es obligatorio. Kevin dice que esto es algo que podrían usar. Dice que podrían usar este proceso y podrían aprovecharlo si así lo desearan. Dice que sus cantidades son tan inmateriales que probablemente no importará en el alcance de una auditoría. Normalmente, si se sospecha que ha habido fraude, se envía un grupo especial de auditores que no son las personas habituales de contabilidad e impuestos. A menos que se encuentre algo, entonces se nos pagará. Jennifer dice que si encuentras que a Jennifer Butts se le paga, podrías tener un problema. Jaja. O Connor Redmon, bromea, ya que ese es el nombre de su hijo. Jennifer pregunta si hay alguna pregunta o si hay algo más hacia el Comité de Finanzas. Les dice a todos que aprecia su resistencia en estos asuntos. Pregunta si hay algo más que alguien quiera plantear. Ninguno.
Jennifer cierra con la Declaración de Responsabilidad.
