صورت جلسه

شنبه، ۱۴ دسامبر ۲۰۲۴
ساعت ۸:۰۰ صبح به وقت HDT |

ساعت ۱۰:۰۰ صبح به وقت PDT |

ساعت ۱:۰۰ بعد از ظهر به وقت EDT

حاضرین:

جنیفر – خزانه‌دار OIAA

سوزان – رئیس OIAA

کوین – عضو کمیته مالی OIAA

مارک – رئیس بخش فناوری OIAA

فلیکس – خزانه‌دار علی‌البدل OIAA

بث – امین بین‌المللی OIAA

بری – امین سیار، رئیس کنوانسیون بین‌المللی ونکوور ۲۰۲۵

نیکی – دبیر کمیته مالی

 

جنیفر دعای آرامش را می‌خواند و از همه می‌خواهد خودشان را معرفی کنند. او خود را به عنوان خزانه‌دار OIAA معرفی می‌کند. سوزان به عنوان رئیس OIAA خدمت می‌کند. کوین خود را به عنوان عضو کمیته مالی معرفی می‌کند. مارک عضو و رئیس بخش فناوری OIAA است. فلیکس خزانه‌دار علی‌البدل OIAA است. بث خود را به عنوان امین بین‌المللی OIAA معرفی می‌کند. بری، جنتلمن بازنشسته و محترم، امین سیار و همچنین رئیس کمیته کنوانسیون بین‌المللی ونکوور است. جنیفر می‌پرسد آیا کسی مایل است چیزی به دستور جلسه اضافه کند. جنیفر به نیکی به خاطر حضور در جلسه خوش‌آمد می‌گوید و می‌پرسد آیا صورتجلسه را تکمیل کرده است. نیکی پاسخ می‌دهد که هنوز به برخی ویرایش‌های نهایی نیاز دارد اما به تازگی ایمیلی با به‌روزرسانی‌ها ارسال کرده است. جنیفر تصمیم می‌گیرد بررسی صورتجلسه را به بعد یا جلسه بعدی موکول کند.

 

بررسی دستور جلسه

جنیفر دستور جلسه را بررسی می‌کند. او صورت‌های مالی نوامبر را مطرح می‌کند و صفحه را به اشتراک می‌گذارد. کمک‌های مالی کمی بیش از ۱۲,۵۰۰ دلار بود. او می‌گوید که این بالاترین میزان کمک‌های مالی در تاریخ OIAA است.او این افزایش را به کنوانسیون نسبت می‌دهد.

جنیفر از روی کنجکاوی می‌خواست اهداکنندگان جدید سال ۲۰۲۴ را تجزیه و تحلیل کند. بنابراین،برای تجزیه و تحلیل اهداکنندگان جدید، او تصمیم گرفت ببیند چه کسانی در چهار سال گذشته کمک مالی کرده‌اند، او یک بررسی مالی چهار ساله انجام داد و مشخص کرد که (از بین ۹۳,۰۰۰ نفر) ۴۷٪ اهداکنندگان جدید هستند که نشان‌دهنده رشد پیوسته و مداوم است. این بدان معناست که OIAA هنوز گروه‌های جدیدی را جذب می‌کند. او قصد دارد این یافته‌ها را در مجمع آتی ارائه دهد.

 

مارک می‌خواهد بداند او این تجزیه و تحلیل را چگونه انجام داده است. او همچنین می‌خواهد گروه‌هایی را که قبلاً در سال ۲۰۲۰ کمک مالی کرده بودند و از آن زمان از لیست خارج شده‌اند، شناسایی کند. او تعجب می‌کند که چگونه این تجزیه و تحلیل را به صورت معکوس انجام دهد. جنیفر توضیح می‌دهد که با تجزیه و تحلیل قدیمی و خوب، او همه گروه‌ها را گرفت و مقایسه کرد و سپس آنها را مرتب کرد. مارک می‌پرسد آیا او لیست کمک‌های مالی بر اساس گروه را از سال ۲۰۲۰ دارد. جنیفر پاسخ می‌دهد که دارد. سپس مارک می‌گوید راهی برای درک این داده‌ها وجود دارد و این اطلاعات بسیار مفیدی است. او از تلاش او تشکر می‌کند. جنیفر پاسخ می‌دهد که از آنجایی که مارک در داده‌کاوی بهتر است، او همچنین با استفاده از داده‌ها متوجه شد که بسیاری از کمک‌های مالی گروهی به اشتباه به عنوان کمک‌های مالی فردی دسته‌بندی شده‌اند.

 

بررسی صورت‌های مالی

او در ادامه به صورت‌های مالی می‌پردازد. او توضیح می‌دهد که Mailings همان «پست مسافرتی» است. او می‌گوید که آنها از تعداد تخصیص‌یافته از اشتراک‌های خود فراتر رفته‌اند، اما همچنان ارزان‌تر است که با طرح ۱۵۰ دلاری بمانند تا اینکه به طرح ۲۵۰ دلاری ارتقا پیدا کنند. هزینه‌های سازمانی مربوط به فاکتور وکیل است که OIAA دریافت کرده است. او می‌گوید که آنها اسناد مورد نیاز برای سازمان را سفارش داده‌اند، حتی اگر هنوز آنها را دریافت نکرده‌اند. او توضیح می‌دهد که وکلا کارهایی را انجام داده‌اند که نباید انجام می‌دادند، بنابراین باید انتظار هزینه‌های وکیل بیشتری را در سال ۲۰۲۵ داشته باشند. هزینه‌های PayPal و Stripe مربوط به درآمدها است. هزینه‌های حرفه‌ای مربوط به سیستم حسابداری است. Tech Special Worker به حفظ وب‌سایت کمک می‌کند. Translation Technology برای خدمات ترجمه ارائه شده برای یک کارگاه ایمنی و جلسات وحدت بود. او توضیح می‌دهد که Other Technology می‌تواند انواع مختلفی از چیزهایی باشد که خارج از محدوده عملیات منظم فناوری هستند. به عنوان مثال، نگهداری ماهانه. مارک می‌پرسد آیا مبلغ ۱۰۰۰۰ دلار بودجه‌بندی شده برای یک پروژه ویژه فناوری در Other Technology گنجانده شده است. جنیفر تأیید می‌کند که این مبلغ در آن گنجانده شده است و ۷۵۰۰ دلار باقی مانده است، و ۲۵۰۰ دلار دیگر برای تخصیص برنامه‌ریزی شده است، به این معنی که فناوری به طور قابل توجهی زیر بودجه است. او شوخی می‌کند که مارک باید در دو هفته آینده آزادانه خرج کند.

 

جنیفر با اشاره به حساب Zoom به کنفرانس ویدیویی ادامه می‌دهد. Website Hosting حساب‌های آنها با Google و Site Ground است. برنامه‌ریزان بینش و این نوع هزینه‌های فنی. همه اینها برابر با مبلغ ۵۴۰۰.۰۰ دلار به سود است. او می‌پرسد آیا کسی در مورد واریانس بودجه سوالی دارد. مارک کنجکاو است که چه درصدی از هزینه به درآمد و سود است، زیرا آنها شاهد افزایش زیادی در کمک‌های مالی بوده‌اند. مارک همچنین سوال می‌کند که آیا هزینه‌های عملیاتی ماه به ماه ثابت است یا اینکه کنوانسیون باعث افزایش غیرعادی درآمد شده است. جنیفر تأیید کرد که هزینه‌های اصلی ثابت باقی می‌مانند، با هزینه‌های گاه به گاه مانند هزینه‌های قانونی. او اذعان داشت که کنوانسیون احتمالاً در افزایش درآمد نقش داشته است.

 

کوین خاطرنشان کرد که در ماه آوریل، کمک‌های مالی ۱۰۷۰۰ دلار بود، در حالی که در ماه ژوئیه به اوج ۱۱۷۰۰ دلار رسید. سوزان شوخی می‌کند که این باید به دلیل ماه قدردانی باشد. جنیفر از تجزیه و تحلیل عمیق‌تر مارک در مورد ثبات هزینه استقبال می‌کند.

 

جنیفر با ادامه ترازنامه بیان می‌کند که ۱۳۶۰۰۰ دلار در بانک وجود دارد و پول صندوق کنوانسیون ونکوور برابر با ۴۵۰۰.۰۰ دلار است. بنابراین، مجموع کل پول بدون علامت کمی کمتر از ۱۳۲۰۰۰.۰۰ دلار است. او می‌پرسد آیا سوالی در مورد ترازنامه وجود دارد.کوین می‌پرسد آیا PayPal یا Stripe اعلان‌هایی از کمک‌های مالی ورودی ارائه می‌دهند. جنیفر توضیح می‌دهد که کمک‌های مالی ابتدا در سیستم حسابداری ظاهر می‌شوند و سپس واریز می‌شوند، که یک تأخیر زمانی جزئی ایجاد می‌کند.سوال دیگری نیست

 

بررسی کمک‌های مالی

در ادامه به کمک‌های مالی می‌پردازیم. جنیفر اشاره می‌کند که ۷۶ اهداکننده در ماه نوامبر ۱۲۵۰۰ دلار کمک مالی کرده‌اند، و افراد ۳۵۰ دلار کمک مالی کرده‌اند، که نشان می‌دهد بیشتر کمک‌های مالی از گروه‌ها آمده است. این بالاترین میزان در تاریخ ماهانه OIAA است! بری درخواست می‌کند که لیست را به عقب برگرداند. و می‌پرسد آیا جنیفر می‌تواند لیست را دوباره مرتب کند. جنیفر موافقت می‌کند که آن را دوباره مرتب کند. بری می‌خواهد یک کمک مالی قابل توجه از AA روسی (۸۵۹ دلار) را برجسته کند. سایر اهداکنندگان برتر شامل Serenity Circle Worldwide و The Zoo Crew (هر کدام ۷۰۰ دلار) و What’s Good About Today (همچنین ۷۰۰ دلار) بودند. جنیفر تأیید می‌کند که AA روسی یک اهداکننده جدید است.

 

بحث مجمع

جنیفر موضوعات مجمع آتی را بررسی می‌کند، از جمله بودجه و گزینه‌های کمک مالی مازاد. او رویکرد خود را در مورد شفافیت هنگام ارائه اطلاعات مالی توضیح می‌دهد. جنیفر باربارا را با این جمله معرفی می‌کند که او به شناسایی GSOها در سراسر جهان کمک کرده است. باربارا و ربکا یک صفحه گسترده با نام دفاتر خدمات عمومی ایجاد کردند. آنهایی که ارسال شده‌اند به رنگ آبی هستند. او حدود ۱۵ تا ۲۰ پاسخ دریافت کرده است. برخی از پاسخ‌ها «ما به شما اطلاع خواهیم داد» بودند، و برخی از ایمیل‌ها کار نمی‌کردند، اما او بسیاری از GSOهای ناشناخته را به دست آورد و برخی را به لیست اضافه کرد. او وب‌سایت‌ها را برای گزینه‌های پرداخت PayPal یا SWIFT بررسی کرد. او به خودش یادآوری می‌کند که یکی را به مغولستان بفرستد. او می‌گوید که او و ربکا یک بار دیگر بررسی خواهند کرد و او کمک بزرگی است. او از بث می‌پرسد که آیا او را به این سمت فرستاده است. بث پاسخ می‌دهد که این کار را کرده است و ربکا در طول کنوانسیون کمک بزرگی بود. باربارا از گروه می‌پرسد که آیا می‌دانند چند GSO در جهان وجود دارد. جنیفر پاسخ می‌دهد که ۶۶ عدد از آنها وجود دارد. باربارا پاسخ می‌دهد که می‌داند لیستی که دریافت کرده دقیق نیست، زیرا این لیست حدود ۱۲۰ نام دارد. او همچنین اضافه می‌کند که مکزیک گفت که کمک مالی را نمی‌خواهد و دلیلی ارائه نکرد. جنیفر پاسخ می‌دهد که سوئیس برای او نوشت تا او را از این درخواست مطلع کند و می‌خواست مطمئن شود که قانونی است. باربارا آرزو می‌کند که لیست بهتری از دفاتر GSO وجود داشته باشد. او می‌گوید از آنجایی که آنها اکنون یک سازمان جهانی هستند، باید مکانی داشته باشند که مردم بتوانند برای تماس با دفتر محلی خود به آنجا مراجعه کنند.

 

بث می‌خواهد توضیح دهد که لیست GSOها از کمیته وحدت قرار بود یک لیست محرمانه باشد. سوزان می‌گوید که لسلی این لیست را ایجاد کرده است و اطلاعات تماس GSOها را در آن دارد، اما اطلاعات حساس بین‌گروهی نیز در آن وجود دارد.

جنیفر معتقد نیست که هیچ تجاوزی وجود دارد زیرا همه چیز اطلاعاتی است. باربارا موافق است. فلیکس خود را به باربارا معرفی می‌کند. او به او می‌گوید که با GSOها تماس گرفته و لیستی از آنها تهیه کرده است و هنوز با بسیاری از آنها در تماس است. باربارا پاسخ می‌دهد که سعی کرده با او تماس بگیرد تا لیست را بازیابی کند، اما فلیکس می‌گوید که به خاطر نمی‌آورد ایمیلی در این مورد دیده باشد. باربارا می‌گوید که در حال حاضر در حال ارسال ایمیلی است تا او را برای لیست یادآوری کند. باربارا شماره خود را به فلیکس می‌دهد. بث از گروه می‌پرسد که آیا این لیست در وب‌سایت AA وجود دارد. سوزان پاسخ می‌دهد که به طور کلی این اطلاعات در دفترچه خدمات جهانی وجود دارد. او اضافه می‌کند که این لیست در ابتدا به این دلیل ارائه شد که او شخصاً درخواست کرد. او می‌گوید که GSOها مستقیماً از وب‌سایت آمده‌اند که او برای باربارا ارسال کرده است و بیان می‌کند که به‌روزرسانی شده است.

 

وجوه مازاد و بحث مجمع

جنیفر بیان می‌کند که برخی از اعضا سوال کرده‌اند که چرا OIAA به جای توزیع وجوه مازاد به صورت خارجی، آنها را به صورت داخلی سرمایه‌گذاری مجدد نمی‌کند. او صورت‌های مالی عمومی ۳۰ بین‌گروه را بررسی کرد و دریافت که آنها ذخایر بانکی مشابهی را نسبت به بودجه خود حفظ می‌کنند و به ندرت به خارج از سازمان خود کمک مالی می‌کنند.

 

مارک پیشنهاد می‌کند که آنها بحث را به یک رای‌گیری دو مرحله‌ای تبدیل کنند. ابتدا، رای‌گیری در مورد اینکه آیا این وجوه مازاد توزیع شود یا خیر. و اگر رای مثبت بود، دوم، رای‌گیری در مورد روش توزیع.جنیفر موافق است که این رویکرد تصمیم‌گیری را ساده می‌کند. او همچنین اذعان می‌کند که با وجود کار گسترده باربارا، مجمع ممکن است در نهایت تصمیم بگیرد که وجوه را توزیع نکند.باربارا پاسخ می‌دهد که او توانسته با ربکا ملاقات کند و از ظرفیت این برنامه به ویژه در سراسر جهان تحت تأثیر قرار گرفته است. دیدن اینکه چگونه مردم کمک زیادی به کسانی که هنوز در رنج هستند ارائه می‌دهند، او را تحت تأثیر قرار داده است. او از فرصت خدمت قدردانی می‌کند.

 

مارک پیشنهاد می‌کند که اگر مجمع به توزیع وجوه رای مثبت دهد، جنیفر می‌تواند پیشنهاد کند که کمیته مالی مایل است در سراسر جهان توزیع کند. جنیفر موافق است. مارک ادامه می‌دهد که آنها می‌توانند بگویند که لیستی از ۶۰ یا ۷۰ نفر وجود دارد، اما آنها فقط می‌توانند در مورد ۱۰ تا ۲۰ نفر تأیید شده صحبت کنند.

 

باربارا می‌گوید که برخی از گروه‌ها در پاسخ به او گفته‌اند که به زیرساخت‌های خود نیاز دارند و می‌پرسند که آیا می‌توانند از برخی از وجوه مازاد خود برای کمک استفاده کنند. او پیشنهاد می‌کند که شاید به عنوان یک معامله یکباره، آنها بتوانند مقداری کمک برای آنها ارسال کنند.

 

بث پیشنهاد می‌کند که اگر آنها به جهان توزیع کنند، با توجه به شرایط فعلی، جنیفر باید از نزدیک انتقال را پیگیری کند. او توضیح می‌دهد که گاهی اوقات پرداخت‌ها از ایالات متحده بسته به مبلغ ارسالی ممکن است رد شوند. اگر هزار دلار به یک بانک خارجی واریز شود، ممکن است عوارض اضافی وجود داشته باشد. گاهی اوقات، بانک‌ها انتقال را مسدود می‌کنند زیرا نام فرستنده را قبلاً ندیده‌اند. شخصاً، او باید با بانکدار خود تماس بگیرد تا اطمینان حاصل کند که همه چیز درست پیش می‌رود، بنابراین ممکن است زمان بیشتری طول بکشد. او معتقد است که کسی باید انتقال را پیگیری کند.

 

جنیفر این را تصدیق می‌کند اما بیان می‌کند که او باید بتواند این اطلاعات را از طریق صورت‌حساب‌های بانکی ردیابی کند و می‌تواند ببیند چه زمانی وجوه از حساب خارج می‌شود و آیا موفقیت‌آمیز است یا خیر. بث توضیح می‌دهد که مشکل در طرف آنها نیست، بلکه در طرف گیرنده است، زیرا گاهی اوقات وجوه مسدود می‌شوند. در چنین مواردی، بهتر است فقط با بانک تماس بگیرید تا مشکل را حل کنید.

باربارا اضافه می‌کند که اولین قدم باید با دریافت رسید وجوه تأیید شود. بث موافق است.

مارک مکالمه را به فرآیند توزیع برمی‌گرداند. او از جنیفر می‌پرسد که آیا باید کمی بیشتر صبر کنند تا قبل از توزیع، تعداد دقیق‌تری به دست آورند، شاید یک تاریخ مشخص تعیین کنند. به این ترتیب، آنها می‌توانند به مجمع اطلاع دهند، به عنوان مثال، که ۱۰ گروه وجود دارد و آنها ۱۰۰۰ دلار را بر ۱۰ تقسیم می‌کنند. جنیفر بیان می‌کند که توزیع برابر بر اساس لیست خواهد بود. او تصدیق می‌کند که فرآیندهای جدید می‌توانند پیچیده باشند و از سوالات و ورودی‌ها قدردانی می‌کند. از آنجایی که او بودجه را به مجمع ارائه خواهد داد، قصد دارد ابتدا به وجوه مازاد بپردازد و سپس به بودجه بپردازد. او پیشنهاد می‌کند که وجوه اضافی به مناطق خاصی مانند فناوری اختصاص داده شود، که توسط بودجه خود محدود شده است اما در درخواست‌های خود مسئولیت‌پذیر بوده است. اگر وجوه اضافی اختصاص داده شود، او مطمئن است که به طور موثر مورد استفاده قرار خواهند گرفت.

 

مارک بیان می‌کند که مایل است یک شرکت خارجی را برای رسیدگی به برخی از مسائل عمده استخدام کند. جنیفر موافق است. او به بررسی خط به خط دستور جلسه مجمع ادامه می‌دهد و می‌پرسد آیا کسی سوال، فکر، نگرانی یا تجدیدنظری دارد. او پیش‌بینی می‌کند که مجمع طولانی باشد. سوزان به جنیفر توصیه می‌کند که اطمینان حاصل کند که مترجمان او برای یک دوره طولانی در دسترس هستند. جنیفر به او اطمینان می‌دهد که مترجمانی که استخدام می‌کند تا پایان جلسه می‌مانند.

مارک می‌پرسد که آیا دستور جلسه یا انتخابات ابتدا برگزار می‌شود. سوزان پاسخ می‌دهد که انتخابات ابتدا برگزار می‌شود. جنیفر این را تأیید می‌کند و بیان می‌کند که انتخابات با وجوه مازاد و سپس بودجه دنبال می‌شود. او می‌پرسد آیا مسائل تجاری دیگری وجود دارد که نیاز به توجه داشته باشد.

 

بری توافقنامه با ارائه‌دهنده خدمات و تجهیزات برای سایت سایبری ونکوور را به کمیته مالی ارائه می‌دهد. آنها سه قیمت دریافت کردند. در ابتدا، در ماه اوت، آنها یک قیمت ۳۲۱۳.۰۰ دلاری دریافت کردند. در ۱۴ نوامبر، ارائه‌دهنده تجهیزات داخلی در Hyatt، یک قیمت ۶۰۴۰.۱۰ دلاری به آنها داد، که خارج از بودجه بود. پس از مذاکره با Encore، آنها بسیاری از خدمات و تجهیزات را به صورت رایگان دریافت کردند، که منجر به قیمت نهایی ۲۸۵۲.۵۱ دلاری شد. مدتی طول کشید تا Encore اعتراف کند که برای استفاده از فروشندگان خارجی هزینه‌های اضافی دریافت می‌کند، که ۵۰۰ تا ۶۰۰ دلار CAD اضافه می‌کرد. بری همچنین به جنیفر یادآوری می‌کند که نرخ ارز نوسان دارد، بنابراین آنها مطمئن نیستند که هزینه در ماه ژوئیه چقدر خواهد بود. با این حال، یک تخفیف مالیات خدمات عمومی تقریباً ۱۹۰.۲۰ دلاری وجود خواهد داشت که از بودجه کسر می‌شود.

 

او تأکید می‌کند که OIAA این تخفیف را دریافت خواهد کرد و او به تأیید نیاز دارد. سوزان خاطرنشان می‌کند که آنها باید اکنون قرارداد را امضا کنند تا معامله را تضمین کنند. بری به آنها اطلاع می‌دهد که آنها در واقع مجبور بودند تا پایان سال آن را امضا کنند، بنابراین او آن را امضا کرد. سوزان تأیید می‌کند که او نیز آن را امضا کرده است. بری توضیح می‌دهد که قوانین حاکمیتی به مجوز دوم نیاز دارد، بنابراین او از سوزان خواست که آن را نیز امضا کند. جنیفر می‌خواهد توضیح دهد که OIAA در سال ۲۰۲۵ صورتحساب دریافت خواهد کرد. سوزان و بری این را تأیید می‌کنند. جنیفر تأیید می‌کند و اذعان می‌کند که آنها معامله خوبی را تضمین کرده‌اند. او تکرار می‌کند که هزینه تجهیزات ۲۸۰۰ دلار است و آنها پس از پردازش فرم‌ها ۱۹۰ دلار پس خواهند گرفت. بری تأیید می‌کند که تخفیف به همان حساب بانکی ارسال می‌شود، بنابراین جنیفر بازپرداخت را انجام خواهد داد. جنیفر اشاره می‌کند که فلیکس در حال وارد کردن داده‌ها بوده است و قبلاً تخفیف را در نظر گرفته است، بنابراین مشکلی وجود ندارد.

 

جنیفر می‌پرسد آیا کسی چیز دیگری برای اضافه کردن دارد و اشاره می‌کند که جلسه ۴۵ دقیقه طول کشید.

 

جنیفر از همه قدردانی می‌کند و می‌گوید که از کار آنها تحت تأثیر قرار گرفته است.

 

جنیفر جلسه را با بیانیه مسئولیت به پایان می‌رساند.