صورتجلسه جلسه هیئت مدیره ترکیبی OIAA، ۲۳ سپتامبر^rd، ۲۰۲۳

حاضرین:
لزلی ای.، رئیس ارتباطات
بث ای.، رئیس علی البدل وحدتجف بی.، دبیرجنیفر بی.، خزانه دارجان بی بی، رئیس PACنونا سی.، نایب رئیسکارلوس دی.، رئیس وحدتفلیکس ای.، خزانه دار علی البدلالدین، رئیس علی البدل PACملیندا اف.، رئیس علی البدل فناوری
آملیا ال.، دبیر علی البدل
مارک ام.، رئیس فناوری
سوزان آر.، رئیس

سوزان آر.، رئیس جلسه، جلسه را در ساعت ۵:۰۲ بعد از ظهر به وقت EST با دعای آرامش آغاز کرد.

گزارش دبیر – جف ب.، دبیر

• جف صورتجلسه جلسه هیئت مدیره ترکیبی را از آخرین جلسه هیئت مدیره ترکیبی در ۱۸ اوت ^th، ۲۰۲۳ بررسی کرد.
• از آنجا که هیچ اصلاحی وجود نداشت، مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه همانطور که ارائه شده بود، ارائه داد. این پیشنهاد توسط نونا سی. تأیید شد و صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد.
• جف گزارش داد که دو وکیل به OIAA اختصاص داده شده‌اند تا به ما در بررسی و تأیید ۳ سند سازمانی کمک کنند: سیاست افشاگر، سند تضاد منافع و سند سیاست نگهداری اسناد. این وکلا همچنین به ما در بررسی و نهایی کردن فرآیند درهای باز کمک خواهند کرد.
• جف همچنین اظهار داشت که یک صفحه گسترده با عقب‌ماندگی صورتجلسه‌های هیئت مدیره که هنوز باید از زمانی که او به دلیل بیماری در دسترس نبود ایجاد شوند، تهیه کرده است. جف اشاره کرد که اکنون صورتجلسه‌هایی داریم که از ماه ژوئیه شروع می‌شوند و چندین صورتجلسه عقب‌افتاده وجود دارد که او و آملیا هنوز باید ایجاد کنند.

گزارش خزانه‌دار – جنیفر بی.، خزانه‌دار

• جنیفر اظهار داشت که گزارش‌های مالی را بررسی نخواهد کرد زیرا این کار هفته گذشته در مجمع OIAA انجام شد.
• جنیفر چندین نظر در مورد روند بودجه داشت
  • جنیفر اظهار داشت که او و فلیکس برای بررسی بودجه ملاقات کردند. او از فلیکس خواست تا پیش‌بینی‌های درآمد را تأیید کند.
  • در حال حاضر، به نظر می‌رسد که بر اساس درخواست‌های بودجه فعلی، حدود ۴۰,۰۰۰ دلار کسری وجود دارد.
  • جنیفر اظهار داشت که جلسات کمیته مالی به شنبه 2^nd ماه در ساعت 2 بعد از ظهر به وقت EST منتقل شده است تا شرکت‌کنندگان بین‌المللی بهتر بتوانند شرکت کنند.
  • جنیفر اشاره کرد که هیچ پولی در بودجه سال ۲۰۲۴ برای حسابرسی خارجی گنجانده نشده است. با این حال، او ایمیلی را برای هر کسی که علاقه‌مند به انجام یک حسابرسی داخلی است، ارسال کرد. جنیفر گزارش داد که ۳ پاسخ وجود داشت و الدین رویه‌هایی را تهیه کرده بود که می‌توان از آنها برای حسابرسی داخلی استفاده کرد.

گزارش رئیس – سوزان آر، رئیس

• سوزان گزارش رئیس خود را به هیئت مدیره ارائه داد.
• سوزان اظهار داشت که اساسنامه مربوط به نقش خود را بررسی کرده و فعالیت‌های خود را در طول سه ماهه گذشته شرح داده است.
• سوزان بر نیاز به همکاری کمیته‌ها در مورد مسائل مشترک تأکید کرد.
• سوزان اشاره کرد که جلسات هیئت مدیره افسران نیز به یکشنبه 2^nd در ساعت 2 بعد از ظهر به وقت EST و جلسات هیئت مدیره ترکیبی در شنبه 3^rd در ساعت 2 بعد از ظهر به وقت EST منتقل خواهند شد. در حالی که مشکل دستیابی به نیمه دیگر جهان هنوز وجود دارد، این زمان‌ها برای شرکت‌کنندگان اروپایی ما دوستانه‌تر خواهد بود.

نایب رئیس – نونا سی.، نایب رئیس

• نونا گزارش داد که سه ماهه اول او به عنوان نایب رئیس عمدتاً پیروی از رهبری رئیس بوده است
• نونا در مورد فعالیت‌های خود در سه ماهه گذشته از جمله جلسات کمیته‌ای که در آن شرکت کرده بود، گزارش داد.

گزارش رئیس فناوری – مارک ام.، رئیس فناوری

• مارک گزارش داد که این سه ماهه اوج ۹-۶ ماه گذشته بوده است. او از پیشینیان خود برای کنار گذاشتن پول برای به‌روزرسانی فناوری ما تشکر کرد.
• او اشاره کرد که ۳ ماه گذشته درگیر ایجاد تنظیمات در وب‌سایت تازه راه‌اندازی شده بوده است.
• کمیته فناوری در روند بودجه‌بندی شرکت داشت و بودجه فعلی کمیته فناوری ۵۵,۰۰۰ دلار است که تقریباً نیمی از بودجه سال آینده است.
• اگر در مورد فناوری OIAA به کمک نیاز دارید، لطفاً یک ایمیل به asktech@aa-intergroup.org ارسال کنید.
• مارک گزارش داد که دو عضو کمیته فناوری از طرف کمیته فناوری به صورت حضوری در کنفرانس NAATW شرکت کردند.
• ملیندا گزارش داد که گزارشی تهیه کرده است که با یادداشت‌هایی از NAATW در وب‌سایت ارسال شده است. ملیندا همچنین به گزارش‌ها و ویدیوهای کنفرانس NAATW دسترسی دارد که می‌تواند با هر کسی که درخواست کند به اشتراک بگذارد. او از هیئت مدیره برای اجازه دادن به او برای شرکت در NAATW و خدمت به عنوان رئیس علی‌البدل فناوری تشکر کرد. او تعدادی از ارائه‌های مفید NAATW را که در گزارش او بود، شرح داد.
• ملیندا همچنین گزارش داد که از سمت رئیس علی البدل فناوری به عنوان یک کارگر ویژه حقوق بگیر منتقل شده است. ایمیل جدید او web.services@aa-intergroup.org است. او در حال مستندسازی نقش خود به عنوان خادم وب حقوق بگیر است تا انتقال را برای فرد بعدی که این نقش را بر عهده می گیرد، تسهیل کند.

گزارش های کمیته

• کارلوس دی.، رئیس کمیته وحدت، گزارش داد که کمیته تصمیم گرفته است به دلیل اختلاف نظر در مورد نحوه ادامه کار، از کنوانسیون بین‌المللی سالانه 2^nd خارج شود. او همچنین گزارش داد که کمیته بودجه خود را برای سال آینده تهیه کرده است که شامل بودجه‌ای برای یک کنوانسیون بین‌المللی است که توسط OIAA میزبانی می‌شود و کمیته منشور به‌روز شده خود را برای تأیید به هیئت مدیره ارائه کرده است.
• جنیفر پیشنهاد کرد که کنوانسیونی که توسط کمیته وحدت برای اکتبر آینده برنامه‌ریزی شده است، به نوامبر منتقل شود، جایی که اتفاقات کمتری در حال وقوع است.
• جان بی بی.، گزارش PAC خود را به هیئت مدیره ارائه داد. او اظهار داشت که ۱۰۵ درخواست برای فهرست‌های جدید در ماه سپتامبر وجود داشته است و ۴۹ مورد از آنها به طور کامل پردازش شده‌اند. او آمار اضافی را نیز از گزارش خود ارائه کرد.
• جان به طور خلاصه در مورد ۴ جلسه‌ای که فهرست آنها رد شد و دلایل انجام این کار صحبت کرد. این جلسات عمدتاً به این دلیل رد شدند که جلساتی نبودند که صرفاً با A.A. مرتبط باشند.
• آملیا ال.، رئیس علی‌البدل کمیته دستورالعمل‌ها، گزارش داد که کمیته ویژه دستورالعمل‌ها کار خود را تا پایان سپتامبر به پایان خواهد رساند. او انتظار دارد که این کار تا این مهلت به پایان برسد و این سند برای بررسی به هیئت مدیره ارائه شود. او اشاره کرد که چندین موضوع باز وجود خواهد داشت که هیئت مدیره باید در مورد آنها بحث و آنها را حل کند.
• لزلی، رئیس کمیته ارتباطات، گزارش داد که کمیته ارتباطات در یکشنبه 3^rd ماه جلسه برگزار می‌کند. او گزارش داد که با رئیس ما، سوزان، و جنیفر برای توسعه فرآیندی برای قرارداد با مترجمان شفاهی و مترجمان کتبی همکاری کرده است. او در حال فکر کردن در مورد ایجاد یک فرم بازخورد برای ارزیابی مترجمان شفاهی و مترجمان کتبی است. لزلی اظهار داشت که کمیته او فرآیندی را برای ایجاد فیلم‌ها توسعه داده است و کمیته در حال کار بر روی اولین فیلم خود است، OIAA چیست و نقش IGR چیست؟ کمیته همچنین در حال توسعه فرمی برای ارسال گزارش‌های کمیته است.
• سوزان از روسای کمیته‌ها پرسید که هر چند وقت یکبار می‌خواهند به عنوان یک هیئت مدیره ترکیبی ملاقات کنند. اجماع بر این بود که کمیته‌ها و هیئت مدیره باید به صورت فصلی ملاقات کنند.

جلسه با اعلامیه مسئولیت در ساعت ۶:۴۸ بعد از ظهر به وقت EST به پایان رسید

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

1. مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه همانطور که ارائه شده بود، ارائه داد. این پیشنهاد توسط نونا سی. تأیید شد و صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد.

با فروتنی تقدیم شد،
جف برنکف
دبیر OIAA