حاضرین:
جف ب.، دبیر
جنیفر ب.، خزانه‌دار
نونا س.، قائم مقام رئیس
مارک م.، رئیس بخش فناوری
سوزان ر.، رئیس

سوزان آر، رئیس، جلسه را در ساعت ۲:۰۴ بعد از ظهر به وقت EST آغاز کرد. جلسه با دعای آرامش آغاز شد. سوزان گزارش داد که ۳ رزومه دریافت کرده‌ایم: رزومه خودش، رزومه نونا و رزومه عضو هیئت امنا از طرف باک آر، نماینده سابق از منطقه ۱۲ دلاور، که در هیئت مدیره سازمان NAATW حضور دارد.

بازبینی منشور – نونا سی، رئیس

• کمیته وحدت منشور اصلاح شده‌ای را به هیئت مدیره ارائه کرد. نونا هیئت مدیره را در منشور اصلاح شده همراهی کرد.
• جف و جنیفر اظهار داشتند که در منشور آنها چیزی در مورد ارتباط با جلسات بین‌المللی وجود ندارد، در حالی که تصور می‌شد این بخشی از مأموریت کمیته وحدت است. مارک اشاره کرد که کنوانسیون بین‌المللی سالانه که کمیته وحدت پیشنهاد کرده است، مستلزم تماس با اعضای AA بین‌المللی خواهد بود.
• مارک ام پیشنهادی مبنی بر پذیرش منشور اصلاح شده از کمیته وحدت ارائه داد که توسط نونا سی تأیید شد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب منشور آنها با یک رای ممتنع رای داد.
• در ادامه، نونا هیئت مدیره را در منشور ارتباطات اصلاح شده همراهی کرد. هیچ مسئله‌ای توسط هیئت مدیره مطرح نشد. مارک ام پیشنهادی مبنی بر پذیرش منشور اصلاح شده از کمیته ارتباطات ارائه داد که توسط جنیفر بی تأیید شد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب منشور آنها رای داد.
• سوزان این مسئله را مطرح کرد که آیا کمیته ارتباطات باید به جای یک کمیته موقت، به یک کمیته دائمی تبدیل شود یا خیر. هیئت مدیره موافق حرکت در این راستا بود، که باید به مجمع ارائه شود. جف اشاره کرد که ارائه این موضوع به مجمع احتمالاً باید تا مجمع مارس به تعویق بیفتد. مارک ام پیشنهادی ارائه داد مبنی بر اینکه توصیه‌ای به مجمع ارائه شود مبنی بر اینکه کمیته ارتباطات موقت به یک کمیته دائمی تغییر یابد. سوزان آر این پیشنهاد را تأیید کرد که به اتفاق آرا توسط هیئت مدیره تصویب شد.

گزارش دبیر – جف ب.، دبیر

• جف توضیح داد که نسخه اصلاح شده‌ای از سند تضاد منافع را ارسال کرده است که شامل اصلاحاتی بر اساس توصیه جنیفر برای جایگزینی «مدیر» با «عضو هیئت امنا» در سراسر سند بود. جف گفت که سند به روز شده برای وکلای مک‌کارتر ارسال خواهد شد.
• جف طرح تصویب سند راهنما را که به درخواست رئیس تهیه کرده بود، بررسی کرد. این طرح دارای مراحل پیشنهادی زیر است:
  1. بررسی مسائل حل نشده در سند راهنما برای نهایی کردن سند.
  2. بررسی و تصویب بخش‌های ۱ تا ۴ در جلسه هیئت مدیره افسران در ماه نوامبر.
  3. بررسی و تصویب بخش‌های ۵ تا ۷ در جلسه هیئت مدیره افسران در ماه دسامبر.
• با این طرح، سند راهنما در اوایل دسامبر مورد تأیید هیئت مدیره قرار می‌گیرد که می‌تواند در مجمع دسامبر اعلام شود. هیئت مدیره با طرح تصویب سند راهنما توسط هیئت مدیره افسران در جلسه دسامبر موافقت کرد.
• هیئت مدیره در مورد نحوه ارائه سند راهنما به اعضا بحث کرد. جف پیشنهاد کرد که ۴ یا ۵ جلسه کارگاهی برای ارائه سند راهنما داشته باشیم، اما سوزان فقط برای ۲ جلسه بودجه در نظر گرفته بود. جف پیشنهاد کرد که سعی کنیم سند راهنما را در مجمع مارس به تصویب برسانیم، اما جنیفر اظهار داشت که فکر می‌کند مارس خیلی تهاجمی است و ژوئن یک بازه زمانی معقول‌تر است.
• هیئت مدیره در مورد اینکه چه تعداد جلسه کارگاهی برای توضیح سند راهنما به اعضا مورد نیاز است، بحث کرد. جف ۳ جلسه برای معرفی سند راهنما با ۲ جلسه برای ایالات متحده، کانادا و اروپا و ۱ جلسه بین‌المللی مناسب با زمان پیشنهاد کرد. کارگاه ایالات متحده، کانادا و اروپا به ۲ مترجم (۵۲۰ دلار) و کارگاه بین‌المللی به ۴ مترجم (۱,۰۴۰ دلار) نیاز دارد.
• سپس هیئت مدیره در مورد اینکه آیا سند راهنما را در ۳ ماه (مجمع مارس) یا ۶ ماه (مجمع ژوئن) تصویب کند، بحث کرد. مارک احساس کرد که ۶ ماه خیلی طولانی است و آیین‌نامه‌ها در ۳ ماه تصویب شدند. نونا اظهار داشت که نظرش را تغییر داده و با بازه زمانی ۳ ماهه موافق است. اجماع هیئت مدیره این بود که اعضا سند راهنما را در ۳ ماه در مجمع مارس تصویب کنند. یک جلسه کارگاهی ایالات متحده، کانادا و اروپا در ژانویه با یک جلسه تکراری در فوریه به همراه یک جلسه بین‌المللی در فوریه برگزار خواهد شد.
• سوزان برای جنیفر توضیح داد که جلسه مشترک افسران و رئیس کمیته به صورت فصلی (۴ بار) در ژانویه، آوریل، ژوئیه و اکتبر برای سال ۲۰۲۴ برگزار خواهد شد.
• هیئت مدیره مسائل حل نشده مربوط به سند راهنما را بررسی کرد و چندین تصمیم و به‌روزرسانی در سند اصلاح شده اتخاذ کرد. سند اصلاح شده با تاریخ ۱۰ اکتبر ۲۰۲۳ به کمیته راهنما ارسال خواهد شد.

گزارش رئیس – سوزان آر، رئیس

• سوزان گزارش داد که نتوانسته است با رئیس PIC خود، جان، تماس بگیرد. او به هیچ ارتباطی پاسخ نداده است. سوزان اظهار داشت که ما فرآیندی برای حذف یک کارگر غیرفعال نداریم، اما می‌توانیم فردی را به دلیل علت حذف کنیم. جان منشوری برای کمیته PIC ارائه نکرده است.
• سوزان گزارش داد که استورمی، رئیس CPC ما، به دلیل عدم تصویب بودجه‌اش استعفا داده است. او استعفای خود را پس گرفت و اظهار داشت که به کاهش بودجه خود اعتراض دارد. هیچ منشوری برای کمیته CPC ارائه نشده است.

گزارش خزانه دار – جنیفر ب.، خزانه دار

• جنیفر صورت‌های مالی را بین هیئت مدیره توزیع کرد و پرسید که آیا سؤال یا نظری وجود دارد.
• جنیفر اشاره کرد که با استورمی تماس گرفته و به او اطلاع داده است که هیئت مدیره بودجه او را تصویب نکرده است. جنیفر به استورمی اطلاع داد که او همچنان می‌تواند بودجه خود را به مجمع بیاورد، اما جنیفر در مورد هزینه بیش از حد برای ویدیو صحبت خواهد کرد. هیئت مدیره در مورد بودجه CPC بحث کرد و اجماع بر این بود که هزینه ۱۰,۰۰۰ دلاری در بودجه CPC حذف شود. جنیفر گفت که بودجه را بر این اساس اصلاح می‌کند و با استورمی تماس می‌گیرد تا تصمیم هیئت مدیره را به او اطلاع دهد.
• جف در مورد دو مورد بودجه که ۴۰٪ از بودجه OIAA در سال ۲۰۲۴ را تشکیل می‌دهند، سؤال کرد: ملیندا به عنوان یک کارگر ویژه که وب‌سایت را نگهداری می‌کند (۲۵٪) و کنوانسیون بین‌المللی کمیته وحدت (۱۵٪). جنیفر در مورد فعالیت‌های انجام شده توسط ملیندا و هزینه این فعالیت‌ها ابراز نگرانی کرد. مارک، رئیس فناوری ما، به هیئت مدیره اطلاع داد که فعالیت‌های او برای نگهداری یک وب‌سایت در حال رشد و پیچیده ضروری است. هیئت مدیره پیشنهاد کرد که یک درخواست پیشنهاد (RFP) برای این خدمات تهیه شود تا به دنبال جایگزینی کم‌هزینه‌تر در خارج از سازمان باشیم. هیئت مدیره همچنین در مورد هزینه کنوانسیون بین‌المللی پیشنهادی بحث کرد و به آنها اطلاع داده شد که این هزینه بین خدمات فناوری آنلاین و مترجمان برای یک کنفرانس ۳ تا ۴ روزه تقسیم می‌شود.

جلسه با اعلامیه مسئولیت در ساعت ۴:۳۲ بعد از ظهر به وقت EST به پایان رسید.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

1. مارک ام پیشنهادی مبنی بر پذیرش منشور اصلاح شده از کمیته وحدت ارائه داد که توسط نونا سی تأیید شد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب منشور آنها با یک رای ممتنع رای داد.
2. مارک ام پیشنهادی مبنی بر پذیرش منشور اصلاح شده از کمیته ارتباطات ارائه داد که توسط جنیفر بی تأیید شد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب منشور آنها رای داد.
3. مارک ام پیشنهادی ارائه داد مبنی بر اینکه توصیه‌ای به مجمع ارائه شود مبنی بر اینکه کمیته ارتباطات موقت به یک کمیته دائمی تغییر یابد. سوزان آر این پیشنهاد را تأیید کرد که به اتفاق آرا توسط هیئت مدیره تصویب شد.

با فروتنی تقدیم شد،
جف برنکف
دبیر OIAA