بهروزرسانی امور مالی – اکتبر ۲۰۲۴
کمیته مالی OIAA
صورتجلسه
شنبه، ۱۲ اکتبر ۲۰۲۴
۸:۰۰ صبح – قبل از ظهر HDT
۱۱:۰۰ صبح – بعد از ظهر PDT
۲:۰۰ بعد از ظهر – بعد از ظهر EDT
حاضرین:
فلیکس – خزانهدار علیالبدل
بری – متخصص، عضو قدیمی کمیته مالی و امین در کل
لزلی آ – رئیس کمیته ارتباطات
رندی سی. – جانشین کمیته ارتباطات – فیلمبردار
جف – دبیر OIAA
Kd – کوین
پل – جانشین کمیته ارتباطات – بایگان
نیکی دبلیو. – دبیر
سوزان – رئیس OIAA
فلیکس خود را به عنوان خزانهدار جانشین OIAA معرفی میکند. از آنجا که قرار است با معرفی شروع کنند، از KD میخواهد که دعای آرامش را رهبری کند.
فلیکس از همه تشکر میکند و برای معرفی، از KD شروع میکند و دور اتاق میچرخد. KD خود را به عنوان کوین معرفی میکند. جف خود را به عنوان دبیر OIAA معرفی میکند. رندی خود را به عنوان رئیس جانشین کمیته ارتباطات معرفی میکند که به طور خاص در زمینه ویدیوها کمک میکند. لزلی خود را به عنوان رئیس کمیته ارتباطات معرفی میکند. بری خود را به عنوان یک متخصص، عضو قدیمی کمیته مالی و امین در کل معرفی میکند. پل خود را به عنوان رئیس جانشین انجمن و بایگان معرفی میکند. نیکی خود را معرفی میکند و اشاره میکند که فقط گوش میدهد.
بررسی صورتجلسههای آگوست و سپتامبر
فلیکس به دستور کار نگاه میکند و اشاره میکند که تأیید صورتجلسهها در مرحله بعدی قرار دارد. او اشاره میکند که صورتجلسهها را پس از جلسه ارسال خواهد کرد، بنابراین مطمئن نیست که چگونه در این لحظه تأیید آنها را پیش ببرد.
صورتجلسهها برای جلسه بعدی کنار گذاشته شد
مورد بعدی بررسی گزارشهای مالی است که شامل مغایرت بودجه، ترازنامه و کمکها میشود. او اضافه میکند که بودجههای پیشنهادی کمیته برای سال ۲۰۲۵ را نیز بررسی خواهند کرد. او توضیح میدهد که فقط از بودجه ارتباطات اطلاع داشته است، اما جف نیز بودجه خود را ارسال کرده است. جف تأیید میکند که مدتی پیش آن را ارسال کرده بود.
فلیکس میپرسد که آیا کسی قبل از اینکه با بیانیه مسئولیت به پایان برسانند، موضوعی برای بحث دارد یا خیر. فلیکس بررسی دستور کار را به پایان میرساند
بررسی مغایرت بودجه
سپس به ارائه سریع مغایرت بودجه میپردازد. او میگوید که چیز زیادی برای بحث وجود ندارد، زیرا از نظر کمکها ماه خوب دیگری بود، اما مغایرت زیادی وجود نداشت. او تأکید میکند که آنها هنوز هم بسیار خوب عمل میکنند، که منجر به کاهش قابل توجهی در هزینههای سازمانی در مقایسه با بودجه، به ویژه در کل هزینههای اداری شده است. همچنین کاهش قابل توجهی در آنچه انتظار میرفت برای کارگر ویژه فناوری صرف شود، وجود داشت. فلیکس هیچ یادداشت اضافی ندارد و میپرسد که آیا کسی سؤال یا چیزی برای اضافه کردن به مغایرت بودجه دارد یا خیر. بری درخواست میکند که فلیکس به بالا برگردد و به آرامی برای بررسی به پایین اسکرول کند. فلیکس موافقت میکند و از بری میپرسد که آیا سؤالی دارد یا خیر. بری مشاهده میکند که به نظر میرسد آنها کمتر از بودجه هزینه میکنند. فلیکس موافقت میکند و اشاره میکند که آنها به طور قابل توجهی بالاتر از نقطه اتکای خود هستند و هزینهها به طور مداوم کمتر از پیشبینیها هستند. این بحث در مورد مغایرت بودجه را به پایان میرساند.
بدون سوال یا بازخورد
بررسی ترازنامه
برای ترازنامه، فلیکس چیز زیادی برای اضافه کردن ندارد. او اشاره میکند که آنها ۸۴۰۰۰ دلار در حساب جاری، ۵۵۰۰۰ دلار در بازار دارند که ذخیره احتیاطی آنها را تشکیل میدهد و کل پول نقد را به ۱۴۰۰۰۰ دلار میرساند. سوزان از فلیکس میخواهد که به بالا برگردد و اشاره میکند که ذخیره احتیاطی آنها به عنوان نیمی از بودجه آنها تعیین شده است. فلیکس تأیید میکند و اضافه میکند که آنها یک صندوق رویایی به مبلغ ۸۴۰۰۰ دلار دارند. بودجه آنها در سال جاری تقریباً ۱۰۰۰۰۰ دلار است. سوزان تأکید میکند که آنها اساساً ۳۰۰۰۰ دلار بیشتر و ۳۰۰۰۰ دلار جلوتر از ذخیره خود هستند. فلیکس موافقت میکند و برخی از پساندازها را به تغییر به یک سرویس جدید برای ترجمه و تفسیر نسبت میدهد.
بدون سوال یا بازخورد
بررسی برگه کمکها
او به برگه کمکها میپردازد و اشاره میکند که هیچ انحراف قابل توجهی از هنجار در کمکهای گروهی برای ماه گذشته وجود نداشته است.
فلیکس میپرسد که آیا سوزان، بری یا شخص دیگری چیز بیشتری برای اضافه کردن دارد یا خیر. سوزان سؤالی را مطرح میکند که مدتی است در مورد آن فکر میکند: آیا راهی برای شناسایی این که کمکها از کدام کشورها میآیند وجود دارد یا خیر. فلیکس پاسخ میدهد که PayPal میتواند برخی از جزئیات را ارائه دهد، اما او در حال حاضر جزئیات را ندارد. او پیشنهاد میکند که آن را بررسی کند و سوزان از این بابت قدردانی میکند. بری در مورد کمکهای فردی در مقایسه با ماه قبل سؤال میکند و سعی میکند ارزیابی کند که آیا آنها به طور فزایندهای در کمکهای گروهی ادغام میشوند یا خیر. فلیکس اشاره میکند که آنها در ماه گذشته ۴۸۸ دلار برای افراد داشتهاند و اضافه میکند که در این ماه در مجموع ۴۵۵ دلار کمک داشتهاند.
بدون سوال یا بازخورد
سپس فلیکس از سوزان میپرسد که آیا چیز دیگری برای اضافه کردن دارد یا خیر. سوزان به اشتراک میگذارد که اخیراً در یک پادکست برای Grapevine بوده است و آن را هیجانانگیز یافته است. فلیکس شوخی میکند که قطعاً این را علیه او نگه میدارند.
سپس جلسه به بودجههای پیشنهادی کمیته برای سال ۲۰۲۵ میپردازد. فلیکس از جف میخواهد که صفحه خود را به اشتراک بگذارد، زیرا به نظر میرسد فلیکس اسناد را ندارد. با این حال، جف مجبور شد برای جلسه دیگری برود، بنابراین بری با بازگشت جف، صفحه را دوباره به اشتراک میگذارد.
بودجه کمیته ارتباطات
رندی اشاره میکند که جف مشغول کار دیگری است، بنابراین فلیکس به لزلی روی میآورد. لزلی اظهار میدارد که تمام رؤسای جانشین او حاضر هستند تا در توضیح هر بخشی فراتر از دانش او کمک کنند. او توضیح میدهد که تجدید نظر در بودجه شامل ۷۰ دلار اضافی برای حضور دو عضو در نسخه آنلاین کنوانسیون بینالمللی ۲۰۲۵ است. این به آنها این امکان را میدهد که ببینند چگونه تنظیم شده است، که ممکن است برای کنوانسیون بینالمللی بعدی OIAA مفید باشد.
فلیکس با رفتن به حق عضویتها و اشتراکها، از پل میخواهد که در مورد سرویس پاکسازی فراداده توضیح دهد. پل توضیح میدهد که این سرویس برای بایگانیها بسیار مهم است و به ایمنسازی هویت افرادی که مطالب بایگانی را به اشتراک میگذارند کمک میکند. فراداده، مانند نام سازنده متصل به اسناد Word، میتواند ناخواسته هویتها را فاش کند. هدف حذف چنین دادههایی برای محافظت از ناشناس بودن است. بودجه جایگزین برای این سرویس ۳۰۰ دلار است، اگرچه هزینهها ممکن است متفاوت باشد. راه حلهای رایگان وجود دارد، اما نگرانیهایی در مورد امنیت دادهها دارند، به همین دلیل است که آنها در حال بررسی یک سرویس پولی هستند.
فلیکس از پل و رندی تشکر میکند و میگوید مطمئن است که آنها این عدد را به دست آوردهاند زیرا قبلاً به سه یا چند ارائهدهنده خدمات مختلف نگاه کردهاند و این اساساً رقم تقریبی است. پل موافقت میکند و میگوید که این بر اساس یک مثال واقعی و هزینه برای نرمافزار پاکسازی فراداده است. لزلی از پل تشکر میکند و اشاره میکند که در مرحله بعد، قرار است گوگل در طول تابستان یک برنامه ویدیویی ارائه دهد که رندی مشتاقانه منتظر شروع استفاده از آن است. با این حال، آنها هنوز اطلاعات زیادی در مورد آن ندارند.
لزلی از رندی میخواهد که اطلاعات بیشتری در مورد هزینه مرتبط ارائه دهد. رندی با گفتن «متشکرم» شروع میکند و لزلی او را به عنوان متخصص ویدیویی خود معرفی میکند. رندی با شوخ طبعی این عنوان را تصدیق میکند و توضیح میدهد که در حال حاضر، گوگل یک برنامه کامل ایجاد ویدیو ندارد. Google Slides یک ابزار بسیار ابتدایی برای فیلمسازی است که برای نیازهای آنها مناسب نیست. گوگل در حال عرضه Gemini، یک پلتفرم هوش مصنوعی است که شامل چیزی به نام Google Vid میشود. این ابزار میتواند به طور خودکار بر اساس درخواستهای کاربر فیلم ایجاد کند.
رندی اضافه میکند که آنها جزئیات خاصی در مورد نحوه ادغام این در فضای کاری OIAA خود ندارند. آنها نمیدانند که آیا عضویت در برنامه گوگل هزینهای دارد یا خیر یا اینکه با تنظیمات موجود خود به آن دسترسی خواهند داشت. آنها ۵۰۰ دلار به عنوان یک جایگزین در بودجه اختصاص دادهاند، زیرا هنوز هزینهها را به طور کامل درک نمیکنند. او پیشنهاد میکند که اگر تصمیم بگیرند Google Vid را دنبال کنند، تیم فناوری آنها باید تناسب آن را در فضای کاری خود ارزیابی کند. رندی و لزلی قصد دارند به طور متناوب در جلسات فناوری شرکت کنند تا از تحولات مطلع شوند.
لزلی تأیید میکند که آنها این موضوع را با مارک در میان گذاشتهاند، که او نیز تحقیقاتی انجام داده است. این یک برنامه مرموز باقی مانده است، اما اگر در دسترس قرار گیرد، آنها میخواهند به سرعت آن را اتخاذ کنند. آنها روی جایگزین ۵۰۰ دلاری توافق کردند، با این فرض که ممکن است یک هزینه تکراری نباشد، بلکه یک هزینه یکباره برای سال ۲۰۲۴ باشد. فلیکس سؤال میکند که آیا ۵۰۰ دلار کافی نیست و میپرسد که آیا این یک هزینه سالانه است یا خیر. رندی و لزلی توضیح میدهند که معتقد نیستند این یک هزینه سالانه خواهد بود، اما آنها از ۵۰۰ دلار به عنوان یک جایگزین استفاده میکنند تا زمانی که اطلاعات بیشتری در دسترس باشد.
بری سؤالی را برای لزلی مطرح میکند و میپرسد که آیا این فناوری باید به جای سایر فناوریها، در زیر کنفرانس ویدیویی طبقهبندی شود یا خیر. لزلی توضیح میدهد که این نرمافزار کنفرانس نیست. این بیشتر شبیه یک ابزار ایجاد ویدیو مانند Microsoft PowerPoint است، به همین دلیل است که در زیر کنفرانس قرار نگرفته است. بری از او برای این توضیح تشکر میکند.
فلیکس سؤال دیگری از لزلی میپرسد و میخواهد بفهمد که آیا این متعلق به بودجه تبلیغات گوگل آنها است یا خیر، زیرا او در ابتدا فکر میکرد که ممکن است اینطور باشد. لزلی پاسخ میدهد که ممکن است مرتبط باشد، اما هنوز مطمئن نیست، به خصوص که این برنامه هنوز در مرحله آزمایش آلفا است. آنها در مورد احتمال حذف این از بودجه و ارسال مجدد آن به عنوان یک درخواست خارج از بودجه پس از در دسترس قرار گرفتن بحث میکنند.
سوزان وارد بحث میشود و پیشنهاد میکند که آن را به عنوان یک جایگزین فعلی رها کنند، با توجه به اینکه آنها بودجه در دسترس دارند. در صورت لزوم، میتوانند بعداً بودجه اضافی درخواست کنند.
لزلی به بحث در مورد هزینههای حرفهای میپردازد. آنها سه ویدیوی اصلی ایجاد کردهاند که هر کدام بین سه تا شش دقیقه طول دارند و در حال حاضر در کانال YouTube آنها قرار دارند. آنها میخواهند پنجرههای ASL را در این ویدیوها جاسازی کنند. ۵۰۰ دلار اختصاص داده شده برای پرداخت به مترجمان ASL است که همچنین عضو الکلیهای گمنام هستند، از این رو گرانتر است اما ارزشش را دارد. رندی اضافه میکند که مترجمان ASL به دسترسیپذیرتر کردن ویدیوهای رو به بیرون، مانند «OIAA چیست؟» کمک خواهند کرد.
لزلی از رندی میپرسد که آیا برای ویدیوهای «چگونه» آنها به مترجمان ASL نیاز است یا خیر، اما رندی پیشنهاد میکند که این برای محتوای رو به بیرون مهمتر است. رندی توضیح میدهد که این فرآیند شامل پیوستن یک مترجم به یک جلسه Zoom، ضبط آنها و سپس ویرایش ویدیو برای گنجاندن تفسیر ASL است. لزلی تصدیق میکند که آنها کمی بیش از حد بودجهبندی کردهاند فقط در صورتی که.
رندی به یک مورد قبلی در مورد بودجه ۷۰ دلاری برای حضور آنلاین در کنوانسیون بینالمللی ۲۰۲۵ بازمیگردد. آنها قصد دارند یک ویدیوی ۶۰ دلاری از این رویداد خریداری کنند که میتواند برای رویدادهای آینده مفید باشد. رندی بر ارزش درک اینکه چگونه ثبتنامهای پولی ممکن است از خودکفایی حمایت کنند و مزایای بیشتری به همراه داشته باشند، تأکید میکند. لزلی پیشنهاد میکند که بودجه را برای گنجاندن این هزینه ۶۰ دلاری به روز کند. رندی موافقت میکند و میگوید این یک افزودنی جزئی است که میتواند بایگانیهای آنها را بهبود بخشد.
لزلی از فلیکس راهنمایی میخواهد که آیا بودجه را اکنون تنظیم کند یا بعداً دوباره ارسال کند. فلیکس میگوید که او میتواند آن را از طریق ایمیل دوباره ارسال کند، زیرا این نباید مشکلی برای چنین مبلغ کمی باشد. با این حال، او در مورد تصمیمات مربوط به مترجمان ASL به دلیل مسائل جاری تردید دارد. لزلی این نگرانیها را تصدیق میکند و آماده است در صورت لزوم به آنها رسیدگی کند.
آنها موافقت میکنند که بودجه خود را دوباره ارسال کنند و در صورت بازگشت خزانهداران، دوباره به بحثها بپردازند.
درخواست بودجه کمیته ارتباطات به تعویق افتاد
فلیکس با تشکر از همه، جلسه را به پایان میرساند. او اشاره میکند که به نظر میرسد جف تماس را ترک کرده است. فلیکس با روی آوردن به نیکی، از اینکه هنوز صورتجلسههایی را که او برایش فرستاده است توزیع نکرده است، عذرخواهی میکند. او پیشنهاد میکند که بررسی صورتجلسهها را تا زمانی که همه فرصت بیشتری برای بررسی آنها داشته باشند، به تعویق بیندازند.
فلیکس از سوزان میخواهد که جلسه را با بیانیه مسئولیت به پایان برساند.
