به‌روزرسانی امور مالی – ژوئن ۲۰۲۴

کمیته مالی OIAA

صورتجلسه

شنبه، ۸ ژوئن ۲۰۲۴

۸:۰۰ صبح – قبل از ظهر به وقت HST

۱۱:۰۰ صبح – بعد از ظهر PDT

۲:۰۰ بعد از ظهر – بعد از ظهر EDT

 

حاضرین:

جنیفر بی – خزانه‌دار OIAA

Joanne B – IGR برای گروه Serenity در تمپا

Gwen M – رئیس CPC

Susan r. – رئیس OIAA (ماه ششم)

 

پس از دعای Serenity، جنیفر از شرکت‌کنندگان می‌خواهد خودشان را معرفی کنند. جنیفر خود را خزانه‌دار OIAA معرفی می‌کند. Joanne خود را به عنوان IGR برای گروه Serenity در تمپا معرفی می‌کند. Gwen خود را به عنوان رئیس CPC معرفی می‌کند. سوزان خود را به عنوان رئیس OIAA معرفی می‌کند و بر «ماه ششم» تأکید می‌کند. جنیفر با دستور کار شروع می‌کند و می‌پرسد آیا کسی مایل است چیزی به آن اضافه کند. او می‌گوید که می‌خواهد بررسی مالی را با استفاده از همان قالبی که کمیته مالی استفاده می‌کند، به مجمع سالانه ارائه دهد و اضافه می‌کند که یک رویه سفر نیز ایجاد کرده است.

 

Gwen می‌خواهد چند دقیقه بعد درخواست کند تا مشخص شود آیا CPC به مترجم نیاز دارد یا خیر و می‌خواهد در مورد چگونگی ماندن در بودجه راهنمایی بگیرد زیرا از رویه‌های کلی مطمئن نیست. او می‌گوید که با کسی کار می‌کند که فقط به زبان پرتغالی صحبت می‌کند و می‌خواهد به او کمک کند تا به انجمن خود بپیوندد. جنیفر او را به دستور کار اضافه می‌کند.

 

سوزان می‌گوید که آن‌ها هفته آینده در حال انجام بررسی مالی هستند و مطمئن نیست که آیا اریکا حاضر می‌شود یا خیر. او می‌پرسد برای سوالات مربوط به بررسی مالی با چه کسی تماس بگیرد. جنیفر پاسخ می‌دهد که باید با لسلی یا کمیته بررسی مالی تماس گرفته شود. اگرچه جنیفر از بررسی مالی جدا خواهد بود، اما می‌گوید که برای هرگونه درخواست مالی در دسترس خواهد بود. سوزان نگران استفاده از ایمیل شخصی کسی است و می‌گوید که می‌خواهد آن را در جلسه در چت ارسال کند. Gwen می‌پرسد آیا راهی وجود دارد که یک ایمیل کمیته مالی ایجاد شود که عموم مردم بتوانند با آن تماس بگیرند تا سوالات به یک آدرس ایمیل شخصی خارجی نرود. سوزان می‌گوید که در حال حاضر به آدرس ایمیل OIAA جنیفر می‌رود. جنیفر نهایی می‌کند که لسلی باید شخص تماس باشد.

 

بررسی صورتجلسه جلسه قبلی

جنیفر می‌پرسد آیا همه توانسته‌اند صورتجلسه آوریل را بررسی کنند و آن‌ها را روی صفحه نمایش می‌آورد. او به گروه اطلاع می‌دهد که چند اصلاح گرامری انجام داده است. او صورتجلسه را با صدای بلند مرور می‌کند و می‌گوید خوشحال است که دفعه قبل بازدیدکنندگانی وجود داشته‌اند. او همچنین خوشحال است که آن‌ها توانستند به سوالات خود پاسخ دهند. جنیفر در حین بررسی صورتجلسه، تکرار می‌کند که آن‌ها همچنان باید بفهمند که در پایان سال وجوه اضافی را کجا قرار دهند. همچنین، کمیته مالی توصیه خود را برای ارائه به مجمع مورد بحث قرار خواهد داد. سوزان برای پذیرش صورتجلسه اقدام می‌کند.

بدون سوال یا بازخورد

 

بررسی گزارش‌های مالی

جنیفر اظهار می‌دارد که مایل است از هر کسی که سوال یا علاقه‌ای دارد دعوت کند تا در جلسات کمیته مالی که هر دومین شنبه هر ماه برگزار می‌شود، شرکت کند.

 

بررسی واریانس بودجه

جنیفر واریانس بودجه را مطرح می‌کند. درآمد کمی کمتر از ۹۲۰۰ دلار وجود داشت که حدود ۱۷۰۰ دلار بالاتر از بودجه است. از ابتدای سال تا به امروز، ما ۵۷۰۰ دلار داریم که بالاتر از بودجه است. او توضیح می‌دهد که آن‌ها بودجه را به گونه‌ای تنظیم کرده بودند که در مورد درآمد محافظه‌کارانه عمل کنند، بنابراین، در سمت هزینه‌ها تهاجمی عمل کردند تا غافلگیری نداشته باشند.

 

او ادامه می‌دهد که OIAA بیمه مسئولیت عمومی را برای ماه مه پرداخت کرده است. هزینه‌های مربوط به پست و هزینه‌های سازمانی برای ثبت خیریه نیوجرسی وجود داشت. همچنین هزینه‌های Paypal و Stripe وجود داشت که مستقیماً با درآمد مرتبط هستند. او می‌گوید که OIAA سه نفر از اعضای هیئت مدیره را به یک وبینار فرستاد که به صورت رایگان ارائه می‌شد. هزینه‌های حرفه‌ای مربوط به سیستم حسابداری است. هزینه‌های کنفرانس مربوط به ICOAA آینده در ماه اوت است که دبیر و رئیس OIAA در آن شرکت خواهند کرد. او توضیح می‌دهد که در حالی که در بودجه است، این هزینه در ماه اوت نشان داده خواهد شد. او ادامه می‌دهد که هزینه ویژه کارگر فنی به طور مداوم ۴۶۰۰.۰۰ دلار کمتر از بودجه، از ابتدای سال تا به امروز بوده است و همچنین برخی هزینه‌های کوچک تفسیر/ترجمه نیز وجود داشته است. هزینه ماهانه Zoom، میزبانی وب‌سایت و هزینه‌های تفسیر/ترجمه تحت عنوان هزینه‌های مربوط به Google دسته‌بندی شده‌اند و کمی کمتر از ۵۰۰۰.۰۰ دلار به پایان رسیدند. او در پایان می‌گوید که از ابتدای سال تا به امروز، آن‌ها در مقایسه با بودجه «۲۳۰۰۰ دلار به سمت سود» هستند. جنیفر می‌پرسد آیا سوالات دیگری در مورد صورت سود وجود دارد.

بدون سوال یا بازخورد

 

بررسی ترازنامه

جنیفر ترازنامه را روی صفحه به اشتراک می‌گذارد. او اظهار می‌دارد که ۱۲۷۰۰۰.۰۰ دلار پول نقد در بانک وجود دارد. ۵۵۰۰.۰۰ دلار برای کنوانسیون ۲۰۲۵ که در کانادا برگزار می‌شود، اختصاص داده شده است. بنابراین، با در نظر گرفتن این موارد، ۱۲۲۰۰۰.۰۰ دلار پول نقد در دسترس وجود دارد. او می‌پرسد آیا سوال یا نظری در مورد ترازنامه وجود دارد.

بدون سوال یا بازخورد

 

بررسی کمک‌های مالی

جنیفر می‌گوید که گروه‌های جدید زیادی با کمک‌های قابل توجه وجود دارند. او اظهار می‌دارد که گروه Early تقریباً ۹۰۰.۰۰ دلار کمک کرده است. گروه مجازی Just for Today نیز یک کمک‌کننده بزرگ برای ماه مه است. او همچنین اضافه می‌کند که تفاوت قابل توجهی بین کمک‌های فردی و گروهی وجود دارد. سوزان می‌خواهد بداند آیا راهی برای دیدن کمک‌های بین‌المللی وجود دارد یا خیر. جنیفر پاسخ می‌دهد که Paypal این کار را انجام می‌دهد، اما Stripe این کار را نمی‌کند. او همچنین می‌گوید که نیوزلند به همراه فرانسه به یک کمک‌کننده قابل توجه تبدیل شده‌اند. Joanne از جنیفر می‌خواهد که تکرار کند که چند گروه در این ماه گذشته کمک کرده‌اند. جنیفر پاسخ می‌دهد که ۵۹ گروه کمی کمتر از ۹۲۰۰.۰۰ دلار کمک کرده‌اند.

او با حرکت در دستور کار، می‌خواهد آنچه را که شنبه آینده در مجمع برای کمیته مالی ارائه خواهد داد، به اشتراک بگذارد. جنیفر یک اسلایدشو برای ارائه لیست وظایفی که کمیته مالی انجام داده است، قرار می‌دهد. کمیته مالی OIAA در بخش مالی دستورالعمل‌ها کمک کرده است، برای ثبت خیریه نیوجرسی ثبت نام کرده است، یک فرآیند فروشنده مستند ایجاد کرده است، که او می‌گوید زمانی که یک درخواست غیر بودجه‌ای برای بودجه داشته باشد، مفید خواهد بود. او ۲ صفحه از جمع‌آوری فرآیندهای فروشنده بودجه، واریانس‌های ماهانه، بودجه ماهانه و کمک‌های ماهانه دارد که باید ارسال شوند. او ادامه می‌دهد که کمیته مالی نیز گزینه پرداخت الکترونیکی جدید، Stripe را اضافه کرده است، تفسیر Upwork را مدیریت کرده و بررسی مالی مستقل را در مجمع سال گذشته آغاز کرده است. او همچنین تکرار می‌کند که اظهارنامه مالیاتی فعلی است و کمیته مالی نیز زمان برنامه‌ریزی منظم خود را تغییر داده است تا شرکت‌کنندگان بین‌المللی را نیز شامل شود. جنیفر مایل است که همه هر دومین شنبه هر ماه به ما بپیوندند. او درخواست هرگونه نظر، اضافه و می‌گوید که ارائه در مجمع انجام خواهد شد.

بدون سوال یا بازخورد

 

Gwen از جنیفر برای همه چیز تشکر می‌کند و می‌گوید که او کارهای شگفت‌انگیزی انجام داده است و هیجان‌زده است. جنیفر از او تشکر می‌کند و می‌پرسد آیا همه با ارائه موافق هستند. سوزان پاسخ می‌دهد: «کار خوبی بود.»

 

بررسی رویه سفر

جنیفر مایل است رویه سفر جدیدی را که او اجرا و مستند کرده است، بررسی کند. او این فرآیند را از زمانی که خزانه‌دار بوده است، مشاهده کرده است. اگر کسی قرار است با هزینه OIAA سفر کند، باید از این رویه استفاده کند. مسافر باید به مجمع برود و سفر باید توسط مجمع به عنوان یک «هزینه غیر بودجه‌ای» تأیید شود. سپس، خزانه‌دار گزینه‌های پرواز را ارائه می‌دهد و پروازها را با استفاده از کارت بدهی OIAA رزرو می‌کند. اگر شرایط خاصی وجود داشته باشد، مسافر باید هزینه آن تغییرات را بپردازد. او درخواست هرگونه نظر را دارد. Gwen می‌پرسد آیا می‌توان از شخص خواست که ظرف ۳۰ روز گزارش هزینه‌ها را ارائه دهد. جنیفر پاسخ می‌دهد که این یک هزینه روزانه است. Gwen هیجان‌زده است که این یک عامل نخواهد بود. او همچنین پیشنهاد می‌کند که آن‌ها عبارت «یا شخص دیگری که توسط خزانه‌دار منصوب شده است» را در شماره ۳ وارد کنند. جنیفر آن را تغییر می‌دهد، اما تأکید می‌کند که خزانه‌دار باید به اعداد هزینه نگاه کند و باید نقطه تماس باشد. سوالی هست؟

بدون سوال یا بازخورد

 

بررسی سایر امور

جنیفر می‌خواهد آخرین مورد در دستور کار را که تفسیر CPC Gwen است، بررسی کند.

Gwen به آن‌ها می‌گوید که او شخصی دارد که مایل است وارد گروه او شود اما فقط به زبان پرتغالی صحبت می‌کند. او مایل است او را به یک جلسه کمیته دعوت کند، اما در آن صورت به یک مترجم نیاز دارد. چگونه می‌تواند درخواست خدمات ترجمه کند و آیا باید درخواست خود را ۲ هفته قبل ارسال کند؟

 

جنیفر پاسخ می‌دهد که او کسی خواهد بود که این کار را انجام می‌دهد زیرا او تمام درخواست‌های تفسیر را دریافت کرده است. او همچنین می‌گوید که می‌داند می‌تواند به سرعت یک مترجم پیدا کند زیرا او همه آن‌ها را برای کنوانسیون آینده انجام داده است. Gwen مایل است درخواست کند که زیر ۵۰۰ دلار باشد تا بودجه را به شدت مختل نکند. جنیفر پاسخ می‌دهد که او با استفاده از «نرخ ترکیبی» ۳۷ دلار در ساعت برای Upworks برای آن بودجه‌بندی کرده است و این بالاتر از آن چیزی است که در واقعیت وجود دارد. او توضیح می‌دهد که معمولاً از حدود ۲۰ دلار در ساعت متغیر است. او می‌گوید استفاده از Upworks بسیاری از مسائل مربوط به حسابداری، 1099 و کاغذبازی را از بین می‌برد.

از آنجایی که او نیازهای تفسیر کنوانسیون‌ها را انجام داده است، مایل است با آن‌ها به اشتراک بگذارد که برای جنبه ترجمه کنوانسیون چه کار کرده است. او می‌گوید که آنقدر روی آن کار کرده است، برای ارتباط دادن آن مترجمان با رویداد مناسب تلاش کرده است، که وسواس سازمانی کلی برنامه تفسیر شده است. او در حال استخدام و ارتباط دادن و سازماندهی همه مترجمان برای این پروژه بوده است.

او به Gwen می‌گوید که توصیه او این است که از طریق فرآیند فروشنده پیش بروید. در آن فرآیند، یک «فرم درخواست غیر بودجه‌ای» وجود دارد. این جایی است که او می‌تواند یک درخواست ارسال کند. Gwen می‌گوید که اگر شخص بتواند به جلسه بیاید، با جنیفر ارتباط برقرار خواهد کرد تا درخواست تفسیر را به جریان بیندازد. جنیفر به او می‌گوید که اگر او به دنبال این است که آن را زیر ۵۰۰ دلار نگه دارد و برای بقیه سال درخواست می‌کند، آن‌ها باید به زودی از آن آگاه شوند تا بتوانند برای آن برنامه‌ریزی کنند. Gwen می‌گوید که امروز روی آن درخواست کار خواهد کرد و می‌پرسد کجا می‌تواند آن را پیدا کند. جنیفر پاسخ می‌دهد که در زیر فرم فرآیند فروشنده پیوست شده است. او و سوزان شروع به جستجوی آن می‌کنند تا او را به آن هدایت کنند. Gwen می‌پرسد آیا فرم درخواست غیر بودجه‌ای را می‌توان در وب‌سایت یافت. جنیفر اظهار می‌دارد که نمی‌خواهد آن فرم درخواست در وب‌سایت باشد زیرا بسیار حساس است.

 

جنیفر می‌خواهد به اشتراک بگذارد که او و Beth در حال بررسی درخواست‌های تفسیر برای کنوانسیون بوده‌اند. او طرح‌بندی‌های کنوانسیون را به آن‌ها نشان می‌دهد و می‌گوید که چهار اتاق مختلف و ۲ مترجم در هر زبان وجود دارد. ۲۵ام، چهار اتاق دارد و با انجام یک نرخ ترکیبی ۳۷ دلار در ساعت، به علاوه یک انتقال ۱۵ دقیقه‌ای در بین، او ۵۶ ساعت تفسیر، دو نفر در هر اتاق دارد. ۲۸ ساعت تفسیر و در مجموع ۵۶ ساعت برای کارگران. ۲۶ام، همان نوع چیز را با چهار اتاق و دو مترجم، ۳۲ ساعت تفسیر و در مجموع ۶۴ ساعت کارگر دارد. ۲۷ام، و روز سوم، ۳۳ ساعت تفسیر، در مجموع ۶۶ ساعت کارگر وجود خواهد داشت. بنابراین، او ۱۸۶ ساعت کارگر برای پر کردن دارد و او اظهار می‌دارد که فقط حدود یک سوم آن را در حال حاضر انجام داده است. مجبور است تمام درخواست‌های زبان از فرانسوی به اسپانیایی، و فرانسوی به پرتغالی و غیره را پر کند. او اضافه می‌کند که این قطعاً بزرگترین چالشی است که او تا به امروز در OIAA تحمل کرده است. کل بودجه ۸۴۵۰.۰۰ دلار است. جنیفر تخمین می‌زند که فقط ۱۵۲.۰۰ دلار بیشتر از بودجه باشد. بنابراین، با این گفته، او کاملاً مطمئن است که به بودجه خواهد رسید. Gwen شگفت‌زده می‌شود و می‌گوید که از تمام کارهای شگفت‌انگیزی که جنیفر از زمان خزانه‌دار شدن انجام داده است قدردانی می‌کند و کمیته مالی را برای تمام کارهایی که انجام داده است تحسین می‌کند.

 

جنیفر می‌گوید که بسیار خوشحال است که درخواست‌های ترجمه را بر عهده گرفته است زیرا نمی‌توانست تصور کند که اگر این کار را نکرده بود، درخواست‌ها در چه وضعیتی قرار می‌گرفتند. Gwen می‌گوید که نمی‌تواند باور کند که شرکت‌کنندگان بیشتری در این جلسات کمیته مالی وجود ندارند! سوزان می‌گوید که می‌خواهد در مورد صفحات گسترده خواب ببیند. جنیفر موافق است و می‌گوید که تفسیر سخت‌ترین کاری است که او تا به حال برای OIAA انجام داده است. Gwen می‌گوید که او درک می‌کند زیرا او آن را برای یک سازمان کوچکتر انجام داده است. جنیفر می‌گوید که OIAA شگفت‌انگیز است و چقدر هاله OIAA را دوست دارد. جنیفر می‌گوید که آن‌ها می‌توانند بعد از آن با هم وقت بگذرانند، اما او باید جلسه را ببندد.

جنیفر با بیانیه مسئولیت جلسه را به پایان می‌رساند