صورتجلسه جلسه هیئت مدیره OIAA، ۱۳ دسامبر ۲۰۲۲

حاضرین:
Jan BB.، رئیس PAC
Jeff B.، دبیر علی‌البدل
Amy B.، رئیس منتخب وحدت
Paula D.، رئیس CPC
Dave W، رئیس علی‌البدل وحدت
Jane G.، نایب رئیس
Jon H.، رئیس PI
Gwen Mc.، رئیس OIAA
Mary M.، رئیس Steppers
Barry M.، دبیر
Mark M.، رئیس فناوری
Brian R.، خزانه‌دار
Spencer W.، رئیس امور مالی

Gwen M.، رئیس، جلسه را در ساعت بعد از ظهر به وقت EDT (بعد از ظهر به وقت PT) آغاز کرد. جلسه با دعای آرامش آغاز شد.

صورتجلسات هیئت مدیره از جلسه ۱۱/۸/۲۲ بررسی شد. مارک اظهار داشت که صورتجلسات نه تنها به عدم انتظار برای تأیید رئیس اشاره کرده است، بلکه هیئت مدیره وارد جلسه اجرایی شده و در آن رئیس را انتخاب می‌کند. این موضوع در صورتجلسات منعکس نشده بود، اما اصلاحیه‌ای انجام خواهد شد. پیشنهادی توسط مارک M. برای تأیید صورتجلسات جلسه هیئت مدیره ۱۱/۸/۲۲ به صورت اصلاح شده ارائه شد و توسط Jane G. تأیید شد. صورتجلسات به اتفاق آرا تصویب شد.

گزارش رئیس: Gwen mc.

• Gwen Mc. از دوران تصدی خود به عنوان رئیس OIAA یاد کرد. او اشاره کرد که «احاطه شدن توسط افرادی که به مأموریت اعتقاد دارند و به این ایده که می‌توان بستری برای Fellowship ایجاد کرد، عالی بود». او همچنین اظهار داشت که فرصت‌های زیادی را در پیش رو می‌بیند و سپس از تعدادی از افراد تشکر کرد.

گزارش دبیر – Barry m. / Jeff b.

• بری از همه برای زمانی که در خدمت OIAA صرف کردند تشکر کرد و گفت که خدمت در این سازمان برای او افتخار بوده است.
• جف از بری برای خدماتش، به ویژه در زمینه احیای وضعیت 501c3 ما، و از Gwen برای خدمات الهام‌بخشش تشکر کرد.
• جف اظهار داشت که با بری ملاقات خواهد کرد تا به هرگونه پیگیری از پرونده فرم 1023 رسیدگی کند و چندین بیانیه دیگر مانند بیانیه افشاگرانه را که سازمان باید در اختیار داشته باشد، ارائه دهد.

گزارش خزانه‌دار – Brian r. /Spencer w.

• بری ابتدا از Gwen و بری برای خدماتشان تشکر کرد و گفت که OIAA در وضعیت خوبی قرار نداشت وقتی که آنها مسئولیت‌های خود را در سازمان بر عهده گرفتند.
• بری اظهار داشت که ما باید تصمیم بگیریم که با توزیع پول‌های خود بیش از ذخیره احتیاطی چه کنیم. در پرونده 1023 خود، اظهار داشتیم که هیچ توزیعی به هیچ نهاد بین‌المللی انجام نخواهیم داد. مسائل نظارتی زیادی در مورد انجام چنین توزیع‌هایی وجود دارد و انجام هرگونه توزیع از این قبیل عاقلانه نخواهد بود.
• برایان این موضوع را برای بحث مطرح کرد که آیا اصلاً باید توزیعی انجام دهیم یا خیر، زیرا کمک‌های مالی به OIAA انجام شده است تا این پول‌ها برای سازمان استفاده شود. ما باید به خاطر داشته باشیم که یک رویکرد توزیع در بودجه‌ای که توسط مجمع تصویب شده است، گنجانده‌ایم. برایان در ادامه اظهار داشت که ما باید به اعضا اطلاع دهیم که در حال حاضر نیازی به کمک‌های مالی نداریم و باید مکانیزمی را برای سرمایه‌گذاری این پول‌ها در OIAA در نظر بگیریم.
  • مارک اظهار داشت که از آنجایی که این تغییر بر پول‌های سازمان تأثیر می‌گذارد، گروه‌ها باید مطلع شوند.
  • جف در مورد این واقعیت پرسید که ما در گذشته توزیع‌های بین‌المللی انجام داده‌ایم. برایان اظهار داشت که خطر حداقل بوده است و ما از نظر فنی در آن زمان 501c3 نبودیم.
  • جف اظهار داشت که از یافتن راه‌هایی برای استفاده از پول‌های خود در داخل OIAA حمایت می‌کند، اما اگر نتوانیم، مخالف انتقال وجوه به سایر نهادها نیست. با این حال، او نگرانی‌هایی را در مورد انتقال پول به GSO بر اساس برخی از اقدامات و نگرش‌های آنها در مورد گروه‌های آنلاین ابراز کرد. او همچنین اشاره کرد که سایر نهادهایی که می‌توانند مورد حمایت قرار گیرند، می‌توانند Intergroupهای محلی در ایالات متحده و کانادا باشند.
  • بری اشاره کرد که فرم 1023 در مورد توزیع به هر نهادی است، نه فقط نهادهای بین‌المللی. این موضوع باید بررسی شود.

کسب و کار قدیمی:

• • انتصابات هیئت مدیره برای موقعیت‌های خالی
    • رئیس امور مالی. به نظر می‌رسد در مورد اینکه آیا رئیس امور مالی بخشی از هیئت مدیره است یا خیر، سردرگمی وجود دارد. درخواستی از یکی از اعضا، آملیا، وجود داشت مبنی بر اینکه ما این موقعیت را پر نکنیم.
      • برایان اظهار داشت که ما نیازی به صبر کردن برای به دست آوردن رئیس کمیته مالی نداریم، که این موضوع جدا از این است که آیا آنها باید عضو هیئت مدیره باشند یا خیر.
      • برایان نیاز به متولیان موقت در هیئت مدیره را مطرح کرد. ما می‌توانیم افسران و روسای کمیته‌ها را در هیئت مدیره به همراه چندین متولی بزرگ داشته باشیم.
      • جف اشاره کرد که ما رئیس فناوری و رئیس امور مالی را به عنوان افسران هیئت مدیره منصوب کردیم زیرا این دو موقعیت مسئولیت‌های امانتداری دارند.
      • جین اظهار داشت که در حالی که نگرانی در مورد این موضوع مطرح شده است، اساسنامه با این دو فرد به عنوان افسر تأیید شده است.
    • نایب رئیس: به طور معمول، توسط اعضا انتخاب می‌شود، اما هیچ‌کس برای این موقعیت نامزد نشد، بنابراین این یک انتصاب هیئت مدیره می‌شود.
      • هم جین و هم Gwen بر سر سوزان R. به عنوان یک نامزد عالی برای این موقعیت به توافق رسیدند.
      • جین رزومه سوزان Rd. را ارائه کرد. جین و سوزان در شصت و ششمین کنفرانس خدمات عمومی به همراه جین خدمت کردند. سوزان رزومه خدمات طولانی به عنوان DCM، رئیس منطقه و نماینده منطقه دارد.

• جین G. پیشنهاد داد که سوزان R. به عنوان نایب رئیس سازمان منصوب شود و جف B. این نامزدی را تأیید کرد. سوزان به اتفاق آرا تصویب شد.

کسب و کار جدید:

• مشارکت کمیته در جلسه هیئت مدیره
  • در حالی که روسای کمیته‌ها در جلسات هیئت مدیره حق رأی ندارند، حضور آنها امکان ایجاد هم‌افزایی بین هیئت مدیره و کمیته‌ها را فراهم می‌کند.
  • از روسای کمیته‌ها دعوت می‌شود هر دو ماه یک بار در جلسات هیئت مدیره شرکت کنند.
  • اساسنامه ما بیان می‌کند که روسای کمیته‌ها موظفند حداقل سالی یک بار گزارشی ارائه دهند.
• منشورهای کمیته
  • کمیته دستورالعمل‌ها در حال تدوین قالبی برای منشورهای کمیته خواهد بود.
  • کمیته مالی یک قالب مبتنی بر گفتگو برای منشور خود ایجاد کرده است.
  • جین پیشنهاد کرد که بررسی موقت دستورالعمل‌ها، اساسنامه را بررسی کند و یک قالب پیشنهادی ارائه دهد.
• ایجاد یک لیست محرمانه با شماره تلفن و آدرس همه پیشنهاد شد. جف داوطلب شد تا این تلاش را هماهنگ کند.
• برنامه‌ریزی مجمع بعدی.
  • جف پیشنهاد کرد که در حال حاضر در ژانویه و فوریه اتفاقات زیادی در حال وقوع است و پیشنهاد کرد که مجامع خود را در ماه سوم هر فصل برگزار کنیم و شاید شنبه سوم ماه را برای این رویداد انتخاب کنیم. این بدان معناست که اگر بخواهیم ۴ مجمع در سال برگزار کنیم، در ماه‌های مارس، ژوئن، سپتامبر و دسامبر مجمع خواهیم داشت. مجمع مارس سپس در ۱۸ مارس برگزار می‌شود.
  • Jan اظهار داشت که این برای جامعه بین‌المللی خوب خواهد بود.
  • Gwen تقویم را بررسی کرد و هیچ رویداد بزرگ AA در تقویم وجود نداشت.
  • مارک M. پیشنهادی داد که توسط جین تأیید شد تا مجامع OIAA را در هفته سوم ماه سوم هر فصل برگزار کند. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
  • تاریخ‌های مجامع امسال ۱۸/۳، ۱۹/۶، ۱۶/۹ و ۱۶/۱۲ خواهد بود. از آنجایی که تاریخ ۱۶/۹ با سال نوی یهودی، روش هشانا، در تضاد خواهد بود، مجمع سپتامبر به ۹/۹ منتقل خواهد شد.

گزارش های کمیته

• استپرز – مری م. / گری
  • ماری پس از ۲ سال خدمت به عنوان علی‌البدل، به مدت ۱ سال در این سمت بوده است. او یک سال دیگر برای خدمت دارد.
  • کمیته Steppers سعی می‌کند به درخواست‌های فوری پاسخ دهد و بیشتر درخواست‌ها از ایالات متحده/کانادا می‌آیند. این کمیته بین ۳۵۰ تا ۴۰۰ درخواست در ماه دریافت می‌کند. در حال حاضر ۱۰ عضو فعال وجود دارد.
  • این کمیته سعی می‌کند ۲ تا ۳ پاسخ به ازای هر درخواست برای هر فرد ارسال کند.
  • ماری گزارش داد که آنها اولین درخواست را از دوحه دریافت کردند. کارلوس برخی از منابع را برای این افراد ارائه کرد.
• PAC – Jan BB
  • PAC اکنون گروه‌ها را برای فهرست کردن پردازش می‌کند، اما آینده نامشخص است.
  • از ۱/۱۰ تا ۳۱/۱۰، ۵۶ جلسه جدید وجود داشت و از ۱/۱۱ تا ۳۰/۱۱، ۴۹ جلسه جدید وجود داشت. به نظر می‌رسد که تعداد جلسات جدید کاهش یافته است.
  • شکایات به دلیل کار کمیته فناوری و گنجاندن نکات در وب‌سایت کاهش یافته است.
  • PAC ۱ فهرست را برای یک مرکز درمانی رد کرد و ۱ فرد سعی کرد جلسات NA را فهرست کند.
  • Jan یک عضو جدید، لوئیز، برای کمیته از ایرلند با ۴۰ سال پاکی دارد. Jan در حال انجام برخی آموزش‌ها با او خواهد بود.
• CPC – پائولا د.
  • سعی کرده است با Intergroup محلی تماس بگیرد تا ببیند آیا آنها نیازی دارند یا خیر، اما هنوز هیچ پاسخی دریافت نکرده است.
  • مایل است یک ویدیو در مورد تفاوت بین جلسات باز و بسته تهیه کند. ویدیوهای دیگر نیز ممکن است.
• جان اچ. – PI
  • کمیته PI در ماه اکتبر ۱۷۴ درخواست و در ماه نوامبر ۱۷۵ درخواست دریافت کرد.
  • سیاست کمیته این است که به زبان درخواست پاسخ دهد. ۱۰ پاسخ به زبان اسپانیایی و ۳ پاسخ به زبان فرانسوی بود.
  • این کمیته شنبه گذشته برای بحث در مورد دستورالعمل‌های خود تشکیل جلسه داد و پس از تهیه یک الگو، نسخه‌ای را تهیه خواهد کرد. این کمیته دستورالعمل‌های ارائه شده توسط GSO را بررسی کرد، اما دریافت که بسیاری از آنها برای کمیته‌های PI حضوری طراحی شده‌اند.
  • Jon در مورد نیاز به یک منطقه آنلاین اظهار نظر کرد. او احساس کرد که اطلاعات بیشتری در زمانی که GSR بود در مقایسه با IGR دریافت کرده است.
  • جف به Jon اشاره کرد که ۳ منطقه آنلاین وجود دارد که در حال هماهنگی برای انجام کار PI و CPC با گروه‌های آنلاین در مناطق خود هستند. این مناطق دارای روسای PI و CPC هستند که ممکن است بخواهید با آنها تماس بگیرید. جف گفت که اطلاعات تماس DCMها را در آن مناطق برای Jon و Paula ارسال خواهد کرد.
• وحدت – Dave w.
  • کمیته وحدت Amy B. را به عنوان رئیس خود برای چرخش بعدی که از ژانویه آغاز می‌شود انتخاب کرده است و منتظر تأیید از هیئت مدیره است.
  • این کمیته یک پروژه شریک در دست دارد که به سایر نهادها (GSOها و Intergroupها) اجازه می‌دهد تا یک منطقه در وب‌سایت ما داشته باشند.
  • پروژه رویدادها یک سری کارگاه‌های به اشتراک‌گذاری با سایر نهادهای AA ارائه می‌دهد.
  • این کمیته در حال کار بر روی یک نظرسنجی از سؤالات برای گروه‌ها در مورد شرکت در خدمات عمومی است.
  • این کمیته در حال کار بر روی گزارش سالانه خود به اعضا است.
  • Amy خود را معرفی کرد و رزومه خدمات او ارائه شد. او ۳۴ سال پاکی دارد و در سال گذشته IGR در OIAA بوده است. او همچنین به عنوان GSR، DCM و رئیس CPC در منطقه ۴۷ مرکزی نیویورک خدمت کرده است.
• گزارش فناوری – Mark m.
  • این کمیته مشغول بوده است و یک کمیته بین‌المللی با اعضایی در سوئیس و نیوزلند است.
  • در اکتبر و نوامبر ۱۰۰ جلسه اضافه شد و ۴۴ جلسه حذف شد.
  • بخش اخبار به روز شد تا به گروه‌ها اطلاع داده شود که می‌توانند برای کمک در مورد بمب‌افکن‌ها درخواست کمک کنند.
  • تعدادی به‌روزرسانی در وب‌سایت انجام شده است و زمان زیادی صرف شده است.
  • این کمیته با Mindfront در موارد زیر همکاری کرده است:
    • طراحی مجدد وب‌سایت
    • بازسازی فهرست جلسات
    • Google Workspace برای هر کمیته
  • تغییراتی در ۲ تا ۳ ماه آینده رخ خواهد داد، از جمله:
    • استفاده از Google Meet به جای Zoom
    • تقویم یکپارچه
    • Google Workspace برای هر کمیته
  • جلسات آموزشی در طی چند ماه آینده برگزار خواهد شد.
  • مارک اشاره کرد که یک صفحه هیئت مدیره در زیر وب‌سایت تحت عنوان Inside OIAA اضافه می‌شود. این صفحه شامل دستور کار هیئت مدیره، جلسات هیئت مدیره و لیست اعضای هیئت مدیره خواهد بود.

Gwen چکش را به جین، رئیس منتخب آینده، تحویل داد. جین از Gwen برای رهبری او در چند سال گذشته تشکر کرد و به تعدادی از دستاوردهای او اشاره کرد.

جلسه هیئت مدیره با روسای کمیته‌ها با اعلامیه وحدت در ساعت ۷:۴۰ بعد از ظهر به پایان رسید.

روسای کمیته‌ها جلسه را ترک کردند و هیئت مدیره در جلسه اجرایی برای بحث در مورد تأیید Amy B. به عنوان رئیس کمیته وحدت تشکیل جلسه داد. جف B. پیشنهادی داد مبنی بر تأیید انتخاب Amy B. به عنوان رئیس کمیته وحدت و جین G. این پیشنهاد را تأیید کرد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به تأیید Amy B. به عنوان رئیس کمیته وحدت رأی داد.

جلسه هیئت مدیره در جلسه EDT تعطیل شد و با اعلامیه وحدت بسته شد.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

1. پیشنهادی توسط مارک M. برای تأیید صورتجلسات جلسه هیئت مدیره ۱۱/۸/۲۲ به صورت اصلاح شده ارائه شد و توسط Jane G. تأیید شد. صورتجلسات به اتفاق آرا تصویب شد.
2. جین G. پیشنهاد داد که سوزان R. به عنوان نایب رئیس سازمان منصوب شود و جف B. این نامزدی را تأیید کرد. سوزان به اتفاق آرا تصویب شد.
3. مارک M. پیشنهادی داد که توسط جین تأیید شد تا مجامع OIAA را در هفته سوم ماه سوم هر فصل برگزار کند. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
4. جف B. پیشنهادی داد مبنی بر تأیید انتخاب Amy B. به عنوان رئیس کمیته وحدت و جین G. این پیشنهاد را تأیید کرد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به تأیید Amy B. به عنوان رئیس کمیته وحدت رأی داد.

با فروتنی تقدیم شد،

جف برنکوف
دبیر OIAA