بهروزرسانی امور مالی – دسامبر ۲۰۲۳
بررسی مالی و گزارش سال 2023
فرم شماره 7 OIAA
تاریخ ارائه: 1 مارس 2024
اعضای محترم OIAA،
ابتدا میخواهیم از شما تشکر کنیم که به ما اجازه دادید در انجام این بررسی مالی خدمت کنیم. این یک
تجربه ارزشمند و پربار برای همه ما بود. لطفاً توجه داشته باشید که هیچکدام از ما حسابداران قانونی حرفهای نیستیم.
بررسی که ما انجام دادیم، از راهنمای رنوسی برای انجام یک بررسی مالی داخلی پیروی کرد.
و شیوهها مطابق با توصیههای رنوسی است. خلاصه اینکه، ما خرسندیم که حسابها، سیاستها و
فرآیندها به خوبی تنظیم شدهاند.
در پایان، از شما دعوت میکنیم تا در جلسات کمیته مالی OIAA شرکت کنید و برای تیم بررسی مالی
داوطلب شوید.
در خدمت شما،
کانی اس.
اریکا کی.
کارن مک.
لزلی ای.
استفانی ام.
1
بررسی مالی و گزارش سال 2023
فرم شماره 7 OIAA
این گزارش به دقت از توصیههای راهنمای رنوسی برای انجام یک بررسی مالی داخلی
پیروی میکند.
**لطفاً توجه داشته باشید که دو بهروزرسانی در پیوستهای انتهای این گزارش شرح داده شده است:
اسناد پیشنهادی برای بررسی: موارد سبز رنگ توسط لسلی و اریکا در
دسامبر 2023 در طول ایجاد این الگو بررسی شدند. مجموعهای از موارد صورتی رنگ انتخاب شدند
تا برای بخش مالی بررسی، بررسی شوند (به پیوست II مراجعه کنید)
● جدیدترین سیاستهای مالی OIAA و هرگونه تغییر در طول سال
● گزارشهای خزانهدار کمیته مالی OIAA، به عنوان مثال صورتجلسات، برای سال گذشته.
این موارد در صفحه وب کمیته مالی OIAA قرار دارند.
● گزارشهای مالی کمیته مالی OIAA برای سال گذشته.
این موارد در صفحه وب کمیته مالی OIAA قرار دارند.
● صورتحسابهای بانکی و سایر صورتهای مالی برای سال گذشته.
● مغایرتگیری حسابهای بانکی و سایر حسابها
● فاکتورها، رسیدها و سایر اسناد
● اسناد نامه IRS شامل جدیدترین فرم 990، نامه IRS مبنی بر به رسمیت شناختن معافیت مالیاتی
وضعیت
بررسی اسناد و فرآیندهای مالی.
● بررسی اسامی افراد مجاز برای (الف) تأیید معاملات و (ب) امضای چکها، در برابر:
● تمام مغایرتگیریهای بانکی را بررسی کنید تا مشخص شود که مانده ابتدای یک ماه با
مانده پایانی ماه قبل یکسان است. همچنین توجه داشته باشید که آیا مانده ذکر شده در
صورتهای مالی با مانده ذکر شده در گزارشهای خزانهدار ارائه شده به
سازمان یکسان است.✅ از آنجایی که تنها 5 عضو در تیم بررسی وجود داشت، استفانی و کارن
در مجموع 4 صورتحساب بانکی را برای بررسی انتخاب کردند. (به پیوست II مراجعه کنید)
● بررسی کنید که آیا بیمهنامههای سازمان بهروز هستند یا خیر. ✅ کارن
بررسی تصادفی 5 مورد درآمد و رسید.
● تعیین کنید که آیا سپردههای ذکر شده در گزارشهای مالی ارائه شده به سازمان با
سپردههای ذکر شده در صورتحسابهای بانکی مطابقت دارند یا خیر. ✅ کارن
2
بررسی مالی و گزارش سال 2023
فرم شماره 7 OIAA
بررسی تصادفی 5 پرداخت.
● آزمایش کنید تا مطمئن شوید که پرداختهای انجام شده به درستی تأیید شدهاند – توسط یک ردیف در
بودجه مصوب، یک اصلاحیه مصوب در بودجه، یا یک رأی مناسب برای تأیید هزینه.
سفارشات خرید را آزمایش کنید تا مطمئن شوید که به درستی تأیید شدهاند و با
پرداخت یا فاکتور واقعی مطابقت دارند. سوابق را بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که برای هر پرداخت، یک فاکتور، رسید یا سایر
بررسی اظهارنامههای مالیاتی/اطلاعاتی.
● سوابق مالی را بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که اظهارنامههای مالیاتی/اطلاعاتی فدرال (فرم 990 IRS) و ایالتی
به موقع ثبت شدهاند. ✅ کانی
بررسی سیستمهای کنترل مالی. ✅ اریکا و لسلی (جزئیات پیوست I)
● بررسی کنید تا ارزیابی شود که آیا وظایف مالی به طور مناسب جدا شدهاند یا خیر. اگرچه ممکن است
برای سازمانهای کوچک جدا کردن وظایف مالی دشوار باشد، اما جداسازیهای خاصی برای
کنترلهای مالی مناسب ضروری است. این جداسازیها هم از سازمان و هم از
افرادی که امور مالی را انجام میدهند، محافظت میکند. به طور خاص:
توجه: افرادی که اختیار امضا دارند، هرگز نباید
معاملات/پرداختهایی را که برای آنها امضا میکنند، تأیید کنند. تمام هزینهها باید در
یک بودجه سالانه، همانطور که در ابتدا تصویب شده یا اصلاح شده است، یا با رأی هیئت مدیره یا
عضویت در صورت لزوم، تأیید شوند. تمام پرداختها باید با یک فاکتور،
رسید یا سایر مستندات کتبی مناسب مستند شوند.
توجه: فرد(هایی) که اختیار امضا دارند، ممکن است صورتحسابهای بانکی را مغایرتگیری کنند.
با این حال، حداقل یک افسر یا مدیر دیگر باید صورتحسابهای بانکی ماهانه را بررسی کند
، یا صورتحسابهای بانکی ممکن است همراه با گزارش خزانهدار به
هیئت مدیره/عضویت ارائه شوند.
توجه: امور مالی باید سالانه توسط یک کمیته بررسی متشکل از دو
یا بیشتر افرادی که به طور معمول امور مالی سازمان را انجام نمیدهند، مانند
داشتن حق امضا در حسابها، بررسی شود.
3
بررسی مالی و گزارش سال 2023
فرم شماره 7 OIAA
سیستمهای گزارشدهی را بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات کافی برای
سازمان و افسران/مدیران آن برای تصمیمگیری منطقی ارائه شده است.
● آیا گزارشهای خزانهدار به موقع و کامل هستند؟✅ اریکا
● آیا سیاستهای مالی، از جمله جداسازی کنترلهای مالی، رعایت میشوند؟ ✅ اریکا و لسلی
ساختار گزارش نهایی
● مراحل انجام شده در بررسی مالی ✅ (همانطور که در پیوست II ذکر شده است)
● مانده صندوق(های) فعلی و ترازنامه ✅
● نظرات، در صورت وجود، در مورد هرگونه نگرانی یا مغایرت یافت شده و توصیههای کمیته حسابرسی
برای اصلاح این نگرانیها یا مغایرتها. ✅ تیم بررسی
هیچگونه تخلف، مغایرت یا نگرانی در سیستمهای حسابداری OIAA
پیدا نکرد. این فرآیند این سوال را ایجاد کرد که چرا صورتحسابهای بانکی دیگر
دانلود و در پوشه درایو گوگل مالی OIAA نگهداری نمیشوند.
4
بررسی مالی و گزارش سال 2023
فرم شماره 7 OIAA
5
بررسی مالی و گزارش سال 2023
فرم شماره 7 OIAA
پیوست I: بهروزرسانی به کمیته مالی 28 دسامبر 2023
گزارش تیم حسابرسی/بررسی کمیته مالی در مورد کار انجام شده تاکنون.
الدین نتوانست به کار بر روی این پروژه ادامه دهد.
هیچکدام از ما (لسلی و اریکا) با فرآیند حسابرسی راحت نبودیم زیرا ما حسابداران قانونی
نیستیم. در عوض، ما راهنمای رنوسی برای انجام یک بررسی مالی داخلی را برای استفاده
به عنوان راهنما انتخاب کردهایم. از این رو، ما یک الگوی بررسی مالی برای OIAA
توسعه دادهایم. لسلی سند رنوسی را به یک سند گوگل OIAA منتقل کرد تا با آن کار کنیم. از آنجایی که ما جزئیات
امور مالی OIAA را نمیدانستیم، اریکا راهنمای رنوسی را بررسی کرد و فهرستی از سوالات را برای
خزانهدار ایجاد کرد. جنیفر توضیح کاملی از گردش کار مالی فعلی OIAA، فرآیندها، جریان نقدی
مدیریت و سایر موارد ارائه داد. پاسخهای او در زیر هر سوال در بخشهای زیر به صورت مورب نوشته شده است.
—-
پرسش و پاسخ:
1. سیستم گزارشدهی:
آیا یک گردش کار مکتوب برای سیستم گزارشدهی مالی مورد استفاده وجود دارد؟
بله. اسناد گردش کار در پوشه درایو گوگل کمیته مالی قرار دارند.
2. سیاستها:
آیا سیاستهای مالی مکتوب OIAA دیگری غیر از منشور تأیید نشده وجود دارد؟
منشور توسط هیئت مدیره تأیید شده است، فقط باید به مجمع برود.
کدام یک از اسناد زیر در درایو گوگل OIAA ذخیره میشوند و چه کسی به آنها دسترسی دارد؟
● گزارشهای خزانهدار، در قالب صورتجلسات.
آنها در وبسایت برای همه OIAA در دسترس هستند
● صورتحسابهای بانکی
خزانهدار، معاون خزانهدار، رئیس و دبیر از طریق Mercury، برنامه بانکی و Xero، برنامه حسابداری.
● صورتهای مالی
آنها در وبسایت برای همه OIAA در دسترس هستند
● حسابهای سرمایهگذاری (در صورت وجود)
N/A
● صورتحسابهای PayPal
6
بررسی مالی و گزارش سال 2023
فرم شماره 7 OIAA
هیئت مدیره
● مغایرتگیری حسابها
معاون خزانهدار مغایرتگیری میکند، خزانهدار بررسی میکند
● فاکتورها
شخصی که خدمات را درخواست کرده است، به خزانهدار ارسال میکند. خزانهدار فاکتور را برای تأیید
پرداخت از رئیس یا دبیر پیوست میکند
● رسیدها
PayPal یک فید خودکار به Xero، سیستم حسابداری دارد. چکهای سخت در
Traveling Mail دریافت و اسکن میشوند. معاون خزانهدار به صورت الکترونیکی واریز میکند و خزانهدار نظارت میکند تا اطمینان حاصل شود که همه چکها
واریز شدهاند. این یک سیستم بدون تماس است.
● محدودیتهایی مانند صندوقهای توصیه شده توسط اهداکنندگان
N/A
● 990s
وبسایت IRS، درایو مالی و فعلی در وبسایت OIAA است
● نامه معافیت IRS
وبسایت IRS و درایو مالی
● فرم EIN
OIAA ندارد
3. پرداختها:
آیا یک سند پرداخت جداگانه وجود دارد؟
سند فرآیند فروشنده OIAA در درایو مالی قرار دارد
4. کنترل مالی:
آیا افرادی که اختیار امضا دارند، معاملات/پرداختها را تأیید میکنند؟
خیر. خزانهدار پرداخت را وارد میکند و رئیس یا دبیر آن را تأیید میکند.
آیا تمام هزینهها در بودجه سالانه تأیید شدهاند؟
بله.
آیا یک افسر اضافی یا رئیس کمیته OIAA دیگر در حال حاضر صورتحسابهای بانکی ماهانه را بررسی میکند؟
معاون خزانهدار مغایرتگیری میکند، خزانهدار بررسی میکند.
5. سایر اسناد و فرآیندهای مالی:
آیا ما یک حساب نقدی خرد داریم؟
خیر
7
بررسی مالی و گزارش سال 2023
فرم شماره 7 OIAA
آیا OIAA بیمهای از هر نوع دارد؟
بله، بیمه مدیران و افسران
کدام افراد مجاز به
(الف) تأیید معاملات و
دبیر و رئیس
(ب) امضای چکها
تمام پرداختها به صورت الکترونیکی انجام میشوند. خزانهدار پرداخت را آغاز میکند.
——-
ما توصیه میکنیم که یک بررسی سالانه قبل از 15 مارس هر سال ارائه شود.
گزارش با احترام در 28 دسامبر 2023 ارائه شد
در خدمت شما، لسلی و اریکا
8
بررسی مالی و گزارش سال 2023
فرم شماره 7 OIAA
پیوست II: بهروزرسانی به کمیته مالی 10 فوریه 2024
در طول جلسات اولیه طراحی فرآیند، تیم تصمیم گرفت که بررسی سالانه باید دو هفته قبل از جلسه هیئت مدیره OIAA در ماه مارس هر سال تکمیل و
گزارش شود.
الف. سازماندهندگان جلسه
1. داوطلبان را استخدام و مطلع کرد، دسترسی به Xero و Mercury را مدیریت کرد. – لسلی
2. اسناد مشترک را با داوطلبان وظیفه در طول جلسه بررسی غربال و پیوند میدهد. پس از آن گزارش را
گردآوری میکند. – اریکا
در زیر فهرستی از وظایف داوطلبانه و نظرات اعضای تیم فردی آمده است
ب. مکانیابی و بررسی اسناد (کانی)
1. جدیدترین سیاستهای مالی
منشور کمیته مالی
الگوی بررسی مالی کمیته مالی
2. اسناد مالی موجود در وبسایت
3. جدیدترین IRS 990
4. نامه IRS مبنی بر به رسمیت شناختن وضعیت معافیت مالیاتی
5. نامه ایالتی غیرانتفاعی حسن انجام کار
یادداشتهایی از کانی ال: اسناد را برای #1، 2، 4، 5 بررسی کرد و سپس خوب به نظر میرسند. صورتهای مالی را در
وبسایت برای مشاهده قرار داد. #3 IRS 990 2023 بررسی نشد زیرا هنوز تکمیل نشده است.
ج. وظایف بررسی فردی
اعضای تیم اسناد انتخاب شده به طور تصادفی را برای بررسی به شرح زیر بررسی خواهند کرد:
1. بررسی یک صورت جریان نقدی ماهانه تصادفی (درآمد)
وظیفه توسط اریکا کی تکمیل شد
2. یک ماه را انتخاب کنید و با استفاده از سوابق اصلی، مغایرتگیری بانکی انجام دهید.
وظیفه توسط استفانی ام تکمیل شد. (بلافاصله در زیر)
9
بررسی مالی و گزارش سال 2023
فرم شماره 7 OIAA
حسابرسی صورتحساب بانکی OIAA
در سال 2023
ترازنامه واریانس بودجه بانکی
مانده ابتدایی 35807.42 39164.81 39164.81
سپردهها 7671.50 1091.42
هزینه -3129.16 -4529.26
چکهای تسویه نشده -93.53 4529.26
پسانداز 60000.44 60000.44 60000.44
PayPal 1091.42
100256.67 100256.67 100256.67
3. مقایسه 1 صورتحساب PayPal با جریانهای ورودی/خروجی مربوطه
وظیفه توسط لسلی در مورد صورتحساب PayPal دسامبر 3023 تکمیل شد
4. بررسی 3 فاکتور تصادفی و پرداختهای مرتبط.
وظیفه توسط لسلی در مورد سه ماهه چهارم سال 2023 تکمیل شد
5. سفارشات خرید: موضوع حذف شد زیرا OIAA سفارش خرید دریافت نمیکند.
6. بررسی 5 سپرده انتخاب شده به طور تصادفی که در گزارشهای مالی ارائه شده به سازمان ذکر شده است
با سپردههای ذکر شده در صورتحسابهای بانکی مطابقت دارند. (کارن)
7. آزمایش 5 پرداخت انتخاب شده به طور تصادفی برای اطمینان از اینکه پرداختهای انجام شده به درستی تأیید شدهاند – توسط یک ردیف
در بودجه مصوب سال 2023، یک اصلاحیه مصوب در بودجه، یا یک رأی مناسب
برای تأیید هزینه. (کارن)
یادداشت از اریکا: ما در دانلود بودجه مصوب با دسترسی فقط مشاهده مشکل داشتیم. ما یک
نسخه PDF برای کار با کارن درخواست کردیم. گزارش نهایی شامل این موارد (C6 & C7) به موقع برای جلسه
هیئت مدیره مارس 2024 آماده خواهد شد.
10
بررسی مالی و گزارش سال 2023
فرم شماره 7 OIAA
یادداشتهای کارن اضافه شده در ۱۲ فوریه ۲۰۲۴:
برای وظایف ۶ و ۷، سه صورتحساب بانکی بهطور تصادفی انتخاب شد (آوریل، اوت، نوامبر) و بررسی شد
در مقابل گزارشهای ماهانه برای کمکهای گروهی، مغایرت بودجه، ترازنامه، و در صورت نیاز – امور مالی
یادداشتهای جلسه. سپردهها و پرداختها برای بررسی بهطور تصادفی انتخاب شدند.
در زیر «سایر درآمدها» ۰.۰۵ اضافی (حساب پسانداز) نشان داده میشود. صورتحساب بانکی نشان میدهد که مجموع سپردهها
۷,۶۷۱.۵۰ دلار بوده است. قادر به تأیید اینکه چرا سپرده کمتر از کمکهای گزارش شده است، نیستیم.
همچنین، سعی شد کمک ویلیام پی را به مبلغ ۱۰.۰۰ دلار (ذکر شده در گزارش کمکهای گروهی) ردیابی کنیم، اما در بانک ذکر نشده است
بیانیه. کمک عشق و مدارا AA به مبلغ ۱۴۲.۹۲ دلار بین گزارش کمکهای گروهی و
صورتحساب بانکی تأیید شد.
شاید بررسی گزارشهای پیپال مشکل مغایرت را روشن کند؟
سه سپرده دیگر در اوت (۱) و آوریل (۲) تأیید شدند. جزئیات در صورت نیاز در دسترس است.
برای وظایف ۶ و ۷، سه صورتحساب بانکی بهطور تصادفی انتخاب شد (آوریل، اوت، نوامبر) و بررسی شد
در مقابل گزارشهای ماهانه برای کمکهای گروهی، مغایرت بودجه، ترازنامه، و در صورت نیاز – امور مالی
یادداشتهای جلسه. سپردهها و پرداختها برای بررسی بهطور تصادفی انتخاب شدند.
وظیفه ۷ – صورتحساب بانکی آوریل – دو پرداخت انتخاب شد: اولی به صندوق ادبیات بینالمللی AA (نه در
بودجه مصوب ۲۰۲۳) توسط یادداشتهای جلسه ماه مه تأیید شد (هیچ یادداشتی در جلسه آوریل برداشته نشد) که نشان میدهد
در مجمع قبلی برای پرداخت به مبلغ ۴۷۰۰ دلار مجاز شده است. پرداخت واقعی ۴۷۱۳ دلار در
۲۳/۴/۱۰ بود.
دومین پرداخت به جف برنکوف به مبلغ ۵۴۹ دلار در ۲۳/۴/۳. این مبلغ نزدیک به ۵۵۰ دلار ذکر شده بود
در بودجه ۲۰۲۳ برای حق بیمه ماهانه D&O. با لسلی در مورد اینکه آیا جف بی با بیمه ارتباط دارد یا خیر صحبت کردم، او گفت بله. تأیید را به عهده افسران کمیته مالی میگذارم.
صورتحساب بانکی اوت – دو پرداخت انتخاب شد: اولی به ساندرا لاسکارو در ۲۳/۸/۳ به مبلغ ۱۳۰ دلار. به گفته لسلی،
دومین پرداخت به La Rosa Translation در ۲۲/۸. خدمات ترجمه توسط ۲۰۲۳ مجاز شده است.
صورتحساب بانکی نوامبر – پرداخت به ملیندا فرایز در ۲۳/۱۱/۱۴ به مبلغ ۱۱۴۰ دلار. به گفته لسلی، ملیندا
در آن زمان خدمات میزبانی وبسایت را ارائه میکرد. مدیریت وبسایت/میزبانی در بودجه ۲۰۲۳ مجاز شده است.
11
بررسی و گزارش مالی برای سال ۲۰۲۳
فرم شماره ۷ OIAA
د. بررسی فرآیندهای مالی OIAA به عنوان یک تیم:
۱. این وظیفه توسط لسلی و اریکا در دسامبر ۲۰۲۳ در فرآیند ایجاد یک
الگوی بررسی مالی انجام شد. بهروزرسانی که این اقدامات را یادداشت میکند، در این گزارش آمده است. سال آینده این کار
باید توسط تیم بررسی مالی OIAA در سال ۲۰۲۴ در سال ۲۰۲۵ انجام شود.
یادداشت از اریکا: هیئت مدیره باید تغییر نام پوشه حسابرسی به بررسی مالی را در نظر بگیرد، اسناد موجود را حذف یا بایگانی کند، و گزارش بررسی مالی هر سال را بارگذاری کند.
گزارش بررسی مالی OIAA در سال ۲۰۲۳ در خدمت ارائه شد،
اریکا ک
۱۰ فوریه ۲۰۲۴
