به‌روزرسانی امور مالی – فوریه ۲۰۲۴

کمیته مالی OIAA

صورتجلسه

شنبه، ۱۰ فوریه ۲۰۲۴

۹:۰۰ صبح – قبل از ظهر به وقت HDT

۱۱:۰۰ صبح – بعد از ظهر PDT

۲:۰۰ بعد از ظهر – بعد از ظهر EDT

حاضرین:

جنیفر – خزانه‌دار OIAA

فلیکس – معاون خزانه‌دار OIAA

بری – عضو قدیمی کمیته مالی / دبیر سابق

اریکا ک. – عضو کمیته فرعی مالی

نیکی – دبیر کمیته مالی

جنیفر دعای آرامش را رهبری می‌کند. همه حضار همراهی می‌کنند.

بررسی دستور جلسه

جنیفر اشتراک‌گذاری صفحه را آغاز می‌کند و دستور جلسه را نمایش می‌دهد. او اشاره می‌کند که مهم‌ترین مورد در دستور جلسه برای او، به‌روزرسانی بررسی مالی است. او می‌پرسد که آیا مورد دیگری برای افزودن به دستور جلسه وجود دارد یا خیر. او پیشنهادی را برای پذیرش دستور جلسه از بری، «همان‌طور که ارائه شد» می‌پذیرد. فلیکس آن را تأیید می‌کند. جنیفر مخالفتی را درخواست می‌کند. هیچ مخالفتی وجود ندارد.

تصویب دستور جلسه

بررسی صورتجلسه ماه‌های قبل

جنیفر می‌گوید که چند اشتباه گرامری و عددی برای تغییر وجود داشت که قبل از جلسه با نیکی در مورد آن بحث شد. سپس می‌پرسد که آیا همه توانسته‌اند صورتجلسه را بررسی کنند یا خیر. از آنجایی که پاسخی داده نمی‌شود، جنیفر از همه می‌خواهد چند دقیقه وقت بگذارند و صورتجلسه را بخوانند. جنیفر روی صفحه اسکرول می‌کند. اشتباهی که قبلاً در مورد آن بحث شده بود، ۴۵۰ دلار (برای هر نفر) برای خدمه‌ای که به کارگاه ملی فناوری رفته بودند، نوشته شده بود، اما در اصلاحیه برای (همه) ۱۰ نفر بود. جنیفر می‌پرسد که آیا گروه تغییرات دیگری می‌بیند یا خیر. کسی پاسخ نمی‌دهد، بنابراین او درخواست پیشنهاد برای پذیرش می‌کند. فلیکس پیشنهاد را می‌دهد و اریکا آن را تأیید می‌کند. جنیفر می‌پرسد که آیا نیکی می‌تواند تغییرات را اعمال کند و آن را برای او پس بفرستد تا بتواند وب‌سایت را به‌روزرسانی کند.

تأیید صورتجلسه‌های ماه‌های قبل

بررسی صورت‌های مالی

جنیفر با واریانس بودجه برای ژانویه شروع می‌کند. او اظهار می‌دارد که آنها نیز در وب‌سایت ارسال شده‌اند. درآمدها کمی کمتر از ۸۵۰۰ دلار است که کمی بیش از هزار دلار بالاتر از بودجه است. او معتقد است که بودجه کمی محافظه‌کارانه خواهد بود، که خوب است، زیرا بودجه دارای کسری است. او اظهار می‌دارد که پی‌پال و استرایپ با درآمدها مرتبط هستند و این موضوع موفقیت‌آمیز بوده است. هزینه‌های حرفه‌ای ۷۰.۰۰ دلار وجود دارد. کارگر ویژه فناوری ما کمی کمتر از ۱۵۰۰ دلار بود. دسته کارگران ویژه در سال ۲۰۲۳ به منظور قرار دادن آن در دوره صحیح برای پایان سال، انباشته شده بود. جنیفر اظهار می‌دارد که در طول سال، می‌توانیم بر اساس نقدی پیش برویم، اما در پایان سال، باید همه چیز را انباشته کنیم. همچنین، تمام فاکتورهای انجمن IGR هنوز ارسال نشده‌اند، بنابراین هزینه‌های بیشتری را در ماه فوریه خواهیم دید. برای حساب زوم ما، در زیر کنفرانس‌های ویدئویی، اکنون دو حساب زوم وجود خواهد داشت. قبلاً، بحث شده بود که یک حساب حرفه‌ای داشته باشیم که ۲۵۰۰.۰۰ دلار هزینه داشت. به نظر می‌رسید بهتر است فقط با ۲ حساب زوم پیش برویم، زیرا قیمت آن به طور قابل توجهی پایین‌تر است. مدیریت میزبانی وب‌سایت مربوط به هزینه‌های گوگل است و همچنین شامل پرداختی به Deep L، برنامه ترجمه که قبلاً مورد بحث قرار گرفت، می‌شود. بسیاری از افراد در مورد این برنامه بحث کرده‌اند و OIAA حتی در حال بررسی دریافت چندین حساب برای OIAA است. هیئت مدیره در مورد این هزینه بحث خواهد کرد و اگر قیمت بیش از ۵۰۰ دلار در سال باشد، آن را به مجمع ارائه خواهند کرد. جنیفر در مورد واریانس بودجه سوالی دارد. فلیکس می‌خواهد بداند چرا هزینه‌های سازمانی کمتر از حد انتظار است. جنیفر پاسخ می‌دهد که ۵۰۰ دلار برای هزینه‌های قانونی و اهداف تعیین شده است، بری اضافه می‌کند که آنها باید هزینه‌های سازمانی را در نیوجرسی پرداخت کنند، فلیکس اظهار می‌دارد که این بستگی به این دارد که آیا این اتفاق می‌افتد یا خیر. جنیفر پاسخ می‌دهد که هیچ چیز در چشم‌انداز نیست و رئیس خواسته بود برای آن بودجه در نظر گرفته شود. بری می‌گوید بعد از یک یا دو سال باید آن را حذف کنیم و نباید برای همیشه در آنجا بماند. فلیکس می‌پرسد که آیا باید برای این موضوع انباشت انجام دهند و/یا پولی را برای این احتمال کنار بگذارند. جنیفر مخالف است زیرا او هیچ احتمالی از تهدید در چشم‌انداز نمی‌بیند. بری موافق است و می‌پرسد که این نیکل از کجا در صورت‌حساب آمده است. جنیفر پاسخ می‌دهد که این بهره است! آنها شوخی می‌کنند که ما در حال پول درآوردن هستیم! فلیکس می‌خواهد در مورد انباشت برای ترجمه برای مجمع/هیئت مدیره سوال کند. او معتقد است که باید برای این موضوع پولی را کنار بگذاریم. جنیفر پاسخ می‌دهد که نیازی به انباشت نیست زیرا قبلاً در بودجه به عنوان یک هزینه قطعی وجود دارد. فلیکس می‌خواهد مورد بعدی را روشن کند و اظهار می‌دارد که شاید آن را به وضوح نمی‌خواند. جنیفر اظهار می‌دارد که هیئت مدیره مجمع ۱۰۴۰.۰۰ دلار بودجه در نظر گرفته بود و در اصل قرار بود کارگاه‌هایی برای دستورالعمل‌ها در دسترس باشد. او می‌گوید که دو کارگاه برای فوریه و یکی در ماه مارس برنامه‌ریزی شده است. او همچنین معتقد است که بودجه ترجمه بالا است، اما احتمالاً بودجه بیشتری را در نظر خواهند گرفت. بری موافق است که همیشه بهتر است در مورد درآمد بسیار محافظه‌کارانه و در مورد هزینه‌ها بسیار تهاجمی بودجه‌بندی کرد.

جنیفر بیانیه مشارکت را مطرح می‌کند. فلیکس می‌خواهد بگوید که هنگام بررسی صورت‌های مالی، گاهی اوقات گروه‌های ۱، ۲ و ۳ را می‌بیند و آنها نامی ندارند. جنیفر توصیه می‌کند که با آنها تماس بگیرد و فقط نام گروهشان را بپرسد. او به آنها نمونه‌ای از چکی را می‌دهد که دریافت شده بود که با آنها تماس گرفت و در واقع یک اشتباه بود. او در نهایت آن را پس داد. او می‌گوید که اگر فرصتی برای تماس با گروه‌ها وجود دارد، این کار را انجام دهید. جنیفر می‌خواهد اشاره کند که این گزارش را برای انعکاس تغییراتی که در جلسه قبلی در مورد آن بحث کرده بودند، تغییر داده است. او نام‌های فردی را به یک مورد خطی تغییر داد که مشارکت‌های شخصی را نشان می‌دهد. فلیکس می‌پرسد که آیا می‌توانیم آنها را بر اساس مقدار عددی مرتب کنیم. جنیفر می‌گوید که می‌تواند این کار را انجام دهد، اما او آن را به ترتیب حروف الفبا دارد. فلیکس می‌گوید که کنجکاو است بداند برخی از گروه‌ها از کجا هستند و گاهی اوقات هیچ نشانه‌ای از آن در مشارکت‌های واقعی وجود ندارد. جنیفر می‌گوید که پی‌پال گزارشی برای این موضوع دارد. او همچنین می‌خواهد اضافه کند که دوست ندارد بیانیه‌هایی را که از بالاترین به پایین‌ترین فهرست شده‌اند، ببیند. بری موافق است که اصلاً به میزان مشارکت مربوط نمی‌شود. او می‌گوید که وقتی می‌دید برخی از کمیته‌ها (خارج از OIAA) ابتدا حجم‌های بزرگ را فهرست می‌کنند و کسانی را که کمتر بودند، کاهش می‌دهند، درجه‌بندی می‌شد. جنیفر موافق است که او چنین فهرستی را ارائه نمی‌دهد. فلیکس درک می‌کند که این یک راه خوب است که گروه‌ها می‌توانند به راحتی نام خود را هنگام نگاه کردن به این گزارش پیدا کنند. جنیفر موافق است.

جنیفر ذخیره احتیاطی را مطرح می‌کند و نشان می‌دهد که ۶ ماه را منعکس می‌کند. او اظهار می‌دارد که ۶۰۰۰۰ دلار قبلی را منتقل کرده است، مقدار توافق شده را به حساب جاری منتقل کرده است. او توضیح می‌دهد که چگونه Tech 12 چک خود را برای هفته‌ها نقد نکرد. وقتی بالاخره این کار را کردند، جنیفر مجبور شد آن را در ماه فوریه از حساب‌های پرداختنی حذف کند. او ادامه می‌دهد که ۵۵۰۰ دلار برای انباشت کنوانسیون بین‌المللی ۲۰۲۵ است. فلیکس می‌خواهد بپرسد که آیا اضافه کردن تجزیه و تحلیل روند به این گزارش‌ها آسان خواهد بود یا خیر. به عنوان مثال، می‌تواند نشان دهد که آنها در ۶ ماه گذشته چگونه عمل کرده‌اند و غیره. جنیفر معتقد است که این موضوع در واریانس بودجه منعکس شده است زیرا سال به تاریخ را نشان می‌دهد. جنیفر می‌گوید که نمی‌خواهد وظیفه دیگری را به وظایف خود اضافه کند، اما به فلیکس می‌گوید که اگر می‌خواهد، می‌تواند پیشرفت را نمودار کند. فلیکس پاسخ می‌دهد که این موضوع را بررسی خواهد کرد. بری از فلیکس می‌پرسد که آیا می‌داند چگونه این را در اکسل پیدا کند و می‌تواند نمودارهای موجود را ببیند. جنیفر توضیح می‌دهد که قسمت گزارش اکسل می‌تواند کمک کند. فلیکس می‌گوید که یاد خواهد گرفت.

اریکا به‌روزرسانی خود را در مورد بررسی مالی کمیته مالی آغاز می‌کند. او از جنیفر می‌پرسد که آیا سند را برای اشتراک‌گذاری دارد یا خیر. جنیفر روی صفحه به اشتراک می‌گذارد. اریکا با گفتن به همه شروع می‌کند که بررسی مالی تقریباً به جز ۲ مورد تکمیل شده است. او می‌گوید که کارن یک سند دارد که دشوار بوده است و او در خانه روی آن کار کرده است. پس از تکمیل این سند، کارن آن را برای او ارسال می‌کند و سپس او می‌تواند گزارش نهایی را برای ارائه به رئیس تکمیل کند. جنیفر اظهار می‌دارد که او باید آن را مستقیماً به هیئت مدیره ارسال کند زیرا نمی‌خواهد به هیچ وجه روی آن تأثیر بگذارد. اریکا می‌پرسد که آیا کسی تا به حال سوالی دارد یا خیر. کسی پاسخ نمی‌دهد، بنابراین او ادامه می‌دهد. او به سند اشاره می‌کند و می‌گوید که علامت‌های زرد مواردی هستند که معوق هستند و او منتظر است تا کارن بررسی کند و ارزیابی خود را ارائه دهد. جنیفر می‌پرسد که آیا او هر چیزی که نیاز دارد را دارد یا خیر. اریکا پاسخ می‌دهد که دارد و اکنون می‌توان آنها را از حساب Mercury حذف کرد. اریکا می‌گوید که همه می‌توانند سند را بررسی کنند زیرا پیوستی است که ارسال شده است. بری می‌گوید که بررسی نهایی باید به هیئت مدیره برود زیرا هیئت مدیره به عنوان بررسی اجمالی کمیته مالی عمل می‌کند. اریکا پاسخ می‌دهد که سوزان بررسی را دارد. بری از اریکا برای انجام این کار تشکر می‌کند. اریکا می‌گوید که انجام آن واقعاً سرگرم‌کننده و یک فرآیند یادگیری بود. او می‌پرسد که آیا باید خود را برای پاسخگویی به سوالات در مورد بررسی در دسترس هیئت مدیره قرار دهد یا خیر. بری پاسخ می‌دهد که او قطعاً باید این کار را انجام دهد و به آنها اطلاع دهد که آماده است. او همچنین پیشنهاد می‌کند که آن را در دستور جلسه قرار دهد. جنیفر اضافه می‌کند که او باید آن را برای کل هیئت مدیره ارسال کند. بری موافق است و می‌گوید که او باید هر دو کار را انجام دهد: ارسال به کل هیئت مدیره و قرار دادن آن در دستور جلسه برای بحث. جنیفر اظهار می‌دارد که فردا جلسه ماهانه هیئت مدیره آنها است و می‌پرسد که آیا او برای پاسخگویی به سوالات آماده خواهد بود یا خیر. اریکا پاسخ می‌دهد که فکر می‌کند ماه آینده زمان خوبی خواهد بود. او می‌تواند آن را به هیئت مدیره ارسال کند، آنها می‌توانند آن را بررسی کنند و هر سوالی را بپرسند. او معتقد است که هیچ عجله‌ای وجود ندارد زیرا همه چیز «کاملاً منظم و سازماندهی شده است». جنیفر خوشحال است که اریکا این اطلاعات کوچک را فاش کرد زیرا او در مورد یافته‌ها کنجکاو بود. اریکا پاسخ می‌دهد که آنها هفته‌ها و تمام طول روز با «۵ چشم روی آن» به دنبال آن بودند و به هیچ وجه به هیچ چیز کج و معوجی نرسیدند. جنیفر می‌گوید که خوشحال است که یک نظر مستقل در کتاب‌ها وجود دارد. او قدردانی می‌کند و معتقد است که اعضا از نتایج راحت خواهند بود. او از اریکا برای انجام این کار تشکر می‌کند. اریکا می‌گوید که سال آینده بسیار آسان‌تر خواهد بود زیرا اکنون می‌دانند چگونه این کار را انجام دهند و می‌توانند به شخص دیگری نحوه انجام آن را آموزش دهند. جنیفر می‌گوید که خوشحال است که آنها فرآیندی را برای تعمیم یک بررسی مالی داخلی ایجاد کرده‌اند. بری می‌خواهد به اریکا در مورد احتمال برخی از نظرات تند از سوی چند نفر هشدار دهد. اریکا می‌گوید که آماده است. جنیفر می‌پرسد که این گزارش هر چند وقت یکبار باید انجام شود؟ اریکا می‌گوید که توصیه می‌شود هر ۳ سال یکبار انجام شود، اما او و لسلی معتقدند که حداقل سالی یکبار. او احساس می‌کند که حداقل سالی دو بار بهترین خواهد بود. جنیفر پاسخ می‌دهد که او نیز به همین مقدار فکر می‌کرد و به آنها برای انجام یک کار عالی تبریک می‌گوید. او می‌گوید که نمی‌توانید خیلی بهتر از این باشید که یک بررسی مالی تا فوریه انجام شود تا آنها بتوانند به ادامه سال بپردازند. جنیفر می‌پرسد که آیا سوال یا نظر دیگری برای تیم بررسی مالی وجود دارد یا خیر. هیچ‌کدام وجود ندارد.

بدون سوال یا نظر

صورت‌های مالی تکمیل شد

جنیفر دوباره دستور جلسه را بالا می‌آورد و می‌خواهد یک به‌روزرسانی Stripe ارائه دهد. او تکرار می‌کند که ما این پلتفرم را داریم و فعال است. او می‌گوید که از نظر ارزش دلاری، مشارکت‌های بیشتری نسبت به PayPal دریافت کرده‌اند. او متوجه شد که نرخ غیرانتفاعی را دریافت نمی‌کنیم، بنابراین با آنها تماس گرفت و آنها گفتند که آن را در یک هفته به‌روزرسانی می‌کنند، بنابراین این تغییر باید در آینده نزدیک انجام شود. فلیکس می‌خواهد بپرسد که از کدام پلتفرم هزینه بیشتری دریافت می‌کنیم؟ Stripe یا Paypal؟ جنیفر پاسخ می‌دهد که Paypal ۰.۴۹ سنت در هر تراکنش به اضافه ۱.۹۸٪ است. Stripe ۰.۳۰ سنت در هر تراکنش به اضافه ۲.۲٪ است. جنیفر می‌پرسد که آیا نگرانی دیگری در مورد Stripe وجود دارد یا خیر. جنیفر از فلیکس می‌پرسد که تطبیق برای او چگونه بود. فلیکس پاسخ می‌دهد که آسان بود و هیچ تفاوتی وجود نداشت. فلیکس اظهار می‌دارد که در ابتدا یک حرکت عجیب و غریب وجود داشت. جنیفر پاسخ می‌دهد که این هزینه مربوط به آن بود و او مجبور شد آن را همگام کند. او همچنین مجبور شد برخی از ورودی‌های دستی را در سیستم قرار دهد تا آن را به روش صحیح و در دوره‌ای که می‌خواست کار کند. او همچنین اضافه می‌کند که یک پرداخت مکرر دریافت کرده‌اند و آن را به حالت تعلیق درآورده است. او توضیح داد که این پرداخت از طرف عضوی بود که مشخص کرده بود برای گروه خاصی است، با این حال، نام آن از یک شرکت است. او سعی کرد با آن شخص تماس بگیرد و هیچ پاسخی دریافت نکرده است. او نمی‌داند که آیا این یک شرکت متعلق به یک عضو AA است یا یک شرکت. ما ۴ پرداخت ۲۵.۰۰ دلاری از Strategy Matters با یادداشت‌هایی مبنی بر اینکه از یک گروه خاص است، دریافت کردیم. او توضیح می‌دهد که می‌توانیم ۱۰۰ دلار را پس دهیم و پرداخت‌ها را در آینده به حالت تعلیق درآوریم، یا ۱۰۰ دلاری را که دریافت کرده‌ایم نگه داریم و بگوییم که شرکت‌های متعلق به اعضای AA می‌توانند مشارکت کنند. بری می‌خواهد اضافه کند که سیاستی در مورد آنچه می‌توانیم و نمی‌توانیم بپذیریم وجود دارد. از آنجایی که این یک موضوع حاکمیتی است، می‌توان آن را به هیئت مدیره ارائه کرد و به کمیته اجازه داد تا تصمیمی بگیرد. جنیفر می‌خواهد بداند نظرات اعضای کمیته مالی چیست. اریکا می‌گوید که نمی‌تواند پاسخی ارائه دهد زیرا خیلی خسته است. فلیکس پاسخ می‌دهد که معتقد است که نباید هیچ وجهی را در این وضعیت بپذیریم. او معتقد است که ابتدا باید در مورد آن با هیئت مدیره بحث کنیم. جنیفر پاسخ می‌دهد که او نیز به همین شکل فکر می‌کند و پرداخت‌ها را به حالت تعلیق درآورده است زیرا نمی‌تواند با کسی تماس بگیرد تا برای پرداخت‌ها و/یا گروه پاسخ دهد. او همچنین می‌گوید که سوزان به مکانی که قرار بود از آنجا بیاید رفت و آنها با نام آن شخص آشنا نبودند. او می‌گوید که این بسیار عجیب است. جنیفر می‌گوید که این موضوع در دستور جلسه هیئت مدیره برای فردا قرار دارد. او می‌پرسد که آیا تجارت دیگری وجود دارد که کسی بخواهد در مورد آن بحث کند. جنیفر درخواست می‌کند که جلسه‌ای بسته شود. فلیکس پیشنهادی برای بستن جلسه می‌دهد.

جنیفر با بیانیه مسئولیت جلسه را به پایان می‌رساند