حاضرین:

جف ب.، دبیر

Jennifer b.، خزانه‌دار

نونا سی.، نایب رئیس

Mark m.، رئیس فناوری

سوزان ر.، رئیس

سوزان آر.، رئیس جلسه، جلسه را در ساعت ۲:۰۲ بعد از ظهر به وقت EST آغاز کرد. جلسه با دعای آرامش آغاز شد.

گزارش دبیر – جف ب.، دبیر

• جف گزارش داد که پس از پذیرش تغییراتی که جنیفر ایجاد کرده بود، تغییرات در صورتجلسه ۹/۱۲ ناپدید شده است. او اظهار داشت که چند مورد از تغییرات را به خاطر دارد و از جنیفر خواست در مورد هرگونه تغییر اضافی که ایجاد کرده است، توضیح دهد. مارک پیشنهادی مبنی بر پذیرش صورتجلسه ۹/۱۲ با تغییراتی که بر اساس تغییر قبلی ایجاد شده بود، ارائه داد. جنیفر ب. این پیشنهاد را تأیید کرد و صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد.
• جف صورتجلسه جلسه هیئت مدیره افسران ۱۰/۸ را بررسی کرد. هیچ نظری در مورد این مجموعه صورتجلسه وجود نداشت. مارک ام. پیشنهادی مبنی بر پذیرش صورتجلسه ۱۰/۸ همانطور که ارائه شده بود، ارائه داد که توسط نونا سی. تأیید شد. صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد.

گزارش خزانه دار – جنیفر ب.، خزانه دار

• جنیفر اظهار داشت که نیازی به بررسی گزارش‌های مالی نیست زیرا آنها به صورت آنلاین ارسال شده و دیروز بررسی شده‌اند.

رئیس فناوری – مارک ام.، رئیس کمیته فناوری

• گروه ادمین ابری چرخشی داشته است و چند ماه طول کشیده است تا آماده شروع به کار با روسای کمیته شود.
• کمیته به دنبال جذب افراد جدید در چند ماه آینده است.
• سوزان در مورد تماس دیو دبلیو. از گروه ادمین ابری با او برای آموزش در گوگل سوال کرد. سوزان پرسید که آیا هیچ یک از اعضای هیئت مدیره مایل به شرکت هستند. مارک پیشنهاد کرد که هیئت مدیره در استفاده از درایو هیئت مدیره گوگل به روز شوند. سوزان اظهار داشت که به دیو پاسخ خواهد داد و جلسه ای را در سال جدید در مورد نحوه استفاده از درایو هیئت مدیره برنامه ریزی خواهد کرد.

گزارش قائم مقام – نونا سی.، قائم مقام

• نونا گزارش داد که کمیته کنوانسیون در ژانویه شروع به جلسه خواهد کرد.
• نونا با سوزان در مورد کمیته های PIC و CPC صحبت کرد و پیشنهاد کرد که تا زمان روی کار آمدن متولیان جدید صبر کنیم. این می تواند یک پروژه خوب برای آن متولیان باشد.
• نونا اشاره کرد که جلسه بعدی انجمن IGR در ژانویه برگزار خواهد شد. بحثی در مورد پوشش دستورالعمل های جدید در این انجمن وجود داشت، اما اشاره شد که کارگاه های جداگانه ای برای بررسی دستورالعمل ها با اعضا وجود خواهد داشت.

گزارش رئیس – سوزان ر.، رئیس

• سوزان از هیئت مدیره پرسید که آیا می خواهیم در ماه دسامبر جلسه هیئت مدیره ترکیبی داشته باشیم یا خیر. هیئت مدیره موافق بود که تا ژانویه صبر نکنند و باید در تاریخ ۲ دسامبر^nd جلسه هیئت مدیره ترکیبی داشته باشیم.
• سوزان در ادامه در مورد برنامه های خود برای مجمع بحث کرد. دستور کار او برای مجمع به شرح زیر بود:
  • تصویب صورتجلسه مجمع قبلی.
  • جنیفر بودجه را سطر به سطر بررسی کند و بودجه توسط اعضا تصویب شود.
  • برگزاری انتخابات. برای هر سمت به طور جداگانه رای گیری می شود و به نامزدها ۳ دقیقه فرصت داده می شود تا رزومه خدمتی خود را ارائه دهند.
• سوزان دستور کار را در وب سایت قرار خواهد داد.

بررسی دستورالعمل‌ها – جف بی.، منشی

• جف اظهار داشت که نظراتی را در مورد ۴ بخش اول از جنیفر، سوزان و نونا دریافت کرده است. نظرات سوزان بیشتر مربوط به قالب بندی بود و جنیفر نیز تغییراتی در قالب بندی داشت. جف اظهار داشت که این تغییرات قالب بندی را اعمال خواهد کرد.
• جف اشاره کرد که نونا و جنیفر هر دو سوالات متعددی داشتند. این سوالات در یک سند جداگانه قرار داده شده بود که برای هیئت مدیره ارسال شد. جف این سوالات را یک به یک بررسی کرد، در مورد هر سوال بحث کرد و با تأیید هیئت مدیره برای هر تغییر، تغییراتی را در سند دستورالعمل ها ایجاد کرد.
• یکی از تغییراتی که مورد بحث قرار گرفت این بود که آیا هر عضو AA حق دارد درخواست تجدیدنظر در مفهوم V را ارائه دهد، همانطور که در حال حاضر در دستورالعمل ها ذکر شده است. هیئت مدیره احساس کرد که برای ارائه درخواست تجدیدنظر در مفهوم V، باید عضو OIAA، دارای حق رای یا بدون حق رای، بود. نونا سی. پیشنهادی مبنی بر تغییر دستورالعمل ها از عضو AA به عضو OIAA ارائه داد. این پیشنهاد توسط مارک ام. تأیید شد. این رای اکثریت قابل توجهی (۴ به ۱) را به دست آورد، اما unanimous نبود. هیچ نظر اقلیتی وجود نداشت/
• سوالات جنیفر مربوط به استفاده از اکثریت ۲/۳ در رویه های مجمع ما بود. او اشاره کرد که اساسنامه ما موقعیت های خاصی دارد که در آن اکثریت ۲/۳ لازم است، اما در تمام موقعیت های دیگر فقط اکثریت ساده لازم است. جف پاسخ داد که از این موضوع شگفت زده شده است زیرا بیل دبلیو. در نوشته های خود و در مفاهیم از unanimous قابل توجه حمایت می کند. با این حال، هیئت مدیره موافقت کرد که باید به اساسنامه پایبند بود و بخش رویه های مجمع بر این اساس به روز می شود.
• جنیفر درخواستی را ارائه کرد که بیان می کند مگر اینکه به طور خاص در اساسنامه ما ذکر شده باشد، رای گیری در مورد موارد تجاری فقط به اکثریت ساده نیاز دارد. نونا سی. این پیشنهاد را تأیید کرد و هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رای داد.

به روز رسانی در مورد RFP فناوری – مارک ام.، رئیس فناوری

• مارک اظهار داشت که RFP را برای یک کارگر ویژه فناوری در چندین سایت RFP ارسال کرده است. او چندین پاسخ دریافت کرده است و در حال بررسی آنها است.

صندوق اهدای PayPal – جنیفر ب.، خزانه‌دار

• جنیفر اشاره کرد که کمیته مالی در مورد پیوستن به صندوق اهدای PayPal که می تواند به کاهش هزینه های PayPal کمک کند، بحث کرده است. کمیته احساس کرد که معایب متعددی برای عضویت در این برنامه وجود دارد و OIAA نباید به آن ملحق شود.

کتاب هیئت مدیره – نونا سی.، قائم مقام

• نونا از دبیر ما، جف، درخواستی برای تعیین تاریخی که اسناد مربوط به کتاب هیئت مدیره بتواند جمع آوری شود، کرد.
• جف اظهار داشت که گام بعدی او ایجاد یک صفحه گسترده با لیستی از اسناد مورد نیاز برای کتاب هیئت مدیره و ایجاد پوشه هایی در درایو هیئت مدیره برای این اسناد خواهد بود. نونا اظهار داشت که اگر به کمک نیاز دارد، باید به هیئت مدیره اطلاع دهد.

مسئله ارتباطی با استفاده از منابع OIAA – سوزان آر.، رئیس

• سوزان اشاره کرد که لزلی، رئیس کمیته ارتباطات، با او در مورد نگرانی هایی مبنی بر اینکه جف، دبیر ما، از منابع ویدیویی کمیته او استفاده می کند، تماس گرفته است.
• جف توضیح داد که او فقط با هدف یادگیری فرآیند او برای ایجاد فیلم ها با رندی سی. تماس گرفته است و درخواست استفاده از هیچ یک از منابع OIAA را نکرده است. جف همچنین به رندی اطلاع داد که کمیته Grapevine، La Vina و Magazine دیگر بخشی از OIAA نیست و رندی هنوز این کمیته را در لیست خود دارد.
• نونا پیشنهاد کرد که حتی اگر در این وضعیت هیچ کار اشتباهی انجام نشده است، ایده خوبی است که هیئت مدیره را در مورد موقعیت هایی که ممکن است تضاد منافع بالقوه ای در آن دخیل باشد، مطلع کنیم.

مسائل مربوط به حق چاپ و مالکیت معنوی – سوزان آر.، رئیس

• سوزان ایمیلی را که از لزلی، رئیس ارتباطات، در مورد علامت تجاری لوگوی ما و محافظت از مالکیت معنوی ما برای او ارسال شده بود، خواند. از آنجایی که موارد زیادی برای در نظر گرفتن وجود داشت، هیئت مدیره تصمیم گرفت بحث در این مورد را تا جلسه هیئت مدیره دسامبر به تعویق بیندازد.
• جنیفر اشاره کرد که هیئت مدیره قبلاً در مورد علامت تجاری لوگوی OIAA بحث کرده و تصمیم گرفته است که این کار را انجام ندهد. جف اشاره کرد که مسئله کلیدی در ایجاد علامت تجاری این است که اگر شخص دیگری از علامت تجاری استفاده کند، باید از آن دفاع کنید، که این چیزی است که باعث ایجاد مسائل حقوقی و هزینه های زیادی برای هیئت خدمات عمومی شده است.

جلسه با اعلامیه مسئولیت در ساعت ۳:۴۲ بعد از ظهر به وقت EST به پایان رسید.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

• مارک پیشنهادی مبنی بر پذیرش صورتجلسه ۹/۱۲ با تغییراتی که بر اساس تغییرات قبلی ایجاد شده بود، ارائه داد. جنیفر ب. این پیشنهاد را تأیید کرد و صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد.
• مارک ام. پیشنهادی مبنی بر پذیرش صورتجلسه ۱۰/۸ همانطور که ارائه شده بود، ارائه داد که توسط نونا سی. تأیید شد. صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد.
• نونا سی. پیشنهادی مبنی بر تغییر دستورالعمل ها از عضو AA به عضو OIAA ارائه داد. این پیشنهاد توسط مارک ام. تأیید شد. این رای اکثریت قابل توجهی (۴ به ۱) را به دست آورد، اما unanimous نبود. هیچ نظر اقلیتی وجود نداشت.
• جنیفر درخواستی را ارائه کرد که بیان می کند مگر اینکه به طور خاص در اساسنامه ما ذکر شده باشد، رای گیری در مورد موارد تجاری فقط به اکثریت ساده نیاز دارد. نونا سی. این پیشنهاد را تأیید کرد و هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رای داد.

با فروتنی تقدیم شد،

جف برنکوف

دبیر OIAA