حاضرین:

Beth a.، امین بین‌المللی

جف ب.، دبیر

فلیکس ای.، خزانه‌دار علی‌البدل

مارک ام.، رئیس فناوری

بری ام.، امین کل

سوزان ر.، رئیس

سوزان آر.، رئیس، جلسه را در ساعت ۲:۰۶ بعد از ظهر آغاز کرد. جلسه با دعای آرامش آغاز شد.

مروری بر دستور جلسه: صورتجلسه‌ها، گزارش خزانه‌دار، امور جاری: کمیته ارتباطات – انجمن IGR، امور جدید – تیم‌سازی، کمیته دسترسی، طرح استراتژیک، گزارش‌های افسر.

تأیید صورتجلسه جلسه – جف ب.، دبیر

• ۸ سپتامبر ۲۰۲۴: جف این صورتجلسه‌ها را بررسی کرد و هیچ نظر یا اصلاحیه‌ای وجود نداشت.
  • پیشنهاد: مارک پیشنهادی مبنی بر پذیرش صورتجلسه‌ها همانطور که ارائه شده بود ارائه داد و بری آن پیشنهاد را تأیید کرد. کسی مخالفت نکرد. صورتجلسه‌ها تأیید شد.

گزارش خزانه‌دار – فلیکس ای.، خزانه‌دار علی‌البدل

• فلیکس گزارش می‌دهد که درآمد ما ۱۳۰٪ بودجه است. ۴۰٪ افزایش در کمک‌های گروهی وجود داشته است و کمک‌های فردی کمی کمتر از حد انتظار بوده است.
• او گزارش داد که درآمد خالص ما بیشتر است زیرا ما کمتر از حد انتظار هزینه کرده‌ایم و پس از آن به برخی از موارد پرهزینه اشاره کرد که در آن هزینه‌ها کمتر بوده است.
• فلیکس اظهار داشت که حساب جاری ما ۸۴۰۰۰ دلار و ذخیره احتیاطی ما ۵۵۰۰۰ دلار است.
• فلیکس اشاره کرد که کمک‌های گروهی از ۲۰ تا ۳۰۰ دلار متغیر است.

نظرات/سوالات در مورد گزارش‌های مالی:

• مارک در مورد بارگذاری گزارش‌های مالی سوال کرد که به نظر می‌رسد دو بار انجام شده است، یک بار بدون پیوست و یک بار با پیوست. فلیکس تأیید کرد که این موضوع درست است. مارک اظهار داشت که او موارد تکراری را حذف خواهد کرد.

امور جاری

کمیته ارتباطات و انجمن IGR – سوزان آر.، رئیس

• سوزان اشاره کرد که کمیته ارتباطات داوطلب شده است تا برنامه‌ریزی و اجرای جلسات انجمن IGR را از این پس بر عهده بگیرد و ما باید به آنها اطلاع دهیم زیرا انجمن IGR بعدی در ژانویه است.
• بث پیشنهاد کرد که اگر انجمن IGR تحت مسئولیت معاون رئیس قرار می‌گیرد، باید تا زمان انتخابات صبر کنیم تا این تصمیم را بگیریم. سوزان پاسخ داد که این لزوماً عملکرد معاون رئیس نیست.
• مارک پیشنهاد کرد که این را در این مرحله به عنوان عملکرد کمیته ارتباطات قرار ندهیم، اما از آنها بخواهیم که از انجمن IGR ژانویه مراقبت کنند. مارک توضیح داد که او این را به عنوان یک دوره آزمایشی برای کمیته ارتباطات پیشنهاد نمی‌کند و احساس می‌کند که چرخاندن این مسئولیت بین کمیته‌ها رویکرد مورد علاقه او است. او با قاطعیت اظهار داشت که با هر پیشنهادی مبنی بر قرار دادن دائمی انجمن IGR در کمیته ارتباطات مخالف خواهد بود.
• جف اظهار داشت که معتقد است عملکرد برگزاری انجمن‌های IGFR باید در جایی قرار گیرد و اگر این با کمیته ارتباطات نیست، باید در اختیار معاون رئیس یا کمیته برنامه‌ریزی انجمن IGR باشد. او اظهار داشت که با اجازه دادن به کمیته ارتباطات برای برگزاری انجمن IGR ژانویه مشکلی ندارد.
• مارک توضیح داد که مشاهده کرده است که ۲ یا ۳ انجمن IGR اول تکراری بودند و صرفاً بر نقش IGR متمرکز بودند. او معتقد است که این انجمنی برای IGRها است و باید «از مردم، توسط مردم و برای مردم» باشد. او معتقد است که چرخاندن مسئولیت انجمن IGR بین کمیته‌های دائمی رویکردی قوی‌تر ارائه می‌دهد.

تیم‌سازی – جف ب.، دبیر

• جف اظهار داشت که در آخرین جلسه هیئت اجرایی به برگزاری یک جلسه تیم‌سازی بر اساس یک نظریه شخصیتی به نام شاخص نوع مایرز-بریگز یا MBTI رأی دادیم.
• جف اشاره کرد که با یکی از دوستانش، دکتر تونی لا موتا، صحبت کرده است و پیشنهادی را تهیه کرده است که برای هیئت مدیره ارسال کرده است، برای یک کارگاه تیم‌سازی که ۴۰۰ دلار هزینه خواهد داشت.

نظرات/سوالات در مورد کارگاه تیم‌سازی:

• بث اظهار داشت که مخالف این موضوع نیست، اما می‌خواهد اشاره کند که باید به خاطر داشته باشیم که ما الکلی هستیم.
• مارک اشاره کرد که بث نکته خوبی را مطرح کرد و ما یک برنامه داریم و شاید یک فعالیت گروهی مفیدتر باشد.
• سوزان اشاره کرد که با استفاده از پول سبد برای یک کارگاه تیم‌سازی راحت نیست و ما ۳۶ اصل برای استفاده داریم. او اظهار داشت که این پول قرار بود برای BoardSource استفاده شود.
• هیئت مدیره تصمیم گرفت که این پول را برای یک کارگاه تیم‌سازی خرج نکند، اما شاید به جای آن یک فعالیت هیئت مدیره برنامه‌ریزی شود. مارک اظهار داشت که چندین ایده را بررسی خواهد کرد.

کسب و کار جدید

ایجاد کمیته دسترسی – جف ب.، دبیر

• جف با هیئت مدیره یک ارائه پاورپوینت را بررسی کرد که در مورد ایجاد یک کمیته دسترسی تهیه کرده بود. ارائه او در مورد هدف این کمیته، اعضای مختلف AA با موانع دسترسی که به آنها خدمات ارائه می‌شود و فعالیت‌های چنین کمیته‌ای بحث کرد.

نظرات/سوالات در مورد ایجاد کمیته دسترسی:

• مارک اظهار نظر کرد که مطمئن نیست یک کمیته دسترسی چه کاری انجام می‌دهد زیرا در حال حاضر اطلاعات زیادی در دسترس است که گروه‌ها می‌توانند از آن استفاده کنند. جف پاسخ داد که در دسترس بودن اطلاعات زیاد بخشی از مشکل است زیرا گروه‌ها برای استفاده از این اطلاعات در گروه‌های خود به کمک نیاز دارند.
• بث اظهار داشت که نمی‌فهمد چرا به کمیته‌ای مانند این نیاز داریم. او اظهار داشت که انواع مختلفی از الکلی‌ها وجود دارند که باید به آنها رسیدگی شود، مانند سیاه‌پوستان، BIPOC، زنان، کسانی که موانع زبانی دارند و این فهرست ادامه دارد. او پرسید که این ایده از کجا آمده است و اگر از بحث ASL ما بوده است، پس برای کنوانسیون بین‌المللی ما با ۴۲۰۰ ثبت‌نام کننده، تنها ۳ درخواست برای ASL وجود داشت. او اظهار داشت که بزرگترین چالش با گروه‌ها در سراسر جهان این است که آنها انگلیسی صحبت نمی‌کنند.
• مارک اظهار داشت که بزرگترین چالش دسترسی OIAA ما همچنان زبان و ترجمه است. نگرانی دیگر مارک این بود که ما تجربه‌ای در زمینه دسترسی نداریم و کسی را نداریم که دانش لازم برای رهبری چنین کمیته‌ای را داشته باشد.
• بث پیشنهاد کرد که این موضوع را متوقف کنیم و یک ماه برای بررسی مطالب وقت بگذاریم. او پیشنهاد کرد که ممکن است از کنوانسیون بین‌المللی بینشی به دست آوریم.
• بری اظهار داشت که ما باید به دنبال استفاده از دستورالعمل‌های WCAG برای وب‌سایت خود باشیم و اکنون یک استاندارد ۲.۲ وجود دارد. مارک اظهار داشت که کمیته فناوری به دو چیز متعهد است: ۱). ممیزی وب‌سایت با توجه به دسترسی برای رنگ‌ها و کنتراست و مواردی از این دست و ۲). شروع برنامه‌ریزی برای وب‌سایت ۲.۰ و چگونگی بهبود ترجمه‌ها.

طرح استراتژیک – جف ب.، دبیر

• جف گزارش داد که چیزی برای به اشتراک گذاشتن در مورد یک طرح استراتژیک ندارد. او اظهار داشت که مطمئن نیست که می‌خواهد تمرین دیگری مانند این را انجام دهد که هیئت مدیره سپس تصمیم بگیرد که نیازی به آن نیست.
• سوزان اظهار داشت که فکر می‌کند یک طرح استراتژیک یک الزام هیئت مدیره است. جف پاسخ داد که یک طرح استراتژیک یک الزام هیئت مدیره نیست و ما مدتی است که بدون آن فعالیت می‌کنیم. او اظهار داشت که هیچ چیز در اساسنامه یا دستورالعمل‌های ما وجود ندارد که نیاز به یک طرح استراتژیک داشته باشد. جف در ادامه اظهار داشت که معتقد است نداشتن یک طرح استراتژیک مشکل‌ساز است و این یکی از اسناد موجود در کتاب هیئت مدیره است.
• مارک اظهار داشت که ایده یک طرح استراتژیک یا حداقل یک نگاه ۵ ساله به آینده را دوست دارد.
• جف اشاره کرد که قبلاً طرح‌های استراتژیک انجام داده است و توسعه آنها ساده است. او اظهار داشت که شما اهدافی را برای سازمان توسعه می‌دهید و سپس هر هدف را به اهداف، یا اهداف هوشمند، و به دنبال آن یک طرح پیاده‌سازی برای هر هدف تقسیم می‌کنید. او اظهار داشت که اگر این چیزی است که هیئت مدیره به دنبال آن است، می‌تواند پیشنهادی ایجاد کند.
• سوزان اظهار داشت که جف یک هفته فرصت دارد تا یک طرح ارائه دهد زیرا جلسه ترکیبی بعدی هیئت مدیره در یک هفته دیگر است.
• بث پیشنهاد کرد که تا بعد از کنوانسیون صبر کنیم تا این ایده را پیش ببریم.
• سوزان پیشنهاد کرد که مفهوم یک طرح استراتژیک می‌تواند در جلسه ترکیبی هیئت مدیره ارائه شود و سپس در جلسه دسامبر هیئت مدیره بیشتر مورد بحث قرار گیرد. در آن جلسه، می‌توانیم یک جلسه مختصر هیئت مدیره فقط با صورتجلسه‌ها و گزارش خزانه‌دار داشته باشیم و سپس روی طرح استراتژیک تمرکز کنیم. از روسای کمیته‌ها برای این جلسه دعوت خواهد شد.

گزارش‌های افسر

گزارش رئیس – سوزان آر.

• سوزان اظهار داشت که برخی از مسائل PAC با گروه‌هایی که او در آنها دخیل بود وجود داشت.
• سوزان گزارش داد که او ارائه خود را برای کمیته وحدت دارد و از بث خواست که آن را بین مترجمان توزیع کند. بث موافقت کرد که این کار را انجام دهد.
• سوزان اظهار داشت که تجربه لذت‌بخشی در انجام پادکست Grapevine دیروز داشته است.
• او اظهار داشت که از کمیته ارتباطات خواسته است که مسئول انجمن IGR ژانویه باشد.
• سوزان اظهار داشت که نمایشگاه خدمات که در ماه ژوئیه داشتیم را واقعاً دوست داشت و پرسید که آیا مارک مایل است نمایشگاه دیگری را در ژوئن آینده برگزار کند.

نظرات/سوالات در مورد گزارش رئیس

هیچ نظر یا سوالی وجود نداشت.

گزارش دبیر – جف ب.، دبیر

• جف اشاره کرد که جایگزین او، آنیتا، در حال بهبودی از جراحی ستون فقرات است و به طور موقت قادر به کمک به هیچ یک از وظایف دبیری نبوده است. جف از هیئت مدیره خواست که او را در دعاهای خود نگه دارند.
• جف اظهار داشت که مجبور شده است وظیفه‌ای را که به او محول شده بود، بر عهده بگیرد تا تمام منشورهای کمیته پذیرفته شده را مستند کرده و در پوشه کتاب هیئت مدیره بارگذاری کند.
• او اشاره کرد که اخطاریه‌ای از نماینده ثبت شده ما، Incorp، در مورد یک الزام گزارش‌دهی جدید از وزارت خزانه‌داری برای شناسایی صاحبان ذینفع دریافت کرده است.

گزارش خزانه‌دار – فلیکس ای.، خزانه‌دار علی‌البدل

بدون گزارش

گزارش فناوری

• مارک گزارش داد که تماسی از یکی از اعضای کمیته فناوری دریافت کرده است که یک Tech Stepper، در تیم رویداد Zoom و در تیم Cloud Admin بود و اظهار داشت که مجبور است کناره‌گیری کند زیرا پس از ۸ سال مجبور شد اعتراف کند که واقعاً الکلی نیست.
• مارک به‌روزرسانی در مورد پروژه عضویت با استفاده از نرم‌افزار Wild Apricot ارائه کرد. او اظهار داشت که یک مجوز ۲۰۰۰ عضوی برای مرحله اول پروژه خریداری شده است که به یک سیستم جدید برای حد نصاب و رأی‌گیری اجازه می‌دهد.
• او اظهار داشت که در مرحله دوم تعداد اعضا باید افزایش یابد تا کل پایگاه داده کنوانسیون بین‌المللی بتواند وارد شود.
• مارک اشاره کرد که یک کارگاه ایمنی پس از کنوانسیون برگزار می‌شود.

نظرات/سوالات در مورد گزارش فناوری

• سوزان از مارک پرسید که چه کسی وب‌سایت را به‌روزرسانی می‌کند زیرا برخی از نادرستی‌ها وجود دارد که باید اصلاح شوند.
• مارک به سوزان اطلاع داد که اگر مشکلی در وب‌سایت پیدا کرد، باید به‌روزرسانی‌ها را به website@aa-intergroup.org ارسال کند.

گزارش امین بین‌المللی – بث آ.، امین بین‌المللی

• بث گزارش داد که حدود ۴۰۰۰ ثبت‌نام با هجوم زیادی از ایران و هند داشته‌ایم.
• بث اظهار داشت که به دلیل برخی از رویدادهایی که در خارج از AA رخ می‌دهد، نظرات و درخواست‌هایی دریافت کرده است. او اشاره کرد که با Tech 12 برای اطمینان از هوشیاری و ایمنی در کنوانسیون همکاری کرده است.

نظرات/سوالات در مورد گزارش امین بین‌المللی

هیچ نظر یا سوالی وجود نداشت.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای گیری شد:

• صورتجلسه جلسه هیئت مدیره ۸ سپتامبر^th، ۲۰۲۴ تصویب شد.
• صورتجلسه جلسه اجرایی ۸ سپتامبر^th، ۲۰۲۴ تصویب شد.

با احترام،

جف بی.

دبیر OIAA