حاضرین:
جف بی.، دبیر
جنیفر بی.، خزانه‌دار
نونا سی.، نائب رئیس
مارک ام.، رئیس فناوری
تری ان.، رئیس کنوانسیون
سوزان آر.، رئیس

سوزان آر.، رئیس، جلسه را به رسمیت شناخت و جلسه را با دعای آرامش در ساعت ۲:۰۲ بعد از ظهر به وقت EST آغاز کرد.

بررسی صورتجلسه هیئت مدیره – جف بی.، دبیر

• جف اشاره کرد که صورتجلسه جلسه ۱۱/۱۶ هیئت مدیره برای بررسی آماده نیست. او اظهار داشت که تقریباً آماده است و آن را در چند روز آینده ارسال خواهد کرد.

بررسی دستورالعمل‌ها – جف بی.، دبیر

• جف اظهار داشت که دستورالعمل‌های اصلاح‌شده را برای هیئت مدیره ارسال کرده است که شامل تغییرات بر اساس سؤالات پاسخ داده شده توسط هیئت مدیره، مسائل مربوط به حروف بزرگ و کوچک که توسط سوزان شناسایی شده و تغییرات در رویه‌های مجمع از اتفاق نظر اساسی (اکثریت ۲/۳) به اکثریت ساده همانطور که در اساسنامه ما ذکر شده است، می‌باشد.
• جنیفر اشاره کرد که موقعیت‌های خاصی در اساسنامه ما وجود دارد که نیاز به اتفاق نظر اساسی دارد که در رویه‌های مجمع به‌روزرسانی‌شده و نمودار مشخص نشده است. جنیفر فهرستی از آن موقعیت‌ها را در نظرات خود در مورد آن بخش ارائه کرده بود. جف اظهار داشت که یک پاورقی با آن موقعیت‌ها همانطور که توسط جنیفر از اساسنامه شناسایی شده است، اضافه خواهد کرد.
• جف اظهار داشت که امروز بخش‌های ۵ تا ۷ را بررسی خواهیم کرد. او اظهار داشت که سوزان ایمیلی در مورد مسائل مربوط به قالب‌بندی این بخش‌ها، به ویژه بخش مالی (بخش ۶) برای او ارسال کرده است. جف بررسی را به سوزان واگذار کرد تا نظرات خود را برای هیئت مدیره توضیح دهد.
• سوزان نگرانی خود را مبنی بر اینکه سند از نظر سبکی سازگار نیست، بیان کرد. او اشاره کرد که بخش‌های مختلف توسط کمیته‌های فرعی مختلف کار شده‌اند و نتیجه سبک‌ها و صداهای مختلف بوده است. او اشاره کرد که در مقابل، دستورالعمل‌های فعلی با یک صدای واحد هستند. یک نمونه که او ذکر کرد بخش مالی بود که به صورت مجهول نوشته شده بود که با سایر بخش‌ها متفاوت است.
• مارک اظهار داشت که ما یا باید یک نفر، مانند سوزان، کل سند را به‌روزرسانی کند یا یک ویراستار استخدام کنیم. نونا پرسید که آیا سوزان مایل به ایجاد تغییرات لازم است یا خیر.
• مارک نگران بود که قرار دادن کل سند در یک صدا یک بازنویسی اساسی باشد. هیئت مدیره موافقت کرد که صرف نظر از این، محتوا نباید تغییر کند. مارک پیشنهاد کرد که یک پاراگراف به ابتدای سند اضافه کنیم که توضیح دهد چگونه سند توسط کمیته‌های فرعی مختلف ایجاد شده است و سند صداهای مختلفی در بخش‌های مختلف خواهد داشت.
• سوزان اظهار داشت که می‌تواند سند را بررسی کند و خطاهای مربوط به حروف بزرگ و کوچک و نقطه‌گذاری را برطرف کند، اما پرسید که آیا بخش مالی که به صورت مجهول نوشته شده است، باید تغییر کند یا خیر. جنیفر اظهار داشت که بخش مالی نسبت به سایر بخش‌ها زبان حقوقی بیشتری دارد و زبان حقوقی اغلب به صورت مجهول انجام می‌شود.
• نونا پیشنهادی مبنی بر اینکه سوزان نقطه‌گذاری و حروف بزرگ و کوچک سند دستورالعمل‌ها را تغییر دهد، ارائه کرد. این پیشنهاد توسط جف تأیید شد و این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
• سوزان مسئله‌ای را در مورد بخش کمیته، ۵.۵.۱، مطرح کرد که در حال حاضر خواستار درج هدف و منشور برای هر کمیته است. نونا پیشنهاد کرد که این را از هر کمیته حذف کنیم و سند به وب‌سایت هر کمیته در فهرست ارجاع دهد. سوزان پیشنهادی مبنی بر اینکه بخش کمیته سند دستورالعمل‌ها فقط نام کمیته‌ها را فهرست کند و برای منشور و هدف به وب‌سایت ارجاع دهد، ارائه کرد. این پیشنهاد توسط جف تأیید شد و این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
• سوزان اشاره کرد که در جلسه کمیته مالی بحثی در مورد تغییر اصطلاح «حسابرسی داخلی» به «بررسی مالی داخلی» وجود داشت. جنیفر موافقت کرد و این تغییر اعمال خواهد شد.
• سوزان همچنین سؤالی در مورد معنای «این مبلغ» در بخش ۶.۳ داشت. جنیفر اظهار داشت که این متن می‌تواند به «مبلغ کل ذخیره احتیاطی به اضافه نگهداری نقدی» تغییر یابد تا منظور روشن شود.
• مارک چندین تغییر در بخش ۷، بخش فناوری داشت که آن را در یک ایمیل برای جف ارسال خواهد کرد.

پیشنهاد قرار دادن شماره تلفن در وب‌سایت – سوزان آر.، رئیس

• سام، یکی از اعضای کمیته فناوری، در مورد هزینه‌های قرار دادن شماره تلفن در وب‌سایت تحقیق کرد. او پیشنهاد کرد که این مورد را به وب‌سایت اضافه کنیم زیرا افراد بالای ۴۰ سال بیشتر از ارسال ایمیل، با استفاده از تلفن راحت‌تر هستند.
• نونا اظهار داشت که به دلایل مختلفی با این پیشنهاد مخالف است، از جمله: این یک بازسازی OIAA خواهد بود زیرا ما یک سازمان آنلاین هستیم. افراد می‌توانند از شماره تلفن برای درخواست کمک استفاده کنند. ما باید داوطلبانی برای پشتیبانی از خط تلفن و شخصی برای هماهنگی این داوطلبان داشته باشیم. و تماس‌ها می‌توانند به زبان‌هایی غیر از انگلیسی باشند که پشتیبانی از آنها دشوار خواهد بود. جف نیز مخالفت خود را ابراز کرد و با تمام گفته‌های نونا موافقت کرد. او همچنین اظهار داشت که هزینه و زمان صرف شده ارزش مزایای آن را نخواهد داشت. جف اشاره کرد که در اینترگروپ محلی خود مشارکت داشته است و به دست آوردن داوطلبان کار زیادی است. مارک و جنیفر نیز مخالفت خود را ابراز کردند.
• سوزان اظهار داشت که ایمیلی برای سام ارسال کرده است و به او گفته است که اگر می‌خواهد این ایده را دنبال کند، باید پیشنهادی بنویسد و آن را برای درج در دستور کار مجمع آینده برای هیئت مدیره ارسال کند.

موارد اضافی دستور کار – سوزان آر.، رئیس

• سوزان اشاره کرد که لزلی، رئیس ارتباطات، در حال برگزاری یک مسابقه شعار است و کارلوس دی.، رئیس وحدت، نگرانی‌های متعددی در مورد توانایی ترجمه شعار به زبان‌های دیگر دارد.
• سوزان پرسید که آیا سایر اعضای هیئت مدیره ویدیوی جدید کمیته ارتباطات، نقش IGR را دیده‌اند و آیا ما آماده تأیید این ویدیو هستیم یا خیر. جنیفر در مورد اسلاید ابتدایی که در مورد تفاوت بین IGR و GSR بحث می‌کند، ابراز نگرانی کرد. هیئت مدیره موافقت کرد که این اسلاید باید بر نقش GSR تأکید کند اما می‌تواند خطی داشته باشد که بیان کند IGR، GSR نیست.
• نونا ابراز نگرانی کرد که ویدیو از اعضا می‌خواهد سؤالات خود را به انجمن IGR ارسال کنند اما ایمیل به کل کمیته ارسال می‌شود. او از مارک خواست که ایمیل موجود در لیست داغ IGR را تغییر دهد تا از ایمیل انجمن IGR استفاده کند.
• هیئت مدیره زمانی را برای مشاهده ویدیو اختصاص داد. هیئت مدیره موافقت کرد که هر گونه نظر را برای سوزان ارسال کند و او آنها را به کمیته ارتباطات ارسال خواهد کرد.
• سوزان در ادامه به درخواستی که برای شرکت در دومین ^{کنوانسیون} بین‌المللی آنلاین دریافت کرده بود که توسط کارلوس پی. و آدریان کیو برای هیئت مدیره ارسال شده بود، اشاره کرد. کارلوس دی.، رئیس کمیته وحدت، اشاره کرد که این درخواست را دریافت خواهیم کرد و احساس کرد که باید بر کنوانسیونی که OIAA و کمیته وحدت سال آینده برگزار خواهند کرد، تمرکز کنیم. هیئت مدیره احساس کرد که به دلیل رویدادهای آینده ما، منابعی برای کمک به این کنوانسیون نداریم، اما می‌توانیم به آنها این فرصت را بدهیم که رویداد خود را در صفحه رویدادهای ما فهرست کنند. هیئت مدیره همچنین احساس کرد که نیازی به ملاقات با این افراد نیست.
• سوزان اشاره کرد که دیو دبلیو. یک کارگاه ایمنی را در اولین شنبه دومین ^ماه هر فصل برای کل سال آینده برنامه‌ریزی کرده است (یادداشت دبیر: تاریخ‌های این کارگاه‌ها عبارتند از ۳/۲، ۴/۵، ۳/۸ و ۹/۱۱).
• سوزان به درخواست بری ام. برای توزیع یک درخواست نظرسنجی از کمیته ادبیات متولیان هیئت خدمات عمومی در مورد اینکه انجمن چگونه به تغییر نوشته‌های بیل دبلیو. نگاه می‌کند، اشاره کرد. مارک اظهار داشت که با سوزان صحبت کرده است اما دیدگاه جف را درک کرده است، بنابراین مردد بود. نونا در مورد برچسب زدن نظرسنجی به عنوان نظرسنجی «خدمات عمومی» به دلیل سایر دفاتر خدمات عمومی در سراسر جهان ابراز نگرانی کرد. سوزان ابراز نگرانی کرد که این نظرسنجی برای OIAA ارسال نشده است بلکه برای نمایندگان منطقه ارسال شده است. او احساس کرد که این ما را «از مسیر خود خارج می‌کند». جنیفر اظهار نظر کرد که با سوزان موافق است و نباید خط بین اینترگروپ و GSO خود را محو کنیم.

گزارش دبیر – جف ب.، دبیر

• جف به تاریخ‌هایی که او، سوزان و نونا در مورد آنها برای ۳ جلسه دستورالعمل برای بررسی دستورالعمل‌های هنوز تأیید نشده با اعضا صحبت کرده بودند، اشاره کرد. این تاریخ‌ها عبارتند از دومین ^و چهارمین ^{شنبه‌های} فوریه (۱۰/۲ و ۲۴/۲) و دومین ^شنبه مارس (۹/۳). جلسات دومین ^{شنبه‌های} فوریه و مارس (۱۰/۲ و ۹/۳) زمان مناسب برای ایالات متحده/کانادا در نظر گرفته می‌شوند و در ساعت ۱۲ بعد از ظهر به وقت EST (۹ صبح به وقت PT، ۱۰ صبح به وقت MT و ۱۱ صبح به وقت CT) برگزار می‌شوند. جلسه بین‌المللی مناسب با زمان در ساعت ۱۰ صبح به وقت انگلستان/پرتغال آغاز می‌شود که ساعت ۱۱ صبح در اروپای مرکزی، ۳:۳۰ بعد از ظهر در هند، ۶ بعد از ظهر در چین/فیلیپین، ۷ بعد از ظهر در ژاپن و ۹ شب در استرالیا (AEST) است. نونا اشاره کرد که مترجم برای این جلسات مورد نیاز خواهد بود. این پیشنهاد مطرح شد که جف ایمیلی ارسال کند و بپرسد که اعضا برای جلسه بین‌المللی به چه مترجمان زبانی نیاز دارند. ایالات متحده
• سوزان پرسید که آیا جف قصد دارد قبل از پایان سال از اعضا نظرسنجی کند یا خیر. اساسنامه بیان می‌کند که باید سالانه از اعضا نظرسنجی شود. جف اظهار داشت که قبل از پایان سال یک نظرسنجی از اعضا انجام خواهد داد. مارک داوطلب شد تا با بری تماس بگیرد تا مشخص کند که چگونه نظرسنجی را در ژوئن ۲۰۲۲ انجام داده است.
• جف اظهار داشت که کار بر روی جمع‌آوری اسناد برای کتاب هیئت مدیره را آغاز کرده است. او اشاره کرد که به عنوان اولین قدم، فهرست اسناد ارسالی توسط نونا را بررسی کرد و یک صفحه گسترده ایجاد کرد که آن را از طریق ایمیل برای هیئت مدیره ارسال کرد و حاوی آن فهرست از اسناد بود. او اظهار داشت که اسناد را به ۳ دسته تقسیم کرده است: عمومی، مالی و اسناد کلیدی شرکت.
• جف اظهار داشت که یک پوشه کتاب هیئت مدیره در درایو هیئت مدیره با دو زیرپوشه ایجاد کرده است، یکی برای اسناد مالی و دیگری برای اسناد کلیدی شرکت. اسناد عمومی در پوشه اصلی نگهداری می‌شوند. یکی از اسناد عمومی، فهرست تماس هیئت مدیره است و جف اشاره کرد که یک صفحه گسترده برای اعضای هیئت مدیره ارسال کرده است تا با اطلاعات تماس خود آن را پر کنند.

گزارش فناوری – مارک ام.، رئیس فناوری

• جنیفر در مورد وضعیت RFP برای یک کارگر ویژه وب‌سایت پرسید. مارک اظهار داشت که به دنبال ۵ پیشنهاد است اما حداقل ۳ پیشنهاد. او گفت که انتظار دارد این هفته ۲ پیشنهاد دریافت کند.
• مارک اعلام کرد که در ۲۰ دسامبر یک مهمانی تعطیلات OIAA برگزار خواهیم کرد^th .

جلسه با اعلامیه مسئولیت در ساعت ۳:۲۹ بعد از ظهر به وقت EST به پایان رسید.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

1. نونا پیشنهادی مبنی بر اینکه سوزان نقطه‌گذاری و حروف بزرگ و کوچک سند دستورالعمل‌ها را تغییر دهد، ارائه کرد. این پیشنهاد توسط جف تأیید شد و این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
2. سوزان پیشنهادی مبنی بر اینکه بخش کمیته سند دستورالعمل‌ها فقط نام کمیته‌ها را فهرست کند و برای منشور و هدف به وب‌سایت ارجاع دهد، ارائه کرد. این پیشنهاد توسط جف تأیید شد و این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
3. نونا پیشنهادی مبنی بر اینکه سوزان نقطه‌گذاری و حروف بزرگ و کوچک سند دستورالعمل‌ها را تغییر دهد، ارائه کرد. این پیشنهاد توسط جف تأیید شد و این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.

با فروتنی تقدیم شد،
جف برنکف
دبیر OIAA