حاضرین:
جف ب.، دبیر
جنیفر ب.، خزانه‌دار
نونا س.، قائم مقام رئیس
فلیکس ای.، خزانه‌دار علی‌البدلآملیا ل.، دبیر علی‌البدل
مارک م.، رئیس فناوری
سوزان ر.، رئیس

سوزان آر.، رئیس جلسه، جلسه را در ساعت ۵:۰۲ بعد از ظهر به وقت EST با دعای آرامش آغاز کرد.

بررسی بودجه – جنیفر ب.، خزانه‌دار

• جنیفر گزارش داد که وقتی تمام درخواست‌های بودجه برای سال ۲۰۲۴ جمع شدند، مبلغ ۱۶۲,۰۰۰ دلار شد که ما نمی‌توانیم آن را پشتیبانی کنیم.
• جنیفر و کمیته مالی چندین سؤال در مورد بودجه فناوری داشتند.
  • سؤالی در مورد هزینه حضور در کنفرانس مطرح شد که مارک توضیح داد که باید ۳,۰۰۰ دلار باشد.
  • جنیفر در مورد هزینه ۳۰,۰۰۰ دلاری برای نگهداری وب‌سایت با استفاده از کارگران ویژه سؤال کرد. مارک توضیح داد که این هزینه با توجه به گسترش و پیچیده‌تر شدن استفاده از وب‌سایت ضروری است.
  • سؤال دیگری در مورد نیاز به ۱۰ حساب زوم وجود داشت. فکر اولیه این بود که ما بتوانیم از Google Meet برای برنامه‌ریزی جلسات در هر زمان توسط هر کمیته استفاده کنیم. با این حال، هیچ‌کس از استفاده از Google Meet خوشش نیامد. مارک اظهار داشت که نمی‌توانیم به استفاده از یک حساب زوم برای ۱۴ کمیته بازگردیم. ما یک مجوز حرفه‌ای زوم خریداری خواهیم کرد که حداقل به ۱۰ مجوز نیاز دارد.
  • مارک اظهار داشت که مبلغ زیادی در بودجه برای توسعه وب‌سایت وجود دارد زیرا کمیته فناوری در مورد پروژه‌هایی که ضروری خواهند بود، نامطمئن است. مارک موافقت کرد که این مبلغ را به نصف کاهش دهد.
• جنیفر گزارش داد که با تعدیل بودجه فناوری و چندین تغییر دیگر، بودجه بین ۱۰۸,۰۰۰ تا ۱۰۹,۰۰۰ دلار خواهد بود. او به کمیته‌ها اطلاع خواهد داد که چه تغییراتی در بودجه آن‌ها ایجاد می‌شود.
• او اظهار داشت که در پایان سال حدود ۱۰۰,۰۰۰ دلار خواهیم داشت که نشان می‌دهد امسال پول کافی برای پرداخت به سایر نهادهای AA نخواهیم داشت.
• هیئت مدیره در مورد ایده پرداخت‌ها بحث کرد و توافق کرد که عدم پرداخت‌ها مشکلی نیست. تمرکز ما باید بر توانایی انجام امور OIAA باشد.

مصوبات جلسه هیئت مدیره و گزارش دبیر – جف ب.، دبیر

• سوزان گزارش داد که ۳ مجموعه صورتجلسه هیئت مدیره برای تأیید داریم.
• جف صورتجلسه جلسه هیئت مدیره ۹ مه ^th، ۲۰۲۳ را که توسط سوزان ر.، رئیس ما، تهیه شده بود، بررسی کرد. از آنجایی که جف در آن تاریخ در بیمارستان بود، نونا هنوز عضو هیئت مدیره نشده بود و جنیفر به طور موقت در دسترس نبود، سوزان این صورتجلسه‌ها را تأیید کرد.
• جف در ادامه صورتجلسه جلسه ۱۸ ژوئیه ^th را بررسی کرد. هیچ نظر یا اصلاحی وجود نداشت. نونا س. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه ۱۸ ژوئیه ^th همانطور که ارائه شده بود، ارائه داد که توسط سوزان ر. تأیید شد. صورتجلسه‌ها به اتفاق آرا تصویب شدند.
• جف مجموعه نهایی صورتجلسه‌ها از جلسه ۸ اوت ^th هیئت مدیره را بررسی کرد. سوزان از جف خواست که عنوان «رئیس موقت» را حذف کند و فقط به او به عنوان رئیس اشاره کند. سوزان ر. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه ۸ اوت ^th به صورت اصلاح شده ارائه داد که توسط نونا س. تأیید شد. صورتجلسه‌ها به اتفاق آرا تصویب شدند.
• جف اظهار داشت که یک صفحه گسترده با تمام صورتجلسه‌های معوقه هیئت مدیره تهیه کرده است که او و آملیا از آن برای پیگیری تکمیل تمام صورتجلسه‌های معوقه هیئت مدیره استفاده خواهند کرد. آملیا برخی از صورتجلسه‌ها را تهیه می‌کند و جف بقیه صورتجلسه‌ها را تهیه خواهد کرد.
• جف گزارش داد که مشکلاتی در ضبط جلسات ۱۱ ژوئیه ^th و ۲۳ ژوئیه ^rd هیئت مدیره وجود داشته است، بنابراین هیچ ضبطی برای این دو جلسه در دسترس نیست. سوزان اظهار داشت که یادداشت‌هایی از آن جلسات هیئت مدیره دارد که در صورت داشتن وقت ارسال خواهد کرد.
• جف گزارش داد که اخذ بیمه مسئولیت برای سازمان را به بودجه دبیر برای سال آینده اضافه کرده است. این احتمالاً حدود ۵۰۰ دلار هزینه خواهد داشت و علاوه بر بیمه D&O است که تمدید خواهد شد.
• جف آملیا ل. را به هیئت مدیره معرفی کرد و گزارش داد که از آملیا خواسته است به عنوان دبیر علی‌البدل خدمت کند. آملیا خدمات قبلی خود در OIAA و به انجمن را قبلاً به هیئت مدیره شرح داد.

گزارش خزانه‌دار – جنیفر بی.، خزانه‌دار

• جنیفر انحراف بودجه برای سپتامبر را بررسی کرد و اظهار داشت که ۸,۷۰۰ دلار درآمد داشته‌ایم. او به چندین هزینه که متحمل شده‌ایم اشاره کرد.
• جنیفر گزارش کمک‌ها را بررسی کرد و اظهار داشت که ۷۵ فرد و گروه به مبلغ ۸,۷۰۰ دلار کمک کرده‌اند. یکی از گروه‌هایی که جنیفر به آن اشاره کرد، گروهی به نام Sober in China بود که ۷۸۶ دلار کمک کرده بود و قبلاً کمک نکرده بود. سوزان پرسید که آیا می‌توانیم گزارشی از کمک‌های هر گروه برای سال تهیه کنیم و جنیفر گفت که می‌تواند.
• ترازنامه نشان می‌دهد که ۹۹,۰۰۰ دلار در بانک داریم که ۵,۰۰۰ دلار آن برای کنوانسیون بین‌المللی اختصاص داده شده است و ۹۴,۰۰۰ دلار بودجه در دسترس داریم.
• جنیفر گزارش داد که مشکلاتی در سفر NAATW وجود داشته است. جنیفر از هیئت مدیره پرسید که آیا مت و ملیندا باید تفاوت ۵۰ دلاری در هتل‌هایی که از جنیفر خواستند رزرو کند و هتلی که رزرو کردند را بپردازند. نظر هیئت مدیره این بود که آن‌ها باید این تفاوت را بپردازند. هیئت مدیره همچنین موافقت کرد که OIAA فقط برای مدت کنفرانس هزینه حضور در کنفرانس‌ها را پرداخت خواهد کرد، مگر اینکه پروازها مستلزم این باشد که فرد شب قبل وارد شود.
• جنیفر بودجه‌های ارائه شده توسط افسران و روسای کمیته را به شرح زیر بررسی کرد و درخواست تأیید کرد:
  • بودجه رئیس. بودجه اصلی سوزان برای جلسات هیئت مدیره و مجامع ۱۹,۰۰۰ دلار برای ترجمه بود. سوزان با همکاری کمیته مالی، ترجمه‌های جلسات هیئت مدیره را به ۱ زبان و مجامع را به ۳ زبان کاهش داد که منجر به کاهش نزدیک به ۱۱,۰۰۰ دلار به ۸,۳۲۰ دلار شد. هیئت مدیره بودجه رئیس را به اتفاق آرا تصویب کرد.
  • بودجه CPC. کمیته درخواست ۵,۰۰۰ دلار برای یک ویدیو و ۵,۰۰۰ دلار اضافی به بودجه خود اضافه کرد. کمیته مالی با ۵,۰۰۰ دلار برای ویدیو یا پر کردن ۵,۰۰۰ دلار برای هیچ هدف مشخصی موافق نبود. هیئت مدیره به اتفاق آرا رأی داد عدم تصویب بودجه CPC همانطور که ارائه شده بود.
  • کمیته کنوانسیون. تری بودجه خود را برای خرید فقط ۲۰۰۰ سنجاق سینه به جای ۶۰۰۰ اصلاح کرد. جنیفر گزارش داد که کمیته مالی با خرید سنجاق سینه موافق نیست و از سایر اعضای هیئت مدیره نظر خواست. جف اظهار داشت که احساس می‌کند سنجاق سینه‌ها «آشغال مستی» نیستند و راهی برای اطلاع شرکت‌کنندگان از OIAA هستند. او همچنین در مورد اینکه چگونه منطقه او در کنوانسیون‌ها لحظه‌ای را فراهم کرده است، بحث کرد. نونا و سوزان اظهار داشتند که با سنجاق سینه‌ها موافق هستند. هیئت مدیره بودجه کنوانسیون را تصویب کرد.
  • کمیته مالی. ۱۵,۰۰۰ دلار در بودجه برای حسابرسی خارجی وجود داشت. کمیته مالی احساس کرد که این مبلغ زیادی برای صرف حسابرسی است و این مبلغ را به ۲,۵۰۰ دلار برای هرگونه فعالیت مرتبط با حسابداری کاهش داد. جنیفر اشاره کرد که مایل است با یک شرکت برای بحث در مورد امکان اهدای کمک‌های مالی با استفاده از بودجه مازاد در سطح بین‌المللی همکاری کند. جف اشاره کرد که این موضوع قبلاً مطرح شده بود و هیئت مدیره تصمیم گرفت کمک‌های بین‌المللی نکند. او همچنین اشاره کرد که ما یک تعامل با Pro Bono داشتیم که برای بررسی اهدای کمک‌های بین‌المللی برنامه‌ریزی شده بود که لغو شد. جنیفر اظهار داشت که مایل است امکان اهدای کمک‌های بین‌المللی با بودجه مازاد را دوباره باز کند. هیئت مدیره بودجه کمیته مالی را به اتفاق آرا تصویب کرد.
  • کمیته وحدت. این کمیته دو هزینه عمده برای سال آینده دارد: ۱۰,۲۰۰ دلار برای کنوانسیون و ۸,۰۰۰ دلار برای ترجمه‌ها. بودجه آن‌ها همچنین شامل ترجمه‌ها برای ۲ زبان در جلسات کمیته وحدت بود. هیئت مدیره بودجه کمیته وحدت را تصویب کرد.
  • هیچ سؤال یا نگرانی وجود نداشت. هیئت مدیره بودجه دبیر را به اتفاق آرا تصویب کرد.
  • انجمن IGR. بودجه انجمن IGR شامل ترجمه‌ها برای ۴ زبان برای ۴ جلسه در سال بود. هیئت مدیره بودجه انجمن IGR را به اتفاق آرا تصویب کرد.

گزارش رئیس – سوزان آر، رئیس

• سوزان گزارش رئیس خود را به هیئت مدیره ارائه داد.
• در آینده، جلسات ترکیبی هیئت مدیره بر گزارش‌های کمیته متمرکز خواهد شد. از روسای کمیته خواسته می‌شود که گزارش‌های فصلی را همانطور که در اساسنامه مشخص شده است، ارائه دهند.
• سوزان اظهار داشت که با جان، رئیس PIC، تماس گرفته است تا مشخص کند که آن‌ها در توسعه منشور خود کجا هستند. سوزان هیچ پاسخی از جان دریافت نکرده است.
• سوزان اظهار داشت که با کمیته وحدت در مورد فهرست گروه‌های واتس‌اپ که در حال حاضر فهرست نمی‌کنیم، بحث کرده است.
• سوزان گزارش داد که با موضوع رفتار غارتگرانه در یک گروه ۲۴ ساعته برخورد کرده است. جنیفر ابراز نگرانی کرد که دخالت سوزان در یک موضوع گروهی می‌تواند سازمان را در معرض اقدامات قانونی قرار دهد.
• بخش ارتباطات یک خط برچسب ۷ کلمه‌ای برای سازمان درخواست کرده است. نونا اظهار داشت که چند نمونه از این مورد دارد.
• سوزان گزارش داد که در ۵ سپتامبر، دستورالعمل‌ها به کمیته ارتباطات تحویل داده شد تا آن‌ها سند را استاندارد کنند که این کار را انجام داده‌اند.
• سوزان گزارش داد که او و جف با Pro Bono تماس گرفته‌اند تا اسناد قانونی و فرآیند درهای باز ما را بررسی کنند.
• بحثی در مورد وضعیت کمیته‌های موقت فعلی وجود داشت. سؤالی در مورد اینکه با کمیته ارتباطات چه باید کرد و چگونه به‌روزرسانی‌های اساسنامه و دستورالعمل را انجام داد، وجود داشت. سوزان اظهار داشت که مایل است کمیته ارتباطات به کار خود ادامه دهد و جف پیشنهاد کرد که کمیته ارتباطات احتمالاً باید به یک کمیته دائمی تبدیل شود. جنیفر پیشنهاد کرد که تغییرات اساسنامه و دستورالعمل کوچک هستند و می‌توانند بدون کمیته انجام شوند. جف اشاره کرد که حداقل ۱۰ تغییر در انتظار اساسنامه وجود دارد که به کمیته‌ای نیاز دارد که می‌تواند یک کمیته موقت باشد. سوزان پیشنهاد کرد که یک کمیته بازنگری اساسنامه می‌تواند زیرمجموعه‌ای از هیئت مدیره باشد.
• سوزان اظهار داشت که بحث در مورد کمیته‌های موقت و سایر مسائل مانند گروه‌های واتساپ و تبادل سخنران در جلسه اکتبر هیئت مدیره مورد بحث قرار خواهد گرفت.

نایب رئیس – نونا سی.، نایب رئیس

• نونا گزارش داد که دستور کار انجمن IGR در تاریخ ۲۸/۱۰ تکمیل و در وب‌سایت ارسال شده است. این انجمن شامل یک جهت‌گیری ۱۰ دقیقه‌ای IGR خواهد بود و دو کمیته، Steppers و PAC، مورد توجه قرار خواهند گرفت. همچنین یک سبد سؤال نیز وجود خواهد داشت.
• نونا اشاره کرد که شرح وظایف متولی بین‌المللی و متولی بزرگ توسط کمیته دستورالعمل‌ها تأیید شده است و آن‌ها را با هیئت مدیره بررسی کرده است.
• نونا اظهار داشت که جهت‌گیری IGR را به هیئت مدیره ایمیل خواهد کرد.
• نونا اشاره کرد که تنها ۲۵٪ از هیئت مدیره ترکیبی (افسران و روسای کمیته) پاسخ‌های خود را به سؤالات موجودی ارائه داده‌اند. هیئت مدیره در مورد نحوه ادامه کار بحث کرد. جف پیشنهاد کرد که فردی خارج از سازمان بر جلسه وجدان گروهی نظارت کند و اقدامات خاص و یک برنامه عملیاتی تدوین شود. نونا اظهار داشت که احساس می‌کند باید انتخابات و بودجه را پشت سر بگذاریم و سپس تعیین کنیم که چگونه با این سؤالات پیش برویم. هیئت مدیره تصمیم گرفت در سال ۲۰۲۴ دوباره به این سؤالات بپردازد.
• نونا گزارش داد که با کمیته‌ها برای ایجاد یا بازنگری منشورهای خود همکاری می‌کند. نونا با کمیته وحدت در مورد منشور آن‌ها همکاری کرده است و با کمیته CPC تماس گرفته است اما هنوز پاسخی دریافت نکرده است.

گزارش رئیس فناوری – مارک م.، رئیس فناوری

• مارک گزارش داد که مت و جاش در ارائه فهرست راهنمای ما در کنفرانس NAATW کار بزرگی انجام دادند.
• مارک اظهار داشت که Tech Steppers رئیس خود را تغییر داده است و دیو دبلیو رئیس منتخب جدید است. مارک ابراز نگرانی کرد که دیو دبلیو مسئولیت‌های زیادی در Tech و سایر کمیته‌ها دارد.
• جنیفر این موضوع را مطرح کرد که کمیته وحدت مایل است Tech 12 را به مبلغ ۱۰,۲۰۰ دلار برای کمک به کنوانسیون برنامه‌ریزی شده خود در سال ۲۰۲۴ استخدام کند. جنیفر از مارک پرسید که آیا فکر می‌کند این منطقی است و مارک پاسخ داد که می‌داند آن‌ها در اجرای رویدادهای زوم در مقیاس بزرگ خوب هستند، اما گران هستند. جف اظهار داشت که تجربه زیادی با Tech 12 داشته است و باید مراقب تغییر قرارداد بود که باعث افزایش هزینه می‌شود. جنیفر پیشنهاد Tech 12 را با هیئت مدیره بررسی کرد و هم مارک و هم جف احساس کردند که این پیشنهاد منطقی است.
• جنیفر این موضوع را مطرح کرد که کمیته وحدت قصد دارد برای این رویداد هزینه دریافت کند. او معتقد است که این جمع‌آوری کمک‌های مالی خواهد بود که کاری است که ما انجام نمی‌دهیم. سایر اعضای هیئت مدیره نیز با دریافت هزینه برای این رویداد موافق نبودند. با این حال، درخواست کمک‌های مالی سنت ۷th انجام خواهد شد. نونا احساس کرد که دریافت هزینه برای این رویداد به مشارکت بین‌المللی آسیب می‌زند.

جلسه با اعلامیه مسئولیت در ساعت ۸:۰۲ بعد از ظهر به وقت EST به پایان رسید.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

1. نونا س. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه ۱۸ ژوئیه ^th همانطور که ارائه شده بود، ارائه داد که توسط سوزان ر. تأیید شد. صورتجلسه‌ها به اتفاق آرا تصویب شدند.
2. سوزان ر. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه ۸ اوت ^th به صورت اصلاح شده ارائه داد که توسط نونا س. تأیید شد. صورتجلسه‌ها به اتفاق آرا تصویب شدند.
3. هیئت مدیره بودجه‌های رئیس، دبیر و انجمن IGR و همچنین بودجه‌های کمیته‌های وحدت، کنوانسیون و مالی را به اتفاق آرا تصویب کرد.
4. هیئت مدیره به اتفاق آرا بودجه CPC را تصویب نکرد.

با فروتنی تقدیم شد،
جف برنکف
دبیر OIAA