حاضرین:

Beth a.، امین بین‌المللی

لزلی ای.، رئیس ارتباطات

جف ب.، دبیر

Jennifer b.، خزانه‌دار

نونا سی.، نایب رئیس

Mark m.، رئیس فناوری

پاپا دان، IGR، مرکز شهر در ادمونتون

ناترنا پی-سی، IGR، AA Serenity، نامزد دبیر علی‌البدل

سوزان ر.، رئیس

رنه آر.، IGR علی‌البدل، AAHomeGroup.org

سوزان آر.، رئیس، جلسه را به ترتیب فراخواند و جلسه را با دعای آرامش در ساعت ۲:۰۲ بعد از ظهر به وقت EST آغاز کرد. سوزان به مهمانان ما خوشامد گفت و به آنها یادآوری کرد که فقط گوش دهند.

بررسی صورتجلسه هیئت مدیره – جف بی.، دبیر

• جف صورتجلسه جلسه هیئت مدیره افسران مورخ ۱۴/۱ را بررسی کرد. او گزارش داد که اصلاحاتی از سوزان و جنیفر دریافت کرده است که انجام شد. جنیفر به یک غلط املایی اشاره کرد. مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه با اصلاحات ارائه داد که توسط نونا سی. تأیید شد. صورتجلسه ۱۴/۱ به اتفاق آرا تصویب شد.

نامزد دبیر علی‌البدل – جف بی.، دبیر

• جف اشاره کرد که دبیر علی‌البدل قبلی او، آملیا ال.، مجبور شد به دلایل شخصی کناره‌گیری کند. سپس او درخواستی برای یک دبیر علی‌البدل جدید ارسال کرد و ناترنا پی-سی. اعلام کرد که علاقه‌مند است.
• جف او را به هیئت مدیره معرفی کرد و ناترنا هیئت مدیره را از صلاحیت‌های خود مطلع کرد. ناترنا اظهار داشت که از سال ۲۰۱۳ به عنوان رئیس و خوشامدگو در گروه خانگی خود خدمت کرده است. او به یک گروه آنلاین منتقل شد که در حال حاضر به عنوان IGR در آن خدمت می‌کند. او به کار حرفه‌ای خود در آموزش و پیشینه تحصیلی خود اشاره کرد. او همچنین به ما گفت که همسر و مادر ۴ دختر بزرگسال و دارای ۳ نوه است. او در حال حاضر دوباره با حامی خود در حال گذراندن قدم است.

مشکل در دریافت چک از یک شرکت – جنیفر بی.، خزانه‌دار

• جنیفر گزارش داد که ما از طرف یک گروه چک‌هایی از یک حساب شرکتی دریافت کرده‌ایم. او نگران بود که چک از یک نهاد خارجی و نه از گروه آمده باشد. او همچنین اشاره کرد که این فرد یک کمک مالی مکرر از همین حساب شرکتی تنظیم کرده است و او فعلاً کمک مالی از این حساب شرکتی را تا زمانی که هیئت مدیره تصمیم بگیرد چه کار کند، به حالت تعلیق درآورده است.
• نونا این موضوع را در جلسه ویژه کارگران ICOAA مطرح کرد. پاسخ متفاوتی از شرکت کنندگان در این جلسه دریافت شد و اکثریت شرکت کنندگان اظهار داشتند که این چک‌ها را می‌پذیرند.
• جنیفر اظهار داشت که می‌توانیم حساب را به حالت تعلیق درآوریم و پول را پس دهیم یا می‌توانیم کمک مالی را نگه داریم اما کمک‌های مالی اضافی دریافت نکنیم یا کمک مالی را نگه داریم و به دریافت کمک‌های مالی آینده ادامه دهیم.
• مارک اظهار داشت که او بخشی از این گروه است، فرد را می‌شناسد و معتقد است که باید به دریافت این کمک‌های مالی ادامه دهیم.
• مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش کمک‌های مالی از این حساب شرکتی از طرف یک گروه و ادامه دریافت کمک‌های مالی آینده ارائه داد. جف بی. این پیشنهاد را تأیید کرد. بحث‌هایی صورت گرفت و هیئت مدیره با ۳ رأی موافق در مقابل ۲ رأی مخالف به تصویب این پیشنهاد رأی داد. نظر اقلیت ارائه شد، اما از آنجایی که هیچ پیشنهادی برای تجدید نظر در رأی وجود نداشت، این پیشنهاد تصویب شد.

سوالات فناوری برای کنوانسیون بین‌المللی – بث ای.، امین بین‌المللی

• بث این موضوع را مطرح کرد که از منظر فناوری چه چیزی برای ثبت نام در کنوانسیون بین‌المللی اکتبر امکان پذیر است. او اشاره کرد که یک فرآیند ثبت نام به ما این امکان را می‌دهد که بدانیم چه کسی شرکت می‌کند و اطلاعات مفیدی مانند آدرس ایمیل آنها را به دست آوریم. او اظهار داشت که الزام به ثبت نام قبلی برخی از نگرانی‌هایی را که در مورد امنیت ابراز می‌شود، کاهش می‌دهد.
• مارک پرسید که آیا Tech 12، که مسئولیت بخش فنی این رویداد را بر عهده دارد، ثبت نام را به عنوان بخشی از خدمات خود دارد یا خیر. بث گزارش داد که آنها این کار را نمی‌کنند و به ما تکیه خواهند کرد. مارک اظهار داشت که او و بث می‌توانند به صورت آفلاین در مورد این موضوع صحبت کنند و سپس با Tech 12 صحبت کنند.
• بث همچنین اشاره کرد که داشتن یک برنامه برای این رویداد خوب خواهد بود. مارک پاسخ داد که ما منابع فنی برای ساخت یک برنامه را نداریم. او اظهار داشت که سازمان TIAA از یک برنامه برای کنفرانس‌های خود استفاده می‌کند و او با آنها بررسی خواهد کرد تا ببیند آیا می‌توانیم از برنامه آنها استفاده کنیم یا خیر.
• جنیفر اظهار داشت که فکر می‌کند ثبت نام به عنوان بخشی از خدمات ارائه شده توسط Tech 12 گنجانده شده است.
• بث سوالاتی را از دو گروه زنان که برای کنفرانس بین‌المللی ثبت نام کرده‌اند، مطرح کرد مبنی بر اینکه آیا این جلسات می‌توانند جلسات زنان باقی بمانند که مردان نتوانند در آن شرکت کنند. یکی از جلسات یک جلسه هندی است که نمی‌خواهند مردان در آن شرکت کنند.
  • جنیفر اشاره کرد که او طرفدار برگزاری جلساتی نیست که محدودیت‌هایی به عنوان بخشی از کنوانسیون‌های بین‌المللی داشته باشند.
  • جف اظهار داشت که برگزاری یک کنوانسیون بین‌المللی پیچیدگی‌هایی خواهد داشت که باید به آنها رسیدگی کنیم و از آنها بیاموزیم. او همچنین اظهار داشت که از آنجایی که ما اجازه برگزاری جلسات مردان و زنان را در OIAA می‌دهیم، باید این اجازه را برای کنوانسیون خود نیز بدهیم.
  • نونا نگرانی‌هایی را ابراز کرد مبنی بر اینکه این جلسات تخصصی مسائل امنیتی بیشتری خواهند داشت.
  • بث پاسخ داد که دو سطح امنیتی در سطح کنوانسیون و برای هر گروه جداگانه وجود خواهد داشت.

سخنرانی در یک جلسه منطقه آنلاین – جف بی.، دبیر

• جف اشاره کرد که از او خواسته شده است تا در مورد OIAA در جلسه منطقه ۳۳ که منطقه آنلاین در منطقه ۵۸ اورگان است، صحبت کند. جف از هیئت مدیره پرسید که آیا مشکلی با ارائه این ارائه توسط او وجود دارد یا خیر.
• هیئت مدیره هیچ اعتراضی به ارائه این ارائه توسط جف مطرح نکرد.

بررسی منشور PIC – نونا سی.، معاون رئیس

• نونا منشور PIC را با هیئت مدیره بررسی کرد، از جمله مأموریت و هدف و نقش‌های اعضای کمیته به همراه چندین تغییری که ایجاد شد.
• مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش منشور PIC همانطور که ارائه شد ارائه داد که توسط جنیفر بی. تأیید شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.

بررسی منشور ارتباطات – لزلی ای.، رئیس ارتباطات

• لزلی منشور ارتباطات را با هیئت مدیره بررسی کرد، از جمله مأموریت و هدف و نقش‌های اعضای کمیته از جمله روسای علی‌البدل، به همراه چندین تغییری که به درخواست هیئت مدیره ایجاد شد.
• نونا سی. پیشنهادی برای پذیرش منشور ارتباطات با اصلاحیه‌ای برای یک علی‌البدل ارائه داد که توسط جنیفر بی. تأیید شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.

گزارش فناوری – مارک ام.، رئیس فناوری

• مارک گزارش داد که ما یک متخصص خدمات وب داریم که در حال کار بر روی شرایط با او است که باید در هفته آینده شروع به کار کند. یک عضو جدید، تریش، نیز داوطلب شده است تا بخشی از تیم خدمات وب باشد.
• مارک اظهار داشت که ملیندا همچنان تا زمان وب جدید برای ما خدمات ارائه می‌دهد.
• مارک گزارش داد که پروژه فناوری بعدی بررسی عملکرد ثبت کننده و تعیین نحوه توسعه یک فهرست گروهی خواهد بود.

گزارش رئیس – سوزان ر.، رئیس

• سوزان گزارش داد که او در جلسه ICOAA شرکت کرده است و متوجه شده است که یک کمیته فرعی ارتباطات وجود دارد که به صورت فصلی با GSO ملاقات می‌کند. در جلسه این فصل، بحثی در مورد توزیع ایمیلی با سوالاتی در مورد نوشته‌های بنیانگذاران وجود داشت که توسط اعضا و برخی از گروه‌های بین‌المللی توزیع شده بود، اما فقط برای نمایندگان منطقه در نظر گرفته شده بود.
• سوزان درخواستی را از لزلی برای ارسال رویدادها در تقویم با اطلاعات Zoom و درخواست مترجمان در اسرع وقت ارسال کرد.

گزارش نایب رئیس – نونا سی.، نایب رئیس

• نونا اظهار داشت که او در حال بررسی استفاده از DeepL است اما بسیار گران است. او توضیح داد که DeepL نرم‌افزاری است که اسناد را به زبان‌های دیگر ترجمه می‌کند. این نرم‌افزار برای امسال بودجه‌بندی نشده است و در یک درخواست کامل قرار نمی‌گیرد. او اظهار داشت که هزینه آن ۲۸۰ دلار در ماه خواهد بود.
• جف پرسید که آیا ما ChatGBT را که نرم‌افزار رایگان است بررسی کرده‌ایم یا خیر و پاسخ منفی بود. او اظهار داشت که فلیکس ای.، خزانه‌دار علی‌البدل ما، از این نرم‌افزار برای ترجمه اسناد به اسپانیایی استفاده کرده است.
• نونا اشاره کرد که او در جلسات ICOAA شرکت کرده است که مفید بوده است.
• نونا اشاره کرد که هیئت مدیره باید روی یک بیانیه مأموریت کار کند و او اطلاعات مربوط به کارهای انجام شده تا کنون را ارسال خواهد کرد.
• نونا اظهار داشت که او در حال کار بر روی هماهنگی بیانیه افشاگر با سیاست درهای باز و بیانیه نزاکت است و به دنبال تکمیل این کار قبل از کنوانسیون بین‌المللی ما است.
• نونا گزارش داد که همه منشورها به جز دو مورد (اصلاحات و CPC) کامل شده‌اند و CPC به زودی در حال انجام است.
• تغییری در اساسنامه ما وجود دارد که به زودی برای تغییر این بیانیه ارائه خواهد شد که استعفا به صورت کتبی مطلوب است اما الزامی نیست.

گزارش دبیر – جف ب.، دبیر

• جف اظهار داشت که کار بر روی یک بیانیه مأموریت مهم است اما ما باید برنامه‌ریزی استراتژیک نیز انجام دهیم که می‌تواند در ماه آوریل پس از تصویب اساسنامه آغاز شود.
• جف اشاره کرد که او همچنین چندین تغییری را که باید در اساسنامه ایجاد کنیم را پیگیری کرده است که باید از ماه آوریل شروع به بررسی آنها کنیم. جف اظهار داشت که مایل است ریاست یک کمیته ویژه بازنگری اساسنامه را بر عهده بگیرد.
• جف اشاره کرد که هنوز ناترنا را به عنوان دبیر علی‌البدل منصوب نکرده است، اما از بحث خود با او دلگرم شده است و او دعوت شده و حاضر شده است.
• جف گزارشی در مورد صورتجلسه‌های گمشده جلسه هیئت مدیره ارائه داد که به دلیل بیماری او در سال گذشته تکمیل نشده بود. او اشاره کرد که تقریباً به روز شده است و در مورد مجموعه دیگری از صورتجلسه‌های عقب افتاده، صورتجلسه‌های جلسه هیئت مدیره ۲۰/۶ در جلسه اجرایی بحث خواهیم کرد. او اشاره کرد که آملیا روی جلسه ۱۱/۷ و ۲۳/۷ کار کرده بود که اکنون باید آن را تکمیل کند.
• او اظهار داشت که هیچ کار اضافی روی کتاب هیئت مدیره انجام نشده است.
• جف گزارش داد که ما آماده خرید بیمه مسئولیت اضافی و همچنین تمدید بیمه D&O خود هستیم که شاهد افزایش از ۵۴۹ دلار به ۵۷۶ دلار خواهد بود. او اظهار داشت که برای انجام این خریدها به کارت اعتباری نیاز دارد و جنیفر گفت که اطلاعات مربوط به کارت اعتباری مورد استفاده را برای او ارسال خواهد کرد.

گزارش خزانه دار – جنیفر ب.، خزانه دار

• جنیفر گزارش داد که گزارش‌های ژانویه در وب‌سایت ارسال شده است.
• جنیفر گزارش داد که ما حدود ۱۰۰۰ دلار از بودجه در کمک‌های مالی جلوتر هستیم.
• او اشاره کرد که Stripe راه‌اندازی شده است و اولین پرداخت خود را دریافت کردیم.
• او گزارش داد که پیش پرداخت ما برای Tech 12 انجام شده است.
• جنیفر گزارش کمک‌های مالی را بررسی کرد و اشاره کرد که کمک‌های مالی فردی در یک خط گزارش نمی‌شوند. او گزارش داد که ما یک کمک مالی ۸۰۰ دلاری از طریق Stripe از یک گروه کمک کننده برای اولین بار از نیوزلند دریافت کردیم.
• جنیفر گزارش ترازنامه را با هیئت مدیره بررسی کرد. او اشاره کرد که این گزارش برای تغییر نام حساب پس‌انداز Mercury به Prudent Reserve بهبود یافته است.
• جنیفر اشاره کرد که اریکا یک بررسی مالی ارسال کرده است که هیچ ناهنجاری مالی پیدا نکرده است، اما او هنوز فرصت نکرده است که به این بررسی نگاهی بیندازد.

گزارش امین بین‌المللی – بث ای، امین بین‌المللی

• بث ای. گزارش داد که مرحله اول برنامه‌ریزی برای کنوانسیون بین‌المللی که ثبت نام گروه‌ها است باید تا ۱^st مارس تکمیل شود.
• او گزارش داد که فرم‌های ثبت نام ارسال شده است و هم او و هم کارلوس دی.، رئیس کمیته وحدت، با گروه‌ها تماس گرفته‌اند.
• بث اشاره کرد که او با Tech 12 هماهنگی می‌کند و جلسه بعدی در ۲^nd مارس است.
• بث اشاره کرد که او نیاز به استفاده از یک مجوز Zoom اضافی دارد تا بتوانند جلسات را همزمان با سایر جلسات OIAA برنامه‌ریزی کنند. جنیفر گزارش داد که مجوز دوم خریداری شده است، اما جلسات باید با تیم فناوری هماهنگ شود.
• بث اظهار داشت که او علاقه‌مند به استفاده از AI Companion در Zoom برای یادداشت‌برداری از جلسات است زیرا آنها دبیر ندارند که صورتجلسه بگیرد.
• بث اظهار داشت که گروه‌هایی که برای کنوانسیون بین‌المللی ثبت نام می‌کنند از شرکت در آن هیجان‌زده هستند و از اینکه ما به آنها گوش می‌دهیم قدردانی می‌کنند.

مترجمان – لزلی ای.، رئیس ارتباطات

• لزلی در مورد این موضوع بحث کرد که مترجمان ASL حداقل ۲ ساعت درخواست کرده‌اند که هیئت مدیره تمایلی به حمایت از آن نداشت. او اشاره کرد که در حال یادگیری نحوه استفاده از Upwork است. یکی از مشکلات Upwork این است که مترجمان نمی‌توانند قبل از جلسه ارتباط برقرار کنند.
• لزلی گزارش داد که بررسی دستورالعمل‌های GSO مفید بوده است.
• او گزارش داد که مترجمان ASL در جلسه بررسی دستورالعمل‌ها در برقراری ارتباط با یکدیگر مشکل داشتند. او همچنین گزارش داد که مترجم ASL که در گذشته با ما کار کرده است، معتقد نبود که مترجم ASL از Upwork کار خوبی انجام داده است. او همچنین نگران است که هزینه ترجمه افزایش یابد.
• نونا اظهار داشت که ما باید به دقت بررسی کنیم که به چه زبان‌هایی نیاز به ترجمه داریم و باید از اعضای خود بپرسیم که نیازهای آنها چیست.
• جنیفر با نونا موافقت کرد و پرسید که آیا از ما خواسته شده است که ترجمه ASL را برای بررسی دستورالعمل‌ها ارائه دهیم یا خیر. او اظهار داشت که باید حداقل دو هفته قبل از آن درخواست ترجمه کنیم. جنیفر اشاره کرد که استاندارد ترجمه استخدام دو مترجم است.
• بث اشاره کرد که ما به ASL برای کنوانسیون بین‌المللی نیاز خواهیم داشت زیرا یک گروه ناشنوا قبلاً ثبت نام کرده است.
• سوزان اظهار داشت که در اطلاعیه خود به اعضا در مورد هر رویدادی، از اعضا می‌خواهد که نیازهای ترجمه خود را با او در میان بگذارند. او اظهار داشت که هر کسی که در حال برنامه‌ریزی یک رویداد است باید حداقل دو هفته قبل از رویداد درخواست ترجمه کند.

جلسه در ساعت ۴:۲۴ بعد از ظهر به وقت EST به پایان رسید، زمانی که هیئت مدیره وارد جلسه اجرایی شد.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای گیری شد:

1. مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه با اصلاحات ارائه داد که توسط نونا سی. تأیید شد. صورتجلسه ۱۴/۱ به اتفاق آرا تصویب شد.
2. مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش کمک‌های مالی از این حساب شرکتی از طرف یک گروه و ادامه دریافت کمک‌های مالی آینده ارائه داد. جف بی. این پیشنهاد را تأیید کرد. بحث‌هایی صورت گرفت و هیئت مدیره با ۳ رأی موافق در مقابل ۲ رأی مخالف به تصویب این پیشنهاد رأی داد. نظر اقلیت ارائه شد، اما از آنجایی که هیچ پیشنهادی برای تجدید نظر در رأی وجود نداشت، این پیشنهاد تصویب شد.
3. مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش منشور PIC همانطور که ارائه شد ارائه داد که توسط جنیفر بی. تأیید شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
4. نونا سی. پیشنهادی برای پذیرش منشور ارتباطات با اصلاحیه‌ای برای یک علی‌البدل ارائه داد که توسط جنیفر بی. تأیید شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.

با فروتنی تقدیم شد،

جف برنکوف

دبیر OIAA