حاضرین:

سوزان ر.، رئیس

خالی، قائم مقام رئیس

Jennifer b.، خزانه‌دار

جف بی. دبیر

Mark m.، رئیس فناوری

Beth a.، امین بین‌المللی

بری م.، متقاضی نقش عضو علی‌البدل

آنیتا م.، نامزد سمت منشی علی‌البدل

سوزان آر.، رئیس جلسه، جلسه را به ترتیب فراخواند، درخواست معرفی برای صورتجلسه کرد و سپس جلسه را با یک لحظه سکوت و دعای آرامش در ساعت ۲:۰۵ بعد از ظهر به وقت EST آغاز کرد.

مروری بر دستور کار: صورتجلسه، گزارش‌های منشی و خزانه‌دار، بدون موارد دستور کار قبلی، موارد دستور کار جدید

تصویب صورتجلسه جلسه:

• صورتجلسه ۱۴ آوریل ۲۰۲۴: جف اشاره کرد که در جلسه حضور نداشته و آن‌ها را بررسی کرده است.
  • نظرات: جنیفر پرسید که آیا صورتجلسه‌ها در وب‌سایت بارگذاری شده‌اند یا خیر. جف اطمینان حاصل خواهد کرد که با بارگذاری صورتجلسه‌های قبلی در وب‌سایت، آن‌ها به‌روزرسانی شوند.
  • پیشنهاد: سوزان درخواست پیشنهادی برای تصویب صورتجلسه‌ها کرد. بث پیشنهادی برای تصویب صورتجلسه‌ها ارائه داد؛ مارک آن را تأیید کرد. بحث بیشتری صورت نگرفت.
• صورتجلسه ۱۰ مارس ۲۰۲۴: جف اشاره کرد که این موارد قبلاً بررسی شده‌اند و نگرانی‌هایی در مورد سازماندهی صورتجلسه‌ها وجود داشت. جف به‌روزرسانی‌های سازمانی را در صورتجلسه‌ها انجام داد و آن تنظیمات را تشریح کرد.
  • نظرات: سوزان درخواست کرد که صورتجلسه‌ها منعکس‌کننده گزارش جان در مورد تشخیص دوگانه باشد که در صورتجلسه‌ها خوانده شد و گزارش در گوگل درایو موجود است.
  • پیشنهاد: سوزان درخواست پیشنهادی برای پذیرش کرد. مارک پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه‌ها ارائه داد و بث برای پذیرش این پیشنهاد، آن را تأیید کرد. هیچ مخالفت با پذیرش وجود نداشت.

گزارش دبیر – جف بی. دبیر:

• منشی هر ماه گزارشی ارسال نمی‌کند.
• یک نامزد منشی علی‌البدل پیدا شده است و در جلسه حضور دارد. آنیتا در دوره توجیهی بوده و امروز در این جلسه شرکت می‌کند.
• پیشرفت در عقب ماندگی صورتجلسه جلسات. صفحه گسترده پیگیری عقب‌ماندگی‌ها در پوشه بارگذاری شده است. برخی از آن‌ها از قبل تأیید شده‌اند و برخی دیگر بعداً مورد بررسی قرار خواهند گرفت. امید است که قبل از جلسه ترکیبی بعدی هیئت مدیره (BOD) در ماه ژوئیه، پاک‌سازی انجام شود. جلسه اجرایی ماه مارس قبل از این جلسه تکمیل نشد. او آن‌ها را برای جلسه اجرایی ماه ژوئن آماده خواهد کرد. سوزان از جف خواست که تمام صورتجلسه‌های خود را در طول دوره تصدی خود در درایو گوگل BOD (درایو BOD) در پوشه منشی و همچنین پس از تأیید در وب‌سایت در دسترس قرار دهد.
  • نظرات: جنیفر وضعیت صورتجلسه‌های ژوئیه و اوت ۲۰۲۳ را پرسید، جف مشخص کرد که ژوئیه از صورتجلسه‌های سوزان تهیه می‌شود و اوت نیز تأیید شده و در درایو BOD موجود است. سوزان اظهار داشت که او و BOD نیاز به دسترسی به صورتجلسه‌های تأیید شده دارند. منشی مسئول قرار دادن صورتجلسه‌های تأیید شده به‌صورت سالانه در پوشه هیئت مدیره با نام: صورتجلسه‌های تأیید شده است. هر دو صورتجلسه تأیید شده BOD و مجمع در پوشه‌های مناسب قرار خواهند گرفت. هر دو مجموعه صورتجلسه‌ها پردرخواست‌ترین اسناد هستند.

• وضعیت نظرسنجی عضویت: در پایان دسامبر آغاز شد و تا ژانویه ادامه یافت. نظرسنجی عضویت سال ۲۰۲۳، ۱۷۲ پاسخ داشت و حد نصاب فعلی ۴۳ را برای مجمع ژوئن ایجاد کرد. در ژانویه، BOD یک نظرسنجی سالانه را در ماه ژوئن تصویب کرد. برنامه‌ریزی در حال انجام است.
  • نظرات: مارک از جف خواست تا زمانی را برای ملاقات در مورد انتشار نظرسنجی تعیین کند.

• کتاب هیئت مدیره: داوطلب قبلی قادر به کمک نخواهد بود. نیاز به به‌روزرسانی اسناد و سپس حفظ آن در آینده است. پیشرفت در این پروژه توسط جف و منشی علی‌البدل انجام خواهد شد. احتمالاً در آینده توسط منشی علی‌البدل نگهداری شود.
• تمدید بیمه‌ها: بیمه‌های مدیران و مسئولیت‌ها را از US LI از ۱ آوریل تا ۱ آوریل ۲۰۲۵ تمدید کرد، کمی بالاتر از سال گذشته با ۵۷۶ دلار (۵۴۰ دلار در سال گذشته) پرداخت شد و هر دو بیمه‌نامه به کتاب هیئت مدیره اضافه خواهند شد. از ۸ مه ۲۰۲۴، بیمه مسئولیت عمومی جدید از طریق Hiscox، نه بیمه حرفه‌ای، ۳۴۶ دلار حق بیمه. ایجاد یک پوشه بیمه جداگانه به‌طور خاص برای آن اسناد.
  • نظرات: جنیفر علاقه‌مند به بررسی سیاست در مورد هر دو خواهد بود. هنگامی که جف آن بیمه‌ها را در پوشه هیئت مدیره بارگذاری کرد، به هیئت مدیره ایمیل خواهد زد.

گزارش خزانه دار – جنیفر ب.، خزانه دار

• صورت سود و زیان آوریل: آوریل بالاترین ماه درآمدزایی از زمان آغاز به کار است. درآمد کمی بیش از ۹۷۰۰ دلار PY است. هزینه‌ها: ۵۷۰ دلار و شرح داده شده است. سود خالص کمی بیش از ۷۰۰۰ دلار.
• تغییرات بودجه: در مقایسه با بودجه، ما تا به امروز ۱۹۰۰۰ دلار در سود هستیم. اشاره شد که پروژه‌های ویژه هنوز صرف نشده‌اند.
  • نظرات: مارک جلساتی را برای شروع کار بر روی پروژه‌های ویژه در نظر گرفته است. در مورد درآمد، او احساس می‌کند که عالی است. تا جایی که او می‌داند، ما هرگز سنت 7^th را در کارگاه‌ها یا رویدادها تمرین نکرده‌ایم. سوزان پرسید که پروژه‌های ویژه چه هستند. پروژه ویژه مربوط به فهرست اعضا است.
• ترازنامه: موجودی نقدی کمی بیش از ۱۲۲۰۰۰ دلار با ۵۵۰۰ دلار اختصاص یافته برای کنوانسیون بین‌المللی OIAA.
• مشارکت‌ها: همچنان مشارکت‌های گروهی بالاتری را با رشد گروه‌ها دریافت می‌کنیم. ۶۲ گروه برای ماه آوریل مشارکت کردند.
  • نظرات: سوزان پرسید که آیا ماه فصلی دلیل بزرگ بودن آوریل است؟ جنیفر اشاره کرد که ۳، ۶، ۹ و ۱۲ بدترین هستند و بقیه ماه‌ها روند بالاتری دارند. این‌گونه است که او برای سال بودجه‌بندی می‌کند.

بحث سفر و شرکت در ICOAA: جف ب.، منشی/سوزان، رئیس:

پیشینه: سوزان درخواست کرد که این مورد با گزارش خزانه‌داران از امور مالی در دستور کار قرار گیرد. جف در حال آماده شدن برای تنظیم سفر بودجه‌بندی شده تأیید شده خود به مبلغ ۱۵۰۰ دلار برای کنفرانس ICOAA در لاس وگاس، NV بود. او در مورد نحوه کار سفر بودجه‌بندی شده راهنمایی خواست. او معتقد است که به دلیل مکان، هزینه بیشتری خواهد داشت. او اظهار داشت که سوزان ۱۷۰۰ دلار در بودجه برای حضور خود اختصاص داده است. او درخواست می‌کند که سفر او به کنفرانس ۲۰۰ دلار اضافی (خارج از بودجه) افزایش یابد.

بحث: جنیفر اشاره کرد که بودجه سوزان برای سال ۲۰۲۴، ۱۷۰۰ دلار نیست، بلکه ۱۵۰۰ دلار است. جنیفر در مورد جزئیات سفر جف پرسید و سپس تجربه خود را در مورد سفر یادآور شد. سؤالات جنیفر منجر به بحث بیشتری در مورد این شد که آیا سفر انتخاب شده بیشتر یک ترجیح بوده است تا محتاطانه به دلیل تأیید بودجه به مبلغ ۱۵۰۰ دلار. جنیفر اشاره کرد که دستورالعمل‌ها بیان می‌کنند که هیئت مدیره می‌تواند در مورد موارد زیر ۵۰۰ دلار رأی دهد. در این مورد، جنیفر درخواست کرد که این سؤال به مجمع آورده شود. جف اظهار داشت که دستورالعمل‌ها به او دستور می‌دهند که در اینجا درخواست رأی کند.

• جف پیشنهادی را برای هیئت مدیره ارائه داد تا افزایش ۲۰۰ دلاری را برای خط سفر خود برای کنفرانس ICOAA تأیید کند. مارک این پیشنهاد را ارائه داد. هیچ دومی برای این پیشنهاد وجود نداشت. در عوض، بحث سنگینی درگرفت. زبان موضوع از بحث سفر و شرکت در کنفرانس ICOAA به درخواست افزایش ۲۰۰ دلاری سفر خارج از بودجه تغییر کرد.

بحث درخواست افزایش ۲۰۰ دلاری سفر خارج از بودجه: جنیفر کاربرگی را که جف تهیه کرده بود و او را به درخواست افزایش برای درک بهتر سوق داد، درخواست کرد. بث علاوه بر این پرسید که چگونه حضور در OIAA و به‌ویژه گروه‌های بین‌المللی سود می‌رساند. مارک نکته‌ای را در مورد حضور OIAA در کنفرانس مطرح کرد و توضیح داد که مجمع هم بودجه و هم حضور را تأیید کرده است. بث توضیح داد که بودجه تأیید شده حضور را تغییر نمی‌دهد به OIAA، این دو مورد جداگانه هستند.

• جف پیشنهادی را برای تأیید افزایش ۲۰۰ دلاری سفر خارج از بودجه برای منشی ارائه داد و توسط تأیید شد
  • رأی اکثریت این پیشنهاد را تصویب می‌کند (۳-۲). بازدیدکنندگان نمی‌توانند رأی دهند.
    • نظر اقلیت ذکر شد: بث به دنبال اطلاعات بیشتری قبل از بحث‌های هیئت مدیره در آینده است.
  • پیشنهادی از جنیفر برای ارائه این موضوع به مجمع ارائه شد، زیرا این یک رأی единогласный نیست. بث این پیشنهاد را تأیید می‌کند.
    • بحث: سوزان اظهار داشت که در مجمع زمانی وجود نخواهد داشت. مارک اشاره کرد که اگر او عضو مجمع بود و درخواست ۲۰۰ دلاری را به مجمع می‌دید در حالی که BOD قدرت تأیید را دارد، در مورد خود BOD تعجب می‌کرد. جنیفر اظهار داشت که او مسئولیت امانتداری دارد و مارک اظهار داشت که همه آن‌ها دارند.
    • رأی‌گیری در مورد پیشنهاد: سوزان از کسانی که موافق ارائه درخواست ۲۰۰ دلاری خارج از بودجه به مجمع هستند، درخواست کرد، ۳ نفر از ۵ نفر با این رأی مخالف بودند. سوزان اظهار داشت که این کار بیشتر از حد انتظار طول کشید و نشان‌دهنده عدم وحدت هیئت مدیره است. بث اظهار داشت که این دلیل موجودی است. جنیفر اظهار داشت که قرار است این مورد را در گزارش خود به مجمع ارائه دهد.
    • پیشنهاد رد شد: توسط اکثریت BOD.

موارد جدید:

1. مناصب/نامزدهای خدماتی:

• منشی علی‌البدل آنیتا م. ۱۵/۱/۱۹۹۱ آپ‌استیت نیویورک: در حال حاضر منشی گروه آنلاین چشم‌بازکن‌ها در نیواورلئان است. او همچنین به‌عنوان استقبال‌کننده، قهوه‌ساز، منشی با منطقه برای یک دقیقه، خزانه‌دار گروه، مترجم منطقه برای چند کارگاه، GSR علی‌البدل، منشی در حال حاضر فعالیت کرده است. از نظر حرفه‌ای در نقش‌های مدیرعامل فعالیت داشته است، در حال حاضر مدیر ارشد عملیات یک شرکت ملی است. در چندین BODS و به‌طور خاص یک آژانس بازیابی غیرانتفاعی که در آن حدود ۱۰ سال ۱۵ سال قبل تازه‌وارد بوده است، خدمت کرده است. آیین‌نامه‌های متعددی را برای سازمان‌های غیرانتفاعی تدوین کرده است، به‌عنوان رئیس حکمرانی، معاون رئیس، منشی و خزانه‌دار خدمت کرده است. او با حامی خود تصمیمی آگاهانه در مورد شرکت در جلسات آنلاین به‌عنوان رکن اصلی بهبودی خود گرفته است و به نوبه خود خدمات خود را در آن محیط انجام خواهد داد.
• نامزد عضو هیئت امنای علی‌البدل: بری رزومه خدماتی خود را به گروه ارائه داد و توسط سوزان به اشتراک گذاشته شد. نکات برجسته رزومه گسترده او شامل رئیس خدمات هوشیار جلسه گروه، منشی، خزانه‌دار و GSR منطقه ۲۸ است. بایگان، DCM تا زمانی که بتوانند یک نفر جدید پیدا کنند، در جلسات منطقه شرکت کرد و در آنجا در کمیته مالی، کمیته عملیاتی کنفرانس ایالتی، کتابچه راهنمای خدمات ایالتی برای شمال ایلینوی کار کرد. در سال ۲۰۱۶ او شروع به شرکت در جلسات از طریق زوم در OIAA کرد. او در اواخر دهه ۹۰ از طریق گروه‌های یاهو عضو آنلاین بوده است. گروه زوم خود را در OIAA ثبت کرد و با مسائل OIAA در آن زمان آشنا شد. درخواست کرد که با استفاده از تجربه خود در سازمان‌های غیرانتفاعی، برای کمک به حل مسائل، خدمت کند. منشی OIAA بود و پیشرفت را از مسائل گریبان‌گیر OIAA بزرگ‌تر تماشا کرد.
  • سوزان اظهار داشت که هیئت مدیره اکنون در مورد دو نامزد بحث نخواهد کرد. بری از گروه تشکر کرد و جلسه را ترک کرد.
  • جف پرسید که آیا ارائه نقش منشی علی‌البدل به آنیتا مشکلی ندارد. جنیفر توضیح داد که نیازی به تأیید جایگزین نیست. جف فقط می‌خواست باز باشد و به هیئت مدیره فرصت دهد. مارک به آنیتا خوش‌آمد گفت و جنیفر اظهار داشت که همه آن‌ها یکدیگر را دوست دارند.
• اعلامیه معاون رئیس برای ماه ژوئیه اعلام خواهد شد و برای جلسه تجاری سپتامبر انتصابی انجام خواهد شد.

2. دستور کار مجمع ژوئن، سوزان: مروری ارائه داد و درخواست ورودی کرد. یک مورد برای رأی‌گیری وجود دارد و بقیه گزارش است. جنیفر درخواست کرد که هزینه خارج از بودجه به دستور کار اضافه شود. مارک اشاره کرد که این بخشی از گزارش جنیفر خواهد بود. سوزان اظهار داشت که می‌توان آن را در صورتجلسه‌های جنیفر به مجمع و گزارش او به‌روزرسانی کرد.

جنیفر همچنین در مورد سیاست سفر پرسید و اینکه آیا به تأیید هیئت مدیره یا تأیید مالی نیاز دارد. سوزان می‌خواهد جنیفر ابتدا سیاست سفر را در کمیته مالی تنظیم کند و گروه می‌خواهد در جلسه بعدی هیئت مدیره در مورد آن بحث کند.

3. کمیته فرعی موردی موجودی، سوزان– کمیته جدول زمانی، سؤالات، اینکه آیا تسهیل‌کننده‌ای که بی‌طرف باشد بدون دستور کار، و گزارشی از نتایج موجودی را تعیین می‌کند. مارک بث را برای ریاست نامزد کرد. بث پذیرفت. جف این پیشنهاد را تأیید کرد. او به بث ملحق خواهد شد. رأی единогласный برای ریاست بث بر کمیته.
4. گزارش رئیس OIAA، سوزان: گزارش رئیس در درایو هیئت مدیره است. او زمان زیادی را در PAC گذرانده است. جان به‌تنهایی کار می‌کند و کار بزرگی در پاسخگویی به شکایات انجام داده است. سوزان کمیته روز وحدت را مشاهده کرد. ادعا و کنوانسیون.
5. گزارش رئیس فناوری، مارک: شروع به کار بر روی پروژه‌های ویژه فهرست اعضا. دکمه مشارکت را در بالای صفحه OIAA برای خزانه‌دار اضافه کرد. توصیه یک روز خدمات OIAA برای استخدام کمیته OIAA. سوزان یک نمایشگاه خدمات برای ژوئیه ۲۰۲۴ توصیه کرد. کارگاه ایمنی Tech Steppers برای اوت برنامه‌ریزی شده است.
6. گزارش رئیس کنفرانس، بث: ثبت‌نام ۱ ژوئن^st. به مترجمان نیاز خواهد بود و نوع آن تعیین می‌شود. نوازندگان در حال جستجو هستند، MC برای این رویداد، کمدین‌ها. ما سه اتاق مختلف داریم. آن اتاق‌ها می‌توانند موسیقی از سه کشور مختلف داشته باشند. بازاریابی و ارتباطات در مورد این رویداد. رسانه‌های اجتماعی جایی است که اطلاعات در آنجا مانند What’s APP و جلسات فیس‌بوک بسته سفر می‌کنند. آگهی‌ها تهیه و ارسال می‌شوند. ما فقط می‌توانیم امیدوار باشیم که مردم با اطلاعات محرمانه رفتار کنند.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای گیری شد:

• صورتجلسه جلسه برای آوریل ۲۰۲۴ تأیید شد و مارس ۲۰۲۴ پذیرفته شد.
• پیشنهاد برای افزایش خط سفر منشی از ۱۵۰۰ دلار به ۲۰۰ دلار تصویب شد.
• پیشنهاد برای ارائه پیشنهاد افزایش بودجه تأیید نشده به مجمع با رأی اکثریت ۳-۲ رد شد. تأیید آن طبق دستورالعمل‌های تأیید شده توسط مجمع در محدوده هیئت مدیره است.
• بث رئیس کمیته فرعی موجودی نامزد شد.

موارد دستور کار ژوئن ۲۰۲۴

• سیاست سفر
• سنت 7^th در کارگاه‌های OIAA

با احترام،

آنیتا ام

دبیر جایگزین OIAA