۳ شرکت‌کننده:

Beth a.، امین بین‌المللی

جف ب.، دبیر

Jennifer b.، خزانه‌دار

نونا سی.، نایب رئیس

آملیا ال، منشی علی‌البدل

شان ال.، OG Bad Brains، IGR، گروه هاوایی

Mark m.، رئیس فناوری

سوزان ر.، رئیس

سوزان آر، رئیس جلسه، جلسه را به ترتیب فراخواند و جلسه را با دعای آرامش در ساعت ۲:۰۲ بعد از ظهر به وقت EST آغاز کرد.

بررسی صورتجلسه هیئت مدیره – جف بی.، دبیر

• جف صورتجلسه جلسه هیئت مدیره افسران در تاریخ ۱۱/۱۶ را بررسی کرد. هیچ اصلاحیه‌ای وجود نداشت. مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه همانطور که ارائه شده بود ارائه داد که توسط نونا سی. تأیید شد. صورتجلسه ۱۱/۱۶ به اتفاق آرا تصویب شد.
• سپس جف صورتجلسه جلسه هیئت مدیره افسران در تاریخ ۱۲/۱۰ را بررسی کرد. سوزان اظهار داشت که در مورد نحوه رسیدگی به ایمیل بری ام. به هیئت مدیره، اجماع ۴ نفر از ۵ افسر وجود داشت. جف اظهار داشت که این اصلاحیه را انجام خواهد داد. مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه با اصلاحات ارائه داد که توسط جنیفر بی. تأیید شد. صورتجلسه ۱۲/۱۰ به اتفاق آرا تصویب شد.

گزارش خزانه دار – جنیفر ب.، خزانه دار

• جنیفر گزارش داد که گزارش‌های دسامبر در جلسه کمیته مالی دیروز ارائه شد. او اظهار داشت که چندین تعهدی در سمت درآمد و هزینه برای پایان سال ۲۰۲۳ انجام شده است.
• او اظهار داشت که کمیته مالی تصمیم گرفته است گزارش مشارکت را به گونه‌ای تغییر دهد که تمام مشارکت‌های فردی را در یک خط واحد ترکیب کند.
• جنیفر اشاره کرد که او فرآیند درخواست برای یک حساب Stripe را به عنوان یک روش پرداخت جایگزین علاوه بر PayPal آغاز کرده است. او اظهار داشت که این نباید کار اضافی زیادی باشد زیرا Stripe یک فید در Mercury مشابه فید PayPal دارد.
• او از هیئت مدیره پرسید که آیا ما با استفاده از Stripe به عنوان یک روش پرداخت جایگزین مشکلی نداریم. بث ای. خاطرنشان کرد که Stripe از بیش از ۱۳۵ ارز و تعدادی روش پرداخت از کشورهای مختلف پشتیبانی می‌کند. هم جف و هم مارک اظهار داشتند که با Stripe آشنا نیستند اما بر اساس نظرات بث از آن حمایت می‌کنند.
• نونا سی. پیشنهادی ارائه داد مبنی بر اینکه جنیفر بی. فرآیند درخواست برای Stripe را ادامه دهد که توسط جف بی. تأیید شد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رای داد.
• جنیفر بی. گزارش داد که یک تیکت ارسال شده است که ما را از صندوق اهدایی PayPal حذف می‌کند. او اظهار داشت که اگر ما هر گونه بودجه‌ای از صندوق اهدایی PayPal دریافت کنیم، بازگردانده خواهد شد.
• کمیته مالی در مورد اینکه آیا برای کنوانسیون بین‌المللی برنامه‌ریزی‌شده OIAA هزینه دریافت شود یا خیر بحث کرد و تصمیم گرفت که نباید برای این رویداد هزینه دریافت کنیم. او اظهار داشت که به جزوه کنفرانس‌ها و همایش‌ها (MG-04) و جزوه رویدادهای بین‌گروهی (MG-02) مراجعه کرده است. بث ای. گزارش داد که نگرانی‌هایی وجود دارد مبنی بر اینکه اعضا در تصمیم‌گیری برای برگزاری یک کنوانسیون بین‌المللی دخالت نداشته‌اند.

تأیید هیئت مدیره PIC و CPC – سوزان آر.، رئیس

• سوزان اظهار داشت که مری ام. داوطلب شده است که رئیس PIC باشد و گون مک. داوطلب شده است که رئیس CPC باشد.

• سوزان درخواست تأیید مری ام. به عنوان رئیس PIC را کرد. مارک ام. پرسید که آیا مری به عنوان ثبت‌کننده به کار خود ادامه خواهد داد یا خیر و سوزان اظهار داشت که ادامه خواهد داد. مارک از هیئت مدیره پرسید که نظر ما در مورد تصدی هر دو سمت توسط او چیست زیرا او موافق این موضوع نبود. جف بی. اظهار داشت که او احساس می‌کند که یک نفر نباید دو سمت در این سطح داشته باشد و اگر او قرار است رئیس کمیته باشد، باید بر اداره کمیته تمرکز کند. نونا اشاره کرد که مری در نقش قبلی خود هر دو کار را به عنوان رئیس Steppers و ثبت‌کننده انجام می‌داد. نونا اشاره کرد که ثبت‌کننده یک سمت غیررأی‌دهنده است.

• سوزان برای مری ام. به عنوان رئیس PIC رای‌گیری کرد. رای ۴ به ۱ بود و هیچ نظر اقلیتی وجود نداشت.

• جنیفر بی. پیشنهادی برای پذیرش گون مک. به عنوان رئیس CPC ارائه داد که توسط نونا سی. تأیید شد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رای داد.

گزارش نایب رئیس – نونا سی.، نایب رئیس

• نونا اظهار داشت که انجمن IGR آماده پیشروی است. او گزارش داد که فقط یک کمیته، کمیته ارتباطات، ارائه خواهد داد زیرا اطلاعات زیادی در مورد کمیته آنها برای ارائه وجود دارد. ویدیو، نقش IGR، نیز نمایش داده خواهد شد.
• او گزارش داد که پس از پایان تعطیلات، به بررسی خود در مورد DeepL ادامه خواهد داد.
• نونا همچنین اشاره کرد که او بر بیانیه مأموریت تمرکز خواهد کرد.

بررسی دستورالعمل‌ها – جف بی.، منشی

• سوزان اظهار داشت که دستورالعمل‌ها به جز شرح وظایف بایگان و ثبت‌کننده کامل هستند. او احساس کرد که می‌توانیم دستورالعمل‌ها را با جایگاه‌های نگهدارنده برای این دو سمت تصویب کنیم.
• جف گزارش داد که او یک سند را از کمیته ارتباطات با حاشیه‌های اصلاح‌شده دریافت کرده است که جف قادر به انجام آن نبوده است.
• جف گزارش داد که لزلی، رئیس ارتباطات، ابراز نگرانی کرده است که فرآیند میراث ۳rd مالکیت معنوی GSO است و ما باید نسخه خود از فرآیند میراث ۳rd را اصلاح کنیم. جف به لزلی اطلاع داد که فرآیند میراث ۳rd در سراسر AA توسط مناطق و نواحی استفاده می‌شود و ما نباید این فرآیند را اصلاح کنیم. او اظهار داشت که هیچ علامت تجاری یا علامت خدمات برای خود فرآیند وجود ندارد.
• سوزان اشاره کرد که در انجام برخی تحقیقات، او نمودار میراث ۳rd را در مکان‌های مختلفی مشاهده کرده است. جنیفر اظهار داشت که این درک او بود که گروه‌ها و نهادهای AA می‌توانند از مطالب دارای حق چاپ از GSO استفاده کنند و او هیچ دلیلی نمی‌بیند که ما از نمودار میراث ۳rd از کتابچه راهنمای خدمات استفاده نکنیم. سوزان موافقت کرد و اظهار داشت که ما باید بتوانیم این کار را انجام دهیم تا زمانی که انتساب مناسب را به منبع ارائه دهیم.
• جنیفر بی. پیشنهادی برای تصویب دستورالعمل‌ها با گنجاندن نمودار میراث ۳rd، با ذکر GSO به عنوان منبع، و جایگاه‌های نگهدارنده برای نقش‌های ثبت‌کننده و بایگان برای گنجاندن زمانی که شرح وظایف آن نقش‌ها کامل شود، ارائه داد. جف بی. این پیشنهاد را تأیید کرد و هیئت مدیره به اتفاق آرا این پیشنهاد را تصویب کرد.

گزارش دبیر – جف ب.، دبیر

• جف گزارش داد که گزارش سالانه برای ایالت نیوجرسی هر سال تا پایان ژانویه سررسید می‌شود. او اظهار داشت که این گزارش ارسال شده است و ما برای سال ۲۰۲۴ آماده هستیم. جف گزارش داد که او هزینه ۳۳ دلاری را با کارت اعتباری شخصی برای امسال پرداخت کرده است، اما این هزینه باید با کارت اعتباری Mercury در سال آینده پرداخت شود. او گزارش داد که گزارش سالانه در کتاب هیئت مدیره بارگذاری شده است.
• جف گزارش داد که ما پیشرفت خوبی در ایجاد کتاب هیئت مدیره خود داشته‌ایم. او اظهار داشت که کتاب هیئت مدیره در حال حاضر کمی بیش از ۶۰٪ کامل است و ۴ کار در حال انجام است که ما را پس از اتمام به ۷۵٪ کامل می‌رساند. او اشاره کرد که دو سند برای کتاب هیئت مدیره وجود دارد که او احساس می‌کند هیئت مدیره باید بر آنها تمرکز کند: یک بیانیه مأموریت و یک برنامه استراتژیک. جف اشاره کرد که او احساس می‌کند که هیئت مدیره باید در نظر داشته باشد که پس از تصویب دستورالعمل‌ها، برنامه‌ریزی استراتژیک را در اواخر سال جاری انجام دهد. جف از جنیفر بی. برای بارگذاری اسناد مالی برای کتاب هیئت مدیره و از نونا سی. برای اطمینان از ایجاد کتاب هیئت مدیره تشکر کرد.
• جف اظهار داشت که تصمیم برای تمدید نظرسنجی عضویت از ۱/۱ تا امروز تصمیم خوبی بود زیرا ما تعدادی رای اضافی دریافت کردیم. مارک ام. گزارش داد که ما ۲۱۰ پاسخ دریافت کرده‌ایم که ۳۸ مورد از آنها تکراری بوده‌اند. این منجر به ۱۷۲ پاسخ معتبر و ۱۷۲ x ۰.۲۵ = ۴۳ می‌شود. برای رای‌گیری مجمع امسال، حد نصاب ۴۳ خواهد بود. جف قصد خود را برای انجام یک نظرسنجی عضویت دیگر در ماه ژوئن ابراز کرد و احساس کرد که باید نظرسنجی عضویت سالانه را در ماه ژوئن انجام دهیم.
• نونا سی. پیشنهادی ارائه داد مبنی بر اینکه ما نظرسنجی عضویت سالانه خود را در ماه ژوئن امسال و از این پس هر ژوئن انجام دهیم. این پیشنهاد توسط جنیفر بی. تأیید شد و این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
• جف گزارش داد که او با چندین شرکت بیمه برای دریافت قیمت بیمه مسئولیت تماس گرفته است. این بیمه‌نامه علاوه بر بیمه‌نامه D&O (مدیران و افسران) ما خواهد بود که در حال حاضر از طریق USLI، بزرگترین بیمه‌گر این نوع بیمه‌نامه است. جف اظهار داشت که او مایل است این بیمه‌نامه را که سال گذشته ۵۴۹ دلار بود و ممکن است افزایش جزئی برای امسال داشته باشد، حفظ کند. جف اظهار داشت که او از طریق یک کارگزار از GMI Life، لاریسا اوریفیچی، کار می‌کند که برای ما یک قیمت برای بیمه مسئولیت به مبلغ ۴۹۵ دلار با ۱ میلیون دلار برای هر حادثه و ۲ میلیون دلار در مجموع سالانه ارسال کرده است.
• مارک ام. پیشنهادی ارائه داد مبنی بر اینکه ما بیمه مسئولیت را از GMI Life به مبلغ ۴۹۵ دلار خریداری کنیم. این پیشنهاد توسط نونا سی. تأیید شد و هیئت مدیره این پیشنهاد را به اتفاق آرا تصویب کرد.
• جف گزارش داد که او شروع به مستندسازی وظایف منشی در چیزی کرده است که به آن کتابچه راهنمای منشی می‌گویند که به منشی بعدی OIAA کمک می‌کند تا به سرعت به کار خود مسلط شود.

گزارش فناوری – مارک ام.، رئیس فناوری

• مارک اظهار داشت که او قبلاً دو شرکت را وادار کرده بود که به RFP ما برای پشتیبانی وب‌سایت پاسخ دهند و از هر دوی آنها درخواست کرده است که مراجع خود را ارائه دهند. او ابراز نگرانی کرد که از این شرکت‌ها خبری دریافت نکرده است و پیگیری خواهد کرد.

• مارک گزارش داد که ملیندا اف. تصمیم گرفته است برای این سمت پیشنهاد ندهد و او تا پایان ماه به استفاده از خدمات ملیندا ادامه خواهد داد.

• مارک گزارش داد که او فکر می‌کرد که ما باید ۱۰ مجوز Zoom خریداری کنیم، اما فقط به ۲ یا ۳ مجوز نیاز داریم.

• مارک گزارش داد که ما ۱۰۰۰۰ دلار در بودجه برای بازنگری فرآیند ثبت‌نام خود داریم زیرا در حال حاضر فهرست عضویت نداریم.

• مارک گزارش داد که تیم مدیریت ابری در حال کار بر روی فرآیندی برای انتقال ایمیل‌ها در هنگام چرخش یک سمت است.

گزارش امین بین‌المللی – بث ای، امین بین‌المللی

• بث ای. گزارش داد که برنامه‌ریزی برای کنوانسیون بین‌المللی OIAA به خوبی پیش می‌رود. او اشاره کرد که این کنوانسیون یک رویداد ۳ روزه خواهد بود. روز اول برای گروه‌هایی از آسیا، چین، ژاپن و سایر کشورهای اقیانوسیه خواهد بود. روز دوم برای گروه‌هایی از آمریکای شمالی و جنوبی خواهد بود، در حالی که روز ۳rd برای گروه‌هایی از اروپا، آفریقا، خاورمیانه و هند خواهد بود. او اظهار داشت که گروه‌ها در مورد قالب جلسه خود تصمیم خواهند گرفت، اما به آنها توصیه می‌شود که از سیاست و مسائل بحث‌برانگیز دوری کنند.
• بث به طور مداوم با Tech 12 همکاری خواهد کرد. او اظهار داشت که ما ۷ ساعت در روز و ۴ اتاق Zoom مختلف خواهیم داشت. این منجر به ۲۴ بازه زمانی در هر روز خواهد شد.
• بث اظهار داشت که گروه‌هایی از ایران، برزیل، اسپانیا، پرتغال و فرانسه قبلاً علاقه خود را برای شرکت اعلام کرده‌اند. او انتظار دارد که اطلاعات گروه‌ها را تا ۴/۱ دریافت کند تا بتوانیم تبلیغات این رویداد را با برخی جزئیات آغاز کنیم.

این جلسه در ساعت ۴:۰۴ بعد از ظهر به وقت EST به پایان رسید، زمانی که هیئت مدیره وارد جلسه اجرایی شد.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای گیری شد:

1. 1. مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه همانطور که ارائه شده بود ارائه داد که توسط نونا سی. تأیید شد. صورتجلسه ۱۱/۱۶ به اتفاق آرا تصویب شد.
   2. مارک ام. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه ۱۲/۱۰ با اصلاحات ارائه داد که توسط جنیفر بی. تأیید شد. صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد.

• سوزان برای مری ام. به عنوان رئیس PIC رای‌گیری کرد. رای ۴ به ۱ به نفع بود و هیچ نظر اقلیتی وجود نداشت.

• جنیفر بی. پیشنهادی برای پذیرش گون مک. به عنوان رئیس CPC ارائه داد که توسط نونا سی. تأیید شد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رای داد.

1. جنیفر بی. پیشنهادی برای تصویب دستورالعمل‌ها با گنجاندن نمودار میراث ۳rd، با ذکر GSO به عنوان منبع، و جایگاه‌های نگهدارنده برای شرح وظایف نقش‌های ثبت‌کننده و بایگان برای گنجاندن زمانی که شرح وظایف آن نقش‌ها کامل شود، ارائه داد. جف بی. این پیشنهاد را تأیید کرد و هیئت مدیره به اتفاق آرا این پیشنهاد را تصویب کرد.
2. مارک ام. پیشنهادی ارائه داد مبنی بر اینکه ما بیمه مسئولیت را از GMI Life به مبلغ ۴۹۵ دلار خریداری کنیم. این پیشنهاد توسط نونا سی. تأیید شد و هیئت مدیره این پیشنهاد را به اتفاق آرا تصویب کرد.
3. نونا سی. پیشنهادی ارائه داد مبنی بر اینکه جنیفر بی. فرآیند درخواست برای Stripe را ادامه دهد که توسط جف بی. تأیید شد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رای داد.

با فروتنی تقدیم شد،

جف برنکوف

دبیر OIAA