حاضرین هیئت مدیره:

Beth a.، امین بین‌المللی

Amelia l.، دبیر

Jennifer b.، خزانه‌دار

Mark m.، رئیس فناوری

سوزان ر.، رئیس

کن ب.، نایب رئیس

فلیکس ای.، خزانه‌دار جانشین رئیس

مهمانان:

بریژیت، جایگزین IGR هویت

ناترنا، P-C، AA Serenity

کم اچ. IGR زندگی بر اساس شرایط زندگی

هلن، GSR گروه بین‌المللی اروپا

سوزان آر.، رئیس، جلسه را در ساعت ۲:۰۱ بعد از ظهر آغاز کرد: جلسه با نسخه «ما» از دعای آرامش آغاز شد. اعضای هیئت مدیره، از جمله اعضای جدید، معاون رئیس و دبیر، خود را معرفی کردند و سپس به مهمانان خوشامد گفتند.

پست خالی امین کل: رئیس درخواست رزومه برای پست خالی امین کل را ارسال خواهد کرد. آملیا پیشنهاد داد و کن موافقت کرد که مهلت ارسال رزومه قبل از جلسه هیئت مدیره در ۹ فوریه باشد، بنابراین تا ۷ فوریهth. رای unanimous بود.

ساختار جلسه هیئت مدیره: رئیس درخواست کرد که تمام درخواست‌ها برای دستور کار هیئت مدیره و گزارش‌های امین تا ۲ فوریه به او ارسال شودnd. کن پیشنهاد داد، مارک موافقت کرد و به اتفاق آرا تصویب شد که جلسات هیئت مدیره خود را به ۱ ½ تا حداکثر ۲ ساعت در دومین یکشنبه ماه با گزینه اضافه کردن چهارمین یکشنبه ماه، هر دو در ساعت ۲ بعد از ظهر به وقت EST، محدود کنیم. هیئت مدیره به طور دوره‌ای تصمیم خواهد گرفت که چه زمانی جلسات اجرایی را در ۲nd یا ۴th برگزار کند، و در آن زمان آزاد است که این موضوع را طراحی کند.

صورتجلسات: جلسات هیئت مدیره به صورت صوتی ضبط می‌شوند و این شامل متن و خلاصه هوش مصنوعی است. صورتجلسات ۱۱ نوامبرth، ۲۰۲۴ مورد بحث قرار گرفت، از جمله تغییر استخدام به قرارداد و اضافه کردن پیشنهاد مارک برای تهیه پیش‌نویس رویه‌ای برای تفسیر از دیدگاه کاربر. کن پیشنهادی برای ایجاد یک کمیته ویژه هیئت مدیره برای جمع‌آوری تمام اصلاحات پیشنهادی برای پیش‌نویس‌های نوامبر و دسامبر و ارائه به هیئت مدیره در جلسه ۹ فوریهth ارائه داد. مارک با یک پیشنهاد اصلاح‌شده موافقت کرد که دبیر جدید ما رهبری کمیته را بر عهده بگیرد و کن و یک عضو سومrd را در صورت علاقه، در دسترس بودن و تمایل اضافه کند. به اتفاق آرا تصویب شد.

موضوعات قدیمی:

گزارش مالی: سال ۲۰۲۴ بسته شده است و کوین در حال حاضر بررسی مالی داخلی ما را برای سال ۲۰۲۴ انجام می‌دهد.

وابستگی OIAA با سایر سازمان‌ها: خزانه‌دار نگرانی خود را در مورد وابستگی درک شده OIAA با NAATW و TIAA ابراز کرد و به رای مجمع در سال ۲۰۲۲ برای توزیع وجوه اضافی به این نهادها، درخواست برای به اشتراک گذاشتن یک سوئیت با OIAA در کنوانسیون بین‌المللی و به طور بالقوه دلالت بر وابستگی در انجمن بعدی ما اشاره کرد. واقعیت این است که ما با هم کار می‌کنیم و همه ما الکلی هستیم. خط کجاست؟ بسیار مهم است که هیئت مدیره یک سیاست ایجاد کند.

رئیس فناوری پیشنهادی ارائه داد تا به انجمن IGR اجازه داده شود اطلاعاتی در مورد NAATW به عنوان منبعی برای IGRها به عنوان منبعی برای IGR در گروه‌های خود و AA ارائه دهد، مشروط بر اینکه بیانیه سنتی را درج کنند که ما وابسته به NAATW نیستیم. این پیشنهاد توسط معاون رئیس تایید شد. رای ۵ رای مثبت به ۱ رای منفی بود. صدای اقلیت این بود که ما باید در ارائه نهادهای غیر AA به عنوان منابع بسیار مراقب باشیم. این پیشنهاد تصویب شد. سوزان به کمیته ارتباطات اطلاع خواهد داد.

به‌روزرسانی منشور کمیته مالی: خزانه‌دار درخواست اضافه کردن به منشور قبلاً تصویب‌شده را دارد: «مشارکت مداوم در جلسات کمیته مالی برای حفظ وضعیت رای‌گیری یک عضو ضروری است. اگر سه جلسه متوالی یا بیشتر را از دست بدهید، شرط اصلی سه جلسه متوالی برای اعضای دارای حق رای دوباره شروع می‌شود.»

پیشنهادی توسط آملیا و 2nd توسط بث برای تصویب این تغییر پیشنهادی ارائه شد. بحث و گفتگو انجام شد. این زبان در چندین منشور وجود دارد. این امر مانع از آن می‌شود که اعضا یک یا دو بار بیایند و قبل از اینکه کاملاً از مسائل آگاه شوند، رای دهند. هر کمیته به هیئت مدیره توصیه می‌کند و هیئت مدیره بودجه را برای ارائه به اعضا تصویب می‌کند. رای ۵ رای مثبت و ۱ رای ممتنع بود.

موارد جدید:

حد نصاب هیئت مدیره – پیشنهادی توسط مارک ارائه شد و کن برای داشتن حد نصاب 2/3rd موافقت کرد. ۴ از ۶ و ۵ از ۷.

درخواست تجدیدنظر دستورالعمل‌های OIAA 2.6 – پیشنهادی توسط بث ارائه شد، آملیا موافقت کرد و به اتفاق آرا تصویب شد که این بحث به جلسه اجرایی منتقل شود.

پیشنهاد اصلاح اساسنامه – اساسنامه فعلی OIAA 4.08 بیان می‌کند که افسران می‌توانند اسناد را اجرا کنند. جنیفر پیشنهاد داد که امین‌ها را به این بخش اضافه کند و افسران/امین‌ها را بخواند و آن را برای رای‌گیری به مجمع مارس بیاورد. کن موافقت کرد. بحث: رئیس اشاره کرد که در ۱۰ اکتبر ۲۰۲۳، دستورالعمل‌ها می‌گوید «رئیس تمام قراردادها را تأیید می‌کند و به هیئت مدیره اطلاع می‌دهد. پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.

مسائل حقوقی – جنیفر از وکیل خواسته است تا زمانی که بتواند روشن کند که آنها فقط باید به سند شرایط استفاده ما رسیدگی کنند، از ادامه کار خودداری کند. آیا می‌توانیم با اسناد قبلاً بررسی‌شده از Pro Bono پیش برویم؟ سوزان آنها را از اسناد ژوئیه بیرون می‌آورد و در یک فایل برای جنیفر قرار می‌دهد و برای دومین جلسه هیئت مدیره برنامه‌ریزی می‌کند. پس از تأیید هیئت مدیره، مجمع باید در جلسه مارس تأیید کند.

مسائل بیمه – بیمه مسئولیت ما برای یک سازمان آنلاین قابل اجرا نیست. ما همچنین باید کل سیاست D & O را بررسی کنیم. وکیل ما باید در مورد نوع بیمه‌ای که هنگام تهیه سند شرایط استفاده به آن نیاز داریم، به ما مشاوره دهد. جنیفر پیشنهاد داد و مارک موافقت کرد که سیاست مسئولیت خود را لغو کنیم. کن پیشنهاد داد که یک کمیته ویژه هیئت مدیره برای بررسی بیمه مناسب و ارائه توصیه به هیئت مدیره تا ۷ فوریهth داشته باشیم. بدون موافقت.

منشور کمیته وحدت – کمیته وحدت تشکیل یک کمیته فرعی برای کنوانسیون را توصیه می‌کند. جنیفر پیشنهاد پذیرش داد و مارک برای تجدید نظر در منشور آنها موافقت کرد.

جلسه در ساعت ۴:۰۸ بعد از ظهر به وقت EST به پایان رسید.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای گیری شد:

• پیشنهادی مبنی بر اینکه مهلت ارسال رزومه برای امین کل قبل از جلسه هیئت مدیره در ۹ فوریه باشد، بنابراین تا ۷ فوریهth.
• پیشنهادی مبنی بر اینکه جلسات هیئت مدیره خود را به ۱ ½ تا حداکثر ۲ ساعت در دومین یکشنبه ماه با گزینه اضافه کردن چهارمین یکشنبه ماه، هر دو در ساعت ۲ بعد از ظهر به وقت EST، محدود کنیم. هیئت مدیره به طور دوره‌ای تصمیم خواهد گرفت که چه زمانی جلسات اجرایی را در ۲nd یا ۴th برگزار کند، و در آن زمان آزاد است که این موضوع را طراحی کند.
• پیشنهادی برای ایجاد یک کمیته ویژه هیئت مدیره برای جمع‌آوری تمام اصلاحات پیشنهادی برای پیش‌نویس‌های نوامبر و دسامبر و ارائه به هیئت مدیره در جلسه ۹ فوریهth. مارک با یک پیشنهاد اصلاح‌شده موافقت کرد که دبیر جدید ما رهبری کمیته را بر عهده بگیرد و کن و یک عضو سومrd را در صورت علاقه، در دسترس بودن و تمایل اضافه کند.
• پیشنهادی برای اجازه دادن به انجمن IGR برای ارائه اطلاعاتی در مورد NAATW به عنوان منبعی برای IGRها به عنوان منبعی برای IGR در گروه‌های خود و AA، مشروط بر اینکه بیانیه سنتی را درج کنند که ما وابسته به NAATW نیستیم. سوزان به کمیته ارتباطات اطلاع خواهد داد.
• پیشنهادی برای تصویب کمیته مالی که مستلزم سه جلسه متوالی یا بیشتر است، شرط اصلی سه جلسه متوالی برای اعضای دارای حق رای دوباره شروع می‌شود.
• پیشنهادی برای داشتن حد نصاب 2/3rd هیئت مدیره. ۴ از ۶ و ۵ از ۷.
• پیشنهادی برای انتقال بحث درخواست تجدیدنظر دستورالعمل‌های OIAA 2.6 به جلسه اجرایی.
• پیشنهادی برای اضافه کردن «امین‌ها» به اساسنامه ۴.۰۸ که بیان می‌کند افسران می‌توانند اسناد را اجرا کنند، اکنون «افسران/امین‌ها» خوانده می‌شود و آن را برای رای‌گیری به مجمع مارس می‌آورند.
• پیشنهادی مبنی بر اینکه سیاست مسئولیت خود را لغو کنیم. کن رهبری یک کمیته ویژه هیئت مدیره را بر عهده دارد تا در مورد بیمه مناسب تحقیق کند و تا ۷ فوریهth به هیئت مدیره گزارش دهد. بدون موافقت.
• پیشنهادی برای پذیرش منشور تجدید نظر شده کمیته وحدت برای تشکیل یک کمیته فرعی برای کنوانسیون.

امضا: آملیا ل.، دبیر OIAA، ۲۳ ژانویه ۲۰۲۵