حاضرین:

جف ب.، دبیر

Jennifer b.، خزانه‌دار

مارک ام.، رئیس فناوری

سوزان ر.، رئیس

سوزان آر، رئیس جلسه، جلسه را به ترتیب فراخواند و جلسه را با دعای آرامش در ساعت 7:02 بعد از ظهر به وقت EST آغاز کرد.

سوزان اظهار داشت که ۱۰ مورد برای بحث در لیست موارد هیئت مدیره وجود دارد. او ابراز امیدواری کرد که بتوانیم حداقل ۴ مورد از این موارد را امروز مورد بحث قرار دهیم. سپس از اعضای هیئت مدیره خواست تا موردی را که مایلند در مورد آن بحث کنند، انتخاب کنند.

کمیته راهنما – سوزان آر، رئیس

• سوزان اظهار داشت که کمیته موقت دستورالعمل‌ها را به گون مک‌ام، که در حال حاضر نایب رئیس است، تحویل خواهد داد.
• جف نگرانی خود را مبنی بر اینکه کمیته راهنما توسعه راهنماها را به نتیجه نمی‌رساند، ابراز کرد. او اظهار داشت که تقریباً یک سال پس از شروع به کار کمیته موقت، حتی یک لیست کلی از بخش‌های راهنماهای جدید نیز وجود ندارد.
• سایر اعضای هیئت مدیره نیز نگرانی‌های مشابهی داشتند. مارک ام. اظهار داشت که به عنوان یک کمیته موقت، باید زمان پایانی برای تکمیل کارشان وجود داشته باشد. مارک ام. پیشنهادی ارائه داد مبنی بر اینکه کمیته موقت دستورالعمل‌ها کار خود را تا 30 سپتامبر به پایان برساندth. این پیشنهاد توسط جنیفر بی. تایید شد و هیئت مدیره به اتفاق آرا این پیشنهاد را تصویب کرد.

ارائه در مجمع منطقه آنلاین استرالیا – انتخاب شده توسط جف بی، دبیر

• جف ابراز نگرانی کرد که کمیته PIC ایمیلی از نماینده منطقه آنلاین استرالیا دریافت کرده است تا در مورد OIAA ارائه دهد و کارلوس، که عضو PIC است، در پاسخ ایمیلی ارسال کرده است مبنی بر اینکه می‌تواند آن ارائه را انجام دهد به جای اینکه هیئت مدیره را مطلع کند. اگر هیئت مدیره در پاسخ او به نماینده استرالیایی کپی نشده بود، هیئت مدیره از این درخواست اطلاعی پیدا نمی‌کرد.
• جنیفر اظهار داشت که فکر می‌کند ایمیل کارلوس راهی برای اطلاع‌رسانی به هیئت مدیره در مورد ارائه بود. سایر اعضای هیئت مدیره پس از بررسی ایمیل با این ارزیابی موافق بودند.
• پیشنهاد شد که جف به اندرو، نماینده منطقه آنلاین استرالیا، پاسخ دهد و به او اطلاع دهد که کارلوس و او برای صحبت در دسترس خواهند بود.

مسئله منطقه ۲۵، منطقه ۷۲ – انتخاب شده توسط جف بی، دبیر

• منطقه ۲۵ در منطقه ۷۲ واشنگتن غربی روابط خود را با گروه‌های بین‌گروهی بررسی کرده است که در ایمیلی از فرانک ام، DCM فعلی مورد بحث قرار گرفت. آنها یک ارائه از گروه بین‌گروهی سیاتل بزرگ و یک ارائه توسط جف در مورد گروه بین‌گروهی OIAA داشتند. سوالی که آنها می‌پرسند این است که آیا منطقه می‌تواند نماینده‌ای در OIAA داشته باشد یا خیر.

• سوزان ابراز نگرانی کرد که این امر باعث سردرگمی بین گروه‌های بین‌المللی و خدمات عمومی ما شود.

• جف پرسید که آیا هر کسی که در یکی از مجامع ما شرکت می‌کند می‌تواند به میکروفون بیاید و نگرانی‌ها یا نظرات خود را بیان کند. پاسخ «بله» بود و بنابراین اگر عضوی از منطقه ۲۵ در مجمع به میکروفون بیاید، می‌تواند با ما به اشتراک بگذارد. ما به فرانک ام. اطلاع خواهیم داد که این راهی است که آنها می‌توانند با ما ارتباط برقرار کنند، اما ما در حال حاضر رابطی با نهادهای خدمات عمومی از جمله مناطق آنلاین نداریم.

سیاست درهای باز – انتخاب شده توسط مارک ام، رئیس فناوری

• مارک سیاست درهای باز را به عنوان موضوع مورد بحث خود انتخاب کرد. او احساس کرد که سیاست درهای باز همانطور که امروز وجود دارد، چیزی در مورد مجمع نمی‌گوید و ما باید آن را برای بازخورد به مجمع تحویل دهیم.

• سوزان اظهار داشت که قصد دارد سیاست درهای باز را در جلسه کمیته راهنما فردا ارائه دهد.
• هیئت مدیره نسخه فعلی سیاست درهای باز را بررسی کرد. سوالات متعددی وجود داشت، به ویژه در مورد «کمیته اخلاق موقت» که در این سیاست مشخص شده بود. هیئت مدیره ایده‌های متعددی را در مورد اینکه چه کسی این کمیته موقت را تشکیل می‌دهد، مورد بحث قرار داد.

اسناد حاکمیتی مورد نیاز – جف بی، دبیر

• جف اظهار داشت که تغییرات متعددی در ۳ سند حاکمیتی مورد نیاز است که الکساندرا کیلداف از Pro Bono Associates به ما اطلاع داد که به عنوان یک سازمان باید داشته باشیم، از جمله سیاست افشاگر، سیاست نگهداری اسناد و سیاست تضاد منافع. جف گفت که تغییرات لازم را در این اسناد ایجاد می‌کند و برای بررسی به هیئت مدیره ارسال می‌کند.

• جف همچنین اظهار داشت که با الکساندرا تماس خواهد گرفت تا Pro Bono Associates را برای بررسی تغییرات ما در این اسناد به کار گیرد.

• پس از تأیید کامل اسناد، باید توسط افسران و روسای کمیته‌ها و جانشینان آن‌ها با استفاده از برخی فناوری‌های آنلاین امضا شوند. جف پیشنهاد کرد از DocuSign استفاده شود، اما مارک احساس کرد که Adobe Professional، که یک نسخه از آن را دارد، می‌تواند به جای آن و بدون هزینه اضافی برای OIAA استفاده شود.

موقعیت خزانه‌دار علی‌البدل – جنیفر بی، خزانه‌دار

• جنیفر اظهار داشت که مایل است در مورد سمت خزانه‌دار جایگزین صحبت کند.

• او اشاره کرد که هیچ‌کس در مجمع علاقه‌ای به این سمت نشان نداده است، اما یکی از اعضا، دیوید، که در ۲ جلسه آخر کمیته مالی شرکت کرده است، ابراز علاقه کرده است. دیوید کمی بیش از یک سال پاکی دارد، اما سمت خزانه‌دار و خزانه‌دار علی‌البدل دارای ۵ سال پیشنهاد پاکی است.

• جنیفر از هیئت مدیره خواست تا در این مورد اظهار نظر کنند. جف اظهار داشت که معتقد است که دستورالعمل‌ها راهنمایی برای ما هستند، اما روی سنگ نوشته نشده‌اند. او اظهار داشت که اگر یک نامزد مناسب برای خزانه‌دار علی‌البدل داشته باشیم، مایل است از شرط ۵ ساله صرف نظر کند، اما باید بررسی کنیم که برنامه بهبودی او چگونه است. سوزان پیشنهاد کرد که بررسی کنیم که آیا دیوید حامی خدمات دارد یا خیر.

نامزد نایب رئیس – جنیفر بی، خزانه‌دار

• جنیفر پرسید که آیا ما هنوز نامزدی برای نایب رئیس داریم یا خیر. سوزان اظهار داشت که یک نامزد، نونا سی، در ذهن دارد.

• جنیفر پرسید که آیا سوزان حامی او است. سوزان اظهار داشت که او حامی خدمات نونا است، اما اگر تضاد منافع ایجاد شود، مایل است این رابطه را قطع کند.

• جف اظهار داشت که نونا را می‌شناسد و او انتخاب خوبی خواهد بود.

• جنیفر درخواست کرد که سوزان ایمیل دیگری به اعضا ارسال کند و بپرسد که آیا کسی علاقه‌مند به سمت نایب رئیس است و سوزان موافقت کرد که این کار را انجام دهد.

هیئت مدیره موافقت کرد که دوباره در 27 ژوئنth برای رسیدگی به مسائل باقی مانده ملاقات کند. جلسه با اعلامیه مسئولیت در ساعت 8:41 بعد از ظهر به وقت EST به پایان رسید.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

1. مارک ام. پیشنهادی ارائه داد مبنی بر اینکه کمیته موقت دستورالعمل‌ها کار خود را تا 30 سپتامبر به پایان برساندth. این پیشنهاد توسط جنیفر بی. تایید شد و هیئت مدیره به اتفاق آرا این پیشنهاد را تصویب کرد.

با فروتنی تقدیم شد،

جف برنکوف

دبیر OIAA