سوزان آر. جلسه را به ترتیب فراخواند، جلسه را با یک دعای شخصی آغاز کرد و سپس دعای آرامش را در ساعت ۲:۰۰ بعد از ظهر به وقت EST قرائت کرد.

حاضرین:

سوزان ر.، رئیس

Jennifer b.، خزانه‌دار

جف بی. دبیر

Mark m.، رئیس فناوری

Beth a.، امین بین‌المللی

بری ام.، نقش امین در کل

آنیتا م.، دبیر علی‌البدل

سوزان یک نمای کلی از دستور کار ارائه داد: حذف حق چاپ از دستور کار.

• موارد ثابت: تصویب صورتجلسه، گزارش‌های دبیر و خزانه‌دار،
  • کسب و کار قدیمی: دستورالعمل‌های سفر با گزارش خزانه‌دار، گزارش موجودی موقت.
  • کسب و کار جدید: درخواست از رئیس CPC: جلسات کمیته هیئت مدیره CPC به صورت فصلی طبق آیین‌نامه زمانی که روسای کمیته گزارش ارائه می‌دهند، برگزار می‌شود. در طول گزارش خزانه‌داران مورد بحث قرار خواهد گرفت. بحث در مورد ویدیو در مجمع، بحث در مورد بررسی مالی آینده: جلسه اجرایی، یادآوری رویدادها، گزارش‌های کمیته از افسران، تصویب صورتجلسه اجرایی (در صورت وجود وقت)

صورتجلسه جلسه هیئت مدیره ۱۲ مه ۲۰۲۴:

• صورتجلسه مه توسط جف ارائه شد، زیرا تا ۸ ژوئن ۲۰۲۴ ارسال شده بود. اولین مجموعه توسط آنیتا. هیئت امنا (BOT) صورتجلسه را بررسی کرد. یک تعدیل در برخی از گفتگوها در مورد سفر به ICOAA انجام شد که به بحث مربوط نبود.
  • پیشنهاد برای تصویب صورتجلسه BOT ۱۲ مه ۲۰۲۴ توسط جف ارائه و توسط بری ام. تایید شد. هیچ کس مخالف نبود. پیشنهاد تصویب شد.
  • نظرات: مارک ام. پرسید که آیا صورتجلسه می‌تواند در وب‌سایت بارگذاری شود و جف گفت که می‌تواند این کار را تا پایان این هفته انجام دهد.

گزارش دبیر – جف بی. دبیر:

پیشرفت در عقب ماندگی صورتجلسه جلسات. یک صفحه گسترده که عقب ماندگی را ردیابی می‌کند، با وضعیت هر مورد در پوشه بارگذاری شده است. هدف این است که تمام عقب ماندگی صورتجلسه به روز شده و در پوشه جلسه BOT، در عرض یک ماه آینده یا بیشتر قرار گیرد. تمام صورتجلسه‌های تایید شده از پایان سال ۲۰۲۲، زمانی که جف دبیر شد، در درایو BOT بارگذاری شده است. جلسات BOT بر اساس سال سازماندهی شده‌اند و در هر یک یک پوشه صورتجلسه تایید شده برای بارگذاری در وب‌سایت وجود دارد.

• وضعیت نظرسنجی عضویت: نظرسنجی عضویت برای ژوئن راه اندازی شد. این نظرسنجی در ۲ ژوئن برای اعضا، افسران و اعضای کمیته ارسال شد و تا ۱ ژوئیه ۲۰۲۴ باز خواهد بود. یادآوری‌ها قبل از بسته شدن ارسال می‌شوند. نود ورودی انجام شده است. در سال ۲۰۲۳: ۱۷۲ از ۲۱۰ ورودی معتبر بود که منجر به حد نصاب چهل و سه برای ژوئن شد.
• به روز رسانی کتاب BOT در درایو BOT: ۳٪ کامل شده است و آنیتا در حال آشنایی با آن و آنچه در حال انجام است، است. هنگامی که در حال انجام است، حدود ۹۵-۹۶٪ کامل می‌شود.
  • موارد تکمیل شده: بررسی مالی داخلی، لیست تماس BOT، بیانیه ماموریت
  • موارد برجسته: شرح برنامه، تضاد منافع، لیست تمام کمیته‌ها و منشور، افشاگر، سیاست نگهداری اسناد، طرح استراتژیک. کتابچه راهنمای دبیر.
  • نظرات: سوزان به وظیفه دبیر مستندسازی پیشرفت وضعیت Pro-Bono (وکلا) را اضافه می‌کند. جف گفت که این را در گزارش خود پیگیری می‌کند و برای یک برنامه به روز شده با پیتر از Pro-Bono تماس می‌گیرد.
  • بحث BOT Pro-Bono:
    • بری بیشتر توضیح داد که این نیز تجربه او با Pro-Bono بود. او پرسید که آیا وضعیت مالی خود را با Pro-Bono به روز کرده‌ایم تا مشخص کنیم که آیا هنوز بر اساس وضعیت مالی واجد شرایط این سرویس هستیم یا خیر. جف گفت که آن را بررسی می‌کند.
    • بث توصیه می‌کند که به سرعت پیگیری شود، به یک وکیل پول پرداخت شود و از پولی که برای آن در بودجه اختصاص داده شده است (۵۰۰۰ دلار) استفاده شود. یک سال کامل طول می‌کشد و این طبیعی نیست. مارک موافق است که نیاز به بررسی سیاست وجود دارد و به بحث در مورد نیاز به یک وکیل برای مدت طولانی اشاره کرد. به خصوص در این سال‌های شکل‌گیری.
  • پیشنهاد: مارک پیشنهادی برای استخدام یک وکیل برای OIAA ارائه داد. بث این پیشنهاد را تایید کرد. هیچ کس مخالف نبود و پیشنهاد تصویب شد.
    • بحث قبل از تصویب پیشنهاد: بری خاطرنشان کرد که وکیل باید در نیوجرسی مجوز داشته باشد و بتواند در مورد انطباق‌های بین‌المللی به عنوان یک سازمان غیرانتفاعی بحث کند.
    • پس از تصویب پیشنهاد: BOT بیشتر در مورد چگونگی پیگیری یک وکیل بحث کرد. بری تصریح کرد که با کار یافتن یک وکیل راحت است و این وظیفه را پذیرفت. بری تصریح کرد که اولین دستور کار او تماس با Pro Bono خواهد بود. متشکرم بری!

گزارش خزانه‌دار – جنیفر ب.، خزانه‌دار

• تغییرات بودجه ماه مه: کمک‌های مالی زیر ۹۲۰۰ دلار. بررسی هزینه‌ها: هزینه بیمه مسئولیت عمومی برای سال پرداخت شد. چند مورد وجود داشت که چک‌ها باید برای واریز چک برای ما ارسال می‌شد، اسکن‌ها در آن زمان کار نمی‌کنند. ثبت نام سالانه NJ و هزینه‌های Pay Pal. کنفرانس‌ها: هزینه‌های کنفرانس ICOAA. کارگر ویژه فناوری ۱۷۲۵ دلار برای ماه همچنان مازاد ۴۶۰۰ دلار است. ترجمه برای انجمن IGR و وحدت. هزینه ماهانه از Zoom برای اتاق بزرگ ۵۰.۰۰ دلار. میزبانی و مدیریت وب‌سایت. مازاد کمی کمتر از ۵۰۰۰ دلار برای ماه. برای سال، مازاد کمی کمتر از ۲۳۰۰۰ دلار از هزینه‌های واقعی.
• ترازنامه ماه مه: ۱۲۷۰۰۰ دلار که ۵۵۰۰ دلار آن برای کنفرانس بین‌المللی اختصاص داده شده است. ۱۲۲۰۰۰ دلار بدون اختصاص.
  • نظرات: مارک خاطرنشان کرد که ما باید آماده باشیم تا در مورد توصیه‌هایی در مورد چگونگی برخورد با ۱۲۲۰۰۰ دلار در مجمع بحث کنیم. جنیفر خاطرنشان کرد که دستورالعمل‌ها مشخص می‌کنند که وجوه اضافی در ماه سپتامبر برای پایان سال مورد بحث قرار می‌گیرد. جنیفر از سوزان پرسید که آیا می‌توانیم توصیه‌های وجوه اضافی عضویت را به دستور کار اضافه کنیم. با در نظر گرفتن اینکه بودجه برای سال بعد باید با استفاده از برخی از آن وجوه تهیه شود. جنیفر همچنین تصریح کرد که برای بحث در مورد آن در مجمع آماده خواهد بود. بری خاطرنشان کرد که توانسته است بودجه‌های بین گروهی را که از سوزان دریافت کرده است، مقایسه کند. این برای او دیدگاهی ایجاد کرد که ترازنامه معمولی یک گروه بین گروهی بزرگ چگونه به نظر می‌رسد.

OIAA یک گروه بین گروهی متوسط است و وضعیت مالی ما با اندازه ما همسو است. مجمع باید به این ترتیب آموزش ببیند تا مطلع شود. مارک اشاره کرد که ما نه تنها به عضویت آموزش می‌دهیم، بلکه خودمان را با سایر گروه‌های بین گروهی بین‌المللی در مجمع مقایسه می‌کنیم. جنیفر به گروه یادآوری کرد که ما بر خلاف سایر گروه‌های بین گروهی که فراتر از ذخیره احتیاطی رشد می‌کنند، سالانه توزیع‌های اضافی را انجام می‌دهیم. سوزان اشاره کرد که به همین دلیل عضویت در ICOAA برای OIAA مفید است. ما می‌توانیم از سایر سازمان‌ها در مورد تجربه آنها بپرسیم.

• گزارش کمک‌های مالی: هر ماه به دریافت گروه‌های جدید ادامه دهید. افزایش کمک‌های مالی بین‌المللی از فرانسه و نیوزیلند وجود دارد. کمک‌های مالی قابل توجهی از پنجاه و نه گروه در ماه مه وجود دارد. کمک‌های مالی فردی کمی کمتر از ۴۰۰ دلار است. جنیفر صفحه نمایش خود را به اشتراک گذاشت که لیست کمک‌های مالی را نشان می‌داد و این باعث بحث شد.
  • بحث: سوزان خاطرنشان کرد که هیئت خدمات عمومی بریتانیا کمک کرده است. بث پرسید که چرا ما وجوهی را از یک هیئت خدمات عمومی در بریتانیا می‌پذیریم در حالی که خودکفا هستیم؟ هیچ کس در جلسه یا در BOT نتوانست با اطمینان به سوال بث پاسخ دهد و او را راضی کند. BOT بیشتر بحث کرد و موافقت کرد که این سوال باید به روشی رضایت بخش پاسخ داده شود. BOT وظیفه بررسی پاسخ به این سوال را با استفاده از سنت‌ها و سایر ابزارها به خزانه‌دار محول کرد تا در جلسه بعدی با BOT پیگیری کند.

رویه های سفر: جنیفر بی.، با کمیته مالی ملاقات کرد و پیش نویس رویه های سفر OIAA را در جلسه BOT ارائه داد. مجمع تمام سفرها را از طریق بودجه و سفرهای خارج از بودجه بدون در نظر گرفتن مبلغ، تصویب می‌کند. برنامه‌های سفر را به خزانه‌دار اطلاع دهید که گزینه‌های ترتیبات سفر را تحقیق می‌کند و سپس با استفاده از کارت اعتباری OIAA تصمیم می‌گیرد. مسافر ترتیبات سفر ویژه را پرداخت خواهد کرد. هزینه روزانه پس از اتمام سفر. فرآیند فوق العاده ساده و کارآمد.

• بحث: گفتگو در مورد هزینه روزانه و نگرانی در مورد اینکه خزانه‌دار آینده مهارت‌های مشابهی با خزانه‌دار فعلی برای انجام ترتیبات سفر برای مسافران نداشته باشد. جنیفر خاطرنشان کرد که کمیته مالی گزینه تفویض وظیفه را درج کرده است. سفر و نمایندگی یک امتیاز است. آستانه‌های بودجه‌بندی شده به عنوان محدودیت برای هزینه تعیین شده‌اند و به این معنی نیست که تا حد مجاز هزینه شوند. هزینه‌های روزانه استاندارد هستند و نیازی به ارائه رسید توسط مسافر نیست. BOT از نظر امانت داری مسئولیت دارد که محتاط باشد.
• پیشنهاد: پذیرش رویه‌های سفر برای BOT که توسط بث ارائه شده و توسط مارک تایید شده است. پیشنهاد تصویب شد. نظر اقلیت درخواست شد و رد شد.

رئیس CPC درخواست وجوه تفسیر برای بقیه سال برای خدمات به مبلغ ۲۰۰ دلار برای عضوی که مایل به شرکت در کمیته CPC است، کرد.

• پیشنهاد برای پذیرش درخواست CPC توسط جنیفر ارائه و توسط جف تایید شد. هیچ کس مخالف نبود و پیشنهاد تصویب شد. جنیفر اظهار داشت که تعدیلی در بودجه ایجاد خواهد کرد.

کمیته فرعی موقت موجودی، بث– همانطور که بث شروع به ارائه گزارش خود کرد، خاطرنشان کرد که فقط ۳ نفر از ۶ نفر پرسشنامه را ارسال کرده‌اند. این طرح این است که از مجموعه سوالات استفاده شود، به دو قسمت تقسیم شود تا برای دو جلسه جداگانه که توسط تسهیلگران رهبری می‌شود، استفاده شود. بحثی در مورد اینکه آیا طرحی باید توسط BOT تصویب شود یا خیر، در گرفت. طرح‌های پیش رو که در ایمیل مورد بحث قرار می‌گیرند، باید توسط BOT رای گیری شوند تا اجرا شوند.

جف می‌خواست پیشنهادی برای تصویب یک طرح و جدول زمانی ارائه دهد. جنیفر توصیه کرد که تغییری در این پیشنهاد ایجاد شود تا به دو پیشنهاد جداگانه تبدیل شود: یکی برای سوالات و دیگری برای جدول زمانی.

1. پیشنهاد برای تصویب سوالات موجودی توسط جف ارائه شد و جنیفر آن را تایید کرد. مارک، بث، جف و جنیفر تایید کردند. سوزان و بری رای ممتنع دادند. پیشنهاد تصویب شد.

بحث: مجموعه اول سوالات از عضو می‌خواهد که به جای دیگران صحبت کند. سوالات به یک ناراحتی که رخ داده است اشاره دارد و با یک موجودی واقعی در تضاد است. اعضا در مورد سوالات سازمانی بحث کردند و از طرف پاسخ دهنده پاسخ داده شد. یکی دیگر از اعضا احساس کرد که به دلیل مسئولیتش به عنوان عضو BOT، مسئولیت ارزیابی عملکرد اعضا را بر عهده دارد. سپس مطرح شد که یک تسهیلگر بی طرف باید سوالات را مطرح کند. اشاره کردن انگشت اتهام به یک عضو به تنهایی ناراحت کننده است. سوالات باز به BOT کلی کمک می‌کند تا زمینه‌های قوت و زمینه‌های فرصت برای بهبود را شناسایی کند. این یک فرآیند است و بیان تلاش‌های پیش رو قابل قبول است.

2. پیشنهاد برای تصویب جدول زمانی ارسال شده به هیئت امنا توسط مارک ارائه شد. سپس بث جدول زمانی را از طریق اشتراک صفحه نمایش به BOT ارائه داد.

جدول زمانی:

• جلسه ۱: نهایی کردن سوالات تا ۱۷ مه ۲۰۲۴، ارسال سوالات برای تکمیل تا ۷ ژوئن ۲۰۲۴، ارسال سوالات به تسهیلگر یک برای جلسه ۲۲ ژوئن ۲۰۲۴، ساعت ۲ بعد از ظهر به وقت EST.
• جلسه ۲: ارائه پاسخ برای سوالاتی که باید تا ۷ ژوئیه ۲۰۲۴ به تسهیلگر دوم برای تدوین ارسال شود تا در جلسه دوم در ۲۱ ژوئیه ۲۰۲۴ مورد بحث قرار گیرد.
  • بحث در مورد تغییر تاریخ به ۲۸ ژوئیه ۲۰۲۴، ساعت ۲ بعد از ظهر به وقت EST به مدت ۲ ساعت.

جنیفر پیشنهادی برای پذیرش برنامه زمانی اصلاح شده موجودی هیئت مدیره ارائه داد که توسط بث تایید شد. موافق: مارک، جف، جنیفر، بث، سوزان. بری رای ممتنع داد. پیشنهاد تصویب شد.

• جلسه ۱: نهایی کردن سوالات تا ۱۷ مه ۲۰۲۴، ارسال سوالات برای تکمیل تا ۷ ژوئن ۲۰۲۴، ارسال سوالات به تسهیلگر یک برای جلسه ۲۲ ژوئن ۲۰۲۴، ساعت ۲ بعد از ظهر به وقت EST.
• جلسه ۲: ارائه پاسخ برای سوالاتی که باید تا ۷ ژوئیه ۲۰۲۴ به تسهیلگر دوم برای تدوین ارسال شود تا در جلسه دوم در ۲۸ ژوئیه ۲۰۲۴، ساعت ۲ بعد از ظهر به وقت EST به مدت ۲ ساعت مورد بحث قرار گیرد.
  • سوالات باید برای جف و بث ارسال شود. تسهیلگران واجد شرایط شناسایی شده‌اند و در حال پیگیری هستند. BOT در مورد اعتبارنامه‌ها و صلاحیت‌های تسهیلگران بحث کرد.

کسب و کار جدید: ویدیوی پرتغالی در مجمع، سوزان، رئیس: یک ویدیوی اطلاعات عمومی که توسط پرتغال با استفاده از بازیگران ساخته شده است، مورد بحث قرار گرفت. این موضوع در مورد آهنگ پس زمینه از یک هنرمند آمریکایی مطرح شد. گزارش شد که یوتیوب تمام مسائل را پاک می‌کند و اگر مشکل حق چاپ وجود داشته باشد، پخش نخواهد شد. BOT موافقت کرد که این ویدیو را حتی اگر به زبان پرتغالی باشد در مجمع پخش کند. ارزش معرفی به عضویت را دارد.

گزارش امین بین‌المللی، بث، امین بین‌المللی:

رئیس کنفرانس: ۲۷۵ ثبت نام از بیست کشور مختلف. داوطلبان در حال گسترش این خبر در کبک، برزیل، پرتغال، اسپانیا هستند. بث این خبر را در ایران پخش کرد. اجراکنندگان تایید شده‌اند: گروه اسپانیایی تانگو اجرا می‌کنند و یک نوازنده جوان از کبک موسیقی محلی اجرا می‌کند. بث دی رئیس فنی کنوانسیون آنلاین در حال هماهنگی گروه‌ها است. آنها با مری برای تایید IGR ها همکاری می‌کنند. سوزان مسئول دو نقطه در روز جمعه است تا در مورد OIAA صحبت کند. جنیفر مسئولیت پر کردن نقاط مترجم را بر عهده گرفت: در هر اتاق مترجمان انگلیسی، اسپانیایی، ASL، فرانسوی یا پرتغالی وجود خواهد داشت. از ۹ ژوئن ۲۰۲۴، AM ۴۴ از آن اسلات‌ها توسط ده مترجم پر شده است. هر اتاق یک مترجم خواهد داشت. فارسی فقط در یک نقطه خاص در برنامه وجود دارد. گزارش شده است که پیشرفت عالی است.

امین در کل، بری: تکالیف فعلی او از سوزان تایید خواهد شد. اگر گروه باید داشته باشد، لطفاً آنها را برای بری به سوزان منتقل کنید.

گزارش رئیس فنی، مارک: برنامه عضویت با خرید در مقابل ساخت تمرکز داشته است. مبلغ بودجه‌بندی شده برای ساخت بود و می‌تواند یک اشتراک باشد که ممکن است کمتر باشد. مارک مشخص کرد که جلسه چشم اندازی گام بعدی خواهد بود و اگر کسی مایل به شرکت در آن جلسه است، لطفاً به آن بپیوندید. او چند نظر در مورد گزینه‌ها داد. عضویت در کمیته: تعداد زیادی داوطلب جدید ۶-۸ نفر در فناوری. کمیته یک سوال موجودی در دستور کار خود دارد: آیا ما اطلاعات را در صورت نیاز یا درخواست به موقع ارائه می‌دهیم؟ ما کار فوق العاده‌ای انجام می‌دهیم و همیشه می‌توانیم بهتر عمل کنیم. توضیح دهید، ما به جای انجمن IGR یک نمایشگاه خدمات در ماه ژوئیه خواهیم داشت، ارتباطات به زودی منتشر می‌شود. جنیفر حمایت خود را ارائه داد اگر انجمن IGR ژوئیه به مترجم نیاز داشته باشد. انجمن IGR ژوئیه تنها انجمن IGR است که مارک متعهد به میزبانی آن شده است.

کمیته فنی در حال کار بر روی یک ویدیو است. یک صفحه سوالات متداول برای کنوانسیون ایجاد خواهد شد که در آن دارایی‌های فنی مانند نحوه بالا بردن دست و غیره که به طور خاص برای کنوانسیون ایجاد شده‌اند، میزبانی شوند.

بحث بررسی مالی، سوزان: انتشار بررسی مالی در وب‌سایت. اگر به طور عمومی بدون پیشینه در مورد بودجه منتشر شود، می‌تواند برای عضویت گیج کننده باشد. سوزان تحقیقات و تجربه زیادی در به اشتراک گذاری این اطلاعات انجام داد.

بری پیشنهادی برای محدود کردن امور مالی فقط به عضویت ارائه داد، مگر اینکه انتشار آنها مناسب باشد. سوزان این پیشنهاد را تایید کرد. بحث: مارک درخواست شفاف سازی کرد و سپس درخواست تعویق این پیشنهاد را داد. ما بررسی مالی را در وب‌سایت منتشر نخواهیم کرد تا زمانی که تصمیمی گرفته شود. ما ویدیوی ۸ دقیقه‌ای بررسی مالی را در طول مجمع در ژوئن ۲۰۲۴ پخش خواهیم کرد.

گزارش رئیس، سوزان: وقت خود را در PAC گذراند و برخی از مسائلی که پیش می‌آید مربوط به امور مالی است. او وقت خود را در Unity گذرانده است. با Pro-Bono پیگیری کرد، در جلسات ویژه شرکت کرد. آماده برای مجمع ژوئن و ICOAA.

جلسه با اعلامیه مسئولیت به پایان رسید.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای گیری شد:

• پیشنهاد: صورتجلسه جلسات برای مه ۲۰۲۴ تایید شد.
• پیشنهاد: پیگیری وکیل OIAA تایید شد.
• پیشنهاد: رویه‌های سفر OIAA تایید شد.
• پیشنهاد: درخواست رئیس CPC برای ۲۰۰ دلار برای صرف خدمات مترجم برای عضو کمیته.
• پیشنهاد: تصویب سوالات موجودی هیئت مدیره.
• پیشنهاد: تصویب فرآیند موجودی هیئت مدیره.

با احترام،

آنیتا ام

دبیر جایگزین OIAA