حاضرین:
جف ب.، دبیر
جنیفر ب.، خزانه‌دار
ادیت، داوطلب بایگانی
نونا سی.، نائب رئیس
فلیکس ای.، خزانه‌دار علی‌البدل
مارک م.، رئیس فناوری
سوزان آر.، رئیس

سوزان آر.، رئیس، جلسه را آغاز کرد. جلسه با دعای آرامش شروع شد. سوزان نایب رئیس تازه منصوب شده، نونا سی. را معرفی کرد و هیئت مدیره از او استقبال کرد.

گزارش رئیس – سوزان آر، رئیس

• سوزان گزارش داد که در جلسات مختلف کمیته از جمله وحدت، دستورالعمل‌ها، امور مالی، ارتباطات، فناوری و انگورستان شرکت کرده است.
• در مورد سوالاتی که توسط اعضا پرسیده شده بود بحث شد. هیئت مدیره مسئول پاسخگویی به این ایمیل‌ها و کپی کردن سایر اعضای هیئت مدیره است.
• سوزان در مورد جلسه کارگران ویژه که در تقویم جین بود سوال کرد. جف اظهار داشت که این جلسه بین گروهی ICOAA در روزهای جمعه ساعت 1 بعد از ظهر به وقت EST است که او و لزلی در آن شرکت کرده‌اند.

ادیت، فردی که داوطلب شده است تا جایگزین روی به عنوان آرشیویست ما شود، به جلسه پیوست و مورد استقبال هیئت مدیره قرار گرفت. ادیت اظهار داشت که علاقه مند است آرشیویست ما باشد. او به هیئت مدیره اطلاع داد که دارای مدرک روزنامه نگاری است، در جلسه تاریخ AA در روزهای جمعه شرکت می‌کند و در یک موزه کار کرده است. ادیت علاقه مند به مشارکت است، به ویژه در AA آنلاین، زیرا او در طول بیماری همه گیر هوشیار شد. او شش ماه پیش به عنوان GSR انتخاب شد. سوزان پیشنهاد کرد که ادیت با آرشیویست قبلی ما، روی، ارتباط برقرار کند و وظایف او را توضیح داد که شامل شرکت در جلسات ترکیبی هیئت مدیره با هیئت مدیره و روسای کمیته‌ها می‌شود.

بررسی فرآیند در باز – نونا سی.، نایب رئیس

• نونا برخی از تحقیقاتی را که در توسعه این فرآیند بررسی کرده بود، شرح داد.
• او قانون تعهدات و مسئولیت‌های هیئت مدیره غیرانتفاعی نیوجرسی را بررسی کرد که بیان می‌کند یک مدیر باید 3 مسئولیت قانونی را انجام دهد که 3 مورد از رایج‌ترین آنها عبارتند از: وظیفه مراقبت، وظیفه وفاداری و وظیفه اطاعت. این فرآیند به کمیته دستورالعمل‌ها ارائه شده است و تغییرات پیشنهادی کمیته را در خود جای داده است.
• نونا در مورد سند سیاست افشاگر و سند تضاد منافع که قبلاً توسط افسران امضا شده است، بحث کرد.
• جنیفر اظهار داشت که قانون حمایت از داوطلبان سال 1997 را بررسی کرده است که در مورد اعضای هیئت مدیره اعمال می‌شود زیرا ما داوطلبان غیر پرداختی هستیم.
• سپس نونا این فرآیند را به صورت بخش به بخش با هیئت مدیره بررسی کرد. او اظهار داشت که هیچ کس ایده کمیته اخلاق را دوست نداشت.
• نونا به برخی از نگرانی‌های ابراز شده اشاره کرد:
  • فرآیند اصلی دارای یک هیئت 7 نفره بود که تصمیم می‌گرفت آیا در یک شکایت شایستگی وجود دارد یا خیر و سوالات متعددی از جمله اینکه آیا آنها در تصمیم گیری در این زمینه آموزش می‌بینند یا خیر وجود داشت.
  • نگرانی‌هایی در مورد مسئولیت وجود داشت اگر این هیئت تصمیم بگیرد که یک شکایت ارزش پیگیری ندارد
• کمیته دستورالعمل‌ها سوال کرد یا موارد زیر را توصیه کرد:
  • آیا بیمه D&O همه افراد درگیر در این فرآیند را پوشش می‌دهد؟
  • آیا روسای کمیته‌ها ملزم به توافقنامه‌های محرمانگی هستند؟
  • پیشنهادی مبنی بر بررسی این فرآیند توسط یک وکیل قبل از اجرا ارائه شد
  • IGRs نباید درگیر شوند و این فرآیند باید در سطح هیئت مدیره نگهداری شود
• نظرات زیر بیان شد:
  • مارک پرسید که اگر کمیته دستورالعمل‌ها 7 عضو را دوست ندارد، آیا توصیه‌ای در مورد تعداد افرادی که باید درگیر شوند دارند؟
  • جنیفر اظهار داشت که دلیل اینکه ما افراد درگیر را گسترش دادیم تا شامل IGRها شود، واکنش منفی در مجمع بود که هیچ IGR در برکناری رئیس ما، جین، دخالت نداشت. او همچنین اشاره کرد که نگرانی این است که مسئولیت برابر با پول است.
  • سوزان با جنیفر موافق بود که یک هیئت 7 نفره یک دادگاه بود که به دلیل واکنش منفی اعضا و روسای کمیته‌ها پیشنهاد شد. او احساس کرد که این راه درستی نیست و ما باید این فرآیند را کلی‌تر نگه داریم و این مسئولیت هیئت مدیره است.
  • پیشنهاد شد که این فرآیند به روز شود و در جایی قرار گیرد، اما رای گیری نشود یا فقط در صورت لزوم در دسترس قرار گیرد اگر نتوان از طریق روش‌های غیررسمی برای حل یک مسئله استفاده کرد.
• مارک پیشنهادی مبنی بر تصویب فرآیند سیاست در باز با تغییراتی که نونا طبق بحث انجام می‌دهد، ارائه داد. جنیفر این پیشنهاد را تایید کرد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
• سوزان اشاره کرد که با الکساندرا کیلداف از Pro Bono Associates تماس گرفته شده است که از او خواسته می‌شود سیاست نهایی ما را بررسی کند.

به روز رسانی خدمات ترجمه – مارک ام.، رئیس فناوری

• مارک به روز رسانی داشت زیرا او سعی کرده است با یک شرکت، Kudo، تماس بگیرد تا یک نسخه نمایشی زنده از ابزار هوش مصنوعی آنها را دریافت کند. او تاکنون با وجود اینکه واجد شرایط صحبت با نماینده فروش است، ناموفق بوده است.
• صرف نظر از این، نشانه‌هایی وجود داشت که قیمت گذاری برای ابزار آنها بسیار بالا خواهد بود. جنیفر اظهار داشت که او نیز قیمت‌های بالایی را برای این نوع نرم افزار مشاهده می‌کند.
• سوزان یک درخواست خارج از بودجه به خزانه دار برای 5070 دلار برای ترجمه در دومین ^{رویداد بین المللی اسپانیایی برای تصویب در 29 ژوئیه ارسال خواهد کرد. جنیفر پیشنهادی مبنی بر پذیرش درخواست خارج از بودجه برای 5.070 دلار برای ترجمه ارائه داد که توسط مارک تایید شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.}

پشتیبانی فنی برای دومین ^{کنفرانس بین المللی اسپانیایی – مارک ام.، رئیس فناوری}

• سوزان در مورد توانایی کمیته فناوری برای پشتیبانی از دومین ^{کنفرانس بین المللی اسپانیایی سوال کرد}
• مارک اظهار داشت که کمیته او منابع فنی برای پشتیبانی از یک رویداد 3 روزه را ندارد و کمیته برنامه ریزی برای این رویداد باید این منابع را فراهم کند.
• جنیفر اظهار داشت که کمیته وحدت در واقع مالک این رویداد است و باید مسئول تلاش‌های برنامه ریزی با همکاری کنوانسیون باشد.
• سوزان اشاره کرد که آنچه از OIAA درخواست شده است، استفاده از حساب Zoom ما و پول برای مترجمان است.

بررسی منشور – سوزان آر.، رئیس

• از آنجایی که جلسه تقریباً تمام شده بود، سوزان از هیئت مدیره پرسید که مایلند در مورد بررسی منشورهای کمیته که دریافت شده بود چه کاری انجام دهند.
• تاکنون 7 منشور برای بررسی وجود دارد.
• جنیفر اشاره کرد که احساس می‌کند منشور ارتباطات نیاز به بازسازی دارد که هنگام ملاقات سوزان و نونا با آنها در روز جمعه به کمیته اطلاع داده می‌شود.
• نونا پیشنهادی مبنی بر تصویب منشورهای امور مالی، استپرز، PAC و فناوری ارائه داد. این پیشنهاد توسط جنیفر تایید شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.

جلسه با اعلامیه مسئولیت به پایان رسید.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

1. مارک پیشنهادی مبنی بر تصویب فرآیند در باز با تغییراتی که نونا طبق بحث انجام می‌دهد، ارائه داد. جنیفر این پیشنهاد را تایید کرد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
2. جنیفر پیشنهادی مبنی بر پذیرش درخواست خارج از بودجه برای 5.070 دلار برای ترجمه ارائه داد که توسط مارک تایید شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
3. نونا پیشنهادی مبنی بر تصویب منشورهای امور مالی، استپرز، PAC و فناوری ارائه داد. این پیشنهاد توسط جنیفر تایید شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.

با فروتنی تقدیم شد،
جف برنکف
دبیر OIAA