حاضرین:

بث آ.، جانشین رئیس وحدت

لزلی ا.، رئیس ارتباطات

جف ب.، دبیر

Jennifer b.، خزانه‌دار

جان ب.ب.، رئیس PAC

نونا سی.، نایب رئیس

لوری سی.، جانشین رئیس ارتباطات

ملیندا اف.، جانشین رئیس فناوری

استورمی اچ.، رئیس CPC

آملیا ال.، جانشین دبیر/جانشین رئیس دستورالعمل‌ها

مری ام.، رئیس/ثبت‌نام‌کننده استپرز

Mark m.، رئیس فناوری

تام ام.، رئیس بخش اقدام

گِون مک.، رئیس دستورالعمل‌ها

تری ان.، رئیس کنوانسیون

سوزان ر.، رئیس

گری دبلیو.، جانشین رئیس استپرز

سوزان آر.، رئیس جلسه، جلسه را در ساعت ۲:۰۷ بعد از ظهر به وقت EST آغاز کرد. سوزان از شرکت‌کنندگان خواست خود را معرفی کنند. جلسه با دعای آرامش آغاز شد.

گزارش خزانه‌دار – جنیفر ب.، خزانه‌دار

• جنیفر گزارش واریانس بودجه را بررسی کرد و به چندین هزینه اشاره کرد. او گزارش داد که درآمد خالص برای ماه ژوئیه کمی بیش از ۶۰۰۰ دلار بوده است.
• جنیفر به گزارش مشارکت‌ها اشاره کرد و گفت که ۸۱ گروه و نفر در ماه ژوئیه به OIAA کمک کرده‌اند.
• جنیفر در ادامه ترازنامه را بررسی کرد. او اظهار داشت که ما ۹۲۷۰۰ دلار وجه نقد انباشته شده در دست داریم.
• کمیته دستورالعمل‌ها از جنیفر خواست تا گزارشی در مورد رویه‌های امنیتی ما در رابطه با وجوه ما تهیه کند. او این رویه‌ها را با هیئت مدیره بررسی کرد.
• جنیفر اظهار داشت که اقدامات امنیتی خزانه‌داری سایر نهادهای AA را دیده است و اقدامات امنیتی OIAA قوی‌ترین اقداماتی است که تا به حال دیده است.

گزارش رئیس – سوزان آر.

• سوزان اشاره کرد که نمی‌خواهد ما برای خواندن گزارش‌ها گرد هم آییم. در عوض، او به دنبال راه‌هایی است تا ما را برای همکاری، ارتباط و مشارکت گرد هم آورد.
• او بر اهمیت کار با تقویم اصلی برای جلسات و رویدادهای شما برای جلوگیری از فشار بیش از حد بر تیم فنی تاکید کرد.
• سوزان درخواست کرد که روسای کمیته‌ها یک بار در ماه به هیئت مدیره و یک بار در فصل به انجمن گزارش دهند.
• سوزان مایل است این جلسات مشترک هیئت مدیره را یک بار در ماه تا پایان سال و سپس ۸ بار در سال آینده بدون جلسه در ماه مجمع برنامه‌ریزی کند. او پیشنهاد کرد که جلسات هیئت مدیره افسران در دوم^ین سه‌شنبه هر ماه ساعت ۵ بعد از ظهر به وقت EST برگزار شود و این جلسات برای همه آزاد باشد و این جلسات مشترک هیئت مدیره در سوم^ین شنبه ماه ساعت ۲ بعد از ظهر به وقت EST (۸ صبح هاوایی، ۱۱ صبح OT، ۷ بعد از ظهر انگلستان/پرتغال و ۸ بعد از ظهر فرانسه) برای تطبیق با همه در یک بازه زمانی ۱۲ ساعته برگزار شود.

سوالات کمیته وحدت – بث آ.، جانشین رئیس وحدت

• سوزان آر. از بث آ. پرسید که آیا سوالات او در مورد ساختار تجاری OIAA پاسخ داده شده است یا خیر.
• او پاسخ داد که همه آنها پاسخ داده نشده‌اند و او به طور خاص می‌خواهد بداند:
  • مزیت داشتن یک نماینده ثبت شده در نیوجرسی در مقابل کارولینای شمالی چیست؟
  • چرا OIAA شماره تلفن ندارد؟
• گِون ام. اظهار داشت که OIAA در نیوجرسی ثبت شده است و داشتن یک نماینده ثبت شده در نیوجرسی یک الزام قانونی است.

صلاحیت‌ها و توضیحات امین – سوزان آر.، رئیس

• سوزان آر. اظهار داشت که در ماه دسامبر هیئت مدیره را گسترش خواهیم داد تا ۲ امین جدید را شامل شود. هیئت مدیره باید توضیحات و صلاحیت‌ها را تایید کند و سپس در مجمع سپتامبر به اعضا اطلاع دهد. توضیحات و صلاحیت‌ها در وب‌سایت ما منتشر خواهد شد تا افراد بتوانند رزومه خود را ارسال کنند.
• نونا سی. در مورد فرآیندی که کمیته‌های دستورالعمل برای تدوین توضیحات برای دو سمت امین جدید، یک امین بین‌المللی و یک امین آزاد، طی کردند، بحث کرد. کمیته دستورالعمل در تعریف سمت امین آزاد مشکلاتی داشت. کمیته دستورالعمل همچنین توصیه کرد که به جای یک امین بین‌المللی و یک امین آزاد، دو امین بین‌المللی وجود داشته باشد.
• نونا سی. شرح و صلاحیت‌های امین بین‌المللی را خواند. نونا از اعضای هیئت مدیره در مورد شرح و صلاحیت‌های این امین نظر خواست.
  • جنیفر بی. اظهار داشت که در کل سال ۲۰۲۳، تنها ۷٪ از کمک‌های مالی به OIAA از خارج از ایالات متحده می‌آید و ما در حال حاضر فقط باید ۱ امین بین‌المللی داشته باشیم. جنیفر با متن شرح موافق بود.
  • بث آ. اظهار داشت که مشارکت کم بین‌المللی می‌تواند به دلیل مسائل مربوط به منطقه زمانی و ارز باشد. همچنین، در برخی از کشورها، پی‌پال یا پیچیده است یا نمی‌توان از آن استفاده کرد.
• سوزان آر. توضیح داد که عضویت نیازی به رای دادن در مورد این سمت‌های امین جدید ندارد زیرا اساسنامه به هیئت مدیره اجازه می‌دهد تا خود را گسترش دهد. با این حال، باید به اعضا اطلاع داده شود.
• جنیفر بی. پیشنهادی مبنی بر پذیرش شرح امین بین‌المللی، همانطور که ارائه شد، ارائه داد که توسط جف بی. تایید شد. هیچ بحث اضافی وجود نداشت و هیئت مدیره به اتفاق آرا به نفع این پیشنهاد رای داد.
• سپس نونا سی. پیشنهادات کلی رهبری برای همه امین‌ها، از جمله پیشنهادی مبنی بر اینکه یک امین ۷ تا ۱۰ سال پاکی داشته باشد، را خواند. جنیفر بی. پیشنهادی مبنی بر پذیرش پیشنهادات کلی رهبری برای همه امین‌ها، همانطور که ارائه شد، ارائه داد که توسط جف بی. تایید شد. هیچ بحث اضافی وجود نداشت و هیئت مدیره به اتفاق آرا به نفع این پیشنهاد رای داد.
• جف بی. خواستار توضیح در مورد اینکه آیا هیئت مدیره قصد ندارد توصیه کمیته دستورالعمل مبنی بر داشتن دو امین بین‌المللی را بپذیرد، شد. سوزان آر. توضیح داد که هیئت مدیره درخواست شرح برای یک امین بین‌المللی و یک امین آزاد کرده است. مسئله این بود که شرح امین آزاد «به طور کامل پخته نشده بود». اعضای کمیته دستورالعمل برای به‌روزرسانی شرح امین آزاد تلاش کردند.
• مارک ام. اظهار داشت که او طرفدار یک امین بین‌المللی و یک امین آزاد است، اما با شرح امین آزاد مخالف است. تصمیم گرفته شد که به کار بر روی شرح امین آزاد ادامه داده شود و این موضوع در دستور کار جلسه بعدی هیئت مدیره افسران در ماه سپتامبر قرار گیرد.

فرآیند انتخابات – مری ام.، ثبت‌نام‌کننده

• مری ام. فرآیند انتخابات را همانطور که به کمیته دستورالعمل ارائه شده بود، خواند.
• جنیفر بی. در مورد این الزام که یک فرد فقط می‌تواند ۱ سمت داشته باشد، سوال کرد. سوالی در مورد اینکه آیا روسای کمیته‌ها افسر هستند یا خیر، مطرح شد. پس از بررسی اساسنامه، مشخص شد که روسای کمیته‌ها عضو هیئت مدیره نیستند.
• بر اساس چندین نظر، مارک ام. پیشنهادی مبنی بر اینکه این بخش را به کمیته دستورالعمل بازگردانیم و تایید فرآیند انتخابات را به تعویق بیندازیم، ارائه داد. نونا سی. این پیشنهاد را تایید کرد و هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رای داد.

سوالات موجودی – نونا سی.، معاون رئیس

• نونا سی. تعدادی سوال را برای بررسی به هیئت مدیره و روسای کمیته‌ها ارائه داد، از جمله:
  1. بیانیه ماموریت ما چیست؟
  2. هیئت مدیره وظیفه مراقبت دارد. این در سازمان ما چگونه به نظر می‌رسد؟
  3. برخی از چالش‌های سازمانی ما چیست؟ چگونه ارتباطات خود را بهبود بخشیم؟ آیا داوطلبان ما بیش از حد تحت فشار هستند؟
  4. اثربخشی بین‌المللی ما چیست؟
  5. ساختار سازمانی ما را چگونه می‌بینید؟ کمیته‌های ما چگونه وحدت را با انجمن و یکدیگر ترویج می‌کنند؟ آیا ما مطابق با سنت نهم ^خود به نیازهای جامعه آنلاین پاسخ می‌دهیم؟
• نونا سی. اظهار داشت که این سوالات را ارسال می‌کند و از هیئت مدیره و روسای کمیته‌ها می‌خواهد پاسخ‌های خود را ارائه دهند که او آنها را خلاصه می‌کند.
• جنیفر بی. پیشنهاد کرد که فرم مالیاتی IRS ما سوالی در مورد هدف اصلی خارجی سازمان دارد که می‌تواند به عنوان بیانیه ماموریت مورد استفاده قرار گیرد و بیان می‌کند که OIAA یک: «پلتفرم آنلاین برای ارتباط با جلسات آنلاین AA و خط کمک ۲۴ ۳۶۵» است.

معرفی دبیر جایگزین – جف بی.، دبیر

• جف بی. اعلام کرد که آملیا ال. در تهیه صورتجلسات مجمع کمک کرده است و او آملیا ال. را به عنوان دبیر جایگزین جدید منصوب کرده است.
• آملیا اشاره کرد که تاریخ پاکی او ۱۵/۳/۱۹۸۵ است و سپس یک رزومه خدماتی مختصر ارائه داد.

جلسه در ساعت ۳:۵۲ بعد از ظهر به وقت EST با بیانیه مسئولیت به پایان رسید.

خلاصه مصوبات

پیشنهادات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره ارائه و رای‌گیری شد:

1. جنیفر بی. پیشنهادی مبنی بر پذیرش شرح امین بین‌المللی، همانطور که ارائه شد، ارائه داد که توسط جف بی. تایید شد. هیچ بحث اضافی وجود نداشت و هیئت مدیره به اتفاق آرا به نفع این پیشنهاد رای داد.
2. جنیفر بی. پیشنهادی مبنی بر پذیرش پیشنهادات کلی رهبری برای همه امین‌ها، همانطور که ارائه شد، ارائه داد که توسط جف بی. تایید شد. هیچ بحث اضافی وجود نداشت و هیئت مدیره به اتفاق آرا به نفع این پیشنهاد رای داد.
3. مارک ام. پیشنهادی مبنی بر اینکه بخش انتخابات را به کمیته دستورالعمل بازگردانیم و تایید فرآیند انتخابات را به تعویق بیندازیم، ارائه داد. نونا سی. این پیشنهاد را تایید کرد و هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رای داد.

با فروتنی تقدیم شد،

جف برنکوف

دبیر OIAA