صورتجلسه for 08 Aug 2023
حاضرین:
جف ب.، دبیر
Jennifer b.، خزانهدار
نونا سی.، نایب رئیس
فلیکس ای.، جایگزین خزانهدار
آملیا ال.، عضو دستورالعملها
Mark m.، رئیس فناوری
سوزان ر.، رئیس
سوزان آر.، رئیس، جلسه را آغاز کرد. سوزان از حاضران خواست خود را معرفی کنند. جلسه با دعای آرامش آغاز شد.
سوالات در مورد صورتجلسه مجمع – آملیا ال.
- آملیا از مارک پرسید که آیا او مطلبی در مورد ویژگیهای وبسایت دارد یا خیر. مارک اظهار داشت که چنین مطلبی را دارد.
- آملیا از خزانهدار ما، جنیفر، پرسید که چه مواردی را میخواهد در صورتجلسه پوشش داده شود. جنیفر در مورد مواردی که باید گنجانده شود، به او اطلاعات داد.
- سوزان اظهار داشت که صورتجلسه جلسه هیئت مدیره مورخ ۵/۹ را به صورت دستنویس دارد و آن را تایپ خواهد کرد.
گزارش رئیس – سوزان آر.
- سوزان گزارش رئیس را ارائه داد. او اظهار داشت که در مجمع گذشته ۶ پیشنهاد وجود داشت که ۵ مورد از آنها تصویب شد.
- سوزان مایل است که پیشنهادات در یک برگه جداگانه و در تعرفه رای ارائه شوند که مارک گفت این کار قابل انجام است.
- سوزان با کمیته ارتباطات ملاقات کرد که برای رونویسی و ترجمه در دسترس است. کمیته پرسید که آیا میتوانند بودجهای را به عنوان یک کمیته موردی ارائه دهند.
- پس از بحث و گفتگو، هیئت مدیره تصمیم گرفت که بودجه و انتخابات در مجمع دسامبر در تاریخ ۱۲/۱۶ که از قبل برنامهریزی شده است، برگزار شود.
گزارش نایب رئیس – نونا سی
- نونا گزارش داد که از چندین جلسه کمیته موردی از جمله کمیته اقدام (GIA) و جلسه کارگران ویژه (ICOAA) بازدید کرده است.
- نونا چندین نظر در مورد کمیته GIA داشت:
- او اشاره کرد که GIA در حال برنامهریزی یک تالار شهر در تاریخ ۱۰/۷ است، اما این رویداد در تقویم نبود.
- نونا نگرانی خود را در مورد برخی از موضوعات مورد بررسی مانند تفاوت بین جلسه و گروه و سایر موضوعات ابراز کرد.
- او همچنین نگران بود که کمیته از او استقبال نمیکند.
- او همچنین در جلسه کارگران خدماتی شرکت کرد که اصلاً با او دوستانه نبودند.
- همچنین از نونا خواسته شد تا در مورد موقعیتهای خدماتی غیرفعال تحقیق کند. او دریافت که هیچ روش استانداردی برای رسیدگی به این وضعیت وجود ندارد و هر نهاد خدماتی میتواند تصمیم بگیرد که چگونه به این وضعیت رسیدگی کند.
- نونا در مورد مسئله گسترش بیش از حد و مسئله ارتباطات بحث کرد تا تلاشها تکراری نباشند. سوال این است: چگونه میتوانیم به سادگی بازگردیم و برخی از زمینههای فرصت خود را اصلاح کنیم؟
- نونا یک درخواست خارج از بودجه برای ۲۶۰ دلار برای ۱.۵ ساعت برای تفسیر اسپانیایی ارائه کرد. مارک پیشنهادی داد مبنی بر اینکه هیئت مدیره این درخواست خارج از بودجه را تصویب کند و جف این پیشنهاد را تایید کرد. جنیفر این سوال را مطرح کرد که آیا تفسیر ASL باید گنجانده شود یا خیر. هیچ تغییری در این پیشنهاد ایجاد نشد و رایگیری انجام شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد. مارک اظهار داشت که فرم درخواست خارج از بودجه را برای جنیفر آماده خواهد کرد.
گزارش دبیر – جف ب.
بدون گزارش.
گزارش خزانهدار – جنیفر ب.، خزانهدار
- جنیفر اظهار داشت که گزارشهای خود را از این پس در اکسل انجام خواهد داد.
- جنیفر گزارش داد که در ماه ژوئیه افزایش اندکی در درآمد به بیش از ۷۶۰۰ دلار وجود داشته است و به چندین هزینه کلیدی اشاره کرد.
- جنیفر به گزارش مشارکتها اشاره کرد و گفت که ۸۱ گروه و نفر به OIAA کمک میکنند.
- جنیفر در ادامه ترازنامه را بررسی کرد.
- او اشاره کرد که در مقطعی از سال آینده مایل است در مورد هزینههای کنوانسیون بینالمللی صحبت کند.
- سوزان پیشنهاد کرد که هیئت مدیره ۵۰۰ دلار برای هر کسی در کمیته فناوری که مایل به شرکت در NAATW است، تصویب کند. مارک پیشنهادی داد مبنی بر اینکه حداکثر ۱۰ نفر از اعضای کمیته برای شرکت در کنفرانس NAATW به صورت آنلاین به مبلغ ۴۵۰ دلار اعزام شوند. نونا این پیشنهاد را تایید کرد. در طول بحث و گفتگو، مشخص شد که اگر کمیته فناوری از تمام ۱۰ جایگاه استفاده نکند، دیگران میتوانند یکی از جایگاههای ثبتنام را درخواست کنند. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
کمیته فناوری – مارک م.، رئیس
بدون گزارش
تصویب منشورهای کمیته
- منشورهای ۳ کمیته برای تصویب ارائه شده بود: وحدت، دستورالعملها و CPC.
- در طول بحث و گفتگو، نگرانیهایی ابراز شد مبنی بر اینکه دستورالعملهای CPC باید شامل نقشهای خاصی مانند رئیس باشد و دستورالعملهای وحدت وظایف را به وضوح از نقشها و مسئولیتها جدا نمیکند.
- پیشنهادی برای به تعویق انداختن تصویب این منشورها توسط مارک ارائه شد و توسط نونا تایید شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
بحث در مورد دستورالعملها
- سوزان برخی از مسائل مربوط به کمیته دستورالعملها و مهلت ۹/۳۰ را شرح داد. گون ام.، رئیس کمیته دستورالعملها، بسیار ناراحت است زیرا بیشتر ماه سپتامبر را در سفر خواهد بود. سوزان این سوال را مطرح کرد که آیا مهلت ۹/۳۰ امکانپذیر است یا خیر.
- او اظهار داشت که بیشتر ۸ بخش اصلی سند تا حد زیادی کامل شدهاند، اما هنوز در یک سند واحد قرار نگرفتهاند. بخشها توسط کمیتههای فرعی مختلف بازنویسی شدهاند و زمان لازم است تا کمیته ارتباطات سند نهایی را بررسی کند و یک صدای واحد ارائه دهد.
- همچنین تغییراتی در اساسنامه وجود دارد که مورد نیاز خواهد بود و سوزان با الکساندرا کیلداف از Pro Bono Associates که قبلاً در مورد اساسنامه به ما کمک کرده بود، تماس گرفته است تا در مورد این تغییرات بحث کند.
- سوزان همچنین به بخش جدید امنا اشاره کرد و اینکه آیا کمیته انتصابات مشابه کمیته موجود در هیئت خدمات عمومی مورد نیاز خواهد بود یا اینکه این موقعیتها به همان روش سایر موقعیتهای هیئت مدیره اعلام میشوند.
- در مورد نکات مطرح شده توسط سوزان بحث شد:
- جف اظهار داشت که احساس میکند مهلت ۹/۳۰ هنوز امکانپذیر است و بیشتر کارها انجام شده است. او اشاره کرد که برخی تغییرات در اساسنامه وجود دارد که باید ایجاد شود و ما فهرستی را نگه داشتهایم. در گذشته، بحث در مورد تشکیل یک کمیته بازنگری اساسنامه موردی برای ایجاد این تغییرات وجود داشت.
- نونا اظهار داشت که نقش کمیته انتصابات را در دفترچه راهنمای خدمات ایالات متحده/کانادا بررسی کرده است و هدف این بود که از یک مسابقه محبوبیت برای این موقعیتها جلوگیری شود. او بر اهمیت یافتن افراد مناسب برای تمام موقعیتهای افسر و امین ما در مقابل صرفاً پر کردن این موقعیتها تاکید کرد.
- جنیفر اظهار داشت که مخالف کمیتههای انتصابات است. او معتقد است که افراد باید بتوانند تمایلات خود را برای خدمت و صلاحیتهای خود را بیان کنند. مارک و جف با جنیفر موافق بودند.
بحث در مورد موقعیت امین و افسر
- سوزان اظهار داشت که هیچ اشارهای به امنا در سند اصلی دستورالعمل وجود ندارد. با این حال، هیئت مدیره تمایل خود را برای گسترش هیئت مدیره با امنای بیشتر ابراز کرده است.
- سندی از امنا توسط کمیته دستورالعملها با شرحی برای یک امین بینالمللی-در-کل و یک امین عمومی-در-کل تهیه شده است. این شرح موقعیتها باید در مجمع سپتامبر به رای گذاشته شود تا این امنا بتوانند در ماه دسامبر به رای گذاشته شوند.
- جنیفر اشاره کرد که در بخش جایگزین، باید زبانی وجود داشته باشد که بیان کند افسر جایگزین میتواند در غیاب افسر رای دهد. آملیا اظهار داشت که این اضافه را به کمیته دستورالعملها خواهد برد.
- آملیا اشاره کرد که کمیته دستورالعملها توصیه میکند خطی که بیان میکند معاون رئیس عضو سابقالرسمی هر کمیته است، حذف شود که نیاز به تغییر اساسنامه دارد.
- نونا پرسید که آیا شرح امنا به عنوان تغییر اساسنامه به عضویت ارائه میشود یا خیر. پاسخ این بود که این کار باید در مجمع سپتامبر انجام شود.
- مارک پیشنهادی داد مبنی بر اینکه شرح دو موقعیت امین توسط هیئت مدیره همانطور که توسط کمیته دستورالعملها ارائه شده است، تصویب شود. جنیفر این پیشنهاد را تایید کرد. در بحث و گفتگو، آملیا اشاره کرد که عناوین و شرحها با تغییراتی که قرار است فردا در جلسه دستورالعملها به رای گذاشته شوند، تغییر کردهاند. آملیا بویاردو را از طریق تغییرات راهنمایی کرد. این پیشنهاد پس گرفته شد و پیشنهادی توسط مارک ارائه شد مبنی بر اینکه تصویب نامها و شرحهای امین تا جلسه ترکیبی هیئت مدیره در تاریخ ۸/۱۹ پس از نهایی شدن نامها و شرحهای امین توسط کمیته دستورالعمل به تعویق بیفتد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
خلاصه مصوبات
مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رایگیری و تصویب شد:
- مارک پیشنهادی داد مبنی بر اینکه حداکثر ۱۰ نفر از اعضای کمیته برای شرکت در کنفرانس NAATW به صورت آنلاین به مبلغ ۴۵۰ دلار اعزام شوند. نونا این پیشنهاد را تایید کرد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
- مارک پیشنهادی داد مبنی بر اینکه هیئت مدیره یک درخواست خارج از بودجه برای ۲۶۰ دلار برای ۱.۵ ساعت برای تفسیر اسپانیایی در انجمن IGR تصویب کند و جف این پیشنهاد را تایید کرد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
- پیشنهادی برای به تعویق انداختن تصویب منشورهای کمیتههای وحدت، CPC و دستورالعملها توسط مارک ارائه شد و توسط نونا تایید شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
- پیشنهادی توسط مارک ارائه شد مبنی بر اینکه تصویب نامها و شرحهای امین تا جلسه ترکیبی هیئت مدیره در تاریخ ۸/۱۹ پس از نهایی شدن نامها و شرحهای امین توسط کمیته دستورالعمل به تعویق بیفتد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
با فروتنی تقدیم شد،
جف برنکوف
دبیر OIAA
