صورتجلسه مجمع OIAA سپتامبر ۲۰۲۴

مارک م.، رئیس بخش فناوری OIAA، چندین اطلاعیه افتتاحیه را اعلام کرد و تیم فناوری زوم را معرفی کرد. او از همه اعضای دارای حق رای خواست تا فرم حد نصاب را پر کنند.

مجمع توسط رئیس OIAA، سوزان ر.، در ساعت ۲:۰۰ بعد از ظهر به وقت EST (۱۱:۰۰ صبح به وقت PST، ۱۲:۰۰ بعد از ظهر به وقت MST، ۱:۰۰ بعد از ظهر به وقت CST، ۷:۰۰ بعد از ظهر به وقت انگلستان/پرتغال) افتتاح شد. او به شرکت کنندگان خوش آمد گفت و مجمع را در نسخه «ما» از دعای آرامش رهبری کرد. سوزان دستور کار مجمع را بررسی کرد.

سوزان، باری م.، متولی جدید ما را معرفی کرد که قبلاً به عنوان دبیر OIAA خدمت کرده بود. باری چند دقیقه وقت گذاشت تا خودش را معرفی کند.

بررسی صورتجلسه مجمع ۱۵/۶ – جف ب.، دبیر

• مارک م.، رئیس بخش فناوری، اعلام کرد که اکنون حد نصاب لازم وجود دارد تا کارها انجام شود.
• جف صورتجلسه جلسه را از ۱۵ ژوئن بررسی کردth مجمع و درخواست هرگونه اصلاحیه را داد.
• جف درخواست کرد تا مصوبه صورتجلسه ۱۵ ژوئنth تصویب شود. پیشنهادی برای تصویب صورتجلسه همانطور که ارائه شده بود توسط تریشا، IGR برای AA Solutions، ارائه شد و توسط داریل آن، IGR برای گروه This is Just for Today، تأیید شد. این پیشنهاد با ۵۱ پاسخ به اتفاق آرا تصویب شد.

گزارش خزانه‌دار – جنیفر ب.، خزانه‌دار

• جنیفر اشاره کرد که ما گزارش های مالی را طبق معمول بررسی نخواهیم کرد، اما به هر سوالی که هر کسی در مورد گزارش های مالی داشته باشد پاسخ خواهیم داد.
• جنیفر گزارش داد که در کمیته مالی بحثی در مورد نحوه توزیع بودجه اضافی OIAA صورت گرفت و او به پیشنهاد کمیته برای مدیریت این بودجه اضافی اشاره کرد.
• کمیته مالی پیشنهاد می کند که ما همان مقدار را به GSOهای سراسر جهان ارسال کنیم.
• او اشاره کرد که لیست GSOهای سراسر جهان را بررسی کرده است و برخی از آنها شناسایی محل مشارکت را دشوار می کنند. او پرسید که آیا کسی با GSO خود آشنا است و چگونه مشارکت ها انجام می شود تا به او اطلاع دهد.
• به عنوان یک هشدار، او اشاره کرد که ما فقط می توانیم به GSOهایی کمک مالی کنیم که دارای حساب PayPal یا Stripe هستند یا می توانند شماره SWIFT ارائه دهند.

نظرات/سوالات در مورد پیشنهاد توزیع مساوی بودجه اضافی به GSOهای سراسر جهان

• جنیفر درخواست بازخورد در مورد پیشنهاد از کمیته مالی کرد.
• مارک م.، رئیس بخش فناوری، اظهار داشت که فکر می کند این یک پیشنهاد عالی است.
• Gwen M.، رئیس CPC و رئیس سابق OIAA، پرسید که آیا در توزیع پول در سطح بین المللی مشکلی وجود دارد یا خیر، زیرا قبلاً نگرانی هایی در این مورد وجود داشت. جنیفر پاسخ داد که او ۲۴۰۰ دلار در بودجه خود دارد و قصد دارد یک حسابدار را که می شناسد و متخصص در افراد، تراست ها و املاک با ارزش خالص بالا است، استخدام کند تا نحوه انجام این کار را تعیین کند و ببیند آیا مشکلی وجود دارد یا خیر.
• الدین، عضو گروه جوانان 5th ابعاد، پرسید که آیا GSOهای بین المللی تنها مکانی هستند که بودجه اضافی به آنجا ارسال می شود. جنیفر پرسید که آیا کسی پیشنهاد جایگزینی دارد با او تماس بگیرد یا اکنون بیان کند.
• باری م.، متولی کل، اشاره کرد که این موضوع قبلاً تلاش شده است، گاهی با موفقیت و گاهی نه، و اشاره کرد که یک آژانس دولتی، OFAC (دفتر کنترل دارایی های خارجی)، وجود دارد که کمک های مالی به نهادهای خارج از ایالات متحده را نظارت می کند. جنیفر اظهار داشت که از این موضوع آگاه است و می داند که ما نمی توانیم به کشورهای OFAC کمک مالی کنیم.
• باربارا، IGR جایگزین برای گروه Just for Today، اشاره کرد که شاید ما کتاب های بزرگ را به یک GSO ارسال کنیم که حساب PayPal، Stripe یا شماره Swift نداشته باشد، ممکن است مناسب باشد. او اظهار داشت که فقط به این دلیل که یک GSO ممکن است به اندازه کافی پیشرفته نباشد، به این معنی نیست که به حمایت نیاز ندارند. او اشاره کرد که ارسال ۲۰ کتاب بزرگ به مغولستان، به عنوان مثال، به زبان آنها ممکن است راه حل باشد. باربارا داوطلب شد تا در این مورد تحقیق کند. جنیفر پیشنهاد کرد که او در جلسه کمیته مالی شرکت کند تا در این مورد بیشتر بحث شود.
• دیو دبلیو، عضو کمیته فناوری، به صندوق بین المللی ادبیات اشاره کرد که مسئول کمک به ترجمه ادبیات تأیید شده کنفرانس ایالات متحده/کانادا به زبان های دیگر است و ما قبلاً به این نهاد کمک کرده ایم. جنیفر اظهار داشت که از این نهاد آگاه است و ما در گذشته به تلاش های آنها کمک کرده ایم، اما کمیته مالی ایده متفاوتی ارائه کرده است.

گزارش دبیر – جف ب.، دبیر

• جف اشاره کرد که در گذشته فرصتی نداشته است تا اعضا را در مورد وظایف دبیر مطلع کند.
• او اشاره کرد که دبیر یکی از ۵ افسر OIAA است و عضو هیئت مدیره است. او اشاره کرد که بخش 4.01C از دستورالعمل های ما وظایف دبیر را شرح می دهد.
• جف اظهار داشت که وظایف او شامل نظارت بر انتخابات OIAA و تعیین و آموزش یک جایگزین است. او اشاره کرد که اخیراً آنیتا م. را به عنوان دبیر جایگزین منصوب کرده است و یک کتاب راهنمای دبیر در حال تهیه است تا او و دبیران آینده OIAA را راهنمایی کند.
• او وظایف دیگر دبیر را شرح داد از جمله:
  • ثبت گزارش سالانه در ایالت نیوجرسی که در آن ثبت شده ایم
  • انجام نظرسنجی سالانه عضویت برای تعیین حد نصاب ما
  • نگهداری اسناد کلیدی برای سازمان در آنچه «کتاب هیئت مدیره» نامیده می شود
• جف فعالیت هایی را که او و جایگزینش در سال جاری به پایان رسانده اند، بررسی کرد.
• جف اظهار داشت که افتخار و امتیاز بزرگی بوده است که در این نقش به سازمان خدمت کرده و عضو هیئت مدیره OIAA در ۲ سال گذشته بوده است.

نظرات/سوالات برای دبیر

• ناتارنا، IGR برای AA Solutions، پرسید که آیا جف می تواند اسلایدهای خود را در دسترس قرار دهد تا او بتواند آنها را با گروه خود به اشتراک بگذارد. جف اظهار داشت که اسلایدها را در چت قرار خواهد داد.

کمیته وحدت / به روز رسانی کنوانسیون بین المللی – کارلوس د.، رئیس کمیته وحدت

• کارلوس گزارش داد که می توانید برای کنوانسیون تا شروع کنوانسیون و حتی در طول کنوانسیون ثبت نام کنید.
• کارلوس اظهار داشت که ما اکنون ۳۱۸۰ ثبت نام برای کنوانسیون از ۷۸ کشور مختلف داریم.
• بث د.، هماهنگ کننده فناوری برای تیم فناوری، در حال آماده سازی میزبان های فناوری برای کنوانسیون است.
• او اشاره کرد که چندین ویدیو دریافت شده است و بررسی خواهند شد.
• کمیته وحدت درخواست داوطلب برای کمک به کنوانسیون دارد. بث د. اظهار داشت که کمیته فناوری هنوز به دنبال سخنرانان اسپانیایی و پرتغالی برای خدمت به عنوان میزبان های فناوری است.

گزارش رئیس – سوزان ر.، رئیس

• سوزان اظهار داشت که در ۲۱ دسامبر انتخابات برگزار می شودst که در آن ما یک معاون رئیس، متولی کل، رئیس بخش فناوری و دبیر را انتخاب خواهیم کرد. او اشاره کرد که در گزارش رئیس ماه اکتبر او پیوندهایی به توضیحات این موقعیت ها وجود خواهد داشت.
• سوزان اظهار داشت که کنوانسیون بین المللی از ۲۵ اکتبر برگزار می شودth تا ۲۷ اکتبرth و یک کارگاه ایمنی در ۲ نوامبر برگزار خواهد شدnd.
• سوزان گفت که کیتی، یکی از اعضای Tech Steppers، برای یک جلسه هفتگی Coffee Talk ملاقات می کند تا به اعضا اطلاع دهد که چگونه یک Tech Stepper شوند.
• سوزان فعالیت های خود را به عنوان رئیس هیئت مدیره در طول سال بررسی کرد.

گزارش امین بین‌المللی – بث آ.، امین بین‌المللی

• بث گزارش داد که بخشی از مأموریت او به عنوان متولی بین المللی، ارتباط با اعضا در سطح بین المللی و در ایالات متحده است.
• بث گزارشی ارائه داد که فعالیت های او را با نکات برجسته ای از نحوه خدمت او به هیئت مدیره و اعضا شرح می دهد.
• بث گزارش داد که او به کارلوس د. در سازماندهی کنوانسیون بین المللی کمک کرده است که او آن را اوج نقش خود به عنوان متولی بین المللی می داند.
• او آماری از ثبت نام ها تا کنون ارائه داد. بیشترین تعداد ثبت نام از ایالات متحده، انگلستان، برزیل، کانادا، آفریقای جنوبی، استرالیا، فرانسه، ایران، نیوزلند، اسپانیا، کلمبیا، کنیا، ترینیداد، توباگو و هند بوده است. او اشاره کرد که زبان ها بیشتر به عنوان انگلیسی، پرتغالی، فرانسوی، اسپانیایی، فارسی، پنجابی، ایرلندی، سواحیلی، آلمانی و ۳ درخواست برای ASL رایج هستند.
• بث از جنیفر و کمیته مالی برای کمک آنها در تأمین مترجمان، کمیته فناوری برای ارائه پشتیبانی فنی لازم برای کنوانسیون و کمیته ارتباطات، به ویژه رندی سی.، برای کمک به اسناد و فیلم ها تشکر کرد.

گزارش متولی کل – باری م.، متولی کل

• باری خدمات خود را به OIAA در گذشته شرح داد که شامل خدمت در کمیته مالی و خدمت به عنوان دبیر OIAA بوده است.
• او اشاره کرد که پس از استعفای متولی کل قبلی، از او خواسته شد تا در این نقش خدمت کند.
• باری اظهار داشت که او ریاست کمیته کنوانسیون ۲۰۲۵ را بر عهده خواهد گرفت تا فعالیت های ما را در کنوانسیون بین المللی AA ۲۰۲۵ در ونکوور هماهنگ کند.
• باری اظهار داشت که او در مسائل مربوط به حکمرانی و مسائل حقوقی برای OIAA دخیل بوده است.

درخواست بودجه غیربودجه ای کمیته وحدت – کارلوس د.، رئیس کمیته وحدت

• کارلوس اظهار داشت که این درخواست غیربودجه ای در نتیجه پاسخ ثبت نام بسیار زیاد است. او گفت که کمیته تخمین می زند که ممکن است بیش از ۱۰۰۰ شرکت کننده در چندین اتاق وجود داشته باشد.
• او اشاره کرد که اتاق های زوم معمولاً ۱۰۰۰ شرکت کننده را در خود جای می دهند و زوم از گسترش آن به ۲۰۰۰ شرکت کننده خودداری کرد. به عنوان یک جایگزین، او اظهار داشت که می توانیم ارائه را در یک اتاق به اتاق دیگر پخش کنیم که بیش از ۱۰۰۰ شرکت کننده را در خود جای می دهد و از دور کردن هر کسی جلوگیری می کند.
• کارلوس پیشنهادی برای ۱۴۶۵.۴۳ دلار برای بودجه غیربودجه ای برای اجازه دادن به این گزینه سرریز ارائه داد و مارک م. این پیشنهاد را تأیید کرد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.

بحث در مورد درخواست بودجه غیربودجه ای

• داود، IGR برای گروه ۱۶۴ و فراتر از آن، پرسید که آیا خزانه دار احساس می کند که انجام این کار از نظر مالی سالم است یا خیر. جنیفر اظهار داشت که او از این موضوع حمایت می کند و با کمیته برای تهیه این درخواست همکاری کرده است. او اظهار داشت که ما بودجه کافی برای این درخواست داریم.
• جف، رئیس جایگزین کمیته Steppers، درخواست توضیح کرد و پرسید که آیا هر ۳۱۰۰ نفر ثبت نام شده می توانند در یک اتاق باشند. کارلوس تکرار کرد که ۴ اتاق وجود خواهد داشت که هر کدام ظرفیت ۱۰۰۰ شرکت کننده را دارند و این درخواست اجازه می دهد تا در صورت وجود سرریز، بیش از ۱۰۰۰ شرکت کننده داشته باشیم.
• جنیفر پرسید که اگر سرریزی رخ دهد، آیا اتاق سرریز نیز به ۱۰۰۰ شرکت کننده اجازه می دهد و آیا می تواند سرریزهای متعددی وجود داشته باشد. بث آ. به هر دو سوال پاسخ مثبت داد.
• سوالی در چت پرسیده شد که اگر از گزینه سرریز استفاده نکنیم، آیا باز هم باید هزینه آن را بپردازیم و پاسخ مثبت بود.

مجمع با اعلامیه مسئولیت در ساعت ۳:۲۴ بعد از ظهر به وقت EST به پایان رسید.

خلاصه مصوبات

1. پیشنهادی برای پذیرش صورتجلسه ۱۵ ژوئنth ارائه و تأیید شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.
2. پیشنهادی برای پذیرش درخواست بودجه غیربودجه ای کمیته وحدت به مبلغ ۱۴۶۵.۴۳ دلار ارائه و تأیید شد. این پیشنهاد به اتفاق آرا تصویب شد.

با فروتنی تقدیم شد،
جف ب.، دبیر OIAA.