ساعت ۵ بعد از ظهر به وقت EST با دعای آرامش آغاز شد

حاضرین: سوزان آر، نایب رئیس، جلسه را طبق درخواست رئیس به دلیل شکایات ثبت شده علیه وی طبق بخش شئونات دستورالعمل‌های موجود، برگزار کرد؛ جنیفر-خزانه‌دار؛ مارک، رئیس بخش فناوری

دستور کار

I. اسناد مالی و مربوط به بودجه پیشنهادی.

II. شکایات ثبت شده علیه رئیس.

III. بررسی منشورها

IV. درخواست از Unity مبنی بر اینکه کمیته فناوری از دومین همایش بین‌المللی اسپانیایی‌زبان‌ها حمایت کند ^nd

I اسناد مالی و مربوط به بودجه پیشنهادی

• الف. تغییر در آیین‌نامه‌ها – پیشنهاد و تصویب شده توسط کمیته، در مورد حذف سمت رئیس امور مالی؛ درخواست شد که در دستور کار ژوئن قرار گیرد – مورد تایید هیئت مدیره قرار گرفت.
• ارائه بودجه، مغایرت، مشارکت و ترازنامه‌ها – گزارش ماهانه
• خزانه‌دار نیاز دارد که گروه‌ها، گروه‌های خود را با شماره شناسه گروهی که هنگام ثبت‌نام در OIAA دریافت کرده‌اند، مشخص کنند.
• فرایند فروشنده – مورد تایید هیئت مدیره قرار گرفت؛ به عنوان گزارش به مجمع ارسال شود
• سند درخواست بودجه غیربودجه‌ای – مورد تایید هیئت مدیره قرار گرفت؛ به عنوان گزارش به مجمع ارسال شود
• بحث در مورد برنامه Docusign – در حال حاضر نه

II شکایات ثبت شده علیه رئیس

• باور بر این بود که معتبر هستند – یک یا دو نفر از اعضای هیئت مدیره از این موضوع مبرا نیستند
• بحث در مورد فهرست موجودی هیئت مدیره – خیلی دیر است
• بحث در مورد میانجی – برای مشاوره تماس گرفته خواهد شد؛ این وظیفه به نایب رئیس محول شد
• بحث در مورد مراحل بعدی – تنظیم مصاحبه‌ها، یکی یکی، بدون سوال، فقط به اشتراک گذاشتن تجربیات
• بحث در مورد تغییر لحن هیئت مدیره با تصویب آیین‌نامه‌ها و انتخاب رهبری جدید
• بحث در مورد تمایل دبیر (که در مرخصی استعلاجی است) برای مشارکت، اما تصمیم گرفته شد که با در نظر گرفتن سلامتی وی، فوراً این کار انجام شود
• رئیس درخواست کرد که در مورد ادامه تحقیقات رای‌گیری کنیم و رای به اتفاق آرا برای ادامه کار بود.
• رای به اتفاق آرا برای تشکیل یک کمیته ویژه برای بررسی شکایات مطرح شده علیه رئیس و احتمالاً یکی دیگر از اعضای هیئت مدیره به مدت ۱ ماه.
• اشاره شد که اسناد قانونی مربوط به افشاگر و سایر اسناد امضا نشده‌اند؛ یکی از شکایات به عنوان درخواست افشاگر ارائه شده بود
• بحث در مورد توسعه همزمان یک فرآیند رسیدگی به شکایات از طریق کمیته دستورالعمل‌های ویژه و نایب رئیس موافقت کرد، به عنوان رئیس فعلی دستورالعمل‌های ویژه، این موضوع را به صورت محرمانه و محتاطانه به جریان اندازد.

III. منشورها – توافق کردیم که در این جلسه وقت کافی برای شروع این کار نداریم و کمیته‌ها باید شرط هوشیاری را در نظر بگیرند

IV. حمایت از همایش اسپانیایی‌زبان‌ها توسط بخش فناوری: ما می‌توانیم از این کنفرانس با پلتفرم زوم خود حمایت کنیم و از تیم زوم بپرسیم که آیا می‌توانند کمک کنند.

مصوبات قابل اجرا: ایجاد یک کمیته ویژه برای بررسی شکایات مطرح شده علیه رئیس به مدت ۱ ماه، با تایید ثانویه و به اتفاق آرا.

سایر موارد اقدام:

ارسال تغییرات مصوب هیئت مدیره در مورد رئیس امور مالی؛ اسناد فرآیند بودجه و امور مالی به مجمع ژوئن

تشکیل یک کمیته فرعی دستورالعمل‌های ویژه برای توسعه سیاست رسیدگی به شکایات، مستندسازی فرآیند خود در حین انجام کار؛

تنظیم مصاحبه‌ها برای شروع فرآیند رسیدگی به شکایات؛ محرمانه نگه داشتن فرآیند برای محافظت از همه طرف‌ها؛ توافق بر اینکه تصمیمات برای اقدامات انجام شده باید مطابق با آیین‌نامه‌ها باشد.

در ساعت ۵:۵۲ به وقت EDT به پایان رسید

با احترام،
سوزان آر
نایب رئیس OIAA