صورتجلسه جلسه هیئت مدیره OIAA، ۸ نوامبر ۲۰۲۲

حاضرین:
جف ب.، دبیر علی‌البدل
جین گ.، نایب رئیس
گِون م.، رئیس
مارک م.، رئیس فناوری
باری م.، دبیر
برایان ر.، خزانه‌دار
اسپنسر و.، رئیس امور مالی

گِون م.، رئیس، جلسه را در ساعت ۵:۰۴ بعد از ظهر به وقت EDT (۲:۰۴ بعد از ظهر به وقت PT) آغاز کرد. جلسه با دعای آرامش شروع شد.

صورتجلسه هیئت مدیره از جلسه ۱۱/۱۰/۲۲ توسط جف ب.، دبیر علی‌البدل، بررسی شد. برایان ر. پیشنهادی مبنی بر تأیید صورتجلسه جلسه هیئت مدیره ۱۱/۱۰/۲۲ همان‌طور که ارائه شده بود، ارائه داد و مارک م. آن را تأیید کرد. صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد.

گزارش رئیس: گِون
گِون در مورد نحوه ارتباط ما در OIAA اظهار نظر کرد و احساس کرد که پیام موجود در وب‌سایت ما مبنی بر «هرجا، هرکس، هروقت» بسیار مهم است.

امور جاری

• جف پیشنهادی مبنی بر تأیید پائولا د. به عنوان رئیس کمیته CPC ارائه داد. جین این پیشنهاد را تأیید کرد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به پذیرش پائولا د. به عنوان رئیس CPC رأی داد.
• اطلاع‌رسانی به اعضا.
  • لازم است مراحل بعدی بازگرداندن وضعیت مالیاتی از IRS را به اطلاع اعضا برسانیم و گِون مایل است این موضوع در دستور کار مجمع ۳ دسامبر قرار گیرد. گِون پیشنهاد کرد که اسپنسر این موضوع را در مجمع ارائه دهد.
  • اسپنسر اطلاع خواهد داد که وکیل ProBono OIAA اساسنامه را به ایالت نیوجرسی ارائه می‌دهد تا تأیید کند که OIAA با قوانین غیرانتفاعی نیوجرسی مطابقت دارد و اساسنامه به IRS ارسال می‌شود تا وضعیت معافیت مالیاتی 501c3 ما دوباره برقرار شود. با این حال، در راستای شفافیت، اطلاع خواهیم داد که درخواست خود را به صورت عطف به ماسبق ارسال نخواهیم کرد زیرا سوابق را در اختیار نداریم.
• دسترسی به صورتجلسات هیئت مدیره. یک پوشه عمومی ایجاد خواهد شد و لینکی در وب‌سایت قرار داده می‌شود تا اعضا بتوانند به صورتجلسات دسترسی داشته باشند. مارک پوشه را ایجاد می‌کند و گِون صورتجلسات مربوط به ژوئن را در آن پوشه بارگذاری می‌کند.

موارد جدید:

• ایده کنوانسیون آنلاین ایبرو-آمریکایی برای سال ۲۰۲۳: جف اشاره کرد که کارلوس د. از پرتغال از یک رویداد اسپانیایی اخیر بسیار تحت تأثیر قرار گرفته و الهام گرفته است تا پیشنهاد دهد که می‌توانیم یک رویداد ایبرو-آمریکایی در پاییز سال ۲۰۲۳ برگزار کنیم تا تعدادی از کشورها را درگیر کنیم. جف، جین و کارلوس در مورد چنین رویدادی بحث کردند که پس از تشکیل یک کمیته ویژه، نیاز به برنامه‌ریزی زیادی دارد.
  • مارک پیشنهاد کرد که پیشنهادات متعددی برای رویدادهای حمایت شده توسط OIAA وجود داشته است و شاید یک کمیته «کنفرانس‌ها» تشکیل شود تا این و سایر فرصت‌های کنفرانس را ارزیابی کند.
  • اشاره شد که در حال حاضر یک کمیته کنوانسیون وجود دارد که در حال حاضر فعال نیست و می‌تواند برای این منظور مورد استفاده قرار گیرد. دستورالعمل‌های فعلی بیان می‌کنند که کمیته کنوانسیون به برنامه‌ریزی رویدادهای OIAA مانند کنوانسیون بین‌المللی که هر ۵ سال یک بار برگزار می‌شود، کمک می‌کند.
  • گِون اشاره کرد که برنامه‌ریزی رویدادی مانند این نه تنها برای منطقه ایبرو-آمریکایی بلکه برای سایر مناطق جهانی نیز مفید خواهد بود.
  • جف اشاره کرد که برای بررسی بیشتر این ایده با کارلوس تماس خواهد گرفت.

گزارش مالی – برایان ر./اسپنسر و.

• بودجه پیشنهادی تکمیل شده و برای اعضا ارسال شده است. خلاصه‌ای توسط برایان برای توضیح بودجه تهیه شده است. o بودجه امسال افزایش قابل توجهی نسبت به بودجه سال گذشته دارد. بودجه تلاش می‌کند تا هزینه‌های ترجمه را کنترل کند و فرضیاتی در نظر گرفته شده است. کمیته وحدت تنها کمیته‌ای است که درخواست بودجه خاصی برای ترجمه داشته است.
• پیشنهادی مبنی بر اینکه هیئت مدیره بودجه سال ۲۰۲۳ را تصویب و آن را توسط مارک م. به اعضا ارائه دهد، ارائه شد و توسط جین گ. تأیید شد. هیئت مدیره این پیشنهاد را به اتفاق آرا تصویب کرد.
• بحثی در مورد ضرورت تماس با گروه‌های خود برای تعیین نظرات آنها در مورد چگونگی استفاده بهتر از منابع مالی خود برای حمایت از نیازهای آنها صورت گرفت. مارک اشاره کرد که وب‌سایت جدید قرار است پویاتر و مشارکتی‌تر از وب‌سایت فعلی باشد که بیشتر یک مخزن است. پروتکل پیشنهادی برای جلسه هیئت مدیره رئیس کمیته در ماه آینده
• برایان پیشنهاد کرد که هر رئیس کمیته باید یک گزارش کوتاه با محدودیت زمانی ۵ دقیقه‌ای ارائه دهد. در آن زمان، آنها همچنین می‌توانند هر موضوعی را که مایلند هیئت مدیره در نظر بگیرد، مطرح کنند.
• گِون اشاره کرد که هنگام ارسال یادآوری، نظرات خود را به رؤسای کمیته‌ها اطلاع خواهد داد.

سوالات از کمیته دستورالعمل‌ها

• کمیته‌ها چه زمانی باید گزارش‌های سالانه خود را ارائه دهند؟
  • گِون اظهار داشت که این نباید در مجمع انتخابات دسامبر انجام شود. او پیشنهاد کرد که این کار می‌تواند در طی چند مجمع انجام شود زیرا ۴ مجمع برای آینده برنامه‌ریزی شده است.
  • جین پیشنهاد کرد که مایل است این کار را در ابتدای سال ببیند و می‌تواند شامل دعوتی برای کمک به کمیته باشد.
  • مارک اظهار داشت که هر کمیته صفحه خاص خود را در وب‌سایت برای یک گزارش پویا و مداوم از هر کمیته خواهد داشت.
• آیا در مجمع انتخابات قرائت‌هایی انجام خواهد شد؟
  • بله، وجود خواهد داشت. قرائت‌ها شامل دعای آرامش، بیانیه هدف OIAA و سنت‌ها خواهد بود.
  • تعیین حد نصاب باید به سرعت انجام شود که با پر کردن فرم توسط شرکت‌کنندگان انجام می‌شود. قرائت‌ها می‌تواند در حین شمارش حد نصاب انجام شود.
• اگر حد نصاب وجود نداشته باشد چه اتفاقی خواهد افتاد؟
  • جین اشاره کرد که اساسنامه بیان می‌کند که هیئت مدیره می‌تواند بودجه را تصویب و افسران را در غیاب حد نصاب منصوب کند.
  • اگر در مجمع حد نصاب حاصل نشود، هیئت مدیره افسران را در جلسه هیئت مدیره دسامبر یک هفته بعد منصوب می‌کند تا زمانی که انتخابات در اولین مجمع سال آینده برگزار شود.
• اگر فقط یک نامزد برای یک سمت وجود داشته باشد چه اتفاقی می‌افتد؟
  • اگر فقط یک نفر برای یک سمت افسری نامزد شود، آن شخص همچنان از طریق روند انتخابات عبور خواهد کرد.
• اگر حد نصابی وجود نداشته باشد چه اتفاقی برای بودجه می‌افتد؟
  • برایان پیشنهاد کرد که هیئت مدیره یک بودجه کوتاه‌مدت را تصویب کند تا به سازمان اجازه دهد به جای اینکه هیئت مدیره بودجه را برای کل سال تصویب کند، به فعالیت خود ادامه دهد.
  • گِون پیشنهاد کرد که ما نباید بودجه را به صورت نسبی تعیین کنیم و می‌توانیم به سادگی به فعالیت خود ادامه دهیم تا زمانی که بودجه جدیدی تصویب شود.
• آیا باید به الزامات واجد شرایط بودن ساده از اساسنامه پایبند باشیم؟ اساسنامه بیان می‌کند که «هر کسی که در یک سمت خدماتی OIAA خدمت کرده است، واجد شرایط خدمت به عنوان یک افسر بین گروهی است.» این تنها شرط واجد شرایط بودن خواهد بود.
• آیا مایلیم از افرادی که در کارگاه NAATW در مورد ترجمه ارائه دادند، ارائه‌ای داشته باشیم؟
  • این می‌تواند به OIAA کمک کند تا یک کمیته ترجمه ایجاد کند.
  • گِون پیشنهاد کرد که این ارائه فقط برای هیئت مدیره یا کمیته ویژه دستورالعمل‌ها نباشد، بلکه این ارائه را برای کل اعضا باز کنیم.
• آیا باید کارگران ویژه‌ای را برای کمک به یادداشت‌برداری در جلسه کمیته استخدام کنیم؟ این درخواست از کمیته وحدت می‌آید.
  • هیئت مدیره احساس کرد که این یک گزینه عملی نیست و این باید یکی از وظایف کمیته باشد.

هیچ کار جدید دیگری وجود نداشت.

جلسه هیئت مدیره در ساعت ۶:۵۱ بعد از ظهر به وقت EDT به پایان رسید و با اعلامیه وحدت بسته شد.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

1. پیشنهادی مبنی بر اینکه هیئت مدیره صورتجلسه جلسه هیئت مدیره ۱۱/۱۰/۲۲ را همان‌طور که ارائه شده بود، تصویب کند، توسط برایان ر. ارائه شد و توسط مارک م. تأیید شد. صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد.
2. پیشنهادی مبنی بر تأیید پائولا د. به عنوان رئیس CPC توسط جف ب. ارائه شد و توسط جین گ. تأیید شد. هیچ بحثی صورت نگرفت و هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب رأی داد. 3. پیشنهادی مبنی بر اینکه هیئت مدیره بودجه سال ۲۰۲۳ را تصویب و آن را توسط مارک م. به اعضا ارائه دهد، ارائه شد و توسط جین گ. تأیید شد. هیئت مدیره این پیشنهاد را به اتفاق آرا تصویب کرد.

با فروتنی تقدیم شد،
جف برنکناف
دبیر علی‌البدل OIAA