دستور جلسه جلسه هیئت مدیره OIAA، ۱۰ ژانویه ۲۰۲۳

جلسه هیئت مدیره / رئیس کمیته دائمی

الف. تدوین طرح کلی جامعی که هیئت مدیره بتواند کار کمیته‌ها را در تبدیل شدن به یک سازمان رهبری کند.

به محض اینکه اساسنامه OIAA در سپتامبر ۲۰۲۲ به تصویب رسید، هیئت مدیره جلسات ماهانه خود را آغاز کرد و در اکتبر ۲۰۲۲ با شرکت تمام کمیته‌ها در برنامه دو ماهانه توافق شده، به آن ملحق شدند. ایده اصلی برای ملاقات کمیته‌ها با هیئت مدیره، اصلاح عدم ارتباطاتی بود که به وقفه طولانی مدت در وضعیت غیرانتفاعی OIAA کمک کرده بود.

اساسنامه جدید با قوانین ایالت نیوجرسی و IRS با تعیین افسرانی که مسئولیت وضعیت غیرانتفاعی را بر عهده دارند، مطابقت دارد. کل سازمان OIAA از شفافیتی که در گزارش جمعی کار افسران و کمیته‌های آن ایجاد شده است، بهره‌مند می‌شود. ایده برنامه متناوب، ارائه یک گزارش شفاف کامل از کار قدم دوازدهم OIAA بود. اطلاع‌رسانی از کار هیئت مدیره و تمام کمیته‌های OIAA، مشارکت همه اعضای A.A. را در قالب داوطلبان و ایده‌های بیشتر دعوت می‌کند.

آیا باید قالب جلسه مشترک هیئت مدیره و کمیته‌ها را تغییر دهیم؟

ب. تاریخ‌های مجامع ۲۰۲۳:

هیئت مدیره چه توصیه‌ای برای محتوای برنامه مجمع ۱۸ مارس ۲۰۲۳ دارد؟

آیا می‌توانیم کار روی فیلمنامه و برنامه‌ای را که با کمیته ویژه دستورالعمل‌ها برای مجمع انتخابات و بودجه انجام شد، به یک کمیته فرعی منتقل کنیم که بر ایجاد برنامه‌ای برای آن مجمع تمرکز کند؟

۱۸ مارس ۲۰۲۳ – مجمع فصلی
۱۷ ژوئن ۲۰۲۳ – مجمع فصلی
۹ سپتامبر ۲۰۲۳ – مجمع فصلی
۱۶ دسامبر ۲۰۲۳ – مجمع انتخابات (بودجه هم؟)

تاریخ‌های جلسات ایمنی ۲۰۲۳ چه هستند؟

مسئولیت A.A. بر عهده هر گروه است

انتقال از A.A. حضوری به A.A. آنلاین این است که کل انجمن ما به طور کامل به حس «چه کسی مسئول است» متصل نیست.

کار کمیته سیاست‌گذاری و پذیرش را به تمام OIAA متصل کنید

آشنایی با گروه جدید – ما باید این فرآیند را به طور کامل درک و بهبود بخشیم.

ما باید به خاطر داشته باشیم که وب‌سایت جدید قبلاً فرآیند تغییرات را مشخص کرده است. آنچه کمیته ویژه می‌تواند به آن نگاه کند، اسناد و فرآیندهای ارتباطی با گروه‌ها است.

مداوم بحث ایمنی – اطلاع‌رسانی به گروه‌ها و مشارکت دادن آنها در استفاده از منابع ایمنی متعدد OIAA برای وحدت گروه‌های آنلاین حیاتی است. ما باید بررسی کنیم که چگونه گروه‌ها را از تجربیات همیشه در حال تحول و ویژگی‌های ایمنی واسطه‌ای که برای استفاده آنها در دسترس است، مطلع می‌کنیم.

دنیای A.A. جلسات حضوری در نظارت یا اطلاع‌رسانی تهدیدات ایمنی خود به خوبی هماهنگ نیست، زیرا اغلب خارج از دید کامل گروه رخ می‌دهند. عدم دید، حس مسئولیت گروه در قبال ایمنی را پراکنده می‌کند. تهدیداتی که در جلسات حضوری ما رخ می‌دهند، به صورت آنلاین نیز ممکن هستند. با این حال، گروه آنلاین باید مسئولیت فعال‌تری در نظارت بر عملکردهای پلتفرم بر عهده بگیرد.

آیا باید یک کمیته ویژه تشکیل دهیم که این فرآیند را همانطور که اکنون وجود دارد، مستند کند؟

ج. من به دنبال تأیید هیئت مدیره برای تشکیل جلسه جمع‌آوری اطلاعات از نمایندگان منتخب OIAA، دفتر بین‌المللی GSO نیویورک/کانادا و نمایندگان AAWS, Inc. و هیئت خدمات عمومی هستم.

آیا باید جلسه‌ای با دفتر بین‌المللی GSO ایالات متحده/کانادا و سایر طرف‌های کلیدی مرتبط با صندوق بین‌المللی ادبیات برنامه‌ریزی کنیم؟

OIAA بودجه‌ای برای کمک به تلاش‌های بین‌المللی ادبیات GSOها در سراسر جهان دارد.

چه کسی از OIAA باید در این جلسه شرکت کند؟

• رئیس
• معاون رئیس
• دبیر
• خزانه‌دار
• رئیس کمیته مالی
• رئیس کمیته وحدت
• ترجمه (اگر داوطلبانی برای نمایندگی این عملکرد داشته باشیم.)

شروع توسعه سؤالات برای جلسه بین OIAA و دفتر GSO ایالات متحده/کانادا:

قطعات اصلی اطلاعاتی که می‌خواهیم از جلسه به دست آوریم چیست؟

با چه سازمان‌های بین‌المللی می‌توانیم مشورت کنیم:
پاتریون (ویکتور لارکهیل – نجات حیوانات بین‌المللی)
TIAA؟
NTAAW؟
AAWS, Inc.؟
هیئت خدمات عمومی؟

شروع توسعه سؤالات برای نظرسنجی از دفاتر GSO در سراسر جهان:

1. آیا دفتر شما گروه‌های آنلاین را (فهرست، ثبت، نام‌نویسی، به رسمیت می‌شناسد)؟
2. کنفرانس شما چگونه گروه‌های آنلاین را شامل می‌شود؟
3. گروه‌های آنلاین توسط یک نماینده واحد در کنفرانس ما نمایندگی می‌شوند.
4. گروه‌های آنلاین با شرکت در ساختار موجود در کنفرانس ما نمایندگی می‌شوند.
5. گروه‌های آنلاین در حال حاضر در کنفرانس ما نمایندگی نمی‌شوند.

1. اگر دفتر شما با گروه‌های آنلاین ارتباط برقرار می‌کند، لطفاً این فرآیند را شرح دهید.
2. آیا دفتر GSO شما شامل یک کمیته ادبیات است؟
3. اگر دفتر GSO شما شامل یک کمیته ادبیات است، چه ارتباطاتی با گروه‌ها، مناطق، نواحی یا سایر بخش‌های ساختار کنفرانس شما دارد؟
4. لطفاً نام هر جامعه دورافتاده‌ای را که GSO شما با آن ارتباط برقرار می‌کند، فهرست کنید.

د. برنامه توسعه رهبری
Gwen، رئیس سابق OIAA، داوطلب شده است تا توسعه این برنامه را هماهنگ کند.

فراخوان برای داوطلبان: OIAA کارهای زیادی برای انجام دادن دارد. نیاز به ترسیم پروژه‌های خاص و همچنین ترتیبی که باید تکمیل شوند، وجود دارد. ما به افراد بیشتری با دانش، مهارت‌ها و توانایی‌های متنوع نیاز داریم. ما باید بر شناسایی پروژه‌ها، مهارت‌های مورد نیاز برای تکمیل پروژه خود تمرکز کنیم. اولین چیزی که نیاز داریم یک فرد کلیدی برای انجام مدیریت پروژه است.

بهترین فرآیند برای شناسایی یک مدیر پروژه و اطلاع‌رسانی فراخوان برای داوطلبان چیست؟

ه. ارسال رویدادها در وب‌سایت OIAA و استفاده از لوگوی OIAA

لطفاً آگهی‌های پیوست شده برای تالار شهر ۴ فوریه ۲۰۲۳ را ببینید که یک کارگاه منبع برای گروه‌های آنلاین است. این رویداد توسط کمیته اقدام در حال توسعه است. منشأ این کمیته این است که توسط گروه مطالعه سه میراث آغاز شد و به این دلیل تغییر نام یافت که اعضای سایر گروه‌های فهرست شده و نمایندگی شده OIAA در تلاش خود برای اطلاع‌رسانی به گروه‌های آنلاین در مورد مشارکت خود در ساختار خدمات عمومی ایالات متحده/کانادا به آنها پیوستند. اکنون که مشارکت محدود گروه‌های آنلاین در ساختار ایالات متحده/کانادا آشکار شده است، واضح است که گروه‌های آنلاین باید با هم کار کنند تا منابعی را برای گروه‌های آنلاین توسعه دهند. این رویداد از گروه‌های آنلاین می‌خواهد که منابع، بهترین شیوه‌ها و مطالب خدماتی را که ایجاد کرده‌اند، ارائه و به اشتراک بگذارند.

هنگامی که درخواست شد OIAA این رویداد را در وب‌سایت خود ارسال کند، رئیس فناوری به استفاده از لوگوی OIAA اشاره کرد و پرسید که آیا این یک رویداد OIAA است. این رویداد به عنوان یک رویداد OIAA تلقی نشده است. این لوگو توسط کمیته به منظور اطلاع‌رسانی این رویداد به عنوان رویدادی برای گروه‌های آنلاین درج شده است — که بزرگترین مخزن آن با OIAA فهرست شده است. آیا هیئت مدیره راهی برای حمایت مالی از این رویداد می‌بیند؟ این به معنای استفاده از بودجه OIAA برای پرداخت هزینه مترجمان به عنوان کارهای خدماتی و نمایش لوگوی OIAA بر روی آگهی‌ها خواهد بود. در غیر این صورت، گروه هزینه کارگران خدماتی را پرداخت می‌کند و لوگوی OIAA را از آگهی حذف می‌کند.

و. راه‌اندازی کمیته کنوانسیون

ما برنامه‌ریزی برای کنفرانس آخر هفته‌ای کشورهای اسپانیایی زبان را آغاز کرده‌ایم. همچنین از نظر زمانی به کنوانسیون بین‌المللی AA نزدیک می‌شویم. با در نظر گرفتن این دو رویداد، می‌توانیم شروع به استخدام رئیس و اعضای کمیته برای این کمیته کنیم.

ز. کمیته ویژه ارتباطات

اکنون که هیئت مدیره و کمیته‌های دائمی OIAA ارتباط منظم خود را آغاز کرده‌اند، اطلاعات بسیار بیشتری در مورد OIAA نسبت به آنچه که می‌توانیم به طور مؤثر و کارآمد به IGRها منتقل کنیم، داریم. همین مشکل در سطح خدمات عمومی AA نیز وجود دارد.

دبیر OIAA سابقه خوبی از هر جلسه افسران ایجاد می‌کند. اما این اطلاعات همیشه به شکلی نیست که به راحتی توسط IGR متوسط جذب شود. اگر IGRها نتوانند به راحتی اطلاعات را درک کنند، نمی‌توانند آن را به گروه‌های خود منتقل کنند. این بدان معناست که ما نمی‌توانیم اعضا را به خدمت جذب کنیم. در پایان، ارتباط ضعیف یک خدمت ضعیف به حق مشارکت همه اعضای AA است. بنابراین، ما به کمیته‌ای نیاز داریم که بتواند تمام اطلاعات جلسات هیئت مدیره و کمیته OIAA را به آنچه IGRها می‌توانند به سرعت به گروه‌های خود منتقل کنند، تبدیل کند. این تبدیل اطلاعات کمک زیادی به جذب اعضای بیشتر به خدمت خواهد کرد. خدمت، زندگی کسانی را که برای رساندن پیام خدمت می‌کنند و همچنین کسانی را که نیاز به شنیدن آن دارند، نجات می‌دهد.

یک مثال گزارش فوق‌العاده رئیس است که Gwen شروع کرد. من از Susan، نایب رئیس تازه انتخاب شده OIAA، خواسته‌ام که به تبدیل گزارش به قالبی که برای IGRها مفیدتر باشد، کمک کند. به عنوان مثال، هیئت مدیره در ماه‌های زوج با تمام روسای کمیته ملاقات می‌کند. نتیجه مقدار زیادی اطلاعات است. این اطلاعات باید به عنوان سابقه جلسه و اطلاعاتی که IGR باید به گروه منتقل کند، مرتب شوند. گروه‌ها باید به راحتی درک کنند که چگونه از مشارکت‌های آنها برای رساندن پیام استفاده می‌شود. ما به ویژه می‌خواهیم کار قدم دوازدهم را که برای مشارکت آنها در دسترس است، اطلاع‌رسانی کنیم.

برای تمرکز شروع خود، می‌توانیم چند عملکرد را تحت کمیته ویژه ارتباطات توسعه دهیم:

توضیح اینکه OIAA یک سازمان بین‌المللی است

این سوال که آیا OIAA یک سازمان بین‌المللی است توسط چندین نفر که با اساسنامه و کمیته ویژه دستورالعمل‌های OIAA کار می‌کنند، مطرح شده است. واقعیت این است که یادگیری زیادی از فرهنگ‌ها و زبان‌ها وجود دارد که باید انجام شود

در ماه‌های اخیر، تمرکز بر OIAA به عنوان یک سازمان غیرانتفاعی ثبت شده در ایالات متحده از طریق ایالت نیوجرسی بوده است. شناسایی پیروی از قوانین ایالتی و فدرال، مانع اصلی در ایجاد و حفظ وضعیت غیرانتفاعی OIAA است.

OIAA همچنان در مرحله توسعه خود قرار دارد، زیرا در حال حاضر در تلاش است تا اساسنامه خود را به عنوان دستورالعمل‌های خود به بیانیه‌های عملیاتی ترجمه کند. پس از اتمام این کار، فرآیند ارتباطات آغاز می‌شود تا IGRها را از محتوای دستورالعمل‌ها مطلع کند تا آنها را برای مجمعی که در آن دستورالعمل‌ها را تأیید می‌کنند، آماده کند. این دستورالعمل‌ها حداقل به زبان‌های اسپانیایی و پرتغالی ترجمه خواهند شد. پس از تأیید دستورالعمل‌ها، می‌توانیم کار دشوار اتصال آنها به سایر زبان‌ها و فرهنگ‌هایی را که می‌دانیم در مجموعه گروه‌های بین‌المللی OIAA وجود دارند، آغاز کنیم.

سپس، می‌توانیم در مورد فرآیندهای ارتباطی برای اتصال همه اعضا و گروه‌های OIAA به کار A.A. به طور کلی و در داخل OIAA بحث کنیم.

فرآیند ارتباطی کامل دستورالعمل‌های توصیه شده به IGRها باید ترسیم و برنامه‌ریزی شود. این کار می‌تواند توسط کمیته ویژه دستورالعمل‌ها تکمیل شود.

ز.۱. کمیته ویژه ترجمه

کمیته وحدت OIAA در حال توسعه یک نظرسنجی گروهی برای درک بهتر نیازهای گروه‌هایی است که به آنها خدمت می‌کند. ما از قبل می‌دانیم که به خدمات ترجمه هم شفاهی و هم کتبی نیاز داریم. من نیاز به کمیته‌ای برای هماهنگی فهرستی از مترجمان شفاهی (ASL، اسپانیایی و پرتغالی برای شروع) برای جلسات و کارگاه‌های متعدد در زمان واقعی می‌بینم. علاوه بر این، نیاز به فهرستی از افرادی است که می‌توانند گزارش‌های منظم و مکتوب ما را ترجمه کنند.

دو بخش اصلی برای ترجمه وجود دارد: شفاهی و کتبی

کتبی:
بررسی شیوه‌های ترجمه کتبی OIAA. OIAA می‌تواند از بسیاری از اطلاعات و فرآیندهایی که از طریق TIAA و NTAAW مبادله شده‌اند، استفاده کند. مجموعه‌ای از این شیوه‌ها می‌تواند برای اجرا بررسی و بحث شود.

شفاهی:
نیاز به ایجاد فهرستی از کارگران خدماتی است که برای کار ترجمه همزمان در رویدادهای OIAA در دسترس هستند. ما در حال حاضر چنین منبعی نداریم. اطلاع‌رسانی از اینکه این منبع در دسترس است، برای همه کسانی که مجامع، کارگاه‌ها و سایر رویدادها را سازماندهی می‌کنند، مفید خواهد بود.

بهترین راه برای شروع این فرآیندها چیست؟

ز.۲. هماهنگی داوطلبان

احتمالاً مهم‌ترین قطعات اطلاعاتی که می‌توان منتقل کرد، راه‌های متعددی است که هر عضو گروه می‌تواند در کار OIAA شرکت کند. این یک عملکرد ارتباطی کلیدی است که نیاز به تمرکز در سبک ارتباطی دارد تا گروه‌های OIAA را به کار قدم دوازدهم کمیته‌های دائمی متصل کند.

ابزارهای ارتباطی زیادی برای بررسی داریم. به عنوان مثال، در حال حاضر به افرادی نیاز داریم که بتوانند اسناد جذاب و آسان برای استفاده به سبک کتاب درسی ایجاد کنند. اطلاع‌رسانی دستورالعمل‌های جدید OIAA با یک سند خوش‌فرمت و آسان برای استفاده، کمک زیادی به اطلاع‌رسانی به اعضا در مورد نحوه شرکت در مجامع OIAA خواهد کرد. اعضای AA نمی‌توانند در آنچه نمی‌فهمند شرکت کنند.

ایجاد فیلم‌های آموزشی که به طور مختصر آنچه را که انجام می‌دهیم و چرایی انجام آن به روشی خاص را منتقل می‌کنند، در اطلاع‌رسانی سنت‌ها و مفاهیم AA مفید خواهد بود. منظور من این نیست که مطمئن شویم به انجام کارها به همان روشی که همیشه انجام داده‌ایم ادامه می‌دهیم. ابزارهای آنلاین فراوانی وجود دارد که می‌توانیم از آنها برای ساخت اسناد آموزشی و ارتباطی عالی استفاده کنیم.

مهارت‌های متنوعی برای ایجاد فیلم‌های آموزشی مورد نیاز است. در اینجا فقط چند مورد ذکر شده است:

• طراحان آموزشی
• تصویربرداران ویدئویی
• نویسندگان فیلمنامه
• هنرمندان گرافیک

من مشتاقانه منتظر شنیدن نظرات شما در مورد موارد دستور کار که مایلید در مورد آنها بحث کنید هستم.