صورتجلسه هیئت مدیره OIAA، ۱۴ مارس ۲۰۲۳

حاضرین:
جف بی.، دبیر
جین جی.، رئیس
مارک ام.، رئیس فناوری
سوزان آر.، نایب رئیس
جنیفر، خزانه‌دار

جین جی.، رئیس، جلسه را در ساعت ۵:۰۳ بعد از ظهر به وقت EDT (۲:۰۳ بعد از ظهر به وقت PT) افتتاح کرد. جلسه با دعای آرامش آغاز شد.

تأیید صورتجلسه هیئت مدیره – جف بی.، دبیر

• اولین مجموعه از صورتجلسات هیئت مدیره که باید تأیید می‌شد، صورتجلسات جلسه هیئت مدیره ۱۰ ژانویه ۲۰۲۳ بود. هیچ اصلاحیه‌ای در صورتجلسات وجود نداشت.
• مارک ام. پیشنهادی برای تأیید صورتجلسات جلسه هیئت مدیره ۱۰ ژانویه ۲۰۲۳ ارائه داد و سوزان آر. این پیشنهاد را تأیید کرد. صورتجلسات به اتفاق آرا تصویب شد.
• دومین مجموعه از صورتجلسات هیئت مدیره که باید تأیید می‌شد، صورتجلسات جلسه هیئت مدیره ۱۴ فوریه ۲۰۲۳ بود. چندین اصلاحیه قبلاً ارسال شده بود و نسخه اصلاح شده صورتجلسات توزیع شد.
• مارک پرسید که آیا ما در جلسه هیئت مدیره گذشته به گنجاندن دو کمیته موقت جدید، کمیته Grapevine و کمیته Get Into Action، رأی داده‌ایم یا خیر. جف پاسخ داد که دو کمیته موقت، کمیته Grapevine و کمیته موقت ارتباطات، در جلسه فوریه هیئت مدیره اضافه شدند. کمیته Get Into Action در جلسه ژانویه هیئت مدیره مورد بحث قرار گرفت، اما هیچ پیشنهادی برای گنجاندن Get Into Action به عنوان یک کمیته موقت ارائه نشد.
• سوزان آر. یک اصلاحیه داشت که قبلاً انجام شده بود. هیچ اصلاحیه دیگری وجود نداشت.
• سوزان آر. پیشنهادی برای تأیید صورتجلسات جلسه هیئت مدیره ۱۴ فوریه ۲۰۲۳ ارائه داد و جین جی. این پیشنهاد را تأیید کرد. صورتجلسات به اتفاق آرا تصویب شد.

تأیید کمیته Get Into Action به عنوان یک کمیته موقت OIAA

• جین بحثی را در مورد رأی‌گیری در مورد آوردن کمیته Get Into Action به OIAA به عنوان یک کمیته موقت آغاز کرد.
• سوزان آر. اظهار داشت که در مورد بیانیه مأموریت کمیته Get Into Action که بیان می‌کند برای ترویج ورود گروه‌ها به خدمات عمومی تشکیل شده است، نگرانی‌هایی دارد.
• جین پاسخ داد که کمیته Get Into Action شروع به جمع‌آوری اطلاعات در مورد گروه‌های آنلاین کرده است و این کمیته اکنون در حال بررسی مسائل پیش روی گروه‌های آنلاین است.
• جف اظهار داشت که بیانیه مأموریت نیاز به بازنگری دارد و در آخرین تالار شهر، ارائه‌هایی از گروه‌های آنلاین در مورد مشکلات و مسائل مربوط به گروه‌های آنلاین وجود داشت.
• مارک همچنین اظهار نظر کرد که او درک می‌کند که مأموریت تغییر کرده است، اما این در بیانیه مأموریت فعلی منعکس نشده است.
• سوزان آر. پیشنهادی برای به تعویق انداختن رأی‌گیری در مورد تبدیل شدن کمیته Get Into Action به بخشی از OIAA تا زمان بازنگری بیانیه مأموریت ارائه داد. جنیفر این پیشنهاد را تأیید کرد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد با یک رأی ممتنع رأی داد.

بحث در مورد رابطه ما با خدمات عمومی

• جین این سؤال را پرسید که آیا اصلاً باید در مورد خدمات عمومی بحث کنیم یا باید از بحث در مورد هر چیزی که مربوط به خدمات عمومی است، دوری کنیم.
• جین این موضوع را در رابطه با درخواست یکی از اعضای کمیته وحدت برای دریافت بودجه برای شرکت در کنگره‌ای در کلمبیا مطرح کرد.
• جف اشاره کرد که مأموریت کمیته وحدت، ارتباط با دفاتر خدمات عمومی
  در سراسر جهان است و توضیح داد که چگونه این کمیته رابط‌هایی با GSOهای مختلف در سراسر جهان دارد.
• سوزان نگرانی‌هایی را در مورد صرف این پول توسط کمیته وحدت ابراز کرد، زیرا به نظر نمی‌رسد مأموریت کمیته وحدت باشد و باید بخشی از بودجه آنها بوده باشد.
• جف در ادامه توضیح داد که چگونه این پول مأموریت کمیته وحدت را برای ایجاد ارتباط با GSOها و گروه‌های بین‌المللی در کلمبیا پیش می‌برد.
• جین اظهار داشت که تأیید این هزینه کمیته وحدت توسط کمیته مالی انجام خواهد شد و نیازی به مصوبه هیئت مدیره نیست.

آیا OIAA نیاز به ثبت علامت تجاری لوگوی جدید خود دارد؟ – مارک ام.، رئیس فناوری

• مارک این موضوع را مطرح کرد که آیا ما نیاز به ثبت علامت تجاری لوگوی خود داریم یا خیر. او اظهار داشت که ثبت علامت تجاری لوگوی ما گران نخواهد بود، اما باید در مورد خطرات انجام این کار بحث کنیم. نگرانی او این بود که شخص دیگری ممکن است لوگوی ما را بدزدد و خود آن را به عنوان علامت تجاری ثبت کند.
• جف اظهار داشت که اگر شما یک علامت تجاری داشته باشید، باید از استفاده‌های غیرقانونی از علامت تجاری دفاع کنید. اگر از علامت تجاری خود دفاع نکنید، آن را از دست می‌دهید. او موضوعی را که AA در تلاش برای دفاع از لوگوی دایره و مثلث داشت و اینکه چگونه این کار تقریباً ۵۰۰۰۰۰ دلار برای AA هزینه داشت، مطرح کرد. جف اظهار داشت که فکر نمی‌کند تلاش برای اجرای این امر ارزشش را داشته باشد.
• جف اظهار داشت که با مسئول مالکیت معنوی در GSO تماس خواهد گرفت و در مورد این گفتگو گزارش خواهد داد.

آیا هنوز به صفحه ورود اعضا نیاز داریم؟ – مارک ام.، رئیس فناوری

• در طراحی مجدد وب‌سایت، بسیاری از اطلاعات موجود در صفحه ورود اعضای OIAA در سایر بخش‌های وب‌سایت در دسترس قرار می‌گیرد.
• این سؤال مطرح می‌شود: آیا هیچ اطلاعات حساسی وجود دارد که باید در بخش ویژه اعضا قرار گیرد؟
• جین پرسید که آیا فرمی که برای ایالت نیوجرسی با اطلاعات افسر ثبت شده است در آن صفحه گنجانده می‌شود یا خیر. جنیفر اظهار داشت که اینها اسناد شرکتی خواهند بود و در بخش اعضا در دسترس قرار نخواهند گرفت.
• جف اظهار داشت که این نوع اسناد در یک منطقه امن متعلق به دبیر قرار می‌گیرند.
• موضوع نگهداری صورتجلسات هیئت مدیره در یک منطقه ویژه اعضا مطرح شد. جف اشاره کرد که ما صورتجلسات هیئت مدیره را مستقیماً در وب‌سایت و نه در منطقه اعضا در دسترس قرار می‌دهیم.
• مارک اشاره کرد که در حال حاضر هیچ برنامه‌ای برای داشتن یک منطقه ویژه اعضا در وب‌سایت جدید وجود ندارد. هیئت مدیره با این رویکرد موافقت کرد.

گزارش نایب رئیس – سوزان آر.، نایب رئیس

• سوزان آر. گزارش داد که طبق درخواست جین جی.، ریاست کمیته موقت دستورالعمل‌ها را بر عهده گرفته است.
• به دلیل سایر تعهدات خدماتی، به کمیته دو هفته مرخصی داده شد.
• سوزان آر. گزارش داد که چندین زیرکمیته برای کار بر روی بخش‌های مختلف دستورالعمل‌ها تشکیل شده است. سوزان در زیرکمیته‌ای کار می‌کند تا روی رویه‌های پارلمانی از سراسر جهان تحقیق کند تا در بخش ۳ دستورالعمل‌ها گنجانده شود.
• سوزان آر. از کمیته پرسید که آیا آنها می‌خواهند او به عنوان رئیس کمیته خدمت کند یا خیر و کمیته به انتخاب او به عنوان رئیس کمیته رأی داد. سؤال جین این بود که آیا رئیس OIAA این توانایی را دارد که رئیس یک کمیته موقت را منصوب کند یا خیر. [یادداشت دبیر: بخش ۵.۰۶ اساسنامه مصوب بیان می‌کند: «همه کمیته‌ها باید نامزدی را برای سمت رئیس کمیته معرفی کنند و نامزدی‌های خود را به هیئت مدیره ارائه دهند تا مطابق با این اساسنامه توسط هیئت مدیره به رأی گذاشته شود.» از بخش کمیته‌های موقت دستورالعمل‌های فعلی OIAA: «رئیس گروه بین‌المللی یا هر کمیته دائمی می‌تواند کمیته‌های موقت ایجاد کند. هر کمیته موقت رئیس خود را انتخاب می‌کند.
• به نظر می‌رسد این نشان می‌دهد که رئیس این توانایی را ندارد که رئیس یک کمیته موقت را منصوب کند. با این حال، این موضوعی است که می‌توان هنگام تشکیل کمیته بازنگری اساسنامه آن را بررسی کرد.]

اسناد شرکتی مورد نیاز – جف بی.، دبیر

• جف اشاره کرد که ۳ سند وجود دارد که ما باید به عنوان یک سازمان غیرانتفاعی 501c3 در جای خود قرار دهیم. این کار با بری شروع شد و به من تحویل داده شد.
• این سه سند عبارتند از:
  • سند افشاگر
  • سند تعارض منافع
  • سند سیاست حفظ سوابق
• جف اظهار داشت که چند مسئله باز با سند افشاگر وجود دارد. برای گزارش یک مسئله، افشاگر گزارشی را به رئیس ارائه می‌دهد. سؤال این است که رئیس این مسئله را برای بررسی به چه کسی واگذار می‌کند. پس از بحث و گفتگو، تصمیم گرفته شد که نایب رئیس تحقیقات را انجام دهد. پس از اتمام تحقیقات، گزارشی به هیئت مدیره ارائه می‌شود.
• جف اظهار داشت که معتقد است سند افشاگر باید توسط هر افسر و رئیس کمیته تکمیل شود. سند تعارض منافع نیز باید توسط همان گروه از افراد تکمیل شود.
• فقط یک سند سیاست حفظ سوابق برای سازمان مورد نیاز است. فهرستی از انواع اسناد و دوره نگهداری برای هر نوع سند وجود دارد. جف درخواست کرد که سند سیاست حفظ سوابق قبل از جلسه هیئت مدیره ماه آینده توسط اعضای هیئت مدیره بررسی شود تا این سند قابل رأی‌گیری و تصویب باشد.

سؤالاتی در مورد رئیس مالی و مصوبات رئیس مالی – جین جی.، رئیس

• جین سؤالاتی در مورد اینکه آیا اسپنسر هنوز به عنوان رئیس کمیته مالی فعالیت می‌کند یا خیر، داشت. جنیفر اظهار داشت که معتقد است اسپنسر هنوز رئیس فعلی مالی است.
• مارک اظهار داشت که فکر می‌کند اسپنسر استعفا داده است، اما جین هیچ استعفایی از او دریافت نکرده است. در نتیجه، اسپنسر هنوز رئیس مالی است و طبق اساسنامه مصوب، اسپنسر عضو هیئت مدیره است. با این حال، او به عنوان عضو هیئت مدیره در جلسات شرکت نکرده است.
• جین اظهار داشت که مصوبه‌ای از آملیا برای حذف رئیس مالی به عنوان یک افسر هیئت مدیره وجود دارد. برایان و اسپنسر نیز مصوبه‌ای در رابطه با رئیس مالی داشتند که همچنین خواستار حذف رئیس مالی به عنوان یک افسر هیئت مدیره بود، اما همچنین می‌خواهد که خزانه‌دار نیز رئیس کمیته مالی باشد.
• جف اشاره کرد که برخی مسائل در مورد مصوباتی که آملیا به جین ارائه کرده است وجود دارد. جف موافقت کرد که مصوبه آملیا را بررسی کند و مسائل را مستند کند. مارک پیشنهاد کرد که این مسائل توسط کمیته‌ای که برای بازنگری اساسنامه با همکاری وکیل ما تشکیل شده است، رسیدگی شود. جف اظهار داشت که این پیشنهاد را در پاسخ خود به آملیا لحاظ خواهد کرد.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

1. مارک ام. پیشنهادی برای تأیید صورتجلسات جلسه هیئت مدیره ۱۰ ژانویه ۲۰۲۳ ارائه داد و سوزان آر. این پیشنهاد را تأیید کرد. صورتجلسات به اتفاق آرا تصویب شد.
2. سوزان آر. پیشنهادی برای تأیید صورتجلسات جلسه هیئت مدیره ۱۴ فوریه ۲۰۲۳ ارائه داد و جین جی. این پیشنهاد را تأیید کرد. صورتجلسات به اتفاق آرا تصویب شد.
3. سوزان آر. پیشنهادی برای به تعویق انداختن رأی‌گیری در مورد تبدیل شدن کمیته Get Into Action به بخشی از OIAA تا زمان بازنگری بیانیه مأموریت ارائه داد. جنیفر این پیشنهاد را تأیید کرد. هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد با یک رأی ممتنع رأی داد.

با فروتنی تقدیم شد،
جف برنکف
دبیر OIAA