صورتجلسه جلسه هیئت مدیره OIAA، ۱۱ اکتبر ۲۰۲۲

حاضرین:
Jan BB.، رئیس PAC
Jeff B.، دبیر علی البدل
Paula D.، رئیس CPC
DC Dave، رئیس Unity
Gary، رئیس علی البدل Steppers
Jane G.، نایب رئیس
Jon H.، رئیس PI
Mary M.، رئیس Steppers
Barry M.، دبیر
Mark M.، رئیس فناوری
Brian R.، خزانه دار
Spencer W.، رئیس امور مالی

Jane G.، نایب رئیس، جلسه را در ساعت ۵:۰۲ بعد از ظهر به وقت EDT (۲:۰۲ بعد از ظهر به وقت PT) افتتاح کرد. جلسه با دعای آرامش آغاز شد.

صورتجلسه هیئت مدیره از جلسه ۹/۱۳/۲۲ هیئت مدیره بررسی شد. پیشنهادی توسط Mark M. برای تأیید صورتجلسه جلسه ۹/۱۳/۲۲ هیئت مدیره همانطور که ارائه شده بود، ارائه شد و توسط Jeff B. تأیید شد. صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد.

گزارش رئیس: Jane
Jane G.، که به جای Gwen Mc. که غایب بود، حضور داشت، گزارش رئیس را ارائه داد. Jane به طور خلاصه هیئت مدیره را در مورد پیشرفت کمیته آیین نامه داخلی موقت به روز کرد.

کارهای قدیمی:

• استخدام – هیچ خبر جدیدی برای گزارش وجود ندارد

گزارش دبیر – Barry m. / Jeff b.

• Barry اظهار داشت که صورتجلسه جلسه امروز هیئت مدیره توسط Jeff B. انجام خواهد شد. Barry یک به روز رسانی در مورد مرحله بعدی برای آیین نامه داخلی تصویب شده ارائه داد. Barry اظهار داشت که مرحله بعدی ارسال سند 1023 به IRS برای احیای وضعیت 501c3 ما خواهد بود و او سندی از Pro Bono Associates در مورد نحوه ادامه کار دریافت کرده است. این سند دو گزینه ارائه می دهد:
  • سند 1023 را به طور عطف به ماسبق برای 11 تا 12 سال گذشته پر کنید که ما را از هرگونه بدهی مالیاتی معاف می کند
  • سند 1023 را از تاریخ ارسال پر کنید که می تواند ما را با بدهی مالیاتی برای سال های گذشته مواجه کند
• Barry اظهار داشت که هیئت مدیره باید تصمیم بگیرد، اما گزینه اول به دلیل کمبود سوابق بسیار دشوار خواهد بود. Barry اشاره کرد که در حالی که 1023 را می توان در هر زمان ارسال کرد، پایان ماه اکتبر بهترین زمان خواهد بود
• Brian R. اظهار داشت که از دیدگاه خزانه دار، ما بودجه لازم را برای هرگونه جریمه عطف به ماسبق کنار گذاشته ایم و سازمان در 2 سال گذشته بودجه قابل توجهی داشته است. او همچنین اشاره کرد که تمام اظهارنامه های مالیاتی گذشته ما ثبت شده است.
• پیشنهادی توسط Mark M. برای پر کردن فرم 1023 از تاریخ ارسال ارائه شد. Barry M. این پیشنهاد را تأیید کرد. هیچ بحثی صورت نگرفت و هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب رای داد.

گزارش های کمیته

• گزارش کمیته Steppers به مجلس ارائه شد
  • Steppers همچنان فعال است و به طور متوسط 4 برابر به هر درخواست پاسخ می دهد
  • در نظر گرفتن اضافه کردن یک دکمه به وب سایت برای درخواست داوطلب، به ویژه دو زبانه و سه زبانه
• PAC – Jan BB
  • 10 نفر به سوالات PI/CPC پاسخ می دهند که 7 سوال در روز، بیشتر به زبان انگلیسی است
  • Paula D. اخیراً با علاقه به CPC به هیئت مدیره پیوسته است
  • Jon به هیئت مدیره پیشنهاد کرد که کمیته PI/CPC به 2 کمیته، PI و CPC تقسیم شود. Jon به عنوان رئیس PI باقی می ماند و Paula ریاست کمیته CPC را بر عهده خواهد داشت
  • Jon گزارش داد که حدود 1/3 از سوالات آنها از اعضایی است که نیاز به یافتن جلساتی دارند که حضور آنها را تأیید کند. او درخواست کرد که یک فیلتر به وب سایت اضافه شود تا به یافتن جلساتی که اثبات حضور ارائه می دهند کمک کند. Mark M. اظهار داشت که اخیراً یک فیلتر به وب سایت اضافه شده است، اثبات حضور، که فقط امکان نمایش جلساتی را می دهد که اثبات حضور ارائه می دهند.
  • Paula، که در کمیته Steppers کار کرده است، گزارش داد که مشتاق است با متخصصان شروع به کار کند
  • Jane G. دستورالعمل های فعلی را بررسی کرد و PI و CPC به عنوان کمیته های جداگانه ذکر شده اند، بنابراین نیازی به انجام کاری برای جدا کردن آنها نیست.
• Unity – DC Dave
  • Dave گزارش خود را در جلسه خواند.
  • Dave گزارش داد که در 10 نوامبر، کمیته Unity نامزدی را برای تأیید توسط هیئت مدیره با استفاده از روش میراث سوم انتخاب می کند و توسط شخصی که عضو کمیته نیست نظارت می شود
  • کمیته Unity بودجه خود را برای سال 2023 تهیه کرد که تقریباً 4000 دلار برای تفسیر جلسات و ترجمه نظرات عمدتاً به زبان اسپانیایی است. پروژه ارتباطی با رابط های جدید و حوزه های قضایی در حال اضافه شدن ادامه دارد. از 137 حوزه قضایی (GSO ها و گروه های بین گروهی) در برگه پیگیری، 32 رابط دارند
  • Dave گزارش داد که کمیته گزارشی را در انجمن IGR 9/24 ارائه کرده است. Dave گزارش داد که می خواهد اسنادی را که تفاوت بین گروه های بین گروهی و خدمات عمومی را شرح می دهد، در صفحات وب سایت PI/CPC قرار دهد. Jane G. داوطلب شد تا در تهیه اسنادی که تفاوت را شرح می دهد کمک کند، زیرا او در تلاش مشابهی شرکت داشته است.
• گزارش فناوری – Mark m.
  • Mark گزارشی را به هیئت مدیره ارائه داد (به پیوست مراجعه کنید)
  • Mark گزارش داد که 2 ماه پیش کمیته یک درخواست پیشنهاد (RFP) ارسال کرد و به دنبال سازمانی برای ارائه ارتقاء به فناوری خود با یک راه حل مبتنی بر وب و ابری بود. سه پیشنهاد دریافت شد و پس از ارزیابی، دو پیشنهاد حذف شدند. یک شرکت، Mindfront، با کمیته ملاقات کرد و هزینه های پیش بینی شده را به ما ارائه داد. (به پیوست مراجعه کنید). این پیشنهاد به ما کمک می کند Google Workspace را برای سازمان های غیرانتفاعی ثبت کنیم تا یک پلت فرم ایمیل برای تمام ارتباطات داخلی، لیست های پستی و شاید Google Meets ارائه دهیم. این پروژه هنوز به Mindfront واگذار نشده است
  • مرحله بعدی ملاقات با Mark Gilespie از Mindfront برای بررسی وب سایت ما و انجام بازسازی کامل فهرست جلسات و عضویت ما خواهد بود. تیم خدمات فهرست جلسات 124 ورودی جدید ایجاد کرد که برخی از ورودی ها چندین جلسه را فهرست می کردند. 44 ورودی حذف شد. 80 تا 90 درصد از جلساتی که ورودی های خود را حذف کردند، بمب گذاران زوم را به عنوان علت ذکر کردند. 250 جلسه لیست های خود را به روز کردند.
  • Mark اظهار داشت که تیم صفحه مجمع انتخابات را با نهایی شدن کار کمیته دستورالعمل ها توسعه خواهد داد
  • Mark اشاره کرد که ما 9 ورودی برای آرم ها دریافت کرده ایم. Mark از هیئت مدیره پرسید که چگونه می خواهند در مورد این ورودی های آرم رای گیری کنند.
  • Brian نگرانی خود را ابراز کرد که ما راه حلی را شناسایی می کنیم که در هنگام چرخش رئیس فناوری قابل پشتیبانی باشد و روسای فناوری جدید به دنبال بازسازی راه حلی نباشند که ثابت شده است. Brian همچنین در مورد فرآیندی که ما استفاده می کنیم و اینکه آیا ما از یک رویکرد مرحله ای استفاده می کنیم یا خیر، سوال کرد. Mark پاسخ داد که راه حل ما بر اساس فناوری های استاندارد Google Workspace و WordPress ساخته شده است. Mark پیش بینی می کند که ما قادر خواهیم بود بر اساس راه حل اولیه بسازیم و نیازی به RFP دیگری نخواهیم داشت.
• امور مالی – Spencer
  • Spencer مجبور شد قبل از اینکه بتواند گزارشی را به هیئت مدیره ارائه دهد، جلسه را ترک کند

گزارش خزانه دار: Brian r.

• Brian گزارش داد که او بر روی فرآیند بودجه 2023 متمرکز بوده است و پیش نویس اولیه اول بودجه آماده است.
• بحث های زیادی در مورد توزیع بودجه مازاد بر ذخیره احتیاطی ما با در نظر گرفتن توصیه های کمیته Unity و چندین نفر دیگر وجود داشته است.
• هنوز نیاز به یک خزانه دار علی البدل وجود دارد
• Barry، Brian و Spencer بر روی ثبت نام برای بازگرداندن وضعیت 501c3 ما تمرکز خواهند کرد

کسب و کار جدید

• گروه کاری Grapevine، La viña و مجله: Jeff
  • Jeff گزارش داد که متوجه شده است که نماینده Grapevine (GvR) برای یک گروه حضوری عملکردی بسیار مشابه با GvR در یک گروه حضوری دارد. او در گروه خود، Back Porch International، پیشنهادی را ارائه داد تا موقعیتی را برای GvR ایجاد کند و گروه پس از رای گیری این موقعیت را ایجاد کرد.
  • در صحبت با چندین نفر دیگر، توافق شد که می توان گروه های آنلاین را تشویق کرد تا موقعیتی را برای GvR، RLV (نماینده La Vina) یا برای سایر مجلات در کشور خود مانند SHARE در بریتانیا ایجاد کنند.
  • برای تسهیل این تلاش، یک جلسه سازماندهی در روز شنبه، 22/10، در ساعت p.m. EST (10 صبح PT، p.m. UK/Portugal) برگزار خواهد شد تا مشخص شود نقش نماینده مجله آنلاین چیست و منابعی را که آنها نیاز خواهند داشت شناسایی کند.
  • یک آگهی تهیه شده است و Jeff از هیئت مدیره اجازه خواست تا این آگهی را در بین اعضای OIAA توزیع کند. این آگهی به زبان های اسپانیایی و پرتغالی نیز ترجمه خواهد شد.
  • Mark M. پرسید که آیا مشکلی وجود دارد که یک گروه آنلاین اشتراک خریداری کند و چندین عضو گروه از همان اشتراک استفاده کنند. Jeff اظهار داشت که این بسیار رایج است و در جلسات حضوری نیز اتفاق می افتد که یک اشتراک گروهی را با اعضای خود به اشتراک می گذارند. Mark درخواست کرد که این سیاست با Grapevine تأیید شود و Jeff موافقت کرد که با آنها تماس بگیرد.
  • Jane G. پرسید که درخواست هیئت مدیره چیست و آیا درخواستی برای ایجاد یک کمیته موقت جدید Grapevine و مجله ارائه می شود. Jeff پاسخ داد که در حال حاضر اجازه ارسال آگهی گروه کاری به اعضای OIAA درخواست می شود و شاید در آینده، بسته به سطح علاقه، یک کمیته موقت ایجاد شود.
  • هیئت مدیره هیچ اعتراضی به توزیع آگهی نداشت.
• دستورالعمل های موقت: Jane G.
  • Jane گزارش داد که کمیته موقت دستورالعمل ها در مورد به تعویق انداختن انتخابات افسران بحث کرده است تا تداوم وجود داشته باشد و همه موقعیت ها به طور همزمان چرخش نکنند
  • در یادداشت Gwen، او بیان می کند که کمیته موقت در حال درخواست راهنمایی از هیئت مدیره در مورد طول دوره تصدی و اینکه کدام موقعیت های افسر را در این اولین انتخابات تحت آیین نامه داخلی جدید انتخاب کند تا همه به طور همزمان چرخش نکنند.
  • Mark M. اشاره کرد که آیین نامه داخلی جدید بیان می کند که همه افسران باید انتخاب شوند و او نمی خواهد ما از انطباق خارج شویم. او همچنین پیشنهاد کرد که برای این انتخابات دوره 1 سال باشد و ما می توانیم سال آینده دوباره انتخابات را به صورت متناوب برگزار کنیم.
  • Brian اظهار داشت که طبق آیین نامه داخلی، ما باید انتخابات افسران داشته باشیم و دوره تصدی آنها 2 سال است. سپس افراد می توانند پس از 1 سال کناره گیری کنند که انتخابات جدیدی را اجباری می کند و تعویق افسران را اجرا می کند.
  • توضیح داده شد که آیین نامه داخلی خواستار انتخابات در هر سال است، اما مشخص نمی کند که کدام موقعیت ها باید انتخاب شوند.
  • Brian اظهار داشت که موقعیت هایی که ممکن است بخواهیم به تعویق بیندازیم، رئیس و نایب رئیس و همچنین خزانه دار و رئیس امور مالی هستند.
  • Brian پیشنهادی داد مبنی بر اینکه ما امسال تمام موقعیت های افسر را انتخاب کنیم و این پیشنهاد توسط Mark تأیید شد. اعضای هیئت مدیره به اتفاق آرا این پیشنهاد را تصویب کردند.
  • سوال بعدی این بود که بهترین ماه برای برگزاری انتخابات در آینده کدام ماه است تا زمانی برای انتقال فراهم شود. امسال با برگزاری انتخابات در ماه دسامبر ایده آل نیست.
  • Jeff پیشنهاد کرد که ما انتخابات را در ماه اکتبر در آینده برگزار کنیم، زیرا معمولاً در ماه سپتامبر اتفاقات زیادی می افتد زیرا مردم از تابستان به عقب برمی گردند، اوضاع معمولاً تا ماه اکتبر آرام می شود و زمان کافی برای انتقال وجود خواهد داشت.
  • Jeff پیشنهادی داد مبنی بر اینکه انتخابات دفتر را در ماه اکتبر در آینده برگزار کنیم و این پیشنهاد توسط Brian تأیید شد. اعضای هیئت مدیره به اتفاق آرا این پیشنهاد را تصویب کردند.
• نقش مورخ/آرشیوگر – Jane G.
  • Jane سوالی را از کمیته دستورالعمل های موقت مطرح کرد مبنی بر اینکه آیا نام موقعیت مورخ را به آرشیوگر تغییر دهیم یا خیر.
  • در حال حاضر هیچ خدمتی در نقش مورخ وجود ندارد و Jan اظهار داشت که او در گذشته در این نقش خدمت کرده است.
  • Mark پرسید که آیا بخشی از نقش این فرد حفظ ضبط Zoom خواهد بود. بیان شد که این احتمالاً بخشی از نقش آنها خواهد بود، اما نقش ها و مسئولیت ها توسط کمیته دستورالعمل ها تعریف خواهد شد.
  • پیشنهادی توسط Brian برای تغییر نام موقعیت مورخ به آرشیوگر ارائه شد. این پیشنهاد توسط Barry تأیید شد. اعضای هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رای دادند.
• زبان ها/ترجمه های موقت: Jane G.
  • تا جلسه بعدی به تعویق افتاد

هیچ کار جدید دیگری وجود نداشت.

جلسه هیئت مدیره در ساعت 6:39 بعد از ظهر به وقت EDT به پایان رسید و با اعلامیه وحدت بسته شد.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

1. پیشنهادی توسط Mark M. برای تأیید صورتجلسه جلسه 9/13/22 هیئت مدیره همانطور که ارائه شده بود، ارائه شد و توسط Jeff B. تأیید شد. صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد. 2. پیشنهادی توسط Mark M. برای پر کردن فرم 1023 از تاریخ ارسال ارائه شد. Barry M. این پیشنهاد را تأیید کرد. هیچ بحثی صورت نگرفت و هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب رای داد.
2. Brian پیشنهادی داد مبنی بر اینکه ما امسال تمام موقعیت های افسر را انتخاب کنیم و این پیشنهاد توسط Mark تأیید شد. اعضای هیئت مدیره به اتفاق آرا این پیشنهاد را تصویب کردند. 4. Jeff پیشنهادی داد مبنی بر اینکه انتخابات دفتر را در ماه اکتبر در آینده برگزار کنیم و این پیشنهاد توسط Brian تأیید شد. اعضای هیئت مدیره به اتفاق آرا این پیشنهاد را تصویب کردند. 5. پیشنهادی توسط Brian برای تغییر نام موقعیت مورخ به آرشیوگر ارائه شد. این پیشنهاد توسط Barry تأیید شد. اعضای هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رای دادند.