صورتجلسه جلسه هیئت مدیره OIAA، ۱۰ ژانویه ۲۰۲۳

حاضرین:
جف ب.، دبیر
جین گ.، رئیس
مارک م.، رئیس فناوری
سوزان ر.، نایب رئیس
برایان ر.، خزانه‌دار

جین گ.، رئیس، جلسه را در ساعت ۵:۰۷ بعد از ظهر به وقت EDT (۲:۰۷ بعد از ظهر به وقت PT) آغاز کرد. جلسه با دعای آرامش شروع شد.

صورتجلسات هیئت مدیره از جلسه ۱۲/۱۳/۲۲ هیئت مدیره ارسال شد، اما اکثر اعضای هیئت مدیره فرصتی برای بررسی آنها نداشتند. پیشنهادی توسط سوزان ر. ارائه شد مبنی بر اینکه تصویب صورتجلسه جلسه ۱۲/۱۳/۲۲ هیئت مدیره تا ماه آینده به تعویق بیفتد. این پیشنهاد توسط مارک م. تأیید شد و به اتفاق آرا تصویب شد. جف همچنین اشاره کرد که صورتجلسات اصلاح شده از ماه گذشته نیز ارسال شده است.

آیا باید قالب جلسه مشترک هیئت مدیره و کمیته‌ها را تغییر دهیم؟

• جین این موضوع را مطرح کرد که آیا جلسه هیئت مدیره را با روسای کمیته‌ها به همان روش جلسه دسامبر هیئت مدیره ادامه دهیم یا خیر، با توجه به نگرانی‌ها در مورد طولانی بودن جلسه.
• هیئت مدیره در این مورد بحث کرد:
  • برایان اشاره کرد که جلسه طولانی بود، اما دلیل حضور روسای کمیته این بود که آنها بتوانند شرکت کنند و احساس کنند که می‌توانند هر مسئله یا نگرانی را بیان کنند. او پیشنهاد کرد که ما از آنها نخواهیم گزارش‌های مکتوب خود را ارائه دهند، بلکه می‌توانیم بر روی هر گونه نگرانی تمرکز کنیم.
  • مارک پیشنهاد کرد که زمان‌بندی‌های دقیق‌تری داشته باشیم و به هر کمیته ۵ دقیقه فرصت دهیم تا هر آنچه را که می‌خواهند ارائه دهند.
  • جین گفت که نگرانی او این است که اعضای هیئت مدیره از آنچه در هر کمیته می‌گذرد آگاه باشند. او در مورد مثال کمیته ایمنی و اطمینان از اینکه ما روند پذیرش یک گروه را درک می‌کنیم، بحث کرد. او پیشنهاد کرد که هیئت مدیره می‌تواند یک کمیته را برای بحث در مورد یک نگرانی یا مسئله خاص دعوت کند.
• جین این موضوع را مطرح کرد که آیا ما نیاز داریم که کمیته PAC روند پذیرش گروه‌ها را به هیئت مدیره ارائه دهد یا خیر. این منجر به بحث در مورد این شد که آیا اقدامات کافی برای پذیرش و آموزش گروه جدید، به ویژه در رابطه با ایمنی جلسه، انجام می‌شود یا خیر. اجماع بر این بود که افراد کافی برای انجام این کار به صورت موردی وجود ندارد، اما می‌توان جلسات گروهی برگزار کرد. کمیته فناوری در حال بررسی امکان برگزاری این نوع جلسات است.

مجامع برای سال ۲۰۲۳

• مجمع بعدی برای ۱۸ مارس برنامه‌ریزی شده است^th و یک فیلمنامه برای مجمع مورد نیاز خواهد بود. جین پرسید که تمرکز مجمع بر چه خواهد بود.
• جف اظهار داشت که کمیته دستورالعمل‌ها احتمالاً کار خود را به موقع برای مجمع مارس به پایان نخواهد رساند، اما احتمالاً تا ژوئن آماده خواهند بود. یکی از پیشنهاداتی که او ارائه داد این بود که تعدادی از کمیته‌ها در مورد کمیته خود ارائه دهند و از داوطلبان درخواست کنند. او همچنین پیشنهاد کرد که می‌توانیم یک ارائه در مورد موارد دستور کار کنفرانس نهایی برای ۷۳^rd کنفرانس خدمات عمومی در آوریل داشته باشیم.

• مارک اشاره کرد که وب‌سایت جدید در اوایل ماه مارس تکمیل خواهد شد، اما راه‌اندازی می‌تواند در مجمع انجام شود.
• برایان پیشنهاد کرد که یک بررسی اجمالی از امور مالی سازمان در هر مجمع به عنوان یک بخش استاندارد از هر مجمع باشد و مجمع نهایی سال یک بررسی از بودجه پیشنهادی برای سال آینده باشد.
• جین پیشنهاد کرد که یک سبد سوالات (Ask-It-Basket) در دسترس قرار گیرد تا شرکت‌کنندگان بتوانند سوال بپرسند.
• جین اظهار داشت که او چند نفر را برای کمک به فیلمنامه دقیق مجمع با استفاده از فیلمنامه مجمع انتخابات به عنوان نقطه شروع جمع‌آوری خواهد کرد.
• جف اظهار داشت که او یک دستور کار مقدماتی بر اساس پیشنهادات ارائه شده توسط همه تهیه خواهد کرد.
• سوزان اظهار داشت که فکر می‌کند مجمع باید حداکثر ۱.۵ ساعت باشد و بقیه اعضای هیئت مدیره موافق بودند.

کارگاه‌های ایمنی

• جین در مورد وضعیت کارگاه‌های ایمنی که توسط استف انجام می‌شد، بحث کرد. هنوز هیچ کاری برای آماده‌سازی برای کارگاه ایمنی برنامه‌ریزی شده ۲/۱۱ انجام نشده است و برای تهیه یک بروشور، برنامه‌ریزی برای کارگاه و اطلاع‌رسانی به اعضا دیر شده است.
• در این میان، مارک یک کارگاه ایمنی برای شنبه آینده برنامه‌ریزی کرده است و او با یک دستور کار آماده است. فوریت برگزاری این کارگاه ایمنی برای رسیدگی به موضوع ۶۱ گروهی است که در ماه دسامبر عمدتاً به دلیل بمب‌گذاران زوم از فهرست خارج شدند.
• پس از بحث بیشتر، هیئت مدیره احساس کرد که یک کارگاه ایمنی در ۲/۱۱ امکان‌پذیر نیست و باید یک رئیس جدید برای توسعه کارگاه‌های ایمنی پیدا شود.

جلسه با OIAA و میز بین‌المللی GSO

• جین پیشنهاد کرد که ما جلسه‌ای را با میز بین‌المللی در GSO آغاز کنیم تا در مورد صندوق ادبیات بین‌المللی (ILF) بحث کنیم. در حال حاضر، OIAA وجوه اضافی در دسترس دارد و در نظر دارد بخشی از آن وجوه را به ILF کمک کند.
• سوزان ابراز نگرانی کرد که حمایت از ILF به نظر نمی‌رسد تمرکز بر مأموریت OIAA باشد که در اساسنامه ذکر شده است.
• برایان زمینه‌ای را برای هیئت مدیره با وضعیت مالی ما فراهم کرد. او اظهار داشت که ما از «یک سازمان کوچک و خواب‌آلود» به نشستن بر روی مقدار زیادی پول رسیدیم. سوالی که برای او پیش آمده این است که آیا ما باید هیچ گونه توزیعی را در خارج از ایالات متحده به دلیل مسائل مالیاتی و پولشویی انجام دهیم یا خیر.
• سوزان تکرار کرد که احساس می‌کند هدف ما باید ارتباط با سایر گروه‌های بین‌المللی در ایالات متحده/کانادا و خارج از کشور باشد و از خدمات عمومی دور بمانیم. او همچنین این سوال را مطرح کرد که آیا ما یک گروه بین‌المللی ثبت شده در نظر گرفته می‌شویم یا خیر.
• جف اشاره کرد که سازمانی وجود دارد که ما به آن تعلق داریم به نام ICOAA که سازمانی از گروه‌های بین‌المللی در ایالات متحده و کانادا است. اعضای ICOAA با GSO و Grapevine در یک کنفرانس سالانه ملاقات می‌کنند که به صورت مجازی توسط گون و بری در سال ۲۰۲۱ و توسط جف به صورت حضوری در کلرادو در سپتامبر ۲۰۲۲ شرکت کردند.
• جف همچنین اشاره کرد که ICOAA یک کمیته ارتباطات دارد که به صورت فصلی با GSO ملاقات می‌کند تا در مورد مسائل بین‌المللی بحث کند که او اظهار داشت این جایی است که ما باید تلاش‌های خود را متمرکز کنیم.

کمک‌های مالی با وجوه اضافی

• برایان اظهار داشت که در جلسات کمیته مالی بحث‌هایی صورت گرفته است و نگرانی زیادی در مورد انجام توزیع‌ها وجود دارد. او گفت که از زمانی که او درگیر بوده است، بحث‌ها و اختلافات بیشتری بر سر این موضوع نسبت به هر موضوع دیگری وجود داشته است.
• برین احساس کرد که دوست دارد دیدگاه روسای کمیته را در مورد این موضوع داشته باشد و احساس کرد که این دقیقاً نوعی مسئله است که باید در یک جلسه هیئت مدیره که روسای کمیته در آن شرکت می‌کنند، مورد بحث قرار گیرد.

برنامه توسعه رهبری

• گون، رئیس سابق OIAA، داوطلب شده است تا توسعه این برنامه را هماهنگ کند. سوزان نیز موافقت کرد که در این زمینه کمک کند.

کمیته اقدام کنید (GIA) و استفاده از لوگوی OIAA

• جین در مورد این موضوع با کمیته GIA در مورد استفاده از لوگوی OIAA در بروشور خود بحث کرد. کمیته GIA در این مورد بحث کرد و اظهار داشت که آنها باید می‌گفتند که گروه‌های مرتبط با GIA اعضای OIAA هستند تا از این برداشت که GIA بخشی از OIAA است، جلوگیری شود.
• جین اشاره کرد که تالار شهر آینده، که ۶^th یا ۷^th تالار شهر خواهد بود، به منظور رشد گروه‌های آنلاین شما با ۱۹ ارائه از ۱۱ گروه آنلاین مانند ارتباط با تازه‌واردان و نحوه ایجاد موقعیت‌های خدماتی خود است.
• جین از هیئت مدیره پرسید که آیا آنها مایل به تأیید بودجه برای ترجمه برای تالار شهر هستند یا خیر. جین توضیح داد که کمیته GIA با گروه مطالعه سه میراث جین شروع شد و با پیوستن چندین گروه آنلاین دیگر مانند Back Porch International و Global Eyeopener به یک کمیته تبدیل شد.
• مارک پرسید که آیا کمیته GIA می‌تواند به عنوان یک کمیته دیگر به OIAA آورده شود زیرا مأموریت آنها با ما همسو است. جین و جف پاسخ دادند که احساس می‌کنند کمیته مایل به انجام این کار خواهد بود.
• جین از هیئت مدیره پرسید که آیا آنها مایل هستند جین و جف از کمیته GIA دعوت کنند تا به یک کمیته OIAA تبدیل شوند یا خیر. مارک اظهار داشت که او کمیته GIA را در سال گذشته تماشا کرده است و تعجب کرده است که چرا آنها بخشی از OIAA نبودند. برایان اظهار نظر کرد که او با دعوت از کمیته برای بخشی از OIAA بودن موافق است که نیاز به تأیید از یک مجمع دارد.
• جین درخواست پول برای ترجمه برای تالار شهر GIA با ۲۴۰ دلار برای ترجمه ASL و ۱۲۰ دلار برای ترجمه اسپانیایی از هیئت مدیره کرد. جف پیشنهادی برای تخصیص ۳۶۰ دلار برای ترجمه برای تالار شهر GIA ارائه داد. این پیشنهاد توسط برایان تأیید شد و به اتفاق آرا توسط هیئت مدیره تصویب شد.

فعال کردن کمیته کنوانسیون OIAA

• جف اشاره کرد که کنوانسیون بین‌المللی در سال ۲۰۲۵ برگزار خواهد شد و برنامه‌ریزی مدتی طول خواهد کشید، بنابراین ۲ سال
• برایان اظهار داشت که اکنون زمان مناسبی برای تشکیل این کمیته است زیرا برنامه‌ریزی مدتی طول خواهد کشید.
• جین اظهار داشت که ما به یک رئیس خوب برای این کمیته نیاز خواهیم داشت. جف پیشنهاد کرد که تری ن. از Global Eyeopener می‌تواند انتخاب خوبی باشد و او می‌تواند با او تماس بگیرد.
• جف اشاره کرد که GSO اتاق‌های هتل را برای اتاق‌های مهمان‌نوازی کنار می‌گذارد که به صورت رایگان به نهادهای مختلف AA (مناطق، گروه‌های بین‌المللی و غیره) داده می‌شود و ما باید یکی را درخواست کنیم.

جلسه هیئت مدیره در ساعت ۶:۲۸ بعد از ظهر به وقت EST به پایان رسید و با اعلامیه وحدت بسته شد.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

1. پیشنهادی توسط سوزان ر. ارائه شد مبنی بر اینکه تصویب صورتجلسه جلسه ۱۲/۱۳/۲۲ هیئت مدیره تا ماه آینده به تعویق بیفتد. این پیشنهاد توسط مارک م. تأیید شد و به اتفاق آرا تصویب شد.
2. جف پیشنهادی برای تخصیص ۳۶۰ دلار برای ترجمه برای تالار شهر GIA ارائه داد. این پیشنهاد توسط برایان تأیید شد و به اتفاق آرا توسط هیئت مدیره تصویب شد.

با فروتنی تقدیم شد،

جف برنکوف

دبیر OIAA