حاضرین:

جف بی.، دبیر
امی بی.، رئیس وحدت
جان بی بی.، رئیس PAC
پائولا دی.، رئیس CPC
ملیندا اف.، جانشین رئیس فناوری
جین جی.، رئیس
جان اچ.، رئیس PIC
مارک ام.، رئیس فناوری
سوزان آر.، نایب رئیس
برایان آر.، خزانه‌دار

جین جی.، رئیس، جلسه را در ساعت ۵:۰۳ بعد از ظهر به وقت EDT (۲:۰۳ بعد از ظهر به وقت PT) افتتاح کرد. جلسه با دعای آرامش آغاز شد. جین، ملیندا اف. را به عنوان جانشین جدید رئیس فناوری معرفی کرد. جین از هر کسی که به دنبال جانشین برای کمیته یا موقعیت خود است، خواست تا به او اطلاع دهد.

گزارش های کمیته

کمیته وحدت – امی بی.، رئیس

• امی گزارش داد که کمیته اخیراً فعالیت‌های جدیدی از افرادی که در انجمن IGR شرکت کرده‌اند داشته است و کمیته فرمت هفتگی خود را حفظ خواهد کرد.
• امی گزارش داد که لیستی از ۶۶ GSO در سراسر جهان و لیستی از گروه‌های بین‌المللی دارد که کمیته او با آنها تماس خواهد گرفت.
• ارائه گزارش کتبی به رئیس
• امی به دنبال دفترچه‌های راهنمای خدمات از سایر کشورها است، بنابراین لطفاً در صورت داشتن، آنها را برای او ارسال کنید.
• کمیته از Google Workspace استفاده خواهد کرد و اسناد فعلی خود را در Google Drive به این فضای کاری منتقل خواهد کرد.

همکاری با کمیته جامعه حرفه‌ای – پائولا دی.، رئیس

• پائولا گزارش داد که به گروه کاری آمریکای شمالی PI/CPC متصل شده است که منبع خوبی برای کار قدم ^{دوازدهم} خواهد بود.
• پائولا با تیم سی. از منطقه سان فرانسیسکو همکاری می‌کند که تأکید کرده است که باید شامل شود
• او به برخی از درخواست‌ها برای جزوه‌ها و کتاب پاسخ داده است که مستلزم یافتن منابع لازم برای این درخواست‌ها، از جمله تماس با GSO بوده است.
• پائولا شروع به همکاری با زنی کرده است که صاحب یک مرکز توانبخشی در سان سیتی، آریزونا است و می‌خواهد یک جلسه AA را در آنجا برگزار کند. با این حال، تیم حقوقی او اجازه برگزاری جلسات آنلاین را نمی‌دهد زیرا ادعا می‌کنند که این امر الزامات HIPPA را نقض می‌کند.
• با همکاری تیم سی.، یک بسته نرم‌افزاری جدید وجود دارد که محتوای ویدیویی ارائه می‌دهد و پائولا می‌خواهد تیم این نرم‌افزار را به ما نشان دهد.
• از ارائه او در انجمن IGR، ۵ نفر داوطلب شدند تا در کمیته با ۲ نفر در انگلستان کار کنند.
• پائولا ویدیویی ساخته است که می‌خواهد به ما نشان دهد که تفاوت بین جلسات باز و بسته را توضیح می‌دهد. برخی مشکلات فنی در نمایش ویدیو وجود داشت.
• جف پرسید که آیا پائولا و جان با Distracts آنلاین در ایالات متحده/کانادا تماس گرفته‌اند یا خیر. او اشاره کرد که A72 در واشنگتن غربی و A48 NE NY دارای مناطق آنلاین هستند و در کمیته‌های PI/CPC خود کار می‌کنند.

کمیته اطلاع‌رسانی عمومی – جان اچ.، رئیس

• جان از مری برای ارائه PI در انجمن IGR اخیر تشکر کرد. او گزارش داد که ۳ داوطلب جدید برای کمیته از شرکت‌کنندگان در انجمن وجود داشت که تعداد کل اعضای کمیته را به ۱۲ نفر رساند.
• متأسفانه، تنها عضو دو زبانه از مکزیک از کمیته خارج شد.
• ۹۵٪ از درخواست‌های دریافتی به زبان انگلیسی است و عمده درخواست‌های غیر انگلیسی به زبان اسپانیایی و تعدادی نیز به زبان فرانسوی است. برای اولین بار، چند پرسش به زبان عربی دریافت شد.
• به طور متوسط حدود ۶ پرسش در روز وجود دارد، اما در ژانویه به طور متوسط ۷ پرسش در روز وجود داشت.
• جان گزارش داد که مارک و کمیته فناوری در انتقال به گروه‌های Google کمک می‌کنند.

کمیته مالی – اسپنسر اچ.، رئیس

بدون گزارش.

کمیته فناوری – مارک ام.، رئیس/ ملیندا اف.، جانشین

• کمیته فناوری «به سرعت» در حال رشد است. از ۳ یا ۴ عضو در سال گذشته، در حال حاضر ۲۳ عضو در کمیته وجود دارد.
• در نتیجه، کمیته فناوری به چندین دسته تقسیم خواهد شد:
  1. خدمات اعضا – برای پشتیبانی از فهرست جلسات
  2. خدمات ایمنی – برای ارائه پشتیبانی برای ایمن نگه داشتن جلسات
  3. تیم پشتیبانی رویداد – برای ارائه پشتیبانی برای انجمن‌های IGR، مجامع و کارگاه‌ها
  4. تیم ارتباطات طراحی برای ارائه خدمات طراحی و پشتیبانی از آگهی
  5. پشتیبانی بایگانی
• همچنین پشتیبانی از خدمات ابری برای انتقال Google Workspace و پشتیبانی از Google Workspace، ایمیل‌ها و مخاطبین Google وجود خواهد داشت.
• همچنین پشتیبانی از وب‌سایت OIAA وجود دارد که پورتال اصلی ما به جهان است. یک وب‌سایت جدید در راه است که در ماه مارس راه‌اندازی خواهد شد.
• روند درخواست گروه‌ها برای حذف از فهرست ما در حال معکوس شدن است و جلسات اضافی همچنان فهرست می‌شوند.
• مارک اظهار داشت که کمیته در حال بررسی این موضوع است که از یک متخصص برای کمک به برخی از جنبه‌های فنی‌تر استفاده از Google Workspace استفاده کند.
• جف در مورد ۶۵۰۰ جلسه پرسید که چقدر مطمئن هستیم که این گروه‌ها هنوز فعال هستند. مارک احساس کرد که بیشتر گروه‌ها هنوز فعال هستند، اما با Google Contacts به ما این امکان را می‌دهد که یک مخاطب اصلی و ثانویه برای هر گروه شناسایی کنیم. همچنین باید فرآیندی برای رسیدگی به گروه‌هایی که پاسخ نمی‌دهند وجود داشته باشد.
• جف همچنین پرسید که آیا کمیته‌ها می‌توانند طرح‌بندی و اطلاعات صفحات کمیته خود را تعریف کنند یا خیر. مارک پاسخ داد که کمیته او با سایر کمیته‌ها برای تعریف صفحات خود همکاری خواهد کرد و احتمالاً یک الگوی مشترک در دسترس خواهد بود.
• جین اشاره کرد که تماس با گروه‌ها مهم خواهد بود زیرا ما سعی می‌کنیم بفهمیم که چقدر مشارکت از گروه‌های بین‌المللی خود داریم.
• جان اشاره کرد که همچنان از نظر جغرافیایی عصبی است. نگرانی او این است که گروه او، که در چندین کشور ارسال شده است و شرکت‌کنندگانی از سراسر جهان دارد، واقعاً بین‌المللی است و او نمی‌خواهد این گروه حتی به آمریکای شمالی مرتبط باشد. او نگران است که دیدگاه ما تا حد زیادی مبتنی بر آمریکای شمالی است و به اندازه کافی جهانی نیست.

کمیته Steppers – مری ام.، رئیس

بدون گزارش.

کمیته سیاست و پذیرش – جان بی بی.، رئیس

• جان گزارش داد که یک عضو جدید کمیته دارد که آموزش او را آغاز خواهد کرد.
• در ژانویه، ۴۵ فهرست جلسه وجود داشت
• جان گزارش داد که کارگاه ایمنی بسیار مورد استقبال قرار گرفت و اطلاعات بیشتری در مورد ایمن نگه داشتن جلسات خود به اعضا داده است.
• هنوز به دنبال اعضای جدید هستیم اما هیچ مهارت خاصی لازم نیست

تصویب صورتجلسه هیئت مدیره – جف ب.، دبیر

در ژانویه، تأیید صورتجلسه هیئت مدیره دسامبر از ۱۳/۱۲/۲۰۲۲ به جلسه هیئت مدیره امروز موکول شد تا اعضای هیئت مدیره فرصتی برای بررسی صحیح آنها داشته باشند. هیچ نظر یا اصلاحی ارائه نشد. پیشنهادی توسط سوزان آر. ارائه شد و توسط برایان آر. برای پذیرش صورتجلسه هیئت مدیره دسامبر تأیید شد. صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد.

صورتجلسه هیئت مدیره از جلسه هیئت مدیره ژانویه (۱۰/۱/۲۳) ارسال شد، اما اکثر اعضای هیئت مدیره فرصتی برای بررسی آنها نداشتند. پیشنهادی توسط سوزان آر. برای به تعویق انداختن تأیید صورتجلسه جلسه هیئت مدیره ژانویه (۱۰/۱/۲۳) تا ماه آینده ارائه شد. این پیشنهاد توسط جین جی. تأیید شد و به اتفاق آرا تصویب شد.

گزارش خزانه‌دار – برایان آر.، خزانه‌دار

• برایان در مورد چندین موضوع که بر جنبه‌های اداری امور مالی ما تأثیر می‌گذارند، بحث کرد، از جمله:
  • سازمان به یک آدرس پستی فیزیکی نیاز دارد که با روی کار آمدن دبیر جدید تغییر نکند
  • کار با حساب بانکی که در حال حاضر در شیکاگو مستقر است، دشوار بوده است
  • با توجه به نگرانی از اینکه خزانه‌دار بعدی ما ممکن است سابقه حسابداری عمیقی نداشته باشد، بودجه امسال با پیش‌بینی استخدام یک حسابدار حرفه‌ای تصویب شد.
• یک صندوق پستی مسافرتی پیاده‌سازی شد که در آن یک سرویس پستی، نامه را دریافت می‌کند، نامه را اسکن می‌کند و آن را به صورت الکترونیکی برای ما ارسال می‌کند. نامه فیزیکی واقعی را می‌توان در صورت درخواست برای ما ارسال کرد. این آدرس همچنین برای ارسال چک به ما استفاده می‌شود و تصاویری که اسکن می‌شوند برای واریز مستقیم وجوه به حساب بانکی ما استفاده می‌شوند.
• Brain اظهار داشت که ما از یک بانک جدید به نام Mercury استفاده خواهیم کرد که در واقع یک بانک نیست، بلکه یک شرکت FinTech است که توسط یک بانک آمریکایی پشتیبانی می‌شود. این امر تغییر امضاکنندگان را هنگام تغییر افسران بسیار آسان می‌کند. یک فرآیند تأیید پرداخت نیز در محل قرار داده شد و ورود به Mercury از طریق یک برنامه نیاز به 2FA (احراز هویت دو مرحله‌ای) دارد. Mercury همچنین کارت‌های اعتباری مجازی را برای استفاده واحد مرتبط با یک فروشنده خاص مانند Zoom یا Google Workspace امکان‌پذیر می‌کند. این یک تغییر اساسی برای سازمان بوده است.
• یک حسابدار به نام لوری استخدام شده است. لوری یک شرکت کوچک تک مالکی به نام Run Your Wealth را اداره می‌کند و با سازمان‌های غیرانتفاعی آشنا است. او از حسابداری ما مراقبت خواهد کرد، گزارش‌های مالی لازم را ایجاد می‌کند و از مالیات ما مراقبت می‌کند.
• جان اشاره کرد که در PIC وقتی از او در مورد کمک به OIAA سؤال شد، کمیته فرد را به وب‌سایت ما ارجاع می‌دهد، اما به مردم اطلاع داده‌اند که اکنون به پول نیازی نداریم. برایان اظهار داشت که این موضوع در جلسه مالی بعدی مورد بحث قرار خواهد گرفت و باید نوعی ارتباط با اعضا برقرار شود.

گزارش رئیس – جین جی.

• جین گزارش داد که کمیته ویژه دستورالعمل‌ها در حال پیشرفت است و یک بار دستورالعمل‌ها را بررسی کرده است. کمیته در حال بررسی اساسنامه است تا اطمینان حاصل شود که دستورالعمل‌ها با اساسنامه همگام هستند.
• کمیته دستورالعمل‌ها در حال توسعه یک الگو برای کمیته‌ها است تا هر کمیته بتواند منشور خود (دستورالعمل‌های کمیته) را توسعه دهد.
• جین لیستی از درخواست داوطلبان تهیه کرده است که در وب‌سایت ارسال شده است
• جین اظهار داشت که پیش‌نویسی از دستور کار و فیلمنامه مجمع مارس ارائه شده است و او با کمیته‌ای برای نهایی کردن فیلمنامه همکاری می‌کند. مجمع مارس قرار است یک مجمع اطلاعاتی باشد که در آن تغییرات وب‌سایت و سایر تغییرات فناوری را برجسته می‌کنیم.
• چندین سیاست هیئت مدیره وجود دارد که باید در محل قرار داده شوند، از جمله:
  • سیاست افشاگر
  • سیاست تضاد منافع
  • سیاست نگهداری/امحای سوابق

الگوهای این اسناد که ممکن است نیاز به سفارشی‌سازی داشته باشند، به زودی در دسترس قرار خواهند گرفت.

• یکی از اعضای کمیته وحدت درخواست کرده است که برای سفر به کنگره‌ها در کلمبیا که در آن زندگی می‌کند، بودجه دریافت کند. جین این درخواست را برای تأیید به کمیته مالی ارسال کرده است.
• جف اشاره کرد که بودجه حضور در ICOAA را تهیه کرده است که درخواستی برای ۳۵۰۰ دلار یا ۱۷۵۰ دلار برای هر نفر خواهد بود.

ایجاد کمیته ارتباطات – جین جی.

• جین ایجاد یک کمیته ارتباطات را به عنوان یک کمیته ویژه پیشنهاد کرد که چندین هدف را دنبال می‌کند. این کمیته مسئول فیلمنامه مجمع، اطلاع‌رسانی از برگزاری مجمع، ایجاد نظرسنجی برای مجمع و استفاده از خدمات ترجمه خواهد بود. این کمیته همچنین یک ویدیوی جهت‌گیری گروهی جدید ایجاد خواهد کرد
• برایان پرسید که آیا کسی علاقه‌مند به ریاست این کمیته هست یا خیر. جین اشاره کرد که با کسی که علاقه‌مند بود ملاقات کرده است.
• جف پرسید که چرا این کمیته به عنوان یک کمیته ویژه ایجاد می‌شود نه یک کمیته دائمی. جین پاسخ داد که اطلاعات زیادی هنوز کشف نشده است که قبل از تعریف عملکرد و دامنه کمیته باید بررسی شود.
• جف بی. پیشنهادی برای ایجاد یک کمیته ارتباطات ویژه ارائه داد که توسط سوزان آر. تأیید شد. هیچ بحث دیگری در مورد این پیشنهاد وجود نداشت و اعضای هیئت مدیره حاضر به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رأی دادند.
• جین اظهار داشت که مسئولیت کمیته ارتباطات را بر عهده خواهد گرفت و ریاست کمیته ویژه دستورالعمل‌ها را به نایب رئیس ما، سوزان آر.، که موافقت کرده است ریاست کمیته را بر عهده بگیرد، واگذار خواهد کرد.

پیشنهاد برای تبدیل گروه کاری Grapevine، La Viña و Magazine به یک کمیته ویژه OIAA – جف بی.، دبیر

• جف مأموریت هدف گروه کاری Grapevine، La Vina و Magazine را که برای کمک به گروه‌های آنلاین برای به دست آوردن نمایندگان مجله و ارائه منابع برای آن نمایندگان، از جمله ویدیوهای کوتاه تفسیر شده ASL، آغاز شده بود، شرح داد. او اشاره کرد که مأموریت این گروه کاری مشابه کمیته‌های PIC و CPC است و این مأموریت به خوبی با مأموریت OIAA همسو است. منابع OIAA برای گروه کاری بسیار مفید خواهد بود.
• پیشنهادی توسط سوزان آر. ارائه شد و توسط برایان آر. برای ایجاد یک کمیته ویژه Grapevine، La Vina و Magazine تأیید شد. هیچ بحث اضافی وجود نداشت و هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رأی داد.
• مارک درخواست کرد که ایجاد هر کمیته ویژه جدید قبل از جلسه هیئت مدیره انجام شود تا زمان کافی برای بررسی یک کمیته جدید اختصاص داده شود.

تأیید رئیس کمیته کنوانسیون

• با نزدیک شدن به کمیته کنوانسیون بین‌المللی در سال ۲۰۲۵، هیئت مدیره احساس کرد که زمان آن رسیده است که کمیته کنوانسیون را که فعالیت‌های یک اتاق مهمان‌نوازی برای OIAA در کنوانسیون بین‌المللی در ونکوور در سال ۲۰۲۵ را هماهنگ می‌کند، دوباره فعال کند.
• جف با تری ان.، یک کانادایی از تورنتو، که عضو گروه Global Eyeopener است، در مورد ریاست آن کمیته صحبت کرده است. تری تجربه کنوانسیون‌های بین‌المللی را دارد و تجربه اتاق‌های مهمان‌نوازی را در این کنوانسیون‌ها داشته است.
• جان اشاره کرد که در کنوانسیون‌های بین‌المللی در گذشته شرکت کرده است و اظهار داشت که برنامه‌ریزی این رویداد دو سال طول می‌کشد. جان تخصص خود را از مشارکت در کنوانسیون‌های بین‌المللی گذشته برای عضویت در کمیته داوطلب کرد.
• مارک پیشنهادی برای تأیید تری ان. به عنوان رئیس کمیته کنوانسیون ارائه داد. این پیشنهاد توسط برایان آر. تأیید شد و هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رأی داد.

رزومه خدمات – سوزان آر.، نایب رئیس

• از آنجایی که سوزان به عنوان نایب رئیس منصوب شد، فرصتی برای ارائه رزومه خدمات خود نداشت که اکنون این کار را انجام خواهد داد
• تاریخ هوشیاری سوزان ۷/۱۲/۱۹۸۷ است و گروه خانگی او در نیو آرک، دلاور است. او اظهار داشت که یک حامی بهبودی و خدمات دارد و از دیگران حمایت می‌کند. سوزان در تعدادی از موقعیت‌های مختلف خدمات عمومی از جمله نماینده منطقه، پانل ۶۶، از A12 دلاور، خدمت در کمیته اصلاحات خدمت کرده است.

جلسه هیئت مدیره در ساعت ۶:۴۵ بعد از ظهر به وقت EST (۳:۴۵ بعد از ظهر به وقت PT) به پایان رسید و با اعلامیه وحدت بسته شد.

خلاصه مصوبات

مصوبات زیر در این جلسه توسط هیئت مدیره رای‌گیری و تصویب شد:

1. پیشنهادی توسط سوزان آر. ارائه شد و توسط برایان آر. برای پذیرش صورتجلسه هیئت مدیره دسامبر تأیید شد. صورتجلسه به اتفاق آرا تصویب شد.
2. پیشنهادی توسط سوزان آر. برای به تعویق انداختن تأیید صورتجلسه جلسه هیئت مدیره ژانویه (۱۰/۱/۲۳) تا ماه آینده ارائه شد. این پیشنهاد توسط جین جی. تأیید شد و به اتفاق آرا تصویب شد.
3. جف بی. پیشنهادی برای ایجاد یک کمیته ارتباطات ویژه ارائه داد که توسط سوزان آر. تأیید شد. هیچ بحث دیگری در مورد این پیشنهاد وجود نداشت و اعضای هیئت مدیره حاضر به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رأی دادند.
4. پیشنهادی توسط سوزان آر. ارائه شد و توسط برایان آر. برای ایجاد یک کمیته ویژه Grapevine، La Vina و Magazine تأیید شد. هیچ بحث اضافی وجود نداشت و هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رأی داد.
5. مارک پیشنهادی برای تأیید تری ان. به عنوان رئیس کمیته کنوانسیون ارائه داد. این پیشنهاد توسط برایان آر. تأیید شد و هیئت مدیره به اتفاق آرا به تصویب این پیشنهاد رأی داد.

با فروتنی تقدیم شد،
جف برنکف
دبیر OIAA