بهروزرسانی امور مالی – اکتبر ۲۰۲۳
کمیته مالی OIAA
صورتجلسه
شنبه، ۱۴ اکتبر ۲۰۲۳
۸:۰۰ صبح – ۹:۲۴ صبح به وقت HDT
۱۱:۰۰ صبح – ۱۲:۲۴ بعد از ظهر به وقت PDT
۲:۰۰ بعد از ظهر – ۵:۲۴ بعد از ظهر به وقت EDT
حاضرین:
جنیفر – خزانهدار
تری ن. رئیس کنوانسیون OIAA
جف – دبیر OIAA
فلیکس – خزانهدار علیالبدل
بث – جانشین رئیس وحدت
مارک – رئیس فنی
بری – عضو مشاور مالی
الدین – جانشین رئیس PAC
جنیفر دعای آرامش را رهبری میکند. همه حضار همراهی میکنند.
بررسی طرح کلی دستور جلسه:
جنیفر دستور جلسه را به اشتراک میگذارد و خواستار افزودن موارد جدید میشود. جنیفر هرگونه سؤال یا نگرانی در مورد دستور جلسه را جویا میشود.
فلیکس دست خود را بالا میبرد و پیشنهادی برای پذیرش دستور جلسه ارائه میدهد.
تری موافقت میکند.
درخواست برای هرگونه مخالفت
هیچ کدام
تصویب دستور جلسه
بررسی صورتجلسه ماههای قبل:
جنیفر میپرسد که آیا همه مایل به پذیرش یا بررسی صورتجلسه هستند
مارک شکایت میکند که صورتجلسه خیلی طولانی است. جنیفر توضیح میدهد که این یک جلسه ۳ ساعته با اطلاعات زیادی در مورد بودجه بوده است.
تری پیشنهاد پذیرش میدهد
فلیکس برای پذیرش موافقت میکند
جنیفر خواستار مخالفت است
هیچ کدام
تأیید صورتجلسه جلسات قبلی
بررسی گزارشهای مالی.
جنیفر صحبت خود را با این موضوع آغاز میکند که درآمدهای سپتامبر کمی کمتر از ۴,۶۰۰.۰۰ دلار بوده است که هزینههای پیپال نیز به این مبلغ اضافه میشود.
هزینه حسابداری ۳۷.۰۰ دلار برای نرمافزار حسابداری است.
هزینههای کنفرانسبرای دوشرکتکننده در ICOAA. جنیفر توضیح میدهد که این مبلغ برای کنوانسیون بینالمللی ۲۰۲۵ در نظر گرفته شده است. جنیفر به تری توضیح میدهد که هزینههای او برای سال آینده بودجهبندی نشده است و ترازنامه را به او نشان میدهد تا ببیند چه مبلغی در دسترس است.
خدمات ترجمه. به دلیل عدم امکان استفاده از افراد معمول ASL، هزینهای به مبلغ ۴۹۵ دلار برای مترجمان ASL وجود دارد.
سایر فناوریهاهمه خدمات گوگل مانند: Google Suites، Google Cloud و غیره هستند.
هزینه میزبانی و مدیریت وبسایت برای کارشناسان فنی ویژه است. جنیفر توضیح میدهد که کمیته فنی آخرین پرداخت خود به مبلغ ۵,۰۰۰.۰۰ دلار را دریافت کرده است و همچنین اولین پرداخت خود را برای دو هفته خدمات در ماه سپتامبر دریافت کردهاند.
جنیفر در پایان میگوید که آنها کمی کمتر از ۵,۶۰۰.۰۰ دلار ضرر خالص داشتهاند.
فلیکس مایل است هزینهها را کمی واضحتر مشخص کند. به عنوان مثال: هزینههای ترجمه، که برخی از بالاترین هزینهها هستند، او مایل است این تراکنشها را کمی واضحتر فهرست کند و مشخص کند که برای کدام گروه هستند. جنیفر همچنین اظهار میکند که او آن را به عنوان «مجلس» ثبت میکند. جنیفر موافقت میکند و اظهار میکند که بودجه سال آینده این اطلاعات را ارائه میدهد.
درخواست برای بازخورد/سؤال در مورد مغایرت بودجه:
بدون سوال یا بازخورد
بررسی برگه کمکهای مالی
جنیفر شروع میکند که Sober in China کمک مالی دیگری انجام داده است. جنیفر میگوید که اطلاعات Jan BB را برای آنها ارسال کرده است و در تلاش است تا Sober in China را وارد فهرست کند.
مارک در مورد کل مبلغ ۴۵۶۸ دلار سؤال میکند و میپرسد که آیا این ماه «افت» بوده است. جنیفر پاسخ میدهد که این مبلغ مربوط به سپتامبر بوده و این ماه کمرونقی بوده است. مارک مطرح میکند که گروه خانگی او پرداختی نداشته است و جنیفر موافقت میکند که او پرداختهایی از طرف افراد برای گروه خانگی او دریافت کرده است، نه از گروه خانگی او.
بث میپرسد که آیا گروههای بینالمللی یک کمک مالی بزرگ انجام میدهند یا میخواهد بداند که پول بینالمللی چگونه وارد میشود. جنیفر پاسخ میدهد که گروههای بینالمللی مانند هر گروه دیگری هستند و بستگی دارد. جنیفر پاسخ میدهد که گاهی اوقات ماهانه، گاهی سه ماهه و گاهی سالانه پرداخت میکنند.
بث میپرسد که آیا مبلغی وجود دارد که باعث ایجاد هشدار در هنگام ارسال پول به صورت بینالمللی شود. او میپرسد که آیا محدودیتی برای ورود از طریق پیپال وجود دارد.
جنیفر پاسخ میدهد که خیر، وجود ندارد.
جنیفر میگوید که استیو، خزانهدار سابق، مبلغ ۱۰۶۶.۰۰ دلار ارسال کرده است.
بری میگوید که این تراکنشها از حسابهای قدیمی پیپال بوده است که در حسابهای شخصی هنگام شروع OIAA نگهداری میشد. در دریافت پرداختها از پیپال مشکل وجود داشت و استیو با موفقیت روی آن کار کرد.
درخواست برای بازخورد/سؤال در مورد کمکهای مالی.
بدون سوال یا بازخورد
بررسی ترازنامه
جنیفر اظهار میکند که موجودی نقدی ۹۳.۵ هزار دلار است. جنیفر به تری میگوید که او ۵,۰۰۰ دلار برای هزینههای ترجمه بینالمللی ۲۰۲۵ در نظر گرفته است. او همچنین میگوید که تا سال ۲۰۲۴ باید ۵,۵۰۰ دلار وجود داشته باشد و این مبلغ باید برای شروع کار کافی باشد. اگر هزینههای دیگری وجود داشته باشد، میتوانند در سال ۲۰۲۵ به آنها رسیدگی کنند.
تری میپرسد که آیا این همه چیز است و جنیفر پاسخ میدهد که پینها در این مبلغ در نظر گرفته نشدهاند.
جنیفر صحبت خود را با این موضوع به پایان میرساند که کل حقوق صاحبان سهام معادل مبلغ نقدی موجود است.
درخواست برای سؤال/بازخورد در مورد ترازنامه.
بدون سوال یا بازخورد
بررسی دستور جلسه
تری مایل است با این سؤال شروع کند که آیا میتوانند آن را از «بدهیها» تغییر دستهبندی کنند تا بتوانند آن را راحتتر شناسایی کنند.
جنیفر توضیح میدهد که سیستم آن را هزینه معوق مینامد و این تنها چیزی است که در حال حاضر در این دسته وجود دارد، بنابراین شناسایی آن باید آسان باشد.
جنیفر میپرسد که آیا همه دستور جلسه را همانطور که قبل از جلسه ارسال شده بود، بررسی کردهاند.
او صحبت خود را با این موضوع آغاز میکند که آنها در جلسه گذشته به طور مفصل در مورد بودجه بحث کردند، بنابراین فقط در حال بررسی خلاصه بحث هستند.
جنیفر اظهار میکند که تغییرات زیادی ایجاد شده است. با شروع کاهش بودجه کمیته فنی از ۲۰,۰۰۰ دلار به ۱۰,۰۰۰ دلار. بودجه رئیس کنوانسیون برای ترجمه برای برخی از کارگاهها برای دستورالعملها و جلسات رئیس کمیته/هیئت مدیره به حالت تعلیق درآمده است. بودجه از ۸۰۰۰ دلار به ۴۰۰۰ دلار کاهش یافت. تغییر حدود ۱۰۰۰ دلار نسبت به آنچه آخرین بار به امور مالی ارائه شد، است.
نتیجه این است که تقریباً -۲۹,۰۰۰ دلار است. ارقام واقعی در این دو دسته قرار میگیرند.
جنیفر به فلیکس نشان میدهد که اعداد کجا نهادها را نشان میدهند و کجا خواهند رفت. فلیکس موافقت میکند و آنها ادامه میدهند. جنیفر میپرسد که آیا سؤال یا نگرانی وجود دارد.
بری درخواست میکند که درآمد را دوباره بررسی کند. او پیشبینیها را نشان میدهد.
جن توضیح میدهد که هر سه ماهه از نظر تاریخی درآمدهای کمتری داشته است، بنابراین ۳، ۶، ۹، ۱۲ از نظر تاریخی درآمدهای کمتری دارند، مانند سپتامبر.
بری میپرسد که آیا این اعداد بر اساس بهترین حدس هستند و جنیفر پاسخ میدهد که بر اساس تاریخ است.
فلیکس همچنین تکرار میکند که آنها به سادگی یک تعدیل فصلی را بر اساس رشد ماه به ماه اعمال میکنند. بری میپرسد که آیا کل بودجه چیزی شبیه ۸۳,۰۰۰ دلار است. جنیفر موافقت میکند و به نظر میرسد همه در مورد پیشبینیها درک میکنند. جنیفر میپرسد که آیا کسی در مورد بودجه سؤالی دارد.
جنیفر خواستار بحث یا سؤال بیشتر در مورد بودجه است.
درخواست برای اعتراض برای ارسال به اعضا.
بدون مخالفت
تصویب خلاصه بودجه
مارک ناگهان جلسه را ترک میکند و او میزبان رونوشتها بود. الدین درست زمانی که متوجه میشود مارک در حال رفتن است، ضبط را بر عهده میگیرد. الدین روز را نجات میدهد!
بررسی منشور مالی
مورد بعدی در دستور جلسه منشور مالی است. جنیفر اظهار میکند که او سعی کرد قانونی را وضع کند که خزانهدار میتواند رئیس امور مالی باشد، اما بسیاری از مردم این ایده را دوست نداشتند. او ادامه میدهد که هیچ رئیس فعالی برای کمیته مالی با هیئت مدیره وجود ندارد. بنابراین، او میخواهد نقش آنها را در کمیته مالی مشخص کند. در حال حاضر، خزانهدار تمام وظایف رئیس امور مالی را انجام میدهد.
تری میپرسد که آیا این کار زیاد است. جنیفر میگوید نه، اما توصیه میکند که ممیزی همچنان مفید باشد و میخواهد نقش اعضای کمیته مالی را مشخص کند. او پیشنهاد میکند از ابتدا شروع کنند.
جنیفر میپرسد که آیا آنها میخواهند خزانهدار را تغییر دهند، یا یک رئیس امور مالی اضافه کنند، یا اینکه مسئولیتها را به خزانهدار واگذار کنیم.
نگرانی تری این است که رئیس به اندازه جنیفر کار نخواهد کرد و میخواهد هر کسی که این کار را انجام میدهد با جنیفر برای کار کردن با هم ملاقات کند. جنیفر اظهار میکند که خوشحال میشود که شخص دیگری بیاید و کمک کند.
فلیکس اظهار میکند که اگر او خزانهدار شود، باید بیشتر وظایفی را که
جنیفر خودش انجام میدهد، واگذار کند. او همچنین معتقد است که یک ممیزی داخلی بینش بیشتری در مورد نحوه انجام امور مالی آنها ارائه میدهد. به این ترتیب آنها میتوانند وظایف و مسئولیتهای واقعی واگذار شده در کمیته مالی را تعریف کنند.
بری معتقد است که اگر رئیس امور مالی و خزانهدار دو نهاد جداگانه باشند، عوارض دیگری نیز وجود خواهد داشت. او میگوید اسپنسر، رئیس قبلی، دستور جلسات را آماده میکرد، اما به حساب بانکی دسترسی نداشت. سپس برایان خزانهدار مجبور شد کسی را برای انجام امور اداری عمومی برای کمیته استخدام کند. او اضافه میکند که بهترین راه این است که خزانهدار نیز رئیس باشد.
بری میپرسد چه کسی به Xero و پول دسترسی دارد. جنیفر پاسخ میدهد که او، فلیکس، سوزان و جف هستند. همچنین، کل هیئت مدیره میتواند حساب پیپال را ببیند. بری میگوید که فکر میکند این دسترسی بسیار بیشتر از قبل است.
تری میخواهد اظهار کند که اگر مجمع OIAA معتقد است که باید یک رئیس وجود داشته باشد، باید طبق آنچه پیشنهاد شده است، عمل کنند.
جنیفر و بری پاسخ میدهند که رأیگیری انجام نشده است.
جنیفر همچنین میخواهد بگوید که در منشور، این فرصت باز گذاشته شده است تا در صورت وجود متقاضی برای این سمت، مطرح شود.
بث الف. میخواهد از آنها برای مطرح کردن گزینه ممیزی تشکر کند.
الدین میخواهد مشخص کند که این پیشنهاد چه چیزی را روشن میکند. جنیفر پاسخ میدهد که این موضوع این است که آیا آنها میخواهند به منشور اولیه پایبند باشند، یا نیاز به یک رئیس امور مالی را به منشور اضافه کنند. با این حال، به نظر میرسد که آنها با منشور موجود مشکلی ندارند.
جنیفر میپرسد که آیا مخالفتی با منشور وجود دارد.
هیچ.
تصویب پذیرش منشور
آخرین مورد برای بحث، طرح کلی است که الدین برای یک روش ممیزی داخلی تهیه کرده است. خزانهدار شروع به بررسی این روش میکند. «هدف اطمینان از استفاده مسئولانه از کمکهای مالی توسط اعضای OIAA، حمایت از بهبودی مداوم الکلیها و حفظ شفافیت مالی است.
جنیفر به خواندن ادامه میدهد: «دامنه. این ممیزی شامل تراکنشهای مالی، سوابق، انطباق با مقررات مالی غیرانتفاعی و اقدامات امنیت سایبری، روشهای ممیزی، تأیید تراکنشها خواهد بود.
توضیح: این روش شامل تأیید صحت و مشروعیت تراکنشهای مالی است. مثال: نمونهای از ۵۰ کمک مالی انجام شده از طریق پیپال در طول سه ماهه گذشته را انتخاب کنید. این تراکنشها را با اسناد پشتیبان تطبیق دهید تا اطمینان حاصل شود که با اهداف و مبالغ ذکر شده مطابقت دارند.
ممیزی انطباق. توضیح: علاوه بر ممیزی انطباق ذکر شده قبلی، OIAA باید بررسیهای دورهای را برای حفظ وضعیت معافیت مالیاتی خود و رعایت مقررات غیرانتفاعی انجام دهد. مثال خاص: OIAA باید به طور مرتب وضعیت غیرانتفاعی خود را با IRS بررسی و به روز کند و اطمینان حاصل کند که همچنان الزامات وضعیت معافیت مالیاتی 510c3 را برآورده میکند. علاوه بر این، سازمان باید سوابق هرگونه تغییر در اساسنامه، ساختار هیئت مدیره یا بیانیه مأموریت خود را نگهداری کند و این تغییرات را به نهادهای نظارتی مربوطه گزارش دهد.
تجزیه و تحلیل صورتهای مالی. توضیح: صورتهای مالی را از نظر صحت و کامل بودن تجزیه و تحلیل کنید. مثال: صورتهای سود و زیان و ترازنامهها را بررسی کنید. مقایسه ارقام واقعی با مبالغ بودجهبندی شده. بررسی واریانسهای قابل توجه و علل آنها مانند افزایش در منابع کمک مالی خاص یا تغییرات در داراییها و بدهیها.
ارزیابی امنیت سایبری. توضیح: اقدامات امنیت سایبری را برای محافظت از دادههای مالی ارزیابی کنید.
مثال: اسکن آسیبپذیری و تست نفوذ را برای شناسایی نقاط ضعف در سیستمهای آنلاین OIAA انجام دهید. توصیههایی برای افزایش امنیت سایبری ارائه دهید.
بررسی فرآیند عملیاتی. توضیح: فرآیندهای مالی را از نظر کارایی بررسی کنید.
بری پیپال را مطرح میکند و اینکه آنها باید وضعیت پیپال را بررسی کنند زیرا هرگز توافقنامه غیرانتفاعی با پیپال را دریافت نکردهاند. آنها باید بررسی کنند که آیا این توافقنامه برقرار است یا خیر.
جنیفر اظهار میکند که به آن رسیدگی نکرده است و اکنون این کار را انجام خواهد داد و از او برای این اطلاعات تشکر میکند.
تری میخواهد اضافه کند که کلمات «کمکهای مالی» و «هدایا» در اسناد استفاده میشوند و آنها باید از یکی از این دو استفاده کنند.
فلیکس میخواهد توضیح دهد که آنها در دو زمینه مختلف به یک معنی هستند.
جنیفر اضافه میکند که معاف از مالیات است و میتوان هر سال آن را کسر کرد. او به خواندن سند فرآیند ادامه میدهد: «بررسی فرآیند عملیاتی. توضیح: فرآیندهای مالی را از نظر کارایی بررسی کنید، مثال مطابقت، فرآیند جمعآوری کمکهای مالی را ترسیم کنید. مراحل دستی را شناسایی کنید و راهحلهای اتوماسیون را برای سادهسازی فرآیند پیشنهاد دهید.
بودجه و تجزیه و تحلیل. توضیح، عملکرد مالی واقعی را با بودجه مقایسه کنید. مثال، گزارشهای مالی پورتال را تجزیه و تحلیل کنید تا واریانسهای بودجه مانند هزینههای بیش از حد یا استفاده کم از بودجه را شناسایی کنید و تعدیلاتی را در بودجه بر اساس یافتهها توصیه کنید.
ارزیابی ریسک. توضیح: ریسکهای مالی را شناسایی و ارزیابی کنید. مثال، ریسک تقلب در پرداخت آنلاین به دلیل اتکا به پیپال را ارزیابی کنید. احتمال و تأثیر بالقوه این ریسک را ارزیابی کنید. استراتژیهایی برای کاهش آن مانند بهبود تشخیص تقلب ایجاد کنید.
مسیر دیجیتالی تأییدیهها. توضیح: در طول فرآیند ممیزی. مستندسازی و نگهداری یک مسیر دیجیتالی ضروری است. از تمام تأییدیهها، ردها و نظرات مربوط به درخواستهای هزینه و سایر تراکنشهای مالی. مثال، سیستم تأیید هزینه خودکار یک گزارش دیجیتالی جامع ایجاد میکند که ثبت میکند چه کسی هر درخواست هزینه را تأیید یا رد کرده است. همراه با هرگونه نظر یا یادداشتی که در طول فرآیند تأیید ارائه شده است. این مسیر به عنوان یک گزارش ممیزی عمل میکند و شفافیت و قابلیت ردیابی هر تصمیم مالی را ارائه میدهد. مستندسازی، تمام روشهای ممیزی با پشتیبانی مستند خواهند شد. شواهد و یافتهها. گزارش یافتهها و توصیههای ممیزی گردآوری خواهد شد.
در یک گزارش ممیزی دقیق برای بررسی توسط هیئت مدیره کمیته مالی و مجمع. پیگیری کمیته مالی بر اجرای توصیهها و پیگیری پیشرفت نظارت خواهد کرد.
برای اطمینان از انجام اقدامات اصلاحی. نتایج ممیزی بهبود مستمر به عنوان مبنایی عمل خواهد کرد. ما در حال بهبود مستمر فرآیند و مدیریت ریسک در OIAA هستیم.
فلیکس میخواهد اظهار نظر کند که او در حال گذراندن کلاس مدیریت ریسک مالی خود است و این گزارش دقیقاً شبیه چیزی است که در حال حاضر مطالعه میکند. او از الدین برای این گزارش خوب نوشته شده تشکر میکند.
جف میخواهد بداند که آیا کمیته با استفاده از این سند به ممیزی ادامه خواهد داد. او توصیه میکند یک زیرکمیته تشکیل دهند و از جنیفر میپرسد که برنامه او برای ممیزی چیست.
جنیفر پاسخ میدهد که او از قبل ۳ نفر را برای زیرکمیته تعیین کرده است. او الدین، لسلی از بخش ارتباطات که دارای سابقه مالی است و اریکا که دبیر قبلی بوده و همچنین دارای سابقه مالی است را نام میبرد. جنیفر از الدین میخواهد که با لسلی و اریکا تماس بگیرد تا در ژانویه برای ممیزی ۲۰۲۳ شروع به کار کنند.
جف میگوید که اینکه بتوانیم خودمان را بازرسی کنیم، کمک زیادی به اطمینان از اعتماد اعضا خواهد کرد. او از این مرجع قدردانی میکند.
جنیفر میخواهد صحبت خود را با این موضوع به پایان برساند که پس از شروع فرآیند، او نمیتواند و به هیچ وجه به جز پاسخ دادن به سؤالات کمک نخواهد کرد. او فقط میتواند دسترسی بدهد. او تکرار میکند که نمیتواند هدایت یا راهنمایی کند.
فلیکس میخواهد بداند که آیا کمیته ممیزی باید توسط هیئت مدیره واقعی منصوب شود که در این صورت استقلال بیشتری حفظ خواهد شد.
جف توصیه میکند که احتمالاً این موضوع را به کمیته مالی واگذار کنند تا تا زمانی که هیچ تضاد منافع آشکاری وجود نداشته باشد، آن را انجام دهند.
جنیفر، اما این کمیته خارج از کمیته مالی خواهد بود. در واقع فقط به هیئت مدیره گزارش خواهد داد.
تری پیشنهادی برای بستن جلسه ارائه میدهد.
جنیفر خواستار مخالفت است.
جنیفر با دعای مسئولیت جلسه را به پایان میرساند
–پایان جلسه کمیته مالی–
۹:۲۴ شب به وقت HDT // ۱۲:۲۴ بعد از ظهر به وقت PDT // ۳:۲۴ بعد از ظهر به وقت EDT–
