به‌روزرسانی امور مالی – دسامبر ۲۰۲۳

کمیته مالی OIAA

صورتجلسه

شنبه، ۹ دسامبر ۲۰۲۳

۹:۰۰ صبح – ۱۰:۲۴ صبح به وقت HDT

۱۱:۰۰ صبح – ۱۲:۲۴ بعد از ظهر به وقت PDT

۲:۰۰ بعد از ظهر – ۵:۲۴ بعد از ظهر به وقت EDT

 

حاضرین:

جنیفر – خزانه‌دار موقت

فلیکس – خزانه‌دار علی‌البدل

بری – عضو قدیمی کمیته مالی

سوزان – رئیس OIAA

اریکا ک. – عضو کمیته فرعی مالی

نونا – نایب رئیس

نیکی – دبیر مالی موقت

تری – رئیس کنوانسیون

 

جنیفر دعای آرامش را رهبری می‌کند. همه حضار همراهی می‌کنند.

 

بررسی دستور جلسه

جنیفر دستور جلسه را روی صفحه نمایش خود می‌آورد و می‌پرسد که آیا کسی چیزی برای اضافه کردن دارد. سوزان با این جمله شروع می‌کند که مری هزینه اشتراک Deep L را از جیب خود پرداخت کرده است. این در آینده نیز برای ما مفید خواهد بود، بنابراین باید آن را در نظر بگیریم. اریکا آن را تأیید می‌کند و اظهار می‌دارد که هر روز از آن استفاده می‌کند. نونا اضافه می‌کند که او نیز از آن استفاده می‌کند. بری نیز از آن استفاده می‌کند و فکر می‌کند که اکنون یک ابزار استاندارد زبان است. جنیفر می‌گوید که آن را به دستور جلسه اضافه کرده است.

تأیید دستور جلسه / بحث DEEP L اضافه شد

 

بررسی صورتجلسه جلسات ماه‌های قبل

جنیفر می‌پرسد که آیا همه صورتجلسه‌ها را بررسی کرده‌اند، زیرا او به تازگی آن‌ها را ارسال کرده است. سوزان می‌گوید که آن‌ها را بررسی کرده است.

تری به جلسه می‌پیوندد و خود را به عنوان رئیس کنوانسیون معرفی می‌کند.

جنیفر از نیکی می‌خواهد که سند را در حین بررسی ویرایش کند. جنیفر صورتجلسه‌ها را با صدای بلند می‌خواند و می‌پرسد که آیا چیزی برای اضافه کردن وجود دارد، لطفاً اعلام کنید.

آن‌ها صورتجلسه جلسه قبلی را می‌خوانند. در اینجا زمینه‌های صورتجلسه و جلسه قبلی که بیشتر مورد بحث قرار می‌گیرند، آورده شده است:

 

حوزه جلسه قبلی مورد بازبینی اضافات و تکرارها

 

اهدایی‌ها و ایجاد نامه‌های بالای ۲۵۰.۰۰ دلار

جنیفر اضافه می‌کند که تصمیم گرفته است اطلاعات مربوط به اهدای بیش از ۲۵۰.۰۰ دلار توسط چند نفر را دوباره بررسی کند. او اظهار می‌دارد که این تراکنش‌ها به درستی به گروه‌هایشان اختصاص داده نشده‌اند. از آنجایی که آن‌ها به اشتباه دسته‌بندی شده بودند، در واقع هیچ فردی وجود ندارد که بیش از ۲۵۰.۰۰ دلار اهدا کند. او فکر کرد که چیزی درست نیست، بنابراین تلاش بیشتری کرد تا بررسی کند و متوجه شد که کمتر از ۱۰ درصد از افراد می‌آید، در مقایسه با فکر قبلی آن‌ها که ۴۰ درصد بود.

 

لغو اشتراک Slack

سوزان درخواست توضیح در مورد اینکه چه کسی تصمیم به لغو اشتراک گرفته است را دارد، زیرا عبارت‌بندی واضح نبود. جنیفر پاسخ می‌دهد که او در این مورد از بخش فناوری سؤال کرده و سپس کمیته فناوری تصمیم به لغو آن گرفته است. سوزان به عبارت‌بندی جمله کمک می‌کند تا این اطلاعات را اعمال کند.

 

چک‌های گمشده گروه‌های OIAA

پیش از این، یک گروه AA در مورد پرداخت‌ها سؤال کرده بود، بنابراین جنیفر اظهار داشت که آن‌ها تا جلسه ۱۱ نوامبر ۲۰۲۳ چک‌ها را دریافت نکرده‌اند. اما از جلسه امروز در ۹ دسامبر ۲۰۲۳، ما اکنون آن‌ها را دریافت کرده‌ایم. سوزان اضافه می‌کند که این موضوع را به یاد می‌آورد و این جانین بود که قبل از ترک سمت خود به عنوان نماینده IGR نیاز به روشن شدن این موضوع داشت. جنیفر پاسخ می‌دهد که نامه‌ای ارسال کرده و از گروه‌های دیگر خواسته است که لطفاً کمک‌های خود را بررسی کنند و مطمئن شوند که توسط OIAA دریافت می‌شوند. جنیفر می‌گوید به همین دلیل برگه کمک‌ها را ایجاد کرده است که مفید است.

 

چک‌های ارسال شده به آدرس قدیمی

بری در جلسه گذشته اظهار داشت که چک‌هایی به آدرس قدیمی ارسال شده است که باید ارسال شوند. جنیفر از بری می‌پرسد که آیا واقعاً ارسال شده‌اند. بری پاسخ می‌دهد که بله.

 

کمیته فرعی حسابرسی داخلی

جنیفر می‌گوید که لسلی به او اطلاع داده است که در ژانویه چیزی برای گزارش خواهد داشت، بنابراین در دستور جلسه ژانویه ۲۰۲۴ خواهد بود. در مورد الدین، جنیفر به همه در جلسه اطلاع می‌دهد که او از آن زمان از کمیته فرعی حسابرسی کناره‌گیری کرده است و لسلی و اریکا آزادند که شخص دیگری را برای کمک به کمیته انتخاب کنند.

 

صندوق اهدایی پی‌پال/وضعیت غیرانتفاعی

جنیفر با پی‌پال صحبت کرده است و ظرف ۲۴ تا ۴۸ ساعت آینده باید نرخ کاهش یافته را به عنوان یک سازمان غیرانتفاعی دریافت کنند و مجبور نباشند با صندوق اهدایی مرتبط باشند. اگرچه این یک مبارزه دشوار بوده است، اما اکنون به ثمر نشسته است.

 

پس از بررسی کامل صورتجلسه جلسه قبلی، جنیفر خواستار مخالفت با پذیرش صورتجلسه می‌شود. هیچ مخالفتی اعلام نشد.

تأیید صورتجلسه جلسات قبلی

 

بررسی گزارش‌های مالی

جنیفر واریانس بودجه را نشان می‌دهد. جنیفر با درآمد نوامبر که کمی کمتر از ۸۵۰۰.۰۰ دلار بود، شروع می‌کند. هزینه‌های پی‌پال مربوط به درآمدها ۱۹۹.۳۲ دلار است. او اظهار می‌دارد که امیدوار است به زودی هزینه‌های آن‌ها ⅔ از آنچه بوده است، باشد. هزینه‌های حرفه‌ای سیستم حسابداری ۴۲.۰۰ دلار است. مبلغ تجمعی کنوانسیون بین‌المللی ۲۰۲۵ ما ۱۴۵.۸۳ دلار است. خدمات ترجمه/ASL به مبلغ ۱۸۷.۴۰ دلار باقیمانده از اکتبر و یکی برای Upwork برای Unity است. سایر فناوری‌ها تمام هزینه‌های گوگل است که ما متحمل می‌شویم و مبلغ ۴۸۴.۷۱ دلار است. کنفرانس ویدیویی ۵۰.۰۰ دلار در ماه برای یک اتاق بزرگتر است و میزبانی/مدیریت وب‌سایت هزینه‌ای است که ما به ملیندا برای پشتیبانی فنی پرداخت می‌کنیم. در نهایت، ما ۰.۰۵ سنت سود داریم. درآمد خالص ۳۹۴۶.۸۶ دلار است. جنیفر می‌پرسد که آیا سوالی در مورد واریانس بودجه وجود دارد.

بدون سوال یا بازخورد

بری می‌خواهد برگردد و می‌خواهد بداند که ما برای کنفرانس چه بودجه‌ای در نظر گرفته‌ایم. جنیفر توضیح می‌دهد که ۷۵۰۰.۰۰ دلار برای کنوانسیون بین‌المللی نیست، بلکه برای هزینه‌های کنفرانس است. بری می‌پرسد که آیا چیزی برای هزینه‌های کنفرانس در حال افزایش است. جنیفر توضیح می‌دهد که هزینه‌های کنفرانس برای کنفرانس‌هایی است که به پایان رسیده‌اند. آن‌ها برای ۷۵۰۰ دلار بودجه در نظر گرفته بودند، اما هزینه‌های واقعی آن‌ها فقط ۶۴۶۰ دلار بود. بری می‌فهمد که این اعداد از کجا می‌آیند. فلیکس می‌خواهد بداند چرا ۷۵۰ دلار اختلاف برای میزبانی وب وجود دارد و فکر می‌کند که مبلغ زیادی است. جنیفر توضیح می‌دهد که او هر دو هفته یک بار فاکتوری به مبلغ ۱۱۴۰ دلار دریافت می‌کند. در ماه نوامبر، سه فاکتور وجود داشت. مبلغ ۱۰۰۰۰ دلار بیش از بودجه، یا تقریباً ۱۰۸۰۰ دلار که در سال ۲۰۲۳ وارد شد و برای فناوری اختصاص داده شده بود. او توضیح می‌دهد که این بیشتر یک مورد ترازنامه بود تا اینکه در بودجه باشد، بلکه بیشتر پولی بود که فقط برای استفاده فناوری کنار گذاشته شده بود. فلیکس با بیان اینکه این بیشتر یک مسئله زمان‌بندی بود تا اینکه بر جریان نقدی تأثیر بگذارد، توضیح می‌دهد. جنیفر موافق است. جنیفر می‌پرسد که آیا سوالات بیشتری وجود دارد که او بتواند به آن‌ها پاسخ دهد.

 

بررسی ترازنامه

جنیفر ترازنامه را با کمی بیش از ۱۰۰۰۰۰ دلار در بانک می‌خواند. ۵۳۰۰ دلار برای کنفرانس بین‌المللی ۲۰۲۵ اختصاص داده شده است، بنابراین کمی کمتر از ۹۵۰۰۰.۰۰ دلار وجود دارد که اختصاص داده نشده است.

سوزان می‌خواهد به واریانس بودجه برگردد و اظهار می‌دارد که یک زنجیره ایمیل خاص وجود دارد که ممکن است فردا در دستور جلسه او ببینیم. سوزان اظهار می‌دارد که ایمیلی از شخصی دریافت کرده است که به دنبال دیدن بودجه در مقابل Actuals بود و بنابراین سوزان لینکی به گزارش‌ها برای او ارسال کرد. سوزان می‌خواهد توضیح دهد که او زن را از ایمیل حضوری دیده است و او به او گفته است که هزینه‌های سال گذشته به هیچ وجه با امسال یکسان نیست و امسال ما مبلغ قابل توجهی بیشتر هزینه خواهیم کرد. جنیفر خواستار مخالفت با ترازنامه می‌شود. اریکا می‌گوید که او مخالفتی ندارد، بلکه درخواستی برای مقایسه چند مورد در بودجه دارد.

بدون سوال یا بازخورد

 

بررسی برگه کمک‌ها

جنیفر لیست کمک‌ها را روی صفحه نمایش می‌آورد. جنیفر می‌گوید که او گروه‌ها را تشویق کرده است که این لیست را بررسی کنند تا مطمئن شوند که اعداد با آنچه ثبت می‌شود یکسان است. جنیفر لیست را پایین می‌آورد و می‌خواهد به گروهی به نام Virtual Sober Start اشاره کند. او می‌گوید که این گروهی است که در ارسال ۸ چک به OIAA که این ماه دریافت کردیم، مشکل داشت. جنیفر اظهار می‌دارد که ۸۴ گروه و فرد کمک‌کننده وجود دارد.

 

جنیفر تصمیم می‌گیرد گزارش پی‌پال را برای نشان دادن به کمیته مالی بیاورد. جنیفر صفحه نمایش خود را به اشتراک می‌گذارد. او توضیح می‌دهد که چگونه پی‌پال این گزارش‌ها را برای آن‌ها تولید می‌کند. او Sales Insights را برای ماه نوامبر می‌آورد و نشان می‌دهد که چگونه گزارش نشان می‌دهد که ۱۰۸٪ افزایش در دلار وجود دارد، ۴۹٪ افزایش در تعداد تراکنش‌ها وجود داشته است و میزان کمک‌ها ۳۹٪ نسبت به سال گذشته افزایش یافته است. نمودار ماه نوامبر را نشان می‌دهد و خط زرد سال قبل و خط آبی سال جاری است. جنیفر می‌گوید که اطلاعات ارائه شده نشان می‌دهد که OIAA به رشد خود ادامه می‌دهد. ۹۵٪ از کمک‌ها از ایالات متحده و ۵٪ از کشورهای دیگر می‌آید. گزارش نشان می‌دهد که کدام کشورها کمک کرده‌اند. جنیفر معتقد است که این واقعاً اطلاعات مربوط به اینکه چه کسی کمک می‌کند را نشان می‌دهد و آن را در یک گزارش خوب قرار می‌دهد. جنیفر نشان می‌دهد که ۵۵٪ افزایش در مشتریان جدید نسبت به سال گذشته وجود داشته است. بنابراین، از این ۷۶ نفری که هرگز کمک نکرده‌اند، ۲۴ نفر از ۷۶ نفر بودند. او می‌گوید این نشان می‌دهد که آن‌ها به رشد خود ادامه می‌دهند و به جذب گروه‌های جدید به OIAA ادامه می‌دهند. جنیفر می‌پرسد که آیا کسی سوال یا بازخوردی در این مورد دارد. او با اطمینان می‌گوید که این گزارش OIAA را در یک وضعیت رو به رشد مثبت نشان می‌دهد.

بدون بازخورد یا سوال

 

جنیفر می‌خواهد در مورد چیزی که قبلاً هنگام بررسی صورتجلسه‌های قبلی مطرح کرده بود صحبت کند. او تغییر هزینه‌های پردازش پی‌پال به هزینه‌های غیرانتفاعی را مطرح می‌کند که در ۲۴ تا ۴۸ ساعت آینده اجرایی می‌شود. او پس از انجام یک تراکنش می‌تواند بگوید که آیا هزینه‌ها کسر شده‌اند یا خیر. در صورت وجود هرگونه مشکل در این کسورات، با پی‌پال تماس خواهد گرفت. هزینه‌ها در حال حاضر ۲.۸۹٪ است و پس از تغییر به ۱.۹۹٪ کاهش می‌یابد. ۰.۴۹ سنت در هر تراکنش در هر دو ساختار هزینه استاندارد است. جنیفر در مورد این موضوع سوالی می‌پرسد. بدون پاسخ.

بدون سوال یا بازخورد

 

بررسی Deep L

جنیفر از سوزان می‌خواهد که در مورد Deep L صحبت کند، زیرا او هیچ ایده‌ای در مورد آن ندارد. سوزان با این جمله شروع می‌کند که این یک برنامه ترجمه است. آنچه او در مورد آن می‌داند این است که تنها جایگزین دیگر برای استفاده، Google Translate است. بث و کارلوس از Unity هر دو از این برنامه استفاده می‌کنند و آن را به اطلاع او رسانده‌اند. او همچنین می‌داند که مری برای استفاده در دفتر ثبت‌نام، هزینه اشتراک حرفه‌ای را پرداخت می‌کند. او معتقد است که حدود ۱۰ دلار در ماه است. سوزان مطرح می‌کند که او یک سند ۲۲ صفحه‌ای دارد که نیاز به ترجمه دارد، اما آن‌ها باید به طور جدی به دریافت اشتراک Deep L برای OIAA نگاه کنند. نونا می‌گوید که مجوز خاصی برای Deep L وجود دارد، جایی که یک مجوز تجاری حرفه‌ای است، در غیر این صورت توسط کاربر فردی شارژ می‌شود. او لینکی را برای جنیفر و سوزان ارسال می‌کند. نونا شخصاً از Deep L استفاده می‌کند. او می‌گوید که فقط ۵۰۰ کاراکتر را در نسخه رایگان مجاز می‌کند. نونا ادامه می‌دهد که ما از آن استفاده می‌کنیم زیرا پاسخ‌های زیادی را به زبان‌های مختلف دریافت می‌کنیم، به ویژه در انجمن IGR. او توصیه می‌کند که این کار را با چندین کاربر انجام دهید. او معتقد است که آن‌ها باید از این برنامه استفاده کنند و به عنوان یک تجارت ثبت‌نام کنند تا بتوانند چندین کاربر داشته باشند. او می‌گوید فرمی برای پر کردن وجود دارد که اطلاعاتی در مورد تعداد کاربران می‌خواهد. او معتقد است که بسیار بهتر است و به اندازه Google Translate در ترجمه از دست نخواهد داد. او در پایان می‌گوید که فکر می‌کند ما باید با مجوز تجاری پیش برویم زیرا داشتن بالاترین سطح از کاربران فردی ۵۶ دلار در ماه است. بری می‌خواهد اضافه کند که این برای استفاده حرفه‌ای است. او می‌گوید که برای برقراری ارتباط تجاری استفاده می‌شود، بنابراین، این با Dual Translator متفاوت است. او به شدت توصیه می‌کند که ما آن را بررسی کنیم و اشتراک ۲ یا ۳ ساله داشته باشیم. بری معتقد است که اگر پول داریم، باید از بهترین ابزارهایی که برای برقراری ارتباط داریم استفاده کنیم. نونا، سوزان و جنیفر در مورد جزئیات حساب بحث می‌کنند. آن‌ها همچنین در مورد عدم نیاز به ارسال یک سند به ارتباطات بدون دانستن اینکه چه پیامی می‌گوید، بحث می‌کنند. با وجود چندین کاربر، هر کسی که پاسخ/نیاز به سند را دریافت می‌کرد، نمی‌دانست که چه اطلاعاتی در آن وجود دارد، اگرچه برای آن‌ها ارسال شده بود. نونا فکر می‌کند که ما باید در حساب تجاری مشترک شویم و به شما این امکان را می‌دهد که تعداد کاربرانی را که می‌خواهید داشته باشید، وارد کنید. این می‌تواند هزینه اضافی کار مترجمان را کاهش دهد زیرا آن‌ها به ازای هر صفحه هزینه دریافت می‌کنند. آن‌ها موافق هستند که یک لایه اضافی از زمان وجود دارد که با استفاده از این برنامه حذف می‌شود. همچنین می‌تواند از برخی از محرمانه بودن در سیستم الکلی‌های گمنام محافظت کند.

اریکا می‌خواهد برخی از نگرانی‌های خود را مطرح کند. در مورد نام حسابرسی، اریکا درخواست می‌کند که زبان از حسابرسی مالی داخلی به بررسی مالی داخلی تغییر یابد. او معتقد است که این نشان می‌دهد که آن‌ها حسابرسان حرفه‌ای هستند، که نیستند. با این حال، تحت یک بررسی مالی، قوانین مشابه حسابرسی است و او همچنین می‌خواهد چک لیستی از تمام مواردی که باید بررسی شوند تهیه کند و قبل از شروع آن را برای تأیید به هیئت مدیره ارائه دهد. جنیفر موافقت می‌کند و با این جمله شروع می‌کند که هنگام پرداختن به حسابرسی داخلی، از این پس به عنوان بررسی مالی داخلی از آن یاد می‌شود. اریکا می‌گوید که او و لسلی قصد دارند قبل از جلسه ژانویه با هم ملاقات کنند تا بتوانند نوعی برنامه بازی داشته باشند. جنیفر پاسخ می‌دهد که او کمیته فرعی بررسی مالی را در دستور جلسه جلسه ژانویه قرار می‌دهد. با این حال، اگر احساس می‌کنند که به زمان بیشتری نیاز دارند، لطفاً حدود یک هفته قبل به او اطلاع دهند و او آن‌ها را از آن حذف می‌کند و زمان دیگری را تعیین می‌کند.

جنیفر می‌پرسد که آیا تجارت دیگری برای رسیدگی وجود دارد؟ بدون پاسخ.

جنیفر پیشنهادی برای بستن جلسه ارائه می‌دهد. تری پیشنهادی می‌دهد. سوزان آن را تأیید می‌کند. جنیفر خواستار مخالفت می‌شود؟ بدون پاسخ.

بدون سوال یا بازخورد

جنیفر با بیانیه مسئولیت به پایان می‌رساند.