بهروزرسانی امور مالی – مه ۲۰۲۴
کمیته مالی OIAA
صورتجلسه
شنبه، ۱۱ مه ۲۰۲۴
۸:۰۰ صبح – قبل از ظهر HDT
۱۱:۰۰ صبح – بعد از ظهر PDT
۲:۰۰ بعد از ظهر – بعد از ظهر EDT
حاضرین:
جنیفر بی – خزانهدار OIAA
فلیکس ای. – خزانهدار علیالبدل
جف ب. – دبیر OIAA
بری ام. – عضو قدیمی کمیته مالی
سوزان آر. – رئیس OIAA
جوآن بی – IGR برای گروه Serenity در تمپا
Nicky w. – دبیر کمیته مالی
جنیفر دعای آرامش را رهبری میکند. همه حضار همراهی میکنند.
جنیفر خود را به عنوان خزانهدار معرفی میکند. فلیکس خود را به عنوان خزانهدار علیالبدل معرفی میکند. جف ب. مفتخر است که دبیر OIAA باشد. بری آلمانی است و یکی از اعضای قدیمی کمیته مالی است، سوزان خود را به عنوان رئیس OIAA معرفی میکند. جوآن بی خود را به عنوان IGR برای گروه Serenity در تمپا معرفی میکند. نیکی دبیر کمیته مالی است. .
جنیفر با دستور جلسه شروع میکند و آنها پذیرفته میشوند. جنیفر میگوید که صورتجلسات هنوز در حال پردازش هستند، همانطور که نیکی در طول معرفیها اشاره کرد. صورتجلسات برای بررسی به جلسه بعدی موکول میشوند. جنیفر میپرسد که آیا کسی مایل است چیزی به دستور جلسه اضافه کند.
بررسی گزارشهای مالی
جنیفر با بودجه شروع میکند و آن را روی صفحه نمایش میآورد. او به گروه میگوید که در مورد کمکها، آوریل تا کنون بالاترین ماه بوده است. کل مبلغ کمکها ۹۷۰۰ دلار است. در مورد هزینهها، هزینههای بیمه، بیمه مدیران و مسئولان است. در مورد ارسالها، چند صد دلار کمک نقدی وجود داشت. یکی مستقیماً به خانه جنیفر ارسال شد و او آن را از طریق پیپال واریز کرد و اشاره کرد که یکی دیگر وجود دارد که قابل واریز نیست، بنابراین فلیکس آن یکی را به خانهاش فرستاد و او آن را واریز کرد. هزینههای پیپال و استرایپ بخشی از درآمدها هستند. هزینههای حرفهای نرمافزار حسابداری ما هستند. هزینه کارگر ویژه فنی ۶۷۵.۰۰ دلار بود. هزینه ترجمه برای انجمن IGR و Unity به دلیل استفاده از برنامه Upwork به طور قابل توجهی کمتر از بودجه است. ویدئو و کنفرانسها به ۲ حساب زوم اشاره دارد که اکنون دارند و همچنین بسیار کمتر از بودجه سالانه است. میزبانی و مدیریت وبسایت عمدتاً هزینههای مربوط به گوگل به همراه برنامههای اضافی بسیار کوچک مورد نیاز برای زوم است. جنیفر میگوید که امور مالی بسیار خوب پیش میرود. او در مورد بودجه واریانس سوالی میپرسد. هیچ کدام
بدون سوال یا بازخورد
جنیفر ادامه میدهد که امیدوار است مارک را تشویق کند تا هر پروژه ویژهای را که دارد تأمین مالی کند. او به ترازنامه میرود.
بررسی ترازنامه
او میخواند که ۱۲۲۰۰۰ دلار وجه نقد در بانک وجود دارد که ۵۵۰۰ دلار آن برای کنوانسیون بینالمللی AA سال ۲۰۲۵ اختصاص داده شده است. یک سوئیت مهماننوازی در دسترس خواهد بود که OIAA را کمی کمتر از ۱۱۷۰۰۰ دلار باقی میگذارد. هزینههای بیشتری در اواخر سال وجود خواهد داشت، اما در حال حاضر از نظر مالی قوی هستند. جنیفر مایل است اعضای کمیته مالی را تشویق کند تا در مورد مکانهای دیگری برای اهدای و توزیع وجوه اضافی در پایان سال فکر کنند. او دو ایده برای وجوه دارد. اولین مکانی که او وجوه اضافی را اهدا میکند، GSO در نیویورک و صندوق بینالمللی ادبیات است. او بیان میکند که در گذشته آنها به TIAA کمک مالی کردهاند. او با آنها تماس گرفته است اما هنوز پاسخی دریافت نکرده است. او از بری، که با آنها ارتباط دارد، میخواهد که با آنها تماس بگیرد و آنها را تشویق کند تا اطلاعاتی را ارسال کنند تا بتوانند تصمیمی آگاهانه در مورد محل ارسال وجوه بگیرند. بری مایل است NAATW را توصیه کند، اما جنیفر پاسخ میدهد که او آنها را بررسی کرده است و آنها یک بنیاد خصوصی هستند. او میگوید که آنها مربوط به رویداد هستند و در طول رویدادهای خود، هزینههایی را دریافت میکنند. بنابراین رویدادها باید بتوانند از آنها حمایت کنند. به نظر او آنها یک بنیاد خصوصی هستند و کاملاً با یک خیریه عمومی متفاوت هستند. بری میگوید که یک گفتگوی طولانی در مورد این وجود داشته است که آیا OIAA به طور قانونی مجاز به اهدای پول به GSO است یا خیر، زیرا آنها فقط کمکها را از الکلیها به صورت فردی میپذیرند. جنیفر از جف، دبیر OIAA، در مورد هر گونه اطلاعات میپرسد. جف پاسخ میدهد که این گفته درست نیست. او ادامه میدهد که هر منطقه، ناحیه، رویداد یا هر گروه بینالمللی میتواند به GSO کمک کند. این فقط محدود به افراد نیست. بری پاسخ میدهد که آنها بخشی از ساختار خدمات نیستند، بنابراین OIAA به طور رسمی به GSO متصل نیست. او همچنین بیان میکند که بیشتر گروههای بینالمللی با داشتن پول کافی مشکل دارند، اما به GSO کمک میکنند. بر از گروه میپرسد که آیا آنها در واقع بخشی از گروه بینالمللی تا آنجا که GSO مربوط میشود هستند یا خیر. جنیفر پاسخ میدهد که بله، آنها هستند زیرا OIAA را در وبسایت خود دارند. جف اضافه میکند که از آنجایی که OIAA نیز در ICOAA شرکت میکند، توسط GSO به رسمیت شناخته میشود. همچنین، او و سوزان قرار است در ماه اوت به کنفرانسی بروند که GSO با تمام گروههای بینالمللی دیگر در آن شرکت میکند. جف بیان میکند که آنها قطعاً یک گروه بینالمللی قانونی هستند.
جنیفر با جف در مورد اطلاعات پرواز و هتل برای آن کنفرانس آینده صحبت میکند. او از جف میپرسد که آیا به کمک در برنامهریزی سفر نیاز دارد، زیرا او کارهای سوزان را انجام میدهد. جف پاسخ میدهد که میتواند از کمک در مورد پرواز خود استفاده کند. او قبلاً اتاق هتل خود را خریده است، اما میتواند از کمک پرواز استفاده کند.
از آنجایی که کرایههای هواپیما از نیوآرک در جستجوی او بسیار گران به نظر میرسند.
جف دو سوال دیگر دارد که میخواهد در مورد آنها بحث کند. یکی، اینکه آیا ما هنوز در حال جمعآوری وجوه برای کنوانسیون بینالمللی ۲۰۲۵ هستیم یا خیر. جنیفر پاسخ میدهد که آنها دیگر در حال جمعآوری وجوه نیستند و فکر میکند که ۵۵۰۰.۰۰ دلار یک حاشیه امن عالی برای هزینههای کنوانسیون بینالمللی است. جنیفر موافق است که آنها کمی بیشتر از آنچه قبلاً در سال ۲۰۲۳ داشتند بودجهبندی کردهاند. جف اضافه میکند که نهادهایی که آنها به آنها کمک مالی کرده بودند GSO و کمک به Grapevine بودند. جف مایل است آنها را ترغیب کند که دوباره این کار را انجام دهند. او معتقد است که آنها به شدت به آن وجوه نیاز دارند. جنیفر میگوید که آنها قبلاً اشتراکهایی را خریداری کرده بودند که آنها را نگه میدارند و به زندانیان و کسانی که توانایی خرید آنها را ندارند توزیع میکنند. او میخواهد که جف از طریق ارتباطات خود با آنها تماس بگیرد و ببیند که چند اشتراک میتوانند خریداری کنند. جنیفر سوال یا بازخورد دیگری میخواهد. هیچ.
بدون سوال یا بازخورد
بررسی برگه کمکها
جنیفر به کمکها میرود. او میگوید که با رشد OIAA، مبلغ هر گروه و همچنین کمکها در حال افزایش است. کمکهای بزرگی وجود داشت. ۶۲ گروه در ماه آوریل کمک کردند. جنیفر میپرسد که آیا سوالی وجود دارد؟ جف در مورد افراد در گزارش کمکها سوال میکند. از آنجایی که اکنون در یک خط خلاصه شده است، او از دیدن این میزان بالا تعجب کرد. او میخواهد بداند که آیا این شبیه به ماههای قبل است یا خیر. جنیفر پاسخ میدهد که اینطور است. او بیان میکند که یک فرد ۱۰۰.۰۰ دلار کمک کرده است. او با اهداکننده پیگیری کرد تا مطمئن شود که این یک اشتباه نبوده است و آنها پاسخ دادند که معتبر است. بنابراین، گاهی اوقات این اتفاق میافتد. او توضیح میدهد که گاهی اوقات افراد ماهی یک بار کمک میکنند در حالی که برخی دیگر سالانه یک مبلغ بزرگ کمک میکنند. سوزان میخواهد بداند که چند گروه یا درصد از خارج از کشور کمک میکنند. جنیفر پاسخ میدهد که اگرچه پیپال این اطلاعات را نشان میدهد، اما Stripe این اطلاعات را نشان نمیدهد و آنها اطلاعات را به شما نمیدهند. ما حتی در حال حاضر گزارشی نداریم. او میگوید که به دست آوردن اطلاعات در مورد کشورهای خارجی دشوارتر خواهد بود.
جنیفر میپرسد که آیا تجارت جدیدی برای بحث وجود دارد یا خیر. او به جف یادآوری میکند که یک هفته پیش یک ثبتنام برای نیوجرسی برای او فرستاده است و باید آن را امضا کند و به او برگرداند. او میگوید که این آخرین چیزی است که او برای ثبتنام نیاز دارد، حتی اگر تا ۳۰ ژوئن موعد مقرر نباشد.
سوالات و نظرات از جلسه کمیته مالی
جف سوال دیگری در مورد بودجه دارد. او همیشه هنگام رفتن به سفر یک صفحه گسترده را جمعآوری میکند و به نظر میرسد که او از ۱,۵۰۰.۰۰ دلار اختصاص داده شده برای این محاسبه برای سفر آینده خود فراتر میرود. او دو بیمهنامه دارد که کمتر از بودجه خواهند بود. او میخواهد بداند که آیا او به مجموع آن بودجه نگاه میکند یا به موارد فردی. جنیفر پاسخ میدهد که اینطور نیست. جف ادامه میدهد که اگر قرار است در یک مورد بیش از حد هزینه کند، چه کاری باید انجام دهد؟ جنیفر پاسخ میدهد که او باید آن را با هیئت مدیره مطرح کند، زیرا او معتقد است که در آن محدوده بودجهبندی کرده است. با این حال، هیئت مدیره میتواند هر چیزی را زیر ۵۰۰ دلار تأیید کند و این احتمالاً در آن محدوده قرار میگیرد. او به او اطمینان میدهد که میتواند کمی جادو با جستجوی پروازهای او انجام دهد و اینکه او همچنین نرخ روزانه را انجام میدهد. او میگوید که این در مورد آنچه آنها خرج میکنند نیست، بلکه در مورد نرخ روزانه است که آنها دریافت میکنند. جف میپرسد که آیا او میتواند کمی بیشتر توضیح دهد. جنیفر پاسخ میدهد که برای غذا، سرگرمی و حمل و نقل هر شهر نرخ روزانه متفاوتی دارد. این مبلغی است که آنها صرف نظر از آنچه خرج میکنند دریافت میکنند. جف میخواهد مطمئن شود که او میفهمد که این شامل چه مواردی میشود. او با صدای بلند میگوید که این نرخ روزانه غذا، هر گونه حمل و نقل برای رفت و آمد به رویداد را پوشش میدهد و همچنین شامل رفتن از فرودگاه به هتل و خانه میشود. جنیفر پاسخ میدهد که این شامل آن حمل و نقلها میشود. جنیفر توضیح میدهد که نرخ روزانه به سازمان یک مبلغ ثابت میدهد که فرد چقدر قرار است دریافت کند. جف میخواهد در صورت داشتن اطلاعات بیشتر در مورد بودجه خود، بیشتر بحث کند.
سوزان در مورد بودجه آینده سوالی دارد. جنیفر میگوید که فرمول جدیدی در مورد نحوه برخورد با مترجمان وجود خواهد داشت. یک بودجه باید ثابت و قابل تنظیم باقی بماند. خدمات ترجمه بیش از حد بودجهبندی شده بود. او میگوید که آنها همچنین میتوانند در مورد بودجه برای افزایش یا کاهش رای دهند. پس از ملاقات با هیئت مدیره، یک فرمول بودجه تأیید شدهتر برای سال ۲۰۲۵ وجود خواهد داشت. سوزان موافق است و از بهروزرسانی بودجه قدردانی میکند. جنیفر میپرسد که آیا سوال یا نگرانی دیگری وجود دارد؟ سوزان همچنین مایل است مطرح کند که در ماه ژوئن آنها بررسی مالی داخلی را ارائه خواهند داد و میپرسد که آیا اریکا در آنجا خواهد بود، زیرا او در گذشته قابل اعتماد نبوده است. جنیفر پاسخ میدهد که او فکر میکرد اریکا بیش از حد قابل اعتماد است. سوزان مخالف است و میگوید که او حاضر نشده است. جنیفر پاسخ میدهد که لسلی میتواند این کار را انجام دهد، اما او فعالیت بیشتری از اریکا در طول فرآیند دیده است. سوزان پاسخ میدهد که او هنوز آن را ارائه نکرده است، با این حال جنیفر بیان میکند که فکر میکرد قبلاً ارائه شده است، اما سوزان هیچ ارائهای را به خاطر نمیآورد و میگوید که جلسه هیئت مدیره را از دست داده است. جف از مشاهده سوزان حمایت میکند و پیشنهاد میکند سوابق جلسات گذشته را بررسی کند. جنیفر موافقت میکند که در صورت عدم حضور اریکا، یک برنامه B در جای خود داشته باشد و پیشنهاد میکند سوزان با کمیته تماس بگیرد تا ارائه را تنظیم کند. او نمیتواند آن را ارائه دهد وگرنه این کار را میکرد.
بر میخواهد در مورد یک چیز دیگر در مورد بودجهبندی اظهار نظر کند. او میخواهد بگوید که آنها در مورد هزینههای ترجمه اشتباه کردهاند، اما در مورد بودجه و درآمد بسیار محافظهکار بودهاند. او فکر میکند که ما باید نگاهی به آنچه جنیفر در مورد استفاده از آن فکر میکند بیندازیم. جنیفر به بودجه برمیگردد تا به «روند» نگاه کند. او ادامه میدهد که روند رو به بالا است و آنها کمی بیشتر از آنچه انجام دادهاند بودجهبندی کردهاند. بودجه کمی بیشتر از آنچه او در سال ۲۰۲۳ انجام داده است.
جنیفر بیان میکند که آنها از ابتدای سال ۴۰۰۰ دلار بالاتر از آنچه بودجهبندی کردهاند هستند. جنیفر فکر میکند که بودجه در واقع بسیار خوب است. بر موافق است و میگوید ۴ ماه وجود دارد. این ۴ ماه و هزار دلار در ماه تفاوت است. بر ادامه میدهد که آنها به دنبال این هستند که در پایان امسال کجا خواهد بود که مازاد بین ذخایر ایجاد میکند و باید به خوبی درک شود. جنیفر میگوید که در مقطعی به بلوغ خواهیم رسید. روشی که آنها قبلاً بودجهبندی میکردند این بود که فقط درآمدها را به میزان هزینهها وصل میکردند، که جنیفر آن را مشکلساز میدانست. او میگوید که آنها روشهای جدیدی برای توزیع وجوه اضافی دارند. او به توزیع وجوه اضافی به سایر سازمانهای مربوطه اعتقاد دارد، زیرا در این صورت، بودجهبندی غیرممکن است.
او تکرار میکند که، با استفاده از ماه گذشته به عنوان مثال، در مقایسه با ماه قبل، ما ۲۹.۷۵ بیشتر از بودجه خود هستیم. بنابراین، این ماه ۲۲۰۰.۰۰ دلار به این افزایش ۴۰۰۰ دلاری درآمد دارد. بزرگترین حوزه ما کارگر فنی و ترجمه ما است. ما ۲۵۰۰.۰۰ دلار در ماه بودجهبندی کردهایم. کارگر فنی جدید به اندازه کارگر قدیمی هزینه ندارد. بنابراین. وقتی بودجه ایجاد میکنید، تنها چیزی که میتوانید از آن استفاده کنید، احتمالات است. یکی دیگر از موارد بودجه، هزینههای سازمانی ما است. ما ۵۰۰ دلار در ماه برای هزینههای حقوقی احتمالی داریم. ما احتمالاً از آن استفاده نخواهیم کرد، اما این احتمال وجود دارد که استفاده کنیم.
یک چیزی که جنیفر واقعاً دوست دارد ببیند این است که مارک زودتر به جای دیرتر مقداری پول برای بهبودهای فنی خرج کند، زیرا ماه آینده ما ۲۵۰۰.۰۰ دلار دیگر دریافت خواهیم کرد. او در مجموع ۱۰۰۰۰.۰۰ دلار بودجهبندی کرده است. جنیفر میپرسد که آیا چیز دیگری وجود دارد که بتواند به آن کمک کند. جف میپرسد که جنیفر برای دریافت اطلاعات پرواز مورد نیاز خود به چه چیزی نیاز داشت. آنها در مورد شرایط نرخهای روزانه با سفر بحث میکنند. جف از فلیکس میپرسد که آیا بعد از جلسه فرصتی برای صحبت دارد. فلیکس موافقت میکند.
جنیفر میپرسد که آیا سوال یا بازخوردی وجود دارد.
بدون سوال یا بازخورد
جنیفر با بیانیه مسئولیت به پایان میرساند
