بهروزرسانی امور مالی – ژانویه ۲۰۲۴
کمیته مالی OIAA
صورتجلسه
شنبه، ۱۳ ژانویه ۲۰۲۴
۹:۰۰ صبح – قبل از ظهر به وقت HDT
۱۱:۰۰ صبح – بعد از ظهر PDT
۲:۰۰ بعد از ظهر – بعد از ظهر EDT
حاضرین:
جنیفر – خزانهدار OIAA
سوزان – رئیس OIAA
نونا – معاون رئیس OIAA
اریکا ک. – عضو کمیته فرعی مالی
مارک – رئیس فناوری OIAA
نیکی – دبیر کمیته مالی
جنیفر دعای آرامش را رهبری میکند. همه حضار همراهی میکنند.
جنیفر خود را به عنوان خزانهدار معرفی میکند. سوزان خود را به عنوان رئیس معرفی میکند. نونا خود را به عنوان معاون رئیس معرفی میکند. مارک خود را به عنوان رئیس فناوری معرفی میکند. اریکا خود را به عنوان عضوی از تیم بررسی مالی کمیته مالی معرفی میکند. نیکی خود را به عنوان دبیر معرفی میکند.
بررسی دستور جلسه
جنیفر صحبت خود را با این موضوع آغاز میکند که او دستور جلسه را دوباره ارسال کرده است زیرا اخیراً موارد جدیدی مشخص شده است. جنیفر درخواست میکند که برای تأیید دستور جلسه، پیشنهادی ارائه شود.
سوزان پیشنهاد میدهد که دستور جلسه تأیید شود. مارک آن را تأیید میکند. جنیفر خواستار هرگونه مخالفت میشود. هیچ مخالفتی وجود ندارد.
تصویب دستور جلسه
بررسی صورتجلسات جلسات قبلی
جنیفر صورتجلسات جلسات قبلی را مطرح میکند و میپرسد که آیا همه فرصت بررسی آن را داشتهاند. جنیفر درخواست میکند که برای پذیرش صورتجلسات، پیشنهادی ارائه شود. سوزان پیشنهاد میدهد که صورتجلسات پذیرفته شوند. جنیفر میپرسد که آیا کسی با این تصمیم مخالف است. هیچ مخالفتی وجود ندارد.
تأیید صورتجلسات جلسات قبلی
جنیفر توضیح میدهد که این یک دستور جلسه پر از اقدام است و شروع به ارائه گزارشهای مالی میکند. اریکا از جنیفر میپرسد که آیا هر دو گزارش در دستور جلسه گنجانده شدهاند. جنیفر پاسخ میدهد که هر دوی آنها را آماده کرده است.
بررسی مغایرت بودجه
جنیفر واریانس بودجه را ارائه میکند. جنیفر توضیح میدهد که دلیل درآمدهای بالاتر از حد معمول این است که چهار چک وارد شدهاند که قبل از پایان سال تسویه نشدهاند. جنیفر یک تعهدی را برای انعکاس این موضوع در دوره مناسب خود اعمال کرد. او ورودیهای ژورنال مرتبط با این موارد را نشان خواهد داد. هزینههای پیپال با درآمدها مرتبط است. هزینههای حرفهای ۴۲.۰۰ دلار برای سیستم حسابداری است. جنیفر میگوید که این آخرین تعهد برای اجلاس بینالمللی ۲۰۲۵ است و یک اندوخته خوب به مبلغ ۵,۵۰۰ دلار برای شرکت در آن وجود دارد. او اظهار میکند که هر مبلغی بیش از آن میتواند در سال ۲۰۲۵ به عنوان هزینه ثبت شود. جنیفر به بررسی ادامه میدهد. خدمات ترجمه ASL برای مجمع دسامبر بود. سایر فناوریها جایی هستند که هزینههای گوگل برای سال ۲۰۲۳ ثبت شدهاند. در سال ۲۰۲۴ آنها را در میزبانی/مدیریت وبسایت خواهید دید. او اظهار میکند که یک تعهد برای مدیریت میزبانی وب برای یک فاکتور ۲ هفتهای برای کارمند خدمات فنی ما تخصیص داده شده است. او ورودی ژورنال عمومی شماره ۴۸۶۶ به مبلغ ۱۶۲.۵۰ دلار را روی صفحه نمایش میدهد. او توضیح میدهد که ما فاکتور را بعد از ژانویه دریافت کردیم، اما با مجمع مرتبط بود، بنابراین به عنوان هزینه سال ۲۰۲۳ تعهد شد، حتی اگر در سال ۲۰۲۴ پرداخت شود. او اظهار میکند که در ژانویه معکوس خواهد شد. سپس ورودی ژورنال عمومی شماره ۴۸۶۶ به مبلغ ۱۴.۲۹ دلار را نشان میدهد. او توضیح میدهد که این تعهد تخصیص ۱۰ روز برای خدمات فنی ما است. و در آخر ورودی ژورنال عمومی شماره ۴۸۴۲ را نشان میدهد و اظهار میکند که این چهار چکی است که قبلاً در مورد آنها صحبت میکرد. ۲۲۸۱.۴۶ دلار به دسامبر تعهد شد تا در سال صحیح خود قرار گیرد. جنیفر میپرسد که آیا در مورد واریانس بودجه سؤالی وجود دارد. اریکا میخواهد در مورد درآمد و زیان عملیاتی بداند. اریکا به D43 اشاره میکند که زیان ۲,۴۱۳.۰۰- دلاری را در «درآمد عملیاتی / ((زیان))» و زیر «بودجه کلی دسامبر ۲۰۲۳» در هزینههای عملیاتی نشان میدهد. اریکا میخواهد بداند که آیا این واقعاً یک زیان بوده است. جنیفر پاسخ میدهد که بودجه زمانی تغییر کرد که افزایش میزبانی وب افزایش یافت. به همین دلیل بود که بودجه منفی شد. اریکا همچنین میخواهد بداند که کجا میتواند دادههای ذخیره احتیاطی را پیدا کند. جنیفر پاسخ میدهد که در ترازنامه است. اریکا از او برای این اطلاعات تشکر میکند. جنیفر در مورد واریانس بودجه سؤال دیگری میپرسد و میپرسد که آیا همه با تعهدات پایان سال موافق هستند. هیچ اختلافی وجود ندارد.
بدون سوال یا بازخورد
جنیفر ترازنامه را برای مشاهده همه نشان میدهد. سوزان میخواهد برای لحظهای به صفحه دوم واریانس بودجه و توزیعهای انجام شده برگردد. او میخواهد دوباره بررسی کند که کارگاه فنی ملی با سوابق او مطابقت دارد و به آن پرداختی نشده است. جنیفر موافقت میکند که در واقع، در آن دسته یک تراز صفر وجود دارد. مارک میخواهد اضافه کند که آنها ۱۰ نفر را به کارگاه فنی ملی فرستادند و معتقد است که این هزینه در جای دیگری ثبت شده است. جنیفر موافقت میکند و اظهار میکند که این هزینهها تحت عنوان «کنفرانسها» دستهبندی شدهاند و در مجموع ۶,۴۶۰.۰۰ دلار در آنجا وجود دارد. او میگوید که ۴۵۰ دلار در مجموع برای ده نفر در این مبلغ گنجانده شده است. سوزان اظهار میکند که این یک کمک مالی نیست، بلکه یک هزینه است. جنیفر موافقت میکند. جنیفر میپرسد که آیا همه چیز خوب است و سوزان میگوید که خوب است.
بررسی ترازنامه
جنیفر به ترازنامه برمیگردد و با یک ردیف اضافه شده به نام وجوه واریز نشده شروع میکند. او توضیح میدهد که اینها چهار چکی هستند که تسویه نشدهاند، اما باید در سال ۲۰۲۳ شناسایی شوند. اجلاس بینالمللی ۲۰۲۵ تنها هزینه تعهدی قبلی بوده است، با این حال، ۸۱۴.۰۰ دلار نیز برای وب گذشته وجود دارد. مدیریت/میزبانی وب برای ژانویه ۲۰۲۴ خواهد بود. هزینه تعهدی به ۵,۵۰۰ دلار بازخواهد گشت. جنیفر اظهار میکند که این یک ورودی ژورنال پایان سال است. وجه نقد بدون علامت کمی بیش از ۱۰۰,۰۰۰.۰۰ دلار است.
جنیفر میگوید که میخواهد در مورد ذخیره احتیاطی صحبت کند. او توضیح میدهد که پسانداز را به عنوان ذخیره احتیاطی میبیند. او از کمیته مالی میخواهد که در مورد نحوه رسیدگی به این حساب نظر دهند. او مطرح میکند که در دستورالعملها آمده است که شش ماه ذخیره احتیاطی به اضافه «حداکثر شش ماه» اضافی نگهداری وجه نقد. بودجه ما حدود ۱۱۱,۰۰۰ دلار هزینه دارد. جنیفر نیمی از هزینههای پیشبینی شده برای سال ۲۰۲۴ را ۵۵,۹۲۰ دلار محاسبه کرده است. ۶۰,۰۰۰ دلار در ذخیره احتیاطی وجود دارد. گزینهها عبارتند از (۱) (الف) ۶۰,۰۰۰ دلار را در آنجا بگذارید و در شش ماه میتواند ۵۱,۸۴۰.۰۰ دلار واریز کند تا به ۵۵,۹۲۰.۰۰ دلار برسد. (۱)(ب) او میتواند ۴,۰۸۰ دلار از ذخیره احتیاطی برداشت کند و در حساب جاری واریز کند و مبلغ صحیح ۵۵,۹۲۰.۰۰ دلار را در ذخیره احتیاطی برای شش ماه آینده داشته باشد. یا (۲) یک ذخیره احتیاطی متحرک انجام دهد. اریکا میگوید که درک این گزینهها برایش دشوار است. جنیفر میگوید که ذخیره احتیاطی اکنون ۶۰,۰۰۰ دلار دارد. اریکا میپرسد که آیا این مبلغ بیش از مبلغ ۶ ماه است. جنیفر پاسخ میدهد بله، اما اضافه میکند که ذخیره احتیاطی میگوید شش ماه، بنابراین میتوانید آن را به حال خود رها کنید یا نیمی از بودجه پیشبینی شده را انجام دهید. نونا میخواهد نظرات خود را اضافه کند و میگوید که فکر میکند گزینه ۶ ماه بهترین است تا در صورت وجود مازاد ذخیره احتیاطی، اشتباه نشود. او همچنین اظهار میکند که به نظر میرسد اعضا به مازاد توزیعها نگاه میکنند. او اضافه میکند که پس از بررسی هزینهها، هیچ مازاد واقعی وجود ندارد. بنابراین، جنیفر با نونا روشن میکند که او در مورد تغییر ۶۰,۰۰۰ دلار به ۵۵,۹۲۰ دلار صحبت میکند. نونا موافقت میکند. اریکا همچنین میخواهد روشن کند که آنها قرار است نیمی به اضافه «حداکثر شش ماه» نگهداری وجه نقد را نگه دارند. جنیفر پاسخ میدهد که شش ماه ذخیره احتیاطی در یک حساب جداگانه وجود دارد، اما ما همچنین «حداکثر شش ماه» نگهداری وجه نقد برای برآورده کردن بودجه داریم. او توضیح میدهد که دستورالعملها به یک سند دائمی تبدیل خواهند شد، بنابراین ممکن است زمانی فرا برسد که تنها چیزی که ما داریم ۶ ماه ذخیره احتیاطی باشد. در حال حاضر ما نگهداری وجه نقد را داریم، اما این همیشه وجود نخواهد داشت. اریکا اظهار میکند که اکنون متوجه شده است و راضی است. جنیفر توضیح میدهد که ذخیره احتیاطی بسیار ثابت است، در حالی که نگهداری وجه نقد میتواند از ۰ تا ۶ ماه ارزش داشته باشد.
سوزان میخواهد بداند که نگهداری وجه نقد کجا نگهداری میشود. جنیفر پاسخ میدهد که در حساب جاری نگهداری میشود. سوزان میخواهد که این دستهها تغییر کنند تا بدانند در مورد چه چیزی صحبت میکنند. او پیشنهاد میکند، «حساب جاری مرکوری/نگهداری وجه نقد» و «حساب پسانداز مرکوری/ذخیره احتیاطی». جنیفر توضیح میدهد که برای تغییر نام در گزارش، باید نام حساب را تغییر دهد. جنیفر میگوید که اگر آنها میخواهند این نامها در گزارش ایجاد شوند، باید نام حساب را تغییر دهد. اریکا میپرسد که آیا میتوان یک یادداشت اضافه کرد. جنیفر اظهار میکند که با تغییر حساب جاری راحت نیست زیرا این هزینههای عملیاتی آنها است. او همچنین با تغییر نام از مرکوری راحت نیست، اما با «حساب پسانداز مرکوری – ذخیره احتیاطی» موافقت میکند. او میپرسد که آیا این یک اجماع با گروه است. جنیفر اکنون میخواهد تصمیماتی را که گرفته شده است، تکرار کند. (۱) اینکه گروه میخواهد نیمی از کل هزینههای سال ۲۰۲۴ را برای ذخیره احتیاطی در نظر بگیرد. نونا پاسخ میدهد بله. جنیفر با گروه خلاصه میکند که مبلغ حساب جاری آنها کمی افزایش مییابد و ذخیره احتیاطی کمی کاهش مییابد. جنیفر در مورد ترازنامه سؤال یا نگرانی دارد. بدون سؤال یا نظر.
تغییرات ترازنامه:
ذخیره احتیاطی: جنیفر ۵۰٪ از هزینههای پیشبینی شده سال ۲۰۲۴ را برای نگهداری ذخیره احتیاطی در نظر خواهد گرفت. در شش ماه، ۵۰٪ دوم منتقل خواهد شد.
تغییرات نام حساب: نام حساب از «مرکوری – پسانداز» به «حساب پسانداز مرکوری – ذخیره احتیاطی» تغییر خواهد کرد.
بررسی کمکهای مالی
جنیفر اکنون برگه کمکهای مالی دسامبر را نشان میدهد. جنیفر صحبت خود را با این موضوع آغاز میکند که تعهداتی که او بیان کرده است در این گزارش منعکس شده است. او مجبور شد برخی از ورودیهای دستی را وارد کند. او نشان میدهد که بزرگترین آنها از «زنان سحرخیز اولیه» است و به برخی از کمکهای مالی که تا سال ۲۰۲۴ ارسال نشدهاند اشاره میکند. جنیفر نشان میدهد که ۸۲ کمککننده برای دسامبر ۲۰۲۳ و در مجموع ۱۰,۰۱۲.۰۲ دلار کمک مالی وجود داشته است. جنیفر میپرسد که آیا کسی سؤالی دارد. مارک میخواهد بداند که آیا این عدد با نگاهی به ماههای گذشته یک عدد ثابت است. جنیفر پاسخ میدهد که این یک بازتاب خوب است زیرا از ۷۰ تا اوایل ۸۰ متغیر است. او نظر جنیفر را میپرسد که آیا کمکهای مالی ثابت هستند و بیشترین چیزی که او تا به حال دیده است چقدر بوده است. جنیفر پاسخ میدهد که معمولاً بین ۷۰ تا اوایل ۸۰ است. مارک تفسیر خود از نظرسنجی عضویت را به طور متوسط حدود ۱۷۵ تا ۱۸۵ گروه منحصر به فرد ارائه میدهد. او فقط میخواست این اعداد را با آن آمارها بسنجد. مارک در این فکر است که آیا گروهها به طور مداوم کمک میکنند یا خیر. فلیکس به درخواست مارک پاسخ میدهد. فلیکس در تجربه خود از بررسی این اعداد در ماه گذشته، متوجه کمکهای مالی فردی در مقابل کمکهای مالی گروهی شده است. بنابراین این ماه دسامبر میتواند از روحیه سنتهای تعطیلات پایان سال ساخته شده باشد. .
مارک میخواهد یک ایده کلی از نوع کمکهای مالی که انجام میشود و آنچه باید انتظار داشت، به دست آورد. جنیفر معتقد است که این سازمان به رشد خود ادامه میدهد و هر روز اعضا و کمکهای مالی جدیدی را جذب میکند. او اضافه میکند که آنها به هیچ وجه به نقطه بلوغ نرسیدهاند. او ادامه میدهد که این نکته به وضوح در سمت مالی مشهود است و مطمئن است که در سمت فناوری مارک نیز منعکس میشود. مارک ۱۰۰٪ موافق است.
جنیفر اظهار میکند که او مشاهده کرده است که در ماه ژوئیه، برخی از کمککنندگان بزرگ وجود داشتند که متوقف شدند و در عوض، این هجوم جدید مردم و گروهها آن شکاف را پر کرده است. «شما حتی متوجه نمیشوید که کمککنندگان بزرگ دیگر این کار را انجام نمیدهند». مارک پاسخ میدهد که به نظر میرسد ضربه مالی که در نتیجه همه اتفاقاتی که افتاد، خوردیم، حداقل یا کوتاه مدت بود. جنیفر موافقت میکند و اضافه میکند که آنها سالمتر از همیشه هستند. سوزان از این خبر خوب خوشحال است و میگوید به انجام کاری که انجام میدهیم ادامه دهیم.
نونا میگوید که گروههایی که کمکهای مالی واقعاً بزرگی انجام میدهند، میخواهند در مواردی مانند انجمن IGR شرکت کنند. گروه زنان سحرخیز اولیه و گشت سحرگاهی میخواهند شرکت کنند و بسیار پاسخگو بودهاند. او معتقد است که همبستگی کمکهای مالی داده شده و این گروهها که میخواهند در سازمان مشارکت کنند، نشانههایی از این است که این یک وضعیت بسیار سالم برای سازمان است. جنیفر میپرسد که آیا نظر دیگری در این مورد وجود دارد. سوزان میخواهد اظهار نظر کند که در طول سال گذشته او شاهد بود که دو سازمان دچار ناراحتی شدند و فکر کرد که اگر قرار باشد با چالشی روبرو شویم، آن را در امور مالی خواهیم دید. او اعداد مربوط به سازمانهای دیگر را ندیده است، اما میداند که آنها به تلفن پاسخ نمیدهند. او میخواهد صبر کند و ببیند چه اتفاقی برای سازمانهای دیگر میافتد، اما سپاسگزار است که ما خوب عمل میکنیم. جنیفر اظهار میکند که آشفتگیهایی که آنها مجبور بودند تحمل کنند بیهوده نبود و گروه همچنان هر ماه گروههای جدیدی را جذب میکند. جنیفر فقط میتواند پیشبینیهای ۹۰ روزه را دریافت کند، اما میزان کمککنندگان جدید قابل توجه است.
بهروزرسانی بررسی مالی داخلی با اریکا
جنیفر آن را به اریکا برای بهروزرسانی بررسی مالی داخلی منتقل میکند. اریکا ابتدا با بهروزرسانی شروع میکند. اریکا امیدوار است که همه توانسته باشند اسنادی را که قبلاً ارسال شده بود بررسی کنند. اریکا نشان میدهد که او و لسلی از زمان استعفای الدین به عنوان رهبر کمیته بررسی مالی داخلی، چه چیزهایی را بررسی کردهاند. اریکا میگوید که برای شروع، او و لسلی با انجام یک ممیزی رسمی راحت نیستند زیرا حسابدار قانونی نیستند، اما تصمیم گرفتهاند که با انجام یک بررسی مالی راحت هستند. آنها تصمیم گرفتند از راهنمای رنوسی استفاده کنند که یک سازمان بررسی غیرانتفاعی بسیار خوب است. از این راهنما، آنها آن را سفارشی کردند تا برای OIAA کار کند. اریکا میگوید که لسلی چک لیست را بررسی کرد و اریکا سؤالات را ایجاد کرد. اریکا این لیست طولانی از سؤالات را به جنیفر ارسال کرد و سیستمهای گزارشدهی، سیاستهای OIAA و پرداختها و نقشهای مالی را تأیید کرد. جنیفر توانست سؤالات را با پاسخها به سرعت برگرداند. اریکا سندی را نشان میدهد که سؤالات و سپس پاسخ جنیفر را در قالب پرسش و پاسخ نشان میدهد. اریکا توضیح میدهد که با استفاده از این پاسخها به عنوان راهنما، آنها میتوانند برای بررسی مجدد برگردند. اریکا میخواهد این سند را با سؤالات و پاسخها به عنوان بهروزرسانی از جایی که در فرآیند خود هستند به کمیته مالی ارسال کند.
اریکا میخواهد قسمت دوم را که گزارش/راهنمای مالی برای انجام یک بررسی مالی داخلی است، بررسی کند. این الگو چیزی است که او و لسلی معتقدند باید قالب این بررسی باشد و توصیه میکند که سالی یک بار انجام شود. او میگوید که معتقد است سیاستهایی وجود دارد که بیان میکند باید تا بهار هر سال تکمیل شود. او از سوزان یا جنیفر میپرسد که آیا این سیاستها را به خاطر دارند. جنیفر پاسخ میدهد که دستورالعملها بیان میکنند «در صورت نیاز»، اما معتقد است که بهترین زمان برای این نوع بررسی اکنون است، یا پس از نهایی شدن کتابهای سال ۲۰۲۳. مارک میپرسد که آیا این بدان معناست که آنها از نتایج حسابرسی نشده سال استفاده میکنند. اریکا پاسخ میدهد که این فقط الگویی است که آنها به کمیته مالی ارائه میدهند. جنیفر میخواهد آنچه را که مارک میگوید روشن کند. او از او میپرسد که آیا منظورش این است که سال ۲۰۲۳ نباید تا بعد از این بررسی نهایی شود؟ مارک پاسخ میدهد که سؤال او متوجه سؤال زمانبندی است. او اظهار میکند که در یک مؤسسه مالی معمولی، شما قبل از انتشار، صورتهای مالی را ممیزی میکنید. او میگوید که این سؤال در ماهیت پاسخ دادن به سؤال زمانبندی است. اریکا موافقت میکند. اریکا ادامه میدهد که این سند یک نسخه کوچک شده از سند آنها است. او از کمیته مالی سؤال میپرسد. او ادامه میدهد که توصیه میشود که یک بررسی سالی یک بار برای درآمدهای ۱۰۰,۰۰۰ دلار یا بیشتر انجام شود. او معتقد است که توصیههای آنها منطقی است. جنیفر میگوید که او باید از این فرآیند کنار گذاشته شود تا به عنوان هدایت آن دیده نشود. او تمام دسترسیهای لازم را به سیستم حسابداری، سیستم بانکی و پیپال داده است، بنابراین اگر آنها به کمک دسترسی نیاز دارند، میتواند با آنها کنفرانس زوم داشته باشد، اما آنها باید بتوانند به طور مستقل و بدون مشارکت او پیش بروند. اریکا موافقت میکند و میگوید که او به کمیته نیاز دارد تا این الگو را برای پیشبرد بپذیرد. لسلی قبلاً آن را به عنوان یک فرم AA ایجاد کرده است، در صورتی که کمیته تصمیم بگیرد این الگو را بسازد، میتواند تیمی را برای انجام وظایف تشکیل دهد. سپس آنها وارد اسناد میشوند و یک انتخاب تصادفی از ۵ مورد از اقلام درآمد و رسید یا یک انتخاب تصادفی از ۵ پرداخت را انجام میدهند. آنها همچنین میتوانند اسناد مالیاتی و غیره را بررسی کنند. جنیفر میپرسد که آیا میتواند پیشنهادی برای پذیرش این الگو دریافت کند. مارک پیشنهاد میدهد که الگو پذیرفته شود. نونا تأیید میکند. جنیفر میپرسد که آیا مخالفتی وجود دارد؟ هیچ. بررسی تأیید شد.
الگوی بررسی مالی داخلی تأیید شد
سوزان میگوید که در جایی در دو سند آخر خوانده است که منشورها نیاز به تأیید مجمع دارند. آنها به سندی میروند که در آن آمده است: «منشور توسط هیئت مدیره تأیید شده است، فقط باید به مجمع برود» به عنوان پاسخی در زیر «سیاستها: آیا سیاستهای مالی مکتوب دیگری از OIAA غیر از منشور تأیید نشده وجود دارد؟» سوزان میپرسد که آیا این درست است. جنیفر میگوید که هیئت مدیره آن را تأیید میکند، اما سپس به مجمع نیز میرود. سوزان از جنیفر میپرسد که آیا مطمئن است که هر منشور باید توسط مجمع تأیید شود؟ جنیفر میگوید که این چیزی است که او فکر میکرد. سوزان درخواست یک نسخه از این سند را دارد. سوزان باید یک مجمع را برنامهریزی کند اگر مجبور باشیم هر منشور را ارائه دهیم. نونا میگوید که او به تازگی آن را جستجو کرده است و میگوید که فقط زمانی باید منشور خود را ارسال کنید که میخواهید به عنوان یک کمیته دائمی رأی داده شوید. جنیفر به اریکا میگوید که پاسخ به سؤال زیر سیاستها در سند پرسش و پاسخ، مورد سؤال است، بنابراین او میخواهد او از آن آگاه باشد. جنیفر میپرسد که آیا سؤال دیگری در مورد بررسی مالی وجود دارد. نیکی پیشنهاد میکند که به بررسی مالی کمک کند.
به روز رسانی وضعیت غیرانتفاعی پی پال
جنیفر با گفتن اینکه OIAA اکنون وضعیت غیرانتفاعی دارد، شروع میکند، که به این معنی است که ما 1.99٪ و 49 سنت تخفیف در هر تراکنش داریم. او میگوید که متأسفانه، پی پال به طور خودکار ما را در صندوق کمکهای مالی قرار داده است. جنیفر با آنها رفت و برگشت داشته است، اما او روند خارج کردن آنها از صندوق کمکهای مالی را آغاز کرده است. او ایمیلی از آنها دریافت کرده است که بیان میکند او باید از طریق ایمیل به آنها از طریق paypal@aa-intergroup.org برای تأیید خود به عنوان یک ناظر. جنیفر به مارک میگوید که او ایمیلی در مورد آنچه که نیاز دارند برای او ارسال کرده است. مارک پاسخ میدهد که او به تازگی پاسخ داده است و حساب ایمیل مورد نظر برای همه کسانی که به گروههای گوگل دسترسی دارند در دسترس است. مارک اظهار میکند که او او را تگ کرده است، بنابراین او باید بتواند ببیند که از کجا به آن دسترسی پیدا کند. جنیفر میخواهد بداند که آیا میتواند از طریق ایمیل از paypal@aa-intergroup.org آدرس ایمیل ارسال کند. مارک میگوید که او فقط باید به گروههای من برود و از آنجایی که او ناظر گروه خود است، نباید در دسترسی به آن مشکلی داشته باشد. جنیفر میگوید که در لحن ایمیلی که خوانده است، به نظر میرسد که آنها از همه پلتفرمها حذف خواهند شد، بنابراین او مطمئن نیست که آیا دکمه DONATE آنها هنوز کار خواهد کرد یا خیر. او مطمئن نیست که چگونه تعیین کند که این به چه معناست، زیرا تفسیری است. مارک فکر میکند که ما باید آنها را رها کنیم. او میگوید که ما باید به جای دیگری نگاه کنیم و با بسیاری از گزینههای دیگری که در دسترس هستند مانند Venmo، Zelle یا Stripe پیش برویم. جنیفر پاسخ میدهد که پی پال اکنون Venmo است.
جنیفر میگوید که او فقط میخواهد یک پلتفرم پرداخت دیگر انجام دهد، و هر تعداد بیشتر از آن بسیار پیچیده خواهد بود. او به دنبال استفاده از Stripe است. او میگوید که Stripe در دستور کار برای بحث چند خط پایینتر است. جنیفر میگوید که او به تلاش خود در پی پال ادامه خواهد داد. او میگوید که پس از جلسه از آدرس ایمیلی که درخواست کردهاند، ایمیلی ارسال خواهد کرد. نونا در مورد روشن شدن این موضوع میپرسد که آیا دکمه پرداخت کار خواهد کرد یا خیر. جنیفر اسنادی را مطرح میکند که زبانی را نشان میدهند که او در ترجمه لحن آنها مشکل دارد. .
در آن آمده است: «اگر میخواهید خیریه خود را از فهرست صندوق کمکهای مالی پی پال حذف کنید، لطفاً از یک نماینده مجاز از خیریه خود بخواهید که با ما تماس بگیرد. مگر اینکه خلاف آن خواسته شود، ما کمکهای مالی معلق را که قبلاً به خیریه شما دریافت کردهایم، توزیع خواهیم کرد. پس از پردازش درخواست ما، ما نمایه صندوق کمکهای مالی پی پال شما را غیرفعال خواهیم کرد. خیریه شما از فهرست صندوق کمکهای مالی پی پال حذف خواهد شد و از پلتفرمهای شریک ما (به عنوان مثال پی پال، فیس بوک، GoFundMe، Twitch) حذف خواهد شد. اهداکنندگان دیگر قادر نخواهند بود از طریق برنامههای شریک ما از خیریه شما حمایت کنند. لطفاً توجه داشته باشید که پلتفرمهای شریک ما میتوانند تا 24 ساعت طول بکشند تا به روز شوند. کمکهای مالی معوق به سازمان شما پرداخت میشود زمانی که شما از فهرست ما حذف شدهاید، مگر اینکه از ما بخواهید که این کمکها را اعطا نکنیم. ما کمکهای مالی را به خیریههای ثبتنام شده در یا قبل از 25 th هر ماه با واریز یک پرداخت واحد به حساب پی پال هر خیریه توزیع میکنیم. کمکهای مالی دریافت شده در 18th ماه قبل تا 15th هر ماه، با واریز یک پرداخت واحد به حساب پی پال هر خیریه. کمکهای مالی دریافت شده در 18th ماه قبل تا 14th ماه جاری در پرداخت ماهانه گنجانده شده است. ما تمام کمکهای مالی را که دریافت میکنیم مطابق با سیاست تحویل کمکهای مالی خود به خیریههای ذینفع اعطا میکنیم.
جنیفر بخشی را برجسته میکند که بیان میکند: «پس از پردازش درخواست شما، ما نمایه صندوق کمکهای مالی پی پال شما را غیرفعال خواهیم کرد. خیریه شما از فهرست صندوق کمکهای مالی پی پال حذف خواهد شد و از پلتفرمهای شریک ما (به عنوان مثال پی پال، فیس بوک، GoFundme و Twitch) حذف خواهد شد. مارک پاسخ میدهد که او آن را اینطور نمیخواند. او میگوید که به صندوق کمکهای مالی اشاره دارد. جنیفر موافق است که آنها میگویند ما را از فهرست حذف خواهند کرد، اما او تکرار میکند که پی پال گوش نمیدهد و آنها به درستی پاسخ نمیدهند. او بیان میکند که برخورد با آنها بسیار دشوار است. مارک ناامیدی او را درک میکند و به او میگوید که باید به دستور کار بعدی بروند زیرا او معتقد است که هیچ اتفاقی نخواهد افتاد. او میگوید نگران نباشید و پی پال هیچ کاری برای مختل کردن امور مالی آنها انجام نخواهد داد. و اگر این کار را انجام دهند، ما میتوانیم به هر حال پلتفرمها را تغییر دهیم. جنیفر موافق است. او میپرسد که آیا همه با به روز رسانی پی پال موافق هستند. سوزان میگوید بله و دیگران سر تکان میدهند.
بدون سؤال یا نظر
بررسی لیست مشارکتهای افراد
در برگه مشارکتهای فعلی ما، نامها و مبالغ وجود دارد. جنیفر بیان میکند که او به صورت دستی نام خانوادگی آنها را حذف میکند و فقط حرف اول نام خانوادگی آنها را برای اهداف ناشناس بودن باقی میگذارد. پیشنهاد شده است که تمام نامهای فردی باید در یک خط واحد با عنوان مشارکتهای فردی گروهبندی شوند. او درخواست بحث از اعضای گروه را دارد. جنیفر بیان میکند که برای اهداف شفافیت، قرار دادن نامها در زیر یک دسته، کار را برای خزانهدار برای فرار با پول آسانتر میکند. رک و پوست کنده، نداشتن نام هر تراکنش در این لیست، برداشت پول را آسانتر میکند. مارک میگوید که دوست دارد تمام نامها را از این لیست حذف کند و آن را در یک خط قرار دهد. او دوست ندارد هر نامی را ببیند و میخواهد سوابق نگهداری شوند، اما نمیفهمد که چرا باید آن را منتشر کنیم. بیشتر افرادی که او میشناسد که مشارکت میکنند، لزوماً نمیخواهند نامشان در آن لیست برای دیدن همه باشد. مارک مخالف داشتن نامهای فردی در لیست است. نونا نیز با مارک موافق است و بیان میکند که در روحیه فروتنی، او نیز دوست دارد نامها حذف شوند زیرا او را ناراحت میکند. او شخصاً درخواست حذف نام خود را خواهد کرد. سوزان میگوید که او موافق است که باید به عنوان یک مورد خط واحد قرار داده شود. مشارکتهای فردی. جنیفر گفت که او به نمونههای دیگر نگاه کرده است و تحقیقات او نشان میدهد که گروههای دیگر از یکی از این دو فرآیند استفاده میکنند. او تخمین میزند که 50/50 از گروهها از هر کدام از این دو استفاده میکنند. او تصمیمگیری در مورد اینکه ترجیح این گروه چیست را به عهده این کمیته میگذارد. او این لیست را منتشر نکرده است، بنابراین او میتواند از اکنون در ارسال دسامبر 2023 شروع کند.
فلیکس میپرسد که برای اهداف حسابرسی، آیا میتوانیم نام آنها را در جای دیگری ثبت کنیم؟ جنیفر میگوید که هیچ چیز در گزارش تغییر نخواهد کرد. جنیفر گفت که او فقط شخصاً آن را مرتب میکند و نام افراد را حذف میکند. هیچ راهی برای مرتب کردن آن از سیستم حسابداری وجود ندارد. مارک میخواهد پیشنهادی ارائه دهد مبنی بر اینکه نامها از لیست حذف شوند و به یک مورد خط واحد کاهش یابد. سوزان میخواهد پیشنهاد را تأیید کند. جنیفر درخواست رأی میدهد. همه دست خود را بالا میبرند. هیچ مخالفتی وجود ندارد.
نامهای فردی باید از ارسالهای آینده حذف شوند
فلیکس پیشنهاد میکند که به جنیفر در شمارش تعداد مشارکتکنندگان کمک کند، یا اگر میتواند به هر طریق دیگری مشارکت کند. او میخواهد در مورد نحوه کمک به صورت آفلاین بحث کند. جنیفر موافق است.
بررسی هزینه برای کنوانسیون اکتبر
جنیفر میگوید که در ابتدا هیئت مدیره تصمیم گرفت که برای کنوانسیون آنلاین در اکتبر هزینهای دریافت نکند و به جای آن 7th مشارکتهای سنتی را دریافت کند. او به مرجع MG-04 در دستورالعملهای AA – کنفرانسها، کنوانسیونها و گردهماییها اشاره میکند. این در مورد خودکفایی صحبت میکند که کنوانسیون باید خودکفا باشد. او همچنین به MG-02 در دفاتر مرکزی یا بین گروهی اشاره میکند. این بیان میکند: «رویدادهای ویژه – برخی از دفاتر خدمات ضیافتها، کنوانسیونها و رویدادهای مشابه سالانه برگزار میکنند و از «سود» برای حمایت از دفتر استفاده میکنند. جنیفر بحث را در مورد اینکه آیا برای کنوانسیون اکتبر آینده هزینهای دریافت شود یا خیر، باز میکند. سوزان صحبت میکند و میگوید که او و جنیفر قبلاً در مورد این موضوع صحبت کردهاند و او راحتتر خواهد بود که این موضوع را پس از بحث هیئت مدیره دوباره مطرح کند. او همچنین فکر میکند که خوب است که یک گروه آگاه گستردهتر یک نظرسنجی منتشر کند. او همچنین متوجه میشود که این دو سند چه میگویند، اما به 7 th سنت، بیان میکند که ما خودکفا هستیم. او معتقد نیست که این چیزی است که باید امروز به آن پرداخته شود. جنیفر پاسخ میدهد که او در تلاش است تا افکار کمیته مالی را بسنجد. او معتقد است که این باید یک رأی مجمع باشد و هیئت مدیره یا کمیته نباید در اینجا رأی داشته باشند. نونا اضافه میکند که مجمع این صندوق را تأیید کرده است، بنابراین بودجه در آنجا وجود دارد. او میخواهد توصیه کمیته مالی را ببیند و آن توصیه باید برای بحث به جلسه هیئت مدیره برود. جنیفر موافق است که این قصد او در مطرح کردن آن است. به نظر جنیفر، از نظر تاریخی، زمانی که بودجه اضافی وجود دارد، آنها رویدادهای رایگان خواهند داشت. در اوآهو آنها یک شام، رقص و یک جلسه برای ایجاد رفاقت با بودجهای که در دسترس بود برگزار کردند. او معتقد است که این رفاقت مهمتر است. همچنین، بسیاری از افراد هستند که نمیتوانند از پس هزینههای این رویدادها برآیند. مارک بیان میکند که او هیچ علاقهای به دریافت هزینه برای این رویداد ندارد. نونا میگوید که او نیز هیچ دلیلی برای دریافت هزینه برای این رویداد نمیبیند، زیرا بین اینکه چه کسی بورسیه میگیرد و چه کسی نمیگیرد، پیچیده میشود. او فکر میکند که آنها باید درخواست 7 th مشارکتهای سنتی را داشته باشند، اما این تمام است. سوزان میگوید که او هرگز در کنوانسیونی شرکت نکرده است که هزینه ثبت نام نداشته باشد. او میگوید که تأیید شده است و مشخص شده است که ما امسال بودجهای برای ارائه رایگان آن داریم، اما او میخواهد این موضوع را بررسی کند و یک نظرسنجی عضویت داشته باشد. او همچنین نمیخواهد هیئت مدیره یا هیچ کمیتهای درگیر شود. جنیفر کاملاً موافق است، اما او فکر میکند که ما باید ابتدا در مورد آن صحبت کنیم.
سوزان ادامه میدهد که ما باید بحث کنیم. آنچه او را نگران میکند این است که در مجمع زمانی که آنها بودجه را تأیید کردند، کمی مخالفت با این مورد خط وجود داشت. و او همچنین میداند که منشور کمیته وحدت میگوید کنوانسیون سالانه. آیا ما میتوانیم بودجهای برای این مقدار پول در سال آینده تصویب کنیم؟ مارک مداخله میکند و بیان میکند که این یک «سفر آینده» است. جنیفر پاسخ میدهد که او پیشبینی نمیکند که این مورد در سال آینده باشد. او پیشبینی میکند که او قادر خواهد بود هزینهها را با درآمدها در سال جاری برآورده کند. با این حال، ما بودجه را به این صورت تعیین نکردیم. او میگوید که ما درآمدها را به طور محافظهکارانه بودجهبندی کردیم. او معتقد است که آنها امسال نیازهای بودجهبندی شده را برآورده خواهند کرد. جنیفر میگوید که اگر آنها 18000 دلار برای خرج کردن در سال آینده نداشته باشند، میتوانیم کنوانسیون را برای برآورده کردن محدودیتهای بودجه تغییر دهیم. او تصور میکند که ما هرگز نگفتیم که چقدر میتواند طول بکشد. آنها میتوانند یک کنوانسیون یک روزه داشته باشند اگر محدودیتهای بودجه وجود داشته باشد. سوزان بیان میکند که ما در حال مرز بندی با حکومت هستیم. جنیفر مخالف است. مارک میگوید که او پیشنهاد میکند که همه اعضای هیئت مدیره از بحث بیشتر خودداری کنند زیرا آنها قصد دارند در جلسه هیئت مدیره در مورد آن بحث کنند و او هر عضو کمیته مالی را تشویق میکند که به اشتراک بگذارد. اریکا میخواهد به اشتراک بگذارد که همیشه ایده خوبی است که از نظر مالی فراگیر باشیم. ما خودکفا هستیم و برخی از افراد پولی برای گذاشتن در سبد ندارند. او به عنوان یک عضو AA تعجب میکند که آیا این امکان وجود دارد که یک مقیاس کشویی با صفر شروع شود. افراد میتوانند انتخاب کنند که پرداخت کنند یا نکنند. فلیکس میخواهد بگوید که او کاملاً با سوزان موافق است و هر رویدادی که او در آن بوده است مجبور بوده است مشارکت کند. «من در زندگیام زمانی را داشتهام که هیچ پولی نداشتهام، اما چند دلار برای مشارکت پیدا کردم.» او فکر نمیکند که درخواست مشارکت در این کنوانسیون زیاد باشد. جنیفر میخواهد بگوید که گزینهای برای مشارکت با انتقال هفتم وجود دارد. اریکا میخواهد اضافه کند که او در مکانی زندگی میکند که 30 درصد از مردم نمیتوانند خانههای خود را گرم کنند. او میگوید از آنجایی که آنها یک سازمان بینالمللی هستند، باید این افراد فقیر و سرد در شب را شامل شوند. جنیفر میخواهد یک شمارش انجام دهد و آن را به هیئت مدیره ببرد. جنیفر از کسانی که طرفدار دریافت هزینه برای کنوانسیون هستند، میخواهد دست خود را بالا ببرند. فلیکس و سوزان دست خود را بالا میبرند. سوزان میگوید که او میخواهد این سنگر جنیفر را با گفتن اینکه امسال صحبت شده است و به صورت رایگان در دسترس خواهد بود، اصلاح کند. جنیفر مخالف است و میگوید که بازخوردی که او دریافت کرده است این بوده است که آنها هنوز میتوانند امسال را تغییر دهند. او میگوید که شاید او اشتباه میکند، اما سوزان باید همان ایمیلهایی را دریافت کند که او دریافت میکند. مارک میخواهد صحبت کند و میخواهد در مورد ایمیلهایی که جنیفر در مورد آنها صحبت میکند بداند زیرا او هیچ ایمیلی دریافت نکرده است. او از جنیفر میپرسد که چه کسی این موضوع را به عنوان یک مسئله مطرح میکند. جنیفر پاسخ میدهد، بث. مارک میپرسد که آیا بث، رئیس کمیته، این موضوع را مطرح میکند؟ جنیفر و سوزان او را تصحیح میکنند که او رئیس کمیته نیست، بلکه متولی بینالمللی است. مارک میپرسد که آیا او فقط این سؤال را مطرح میکند زیرا او نقش رهبری برای کنوانسیون دارد؟ «آیا او کسی است که پیشنهاد میکند برای آن هزینه دریافت کنیم؟» جنیفر پاسخ میدهد که او از دریافت هزینه برای این رویداد حمایت میکند. اریکا میخواهد که جنیفر این موضع را دوباره بیان کند. جنیفر درخواست رأی میدهد که در حمایت از دریافت هزینه، لطفاً دست خود را بالا ببرید. فلیکس دست خود را بالا میبرد. جنیفر میپرسد که آیا شما از کنوانسیون داوطلبانه هفتم حمایت میکنید، لطفاً دست خود را بالا ببرید، نیکی، مارک، اریکا برای انتقال هفتم. جنیفر میگوید که اجماع کمیته مالی مشارکتهای سنتی داوطلبانه هفتم در طول کنوانسیون است. جنیفر میگوید که این تصمیم را فردا برای بحث بیشتر به هیئت مدیره خواهد برد. اریکا از جنیفر تشکر میکند.
استفاده از Stripe برای یک پلتفرم پرداخت
جنیفر درخواست را بررسی کرده است و روند را برای دیدن نحوه کار آن آغاز کرده است. او میگوید که بسیار شبیه پی پال است. هزینههای پردازش تقریباً یکسان است. پی پال با 1.99٪ به علاوه 0.49 سنت در هر تراکنش. Stripe با 2.2٪ به علاوه 30 سنت در هر تراکنش است. بسته به اینکه مشارکت چگونه تعیین شود، کدام معامله بهتری است. اریکا میخواهد دو سؤال بپرسد. (1) آیا کار شما را پیچیدهتر میکند؟ جنیفر پاسخ میدهد که او فرض میکند که فقط یک حساب دیگر برای تطبیق لازم است. او فکر میکند که Mercury اخیراً شروع به استفاده از Stripe کرده است که بانکی است که ما از آن استفاده میکنیم. جنیفر معتقد است که به یک دکمه اضافی در صفحه مشارکت نیاز دارد. اریکا میپرسد که آیا این کار باعث ایجاد کار بیشتر برای کمیته فناوری میشود؟ او میپرسد که آیا برای ما هزینه بیشتری خواهد داشت که فناوری دکمه جدید را قرار دهد. جنیفر پاسخ میدهد که این کار داوطلبانه خواهد بود. اریکا پاسخ میدهد که از آنجایی که فناوری در این جلسه حضور دارد، آیا میتوانند پاسخ دهند. اریکا میپرسد که آیا فناوری و مالی حتی کار اضافی برای یک نهاد دیگر را میخواهند. مارک میگوید که از طرف فناوری فقط 5 دقیقه طول میکشد. اریکا از جنیفر میپرسد که آیا مالی و فناوری آماده هستند که یک حساب دیگر را برای تطبیق بپذیرند. جنیفر از فلیکس میپرسد که او چه احساسی دارد. فیکس میگوید که او در مورد آن خوب است. اریکا میگوید که او موافق است زیرا به سؤالات او پاسخ داده شد. جنیفر میگوید که فکر میکند اجماعی در مورد Stripe میبیند. مارک اضافه میکند که او ترجیحی ندارد. او با پذیرش یک گزینه پرداخت دیگر مشکلی ندارد. جنیفر میگوید که متولی بینالمللی جدید آن را توصیه کرده است. فلیکس از جنیفر میپرسد که آنها چگونه قصد دارند اطلاعات را به همه منتقل کنند. مارک پاسخ میدهد که شما آن را اضافه میکنید، یک ایمیل ارسال میکنید که میتواند IGRها را مشخص کند، آنها میتوانند یک اطلاعیه در وب سایت قرار دهند و در صفحه مشارکتها خواهد بود.
جنیفر میپرسد آیا موضوع دیگری برای بحث وجود دارد یا خیر. مارک مایل است در مورد موضوعی که با گروه خانگی خود دارد، سوال کند. او قصد داشت فردا در جلسه هیئت مدیره این موضوع را مطرح کند، اما مایل است در اینجا نیز در مورد آن بحث کند. در مورد ثبت نام به عنوان یک سازمان غیرانتفاعی بحث شده است. آنها معتقدند که این امر گزینه کمکهای دیجیتال را مطرح میکند. سوال او در مورد کارگاه آموزشی است و اینکه آیا منبعی برای کمک به آموزش نحوه استفاده از این نهادهای جدید وجود دارد یا خیر. او میخواهد بداند آیا این چیزی است که در دسترس است یا ارائه میشود؟ نونا اظهار میکند که موارد زیادی برای تبدیل شدن به یک سازمان غیرانتفاعی وجود دارد. نونا اظهار میکند که به نظر او توضیح آن بسیار دشوار است زیرا از ایالتی به ایالت دیگر متفاوت است. او میگوید که آنها باید مدیرانی را تعیین کنند… مارک صحبت او را قطع میکند و میگوید او نمیپرسد چگونه این کار را انجام دهند، او میگوید چهار یا پنج مورد برای رسیدن به سطح ایالتی وجود دارد. نونا ادامه میدهد که شما باید به IRS بروید تا شماره EIN دریافت کنید. جنیفر میگوید که او به طور جداگانه به دیگرانی که این سوالات را میپرسند پاسخ داده است. جنیفر ادامه میدهد که اگر گروه او به آن نیاز داشته باشد، خوشحال خواهد شد که همان اطلاعات را در اختیار آنها قرار دهد. او همچنین از نوعی کارگاه آموزشی حمایت کرده است. یک بخش مالی در انجمن iGR چیز بسیار خوبی خواهد بود. جنیفر میگوید که آن را مطرح کرده است. سوزان میگوید که راههای مختلف و متنوعی برای انجام این فرآیند وجود دارد. او فکر میکند ایده خوبی است که از گروهها بخواهیم تجربیات خود را به اشتراک بگذارند زیرا هر کس تجربه متفاوتی داشته است. نونا میگوید که این چیزی است که ایده بسیار خوبی برای انجمنها خواهد بود و جنیفر قطعاً میتواند در این زمینه کمک کند.
جنیفر با بیانیه مسئولیت جلسه را به پایان میرساند.
