به‌روزرسانی امور مالی – ژوئیه ۲۰۲۴

کمیته مالی OIAA

صورتجلسه

شنبه، ۱۴ ژوئیه ۲۰۲۴

۸:۰۰ صبح – قبل از ظهر HDT

۱۱:۰۰ صبح – بعد از ظهر PDT

۲:۰۰ بعد از ظهر – بعد از ظهر EDT

 

حاضرین:

فلیکس ای. – خزانه‌دار علی‌البدل

بری ام. – عضو قدیمی کمیته مالی

سوزان آر. – رئیس OIAA

گِوِن – عضو کمیته مالی – رئیس CDC

 

فلیکس امروز رهبری را بر عهده می‌گیرد و با کمک سوزان و بری تمام مطالب را جمع‌آوری می‌کند.

 

فلیکس خود را به عنوان خزانه‌دار علی‌البدل به نمایندگی از جنیفر معرفی می‌کند. سوزان خود را به عنوان رئیس OIAA معرفی می‌کند. بری خود را به عنوان امین سیار معرفی می‌کند. گون خود را به عنوان عضو کمیته مالی و همچنین رئیس CPC معرفی می‌کند.

 

از آنجایی که این اولین بار است که فلیکس جلسه را رهبری می‌کند، از سوزان می‌پرسد که آیا آنها مقدمه یا دعا را انجام می‌دهند. سوزان و بری به دعای آرامش پاسخ مثبت می‌دهند.

 

فلیکس دعای آرامش را رهبری می‌کند. همه حضار همراهی می‌کنند.

 

بررسی ترازنامه

فلیکس با بیان اینکه سه نهاد برای بررسی وجود دارد، شروع می‌کند: ترازنامه، بودجه و کمک‌های مالی. او ترازنامه را روی صفحه نمایش می‌آورد. او اظهار می‌دارد که قابل توجه‌ترین مقایسه فصلی از مارس تا ژوئن ۲۰۲۴ با حساب جاری است که حساب هزینه است. حساب هزینه ۲۰,۰۰۰ دلار دارد، بنابراین کل دارایی‌ها به میزان ۲۰,۰۰۰ دلار افزایش یافته است. او اضافه می‌کند که داشتن این مبلغ ما را در موقعیت مطلوبی قرار می‌دهد تا بتوانیم در هر گونه بهبود تکنولوژیکی وب‌سایت یا پروژه‌های مرتبط با OIAA سرمایه‌گذاری کنیم. اما، فقط در صورتی که همه ما موافقت کنیم.

 

فلیکس در مورد ترازنامه سوالی می‌پرسد. بری می‌خواهد در مورد مبلغ ۵,۵۰۰.۰۰ دلار تعهدی برای کنوانسیون ۲۰۲۵ سوال کند و نتوانست آن را در بودجه پیدا کند. آنها می‌خواهند مطمئن شوند که این مبلغ برای کنوانسیون بین‌المللی ۲۰۲۵ است. همه آنها اسناد را برای یافتن آن بررسی می‌کنند. فلیکس مطمئن نیست که آیا این مبلغ جابجا شده است یا خیر، اما مطمئن خواهد شد که پاسخ را پیدا کند.

 

بری اظهار می‌دارد که یکی از قابل توجه‌ترین مواردی که به نظر می‌رسد برای همه برجسته است، افزایش پول از سال به سال است. او اشاره می‌کند که تنها در یک ماه، OIAA ۱۶,۰۰۰ دلار بیشتر از ماه گذشته دریافت کرده است. فلیکس موافق است که اگرچه درآمد آنها به طور قابل توجهی افزایش یافته است، اما هزینه‌های آنها به طور مداوم یکسان باقی مانده است. او ادامه می‌دهد که با نگاهی به مقایسه‌های سال به سال، OIAA در حال حاضر ۷۵,۰۰۰.۰۰ دلار است و سال گذشته OIAA ۲۸,۰۰۰.۰۰ دلار بود. اساساً، او اظهار می‌دارد، ما در یک سال سه برابر شده‌ایم. فلیکس پیشنهاد می‌کند که آنها باید مقداری از حساب جاری را به پس‌انداز منتقل کنند، با این حال، اینگونه است که آنها ذخیره احتیاطی را محاسبه می‌کنند. آنها پول را در حساب جاری نگه می‌دارند، اما از نظر هزینه‌های تعهدی، سال آینده به دلیل تجهیزات جدید و وسایل زیاد برای سوئیت مهمان‌نوازی در ونکوور برای کنوانسیون، هزینه‌های بیشتری وجود خواهد داشت. سوزان نمی‌خواهد ما پین‌ها را فراموش کنیم. آنها دوباره سعی می‌کنند محل تراز تعهدی کنوانسیون بین‌المللی را در ترازنامه مشخص کنند. آنها آن را در ترازنامه به مبلغ ۵,۵۰۰.۰۰ دلار پیدا می‌کنند.

 

آنها در مورد نحوه انتقال مبلغ تعهدی به براکت هزینه خود و اینکه چرا به صورت موردی فهرست نشده است، صحبت می‌کنند. این مبلغ هنوز به دسته خاص خود وارد نشده است زیرا هنوز به مرحله اجرا در نیامده است زیرا آنها هنوز هیچ هزینه‌ای نکرده‌اند. گون می‌گوید که به یاد دارد جنیفر در جلسه دیگری در مورد این موضوع صحبت می‌کرد و اظهار می‌دارد که این مبلغ هنوز به عنوان هزینه ثبت نمی‌شود، بلکه فقط به عنوان تعهدی ثبت می‌شود. بری اظهار می‌دارد که کاملاً مطمئن است که اگر دفعه بعد از جنیفر در مورد آن بپرسند، مشکلی نخواهد بود.

 

فلیکس به هزینه تخصیص یافته ۸۰۰ دلاری برای کنوانسیون اشاره می‌کند و سوزان پاسخ می‌دهد که این مبلغ برای پین‌های کنوانسیون ۲۰۲۵ است.

بازخورد دیگری وجود ندارد

 

بررسی واریانس بودجه

آنها به واریانس بودجه می‌پردازند. فلیکس نشان می‌دهد که افزایش نیز وجود دارد. درآمد افزایش یافته است و بیش از ۲,۰۰۰.۰۰ دلار برای ماه و بیش از ۸,۰۰۰.۰۰ دلار از ابتدای سال بیشتر از بودجه است. مبلغ برای افراد کاهش یافته است، اما مشکل چندانی نیست. بری اشاره می‌کند که از زمانی که آنها را با هم گروه‌بندی می‌کردند، تغییرات زیادی رخ داده است. آنها اکنون فرد در مقابل گروه خود را مشخص می‌کنند. بنابراین، برخی از آن کمک‌های فردی به کمک‌های گروهی تغییر یافت. این نتیجه بازنگری آن کمک‌ها است. فلیکس موافق است که این فضای عالی برای شناسایی این کمک‌ها است زیرا ممکن است برخی از خزانه‌داران در واقع زمانی که برای گروه‌هایشان بوده است، کمک‌ها را انجام داده باشند.

فلیکس به هزینه‌های خاص کنوانسیون بین‌المللی نگاه می‌کند. او به مواردی برای کارگران ویژه فناوری و مترجمان برای هیئت مدیره و مجمع، انجمن Ig و جلسات وحدت اشاره می‌کند که به طور قابل توجهی کمتر از بودجه هستند. بری می‌خواهد بداند چرا آنها کمتر از کل هزینه‌های عملیاتی خود هستند. فلیکس به پیش‌بینی‌ها نگاه می‌کند و می‌خواهد هزینه‌های کنفرانس را ببیند.

بازخورد دیگری وجود ندارد

 

بررسی کمک‌های مالی

فلیکس کمک‌های مالی را روی صفحه نمایش می‌آورد. فلیکس از همه آنها می‌خواهد که لطفاً بررسی کنند و مطمئن شوند که گروه‌های شخصی خودشان قبل از رفتن به خطوط نهایی به درستی فهرست شده‌اند. بری به اعداد بزرگتر فردی اشاره می‌کند که از ۵۲۷ دلار تا ۷۳۵ دلار متغیر است.

در گروه‌ها، Serenity Circle، بزرگترین گروه است. بری می‌گوید که گروه‌های بین‌المللی در سراسر کشور به این اعداد بسیار افتخار می‌کنند. او معتقد است که این نشان دهنده حمایت فوق‌العاده از افرادی است که به جلسات می‌روند.

 

سوزان سوال خود را در مورد گروه آنلاین ASA می‌پرسد. Online Home Group یک سرویس بانکی است که گروه او نیز تصمیم گرفته است با آن همراه شود. او می‌خواهد بداند که چگونه به گروه او اعتبار می‌دهند. او آن را در کمک‌های مالی می‌بیند. سوزان می‌گوید که بری آن را به عنوان یک بروشور برای او فرستاده بود و او پاسخ می‌دهد که اگر او بخواهد می‌تواند در مورد آن صحبت کند. سوزان ادامه می‌دهد که گروه او به این سرویس بانکداری آنلاین پیوسته است که در آن می‌توانید یکی از ۵ یا ۶ سبد مجازی مختلف را برای کمک انتخاب کنید. او این را دوست دارد زیرا در پایان ماه گروه او می‌تواند از این سرویس برای کمک مساوی به این نهادها استفاده کند. او می‌خواهد بداند که اگر از این طریق وارد سیستم شود، چگونه به گروه او اعتبار داده می‌شود. فلیکس توضیح می‌دهد که OIAA پول را به سه روش دریافت می‌کند: از طریق چک‌هایی که گروه معمولاً نام را روی چک می‌نویسد، دوم از طریق Stripe است که به گروه اجازه داده می‌شود خود را شناسایی کند. و سوم، از Paypal می‌آید. ما یک ایمیل دریافت می‌کنیم، و اگر آنها نام گروه را نگذاشته باشند و مبلغ بیشتر از ۵۰ دلار باشد، با آنها تماس می‌گیرد و اطلاعات گروه آنها را دریافت می‌کند.

 

بری توضیح می‌دهد که Online Home Group یک ارائه‌دهنده خدمات شخص ثالث است که یک چک صادر می‌کند و زمانی که او صندوق پستی رسمی برای OIAA بود، هر ماه از آنها چک دریافت می‌کرد. در چک‌ها مشخص می‌شد که از کدام گروه است. او می‌گوید که آنها به صندوق پستی در کارولینا می‌روند.

بری توضیح می‌دهد که هر کمک مالی به چک جداگانه خود تقسیم می‌شود و با شناسایی جلسه‌ای که از آن آمده‌اند، به OIAA ارسال می‌شود. سوزان می‌پرسد که در کجای چک گروه شناسایی می‌شود. بری اشاره می‌کند که در بالای سمت راست چک است. سوزان می‌گوید که می‌خواهد با گروه خود صحبت کند و ببیند که آیا این به تمام سوالات آنها پاسخ می‌دهد یا خیر. بری پیشنهاد می‌کند که فلیکس چک‌های جداگانه را برای گروه او پیدا کند، یک کپی از آن تهیه کند و برای او بفرستد.

 

او همچنین می‌خواهد در مورد موقعیت گروه خانگی خود در تقسیم شدن به دو گروه سوال کند. کمک مالی گروه آنلاین او تا ژوئیه وارد نشد، اما می‌خواهد که در ژوئن حساب شود. او می‌پرسد که چگونه می‌توانند مطمئن شوند که به ماه مناسب اعمال می‌شود. فلیکس پاسخ می‌دهد که او نیز می‌خواهد پاسخ‌هایی دریافت کند و می‌گوید که این اولین بار است که او در واقع در مورد یک شرکت خدمات شخص ثالث که برای کمک‌های مالی ارائه می‌دهد، شنیده است.

 

فلیکس سعی می‌کند بفهمد و با صدای بلند تکرار می‌کند: «بنابراین، یک شخص ثالث وجود دارد که وجوه را از چندین گروه مختلف جمع‌آوری می‌کند و یک چک صادر می‌کند و برای ما می‌فرستد.» او اظهار می‌دارد که تنها اطلاعاتی که از آنها دریافت می‌کند نامه‌ای است که بیان می‌کند وجوه را به چه کسی اختصاص دهد. او ادامه می‌دهد که چک بسیار حرفه‌ای به نظر می‌رسد و معتقد است که یک شماره تلفن وجود دارد که می‌تواند برای اطلاعات بیشتر با آن تماس بگیرد. او می‌گوید که می‌تواند مطمئن شود که پول را برای نهادهای مناسب اختصاص می‌دهد. سوزان از فلیکس تشکر می‌کند و از بری می‌پرسد که آیا فکر می‌کند جالب است که از دلاور خارج شده است؟ سپس بری می‌پرسد که کدام گروه خانگی آنلاین در Prescott، آریزونا مستقر است؟ او معتقد است که آنها در آنجا مستقر هستند. بری اظهار می‌دارد که می‌تواند ببیند چرا استفاده از این سرویس برای گروه‌های دیگر مفید خواهد بود زیرا نیاز به استفاده از برنامه‌ها برای ارسال پول یا ثبت نام برای حساب‌ها را از بین می‌برد. او می‌گوید که رایگان نیست، اما هر گونه مشکل در ارسال کمک‌های مالی را برای برخی از بین می‌برد. سوزان اضافه می‌کند که می‌توانید پرداخت‌های مکرر را نیز با آنها تنظیم کنید. بری و سوزان از فلیکس برای اطلاعات تشکر می‌کنند.

فلیکس از یک مشکل صوتی برمی‌گردد و اظهار می‌دارد که آسان‌ترین راه برای ورود کمک مالی ابتدا از طریق Stripe، سپس Paypal و در نهایت چک‌ها است که زمان‌برترین هستند. آنها در مورد اینکه چگونه بسیاری از بخش‌های موسسات خرده‌فروشی و نهادها از پذیرش چک‌ها دست برداشته‌اند، زیرا همه چیز به سمت عصر دیجیتال پیش می‌رود، بحث می‌کنند. او اضافه می‌کند که اگرچه هنوز مجبور نشده‌اند با آن مقابله کنند، اما مردم همچنان می‌توانند چک‌ها را برگشت بزنند.

بازخورد دیگری وجود ندارد

 

سوالات و بازخورد

فلیکس می‌پرسد که آیا سوالات دیگری وجود دارد و درخواست می‌کند که برای بستن جلسه پیشنهادی ارائه شود. بری می‌گوید که سوال دیگری در مورد دریافت بودجه اضافی برای کنوانسیون بین‌المللی دارد. او می‌خواهد در مورد نحوه دریافت سپرده برای پین‌ها و موارد اضافی مورد نیاز برای کنوانسیون بین‌المللی بحث کند. او می‌گوید که برخی از موارد وجود دارد که باید در برابر بودجه کنوانسیون سال آینده پرداخت شود. او به زودی درخواست بودجه دیگری را برای این موضوع ارسال خواهد کرد.

 

سوزان مطرح می‌کند که چگونه پین‌ها تأیید شده‌اند و جنیفر آماده پرداخت هزینه آنها شده است. سوزان صفحه نمایش را به اشتراک می‌گذارد و نشان می‌دهد که ۸۰۰ دلار برای پین‌ها کنار گذاشته شده است و بقیه پرداخت‌ها در بودجه ۲۰۲۵ است. گون اضافه می‌کند که سپرده‌های سوئیت اتاق و آن نوع هزینه‌ها باید اکنون در دسترس باشند تا مجبور نشوند برای بار دوم همان روند را طی کنند. او پیشنهاد می‌کند که هر سال آنها باید وجوهی را که قبلاً توسط اعضا تأیید شده است، تخصیص دهند.

 

بری می‌گوید که با استفاده از اطلاعات آتلانتا ۲۰۱۵، آنها ایده خوبی در مورد آنچه برای راه‌اندازی با یک صفحه نمایش بزرگ و یک ناوگان کوچک لپ‌تاپ مورد نیاز است و مهمتر از همه داشتن یک اتصال بی‌سیم اختصاصی دارند تا به اینترنت هتل تکیه نکنند.

سوزان می‌خواهد بداند که آیا این برای هزینه‌های فناوری کافی خواهد بود یا خیر، زیرا ۱۰ سال از آخرین باری که هزینه‌ها را تخمین زده‌اند می‌گذرد. او اضافه می‌کند که ممکن است به بودجه اضافه کنند. بری می‌گوید که نمی‌داند، اما فکر می‌کند به جای خرید تجهیزات، تجهیزات را اجاره خواهد کرد، بنابراین به دنبال دریافت آن منابع و قیمت‌ها برای تجهیزات خواهد بود. او امیدوار است که متخصصان فناوری در این اعداد به ما کمک کنند. او اضافه می‌کند که ۵ سال در فناوری مانند ۲ نسل است.

 

سوزان می‌خواهد رندی را به عنوان یک منبع خوب به کمیته مالی معرفی کند. او می‌خواهد بخشی از کمیته مالی باشد و ایده‌هایی برای راه‌اندازی دارد. بری اعلام می‌کند که رندی مسئول این کار خواهد بود! «آسان، انجام شد.»

 

گون می‌خواهد قبل از تعطیل کردن جلسه یک چیز دیگر اضافه کند. او می‌خواهد همه را از نمایشگاه خدمات آینده که در پایان ماه برگزار می‌شود، مطلع کند. او متوجه شد که کمیته مالی و CP یک اتاق استراحت یکسان به آنها اختصاص داده شده است، بنابراین می‌خواهد از اعضای کمیته مالی دعوت کند تا در جلسه بعدی کمیته CPC در چهارمین دوشنبه ماه که ساعت ۶:۳۰ بعد از ظهر به وقت شرقی یا ۳:۳۰ بعد از ظهر به وقت کالیفرنیا است، شرکت کنند. او قبل از مجمع یک تمرین خشک خواهد داشت تا همه چیز را نهایی کند. او از همکاری با کمیته مالی هیجان‌زده است و می‌خواهد آن را سرگرم‌کننده کند و «به زیبایی در جعبه شنی بازی کند».

 

فلیکس یادداشت‌برداری کرده است تا بتواند با جنیفر صحبت کند. فلیکس از گون در مورد نمایشگاه خدمات می‌پرسد و اینکه آیا آنها باید با گون یا جایگزین او تماس بگیرند تا ایده‌ها را بررسی کنند. گون می‌گوید که او آنقدرها هم در محصول نهایی سرمایه‌گذاری نکرده است زیرا او آنجا نخواهد بود، اما او گفتگو را تسهیل خواهد کرد. او می‌گوید که می‌خواهد از مردم در اتاق استراحت استقبال کند و می‌خواهد یک جاذبه به اندازه کافی بزرگ وجود داشته باشد تا آنها را الهام بخشد تا برگردند و در کمیته‌ها مشارکت کنند.

 

همه از فلیکس برای رهبری جلسه تشکر می‌کنند و می‌گویند که او کار بزرگی انجام داده است.

فلیکس می‌پرسد که آیا پیشنهادی برای تعطیل کردن جلسه وجود دارد. گون موافقت می‌کند.

بازخوردی وجود ندارد.

 

فلیکس با بیانیه مسئولیت جلسه را به پایان می‌رساند