Politique de dénonciation pour l’intergroupe en ligne des Alcooliques Anonymes, Inc.

L’Office de l’Intergroupe des Alcooliques Anonymes, Inc. (« OIAA » ou l’« Organisme à but non lucratif ») exige de ses administrateurs, dirigeants, employés et bénévoles (chacun étant un « Membre de l’Organisme ») qu’ils observent des normes élevées d’éthique professionnelle et personnelle dans l’exercice de leurs fonctions et responsabilités. En tant qu’administrateurs, dirigeants, employés, bénévoles et représentants de l’Organisme, nous devons faire preuve d’honnêteté et d’intégrité dans l’accomplissement de nos responsabilités et nous conformer à toutes les lois et réglementations applicables.

ARTICLE I OBJET

Section I.01 L’objet de cette politique de dénonciation (la « Politique ») est de :

(a) Encourager et permettre aux Membres de l’Organisme de soulever des préoccupations concernant des conduites ou pratiques présumées illégales ou contraires à l’éthique, ou des violations des politiques de l’Organisme, de manière confidentielle et, si désiré, anonyme.

(b) Protéger les Membres de l’Organisme contre les représailles pour avoir soulevé de telles préoccupations.

(i) recevoir et enquêter sur les préoccupations signalées ; et
(ii) traiter et corriger les conduites et actions inappropriées.

ARTICLE II RESPONSABILITÉ DE SIGNALEMENT

Section II.01 Responsabilité de signalement. Chaque Membre de l’Organisme a la responsabilité de signaler de bonne foi toute préoccupation concernant des violations réelles ou présumées des politiques de l’Organisme ou de toute loi ou réglementation fédérale, étatique ou municipale régissant les opérations de l’Organisme (chacune, une « Préoccupation »). Les sujets appropriés à signaler en vertu de cette Politique incluent, sans s’y limiter, les irrégularités financières, les questions comptables ou d’audit, les violations éthiques ou d’autres pratiques illégales ou inappropriées similaires, telles que :

(a) La fraude.
(b) Le vol.
(c) Le détournement de fonds.
(d) Les pots-de-vin ou les commissions occultes.
(e) L’utilisation abusive des actifs de l’Organisme.
(f) Les conflits d’intérêts non divulgués / l’intimidation, le harcèlement y compris le harcèlement fondé sur le genre, le racisme / le non-respect des principes établis dans les statuts

Section II.02 Agir de bonne foi. Toute personne signalant une Préoccupation doit agir de bonne foi et avoir des motifs raisonnables de croire que l’information divulguée indique une violation de la loi et/ou des normes éthiques. Toute allégation non fondée qui s’avère avoir été faite de manière malveillante, imprudente ou en sachant qu’elle était fausse sera considérée comme une infraction grave et entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la cessation du statut de bénévole.

Section II.03 Autres types de préoccupations. Les Membres de l’Organisme utilisent les procédures et mécanismes de plainte existants de l’Organisme pour signaler d’autres problèmes non couverts par la Section 2.01 de cette Politique, à moins que ces canaux ne soient eux-mêmes impliqués dans des actes répréhensibles. Cette Politique n’est pas destinée à fournir un moyen de faire appel des résultats découlant de ces autres mécanismes.

ARTICLE III ABSENCE DE REPRÉSAILLES
Section III.01 Aucun Membre de l’Organisme qui, de bonne foi, signale une Préoccupation ou participe à un
examen ou à une enquête sur une Préoccupation ne fera l’objet de harcèlement, de représailles ou, dans le cas d’un
employé, de conséquences négatives sur son emploi en raison de ce signalement ou de cette participation. Cette protection
s’étend aux Membres de l’Organisme qui signalent de bonne foi, même si les allégations, après une
enquête, ne sont pas corroborées.

Section III.02 Aucun Membre de l’Organisme ne sera soumis à une responsabilité ou à des représailles pour avoir divulgué un
secret commercial conformément à 18 U.S.C. § 1833, soit :
(a) De manière confidentielle à un fonctionnaire fédéral, étatique ou local ou à un avocat
uniquement dans le but de signaler ou d’enquêter sur une Préoccupation ; ou
(b) Dans une plainte ou un autre document déposé dans le cadre d’une action en justice ou d’une autre procédure sous scellés.

Section III.03 Tout Membre de l’Organisme qui exerce des représailles contre quelqu’un qui a signalé de bonne foi ou participé à un examen ou à une enquête sur une Préoccupation fera l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la cessation du statut de bénévole.

Section III.04 Toute personne qui pense qu’un Membre de l’Organisme a fait l’objet de harcèlement,
de représailles ou de conséquences négatives sur son emploi à la suite d’un signalement de bonne foi ou de sa participation à un examen ou à une enquête sur une Préoccupation doit contacter un membre du conseil d’administration mentionné à l’Article V de cette Politique.

ARTICLE IV CONFIDENTIALITÉ
Section IV.01 L’Organisme encourage toute personne signalant une Préoccupation à s’identifier afin de faciliter l’enquête sur la Préoccupation. Cependant, les Préoccupations peuvent être soumises de manière confidentielle et/ou anonyme. L’Organisme prendra des mesures raisonnables pour protéger l’identité du Membre de l’Organisme et gardera les rapports de Préoccupations confidentiels dans la mesure du possible, conformément à la nécessité de mener une enquête adéquate.

ARTICLE V PROCÉDURES DE SIGNALEMENT
Section V.01 Signalement rapide. Toutes les Préoccupations doivent être signalées dès que possible
conformément à cette Politique.

Section V.02 Signalement des Préoccupations.
(a) Les employés ou bénévoles doivent d’abord discuter de la Préoccupation avec leurs superviseurs directs ou les présidents de leur comité.
(i) L’employé ou le bénévole croit raisonnablement que le superviseur ignorera ou ne considérera pas équitablement la Préoccupation.
(ii) Le superviseur est l’objet de la Préoccupation.
(iii) L’employé ou le bénévole ne se sent pas à l’aise de discuter de la Préoccupation avec le superviseur.

(b) Les Préoccupations doivent être signalées par écrit à tout membre du Conseil d’administration
avec lequel le Membre de l’Organisme se sent à l’aise pour exprimer ses préoccupations. (chair@aa-intergroup.org;
vice-chair@aa-intergroup.org; secretary@aa-intergroup.org; treasurer@aa-intergroup.org;
tech.chair@aa-intergroup.org; trustee.at.large@aa-intergroup.org; international.trustee@aa-
intergroup.org). Lors du signalement des Préoccupations, le Membre de l’Organisme doit décrire en détail les
faits spécifiques qui étayent le rapport.

Section V.03 Questions. Toute question relative à la portée, à l’interprétation ou au fonctionnement de cette
Politique doit être adressée à tout membre du Conseil d’administration.

Section V.04 Enquête sur les préoccupations signalées.
(a) Conformité. Conseil d’administration : Le Conseil d’administration est responsable de :
(i) Enquêter rapidement ou superviser l’enquête sur chaque Préoccupation signalée.
(ii) Informer les autres membres du Conseil d’administration de chaque Préoccupation signalée.
(iii) Rendre compte des activités de conformité au Conseil d’administration complet lors de chaque réunion régulière du Conseil.

(b) Accusé de réception. Tout superviseur, gestionnaire, président de comité ou membre du Conseil qui reçoit un rapport de Préoccupation doit rapidement en informer par écrit l’ensemble du Conseil d’administration. Le Membre du Conseil d’administration contacté doit notifier la personne ayant fait le signalement et accuser réception de chaque Préoccupation signalée dans les cinq (5) jours ouvrables, sauf si le rapport a été soumis de manière anonyme.

(c) Enquête. Le Conseil d’administration déterminera qui doit mener un examen ou une enquête rapide, discret et objectif sur la base du rapport soumis. Une enquête complète peut ne pas être possible si un rapport fait de manière anonyme est vague ou général. Si jugé nécessaire, le Membre du Conseil désigné pour diriger l’enquête, sur recommandation du Conseil d’administration, peut engager des conseillers juridiques, des comptables ou d’autres experts pour aider à l’enquête. Le Membre du Conseil choisi pour diriger l’enquête peut déléguer les responsabilités de l’enquête à tout comité du Conseil ou à toute autre personne, y compris des tiers, tant que :
(i) Le délégué n’est pas l’objet de la Préoccupation signalée.
(ii) La délégation ne compromet pas l’identité du Membre de l’Organisme qui a signalé de manière anonyme ou confidentielle.

(d) Résolution. Le Membre du Conseil désigné pour enquêter doit :

(i) Recommander des mesures correctives appropriées au Conseil d’administration, si l’enquête le justifie.

(ii) Superviser la mise en œuvre d’une résolution basée sur la détermination du Conseil.

(iii) Assurer le suivi auprès de la personne ayant fait le signalement, si possible, pour la clôture de la Préoccupation signalée.

(e) Questions comptables et d’audit. Le Membre du Conseil désigné par le conseil pour enquêter sur une question comptable ou d’audit doit être extérieur au Comité des finances et doit immédiatement informer le Conseil d’administration de toute Préoccupation concernant les pratiques comptables, les contrôles internes ou l’audit, et doit travailler avec le Conseil d’administration jusqu’à ce que la question soit résolue.

ARTICLE VI EXAMENS PÉRIODIQUES
Section VI.01 Pour s’assurer que l’Organisme fonctionne d’une manière conforme à ses objectifs caritatifs et ne s’engage pas dans des activités qui pourraient compromettre sa réputation ou son statut d’exonération fiscale, le Conseil d’administration doit effectuer des examens périodiques de cette Politique.

ARTICLE VII DIVERS
Section VII.01 L’Organisme conserve tous les dossiers liés à l’enquête et à la résolution d’une Préoccupation signalée, conformément à la Politique de conservation et de destruction des dossiers de l’Organisme. Tous ces dossiers sont considérés comme privilégiés et strictement confidentiels.
Section VII.02 Cette Politique doit être distribuée à tous les Membres de l’Organisme. Le non-respect de la Politique peut entraîner des mesures disciplinaires ou un renvoi, pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la cessation des fonctions.

Section VII.03 Cette Politique a été adoptée par le Conseil d’administration de l’OIAA lors de sa réunion du 26 janvier 2025.

ARTICLE VIII RECONNAISSANCE
Section VIII.01 Le soussigné reconnaît qu’à la date indiquée ci-dessous, il a reçu une copie de la Politique de dénonciation de l’OIAA (cette « Politique »), l’a lue, comprise et accepté de s’y conformer. Le soussigné comprend que l’organisme à but non lucratif dispose de la discrétion maximale autorisée par la loi pour interpréter, administrer, modifier ou supprimer cette Politique à tout moment, avec ou sans préavis. Aucune déclaration ou représentation d’un superviseur, d’un gestionnaire ou de tout autre employé, qu’elle soit orale ou écrite, ne peut compléter ou modifier cette Politique. Les changements ne peuvent être apportés que s’ils sont approuvés par écrit par le Conseil d’administration de l’organisme à but non lucratif. Le soussigné comprend également que tout retard ou manquement de la part de l’organisme à but non lucratif dans l’application d’une politique ou d’une règle ne constituera pas une renonciation au droit de l’organisme de le faire à l’avenir. Le soussigné comprend que ni cette politique ni aucune autre communication de la part des représentants de la direction ou de tout autre employé, qu’elle soit orale ou écrite, n’a pour but de créer un contrat de travail de quelque manière que ce soit.

Pour les employés uniquement : Le soussigné comprend que, sauf s’il dispose d’un contrat de travail écrit signé par un représentant autorisé de l’organisme à but non lucratif, il est employé à volonté et que cette Politique ne modifie pas son statut d’emploi à volonté. Si le soussigné a un contrat de travail écrit signé par un représentant autorisé de l’organisme à but non lucratif et que cette Politique entre en conflit avec les termes de son contrat de travail, le soussigné comprend que les termes de son contrat de travail prévaudront.