Susan R. a ouvert la séance, commencé la réunion par une prière personnelle puis la Prière de la Sérénité à 14h00 EST.

Participants :

Susan R., présidente

Jennifer B., trésorière

Jeff b. Secrétaire

Mark M., président de la technologie

Beth A., administratrice internationale

Barry M., rôle d’administrateur général

Anita m., secrétaire suppléante

Susan a présenté un aperçu de l’ordre du jour : Suppression des droits d’auteur de l’ordre du jour.

• Points permanents : approbation du procès-verbal, rapports du secrétaire et du trésorier,
  • Affaires en cours : directives de voyage avec rapport du trésorier, rapport d’inventaire ad hoc.
  • Nouvelles affaires : Demande du président de la CMP : les réunions combinées du Comité du Conseil de la CMP se tiennent trimestriellement selon les statuts lorsque les présidents des comités fournissent des rapports. Sera discuté pendant le rapport du trésorier. Discussion sur la vidéo à l’Assemblée, Discussion sur l’examen financier À venir : Session exécutive, Rappels des événements, Rapports des comités des dirigeants, Approbation du procès-verbal exécutif (si le temps le permet)

Procès-verbal de la réunion du conseil du 12 mai 2024 :

• Le procès-verbal du CA de mai a été présenté par Jeff tel qu’il a été envoyé jusqu’au 8 juin 2024. Premier ensemble par Anita. Le Conseil d’administration (CA) a examiné le procès-verbal. Un ajustement a été apporté à certains dialogues concernant le voyage à l’ICOAA qui n’était pas lié à la discussion.
  • Motion d’approbation du procès-verbal du CA du 12 mai 2024 par Jeff et appuyée par Barry M. Aucune opposition. Motion adoptée.
  • Commentaires : Mark M. a demandé si le procès-verbal peut être téléchargé sur le site web et Jeff a dit qu’il pourrait le faire d’ici la fin de cette semaine.

Rapport du secrétaire – Jeff b. Secrétaire :

Progrès sur l’arriéré des procès-verbaux des réunions. Un tableur suivant l’arriéré a été téléchargé dans le dossier avec le statut de chaque élément. L’objectif est d’avoir tous les procès-verbaux en retard mis à jour et dans le dossier des réunions du CA, d’ici le mois prochain environ. Tous les procès-verbaux approuvés depuis fin 2022, lorsque Jeff est devenu secrétaire, ont été téléchargés sur le lecteur du CA. Les réunions du CA sont organisées par année et dans chacune il y a un dossier de procès-verbaux approuvés pour le téléchargement sur le site web.

• État du sondage auprès des membres : Le sondage auprès des membres pour juin a été lancé. Le sondage a été envoyé le 2 juin aux membres, aux dirigeants et aux membres des comités et sera ouvert jusqu’au 1er juillet 2024. Des rappels seront envoyés avant sa clôture. Quatre-vingt-dix entrées ont été faites. En 2023 : 172 entrées sur 210 étaient valides, ce qui a donné un quorum de quarante-trois pour juin.
• Mises à jour du livre du CA dans le lecteur du CA :3 % terminé et Anita est orientée vers celui-ci et ce qui est en cours. Une fois en cours terminés environ 95-96 % complet.
  • Éléments terminés : examen financier interne, liste des contacts du CA, énoncé de mission
  • Éléments en suspens : Description du programme, Conflit d’intérêts, Liste de tous les comités et charte, Dénonciation, Politique de conservation des documents, Plan stratégique. Manuel du secrétaire.
  • Commentaires : Susan ajoute à la tâche du secrétaire de documenter l’avancement du statut Pro-Bono (avocats). Jeff a dit qu’il suivrait cela dans son rapport et contacterait Peter de Pro-Bono pour un calendrier mis à jour.
  • Discussion Pro-Bono du CA :
    • Barry a précisé que c’était aussi son expérience avec Pro-Bono. Il a demandé si nous avons mis à jour notre statut financier avec Pro-Bono pour déterminer si nous sommes toujours éligibles au service en fonction du statut financier. Jeff a dit qu’il examinerait la question.
    • Beth recommande d’accélérer le processus, de payer un avocat et d’utiliser l’argent alloué à cet effet dans le budget (5 000 $). Cela prend une année complète, et ce n’est pas normal. Mark a convenu qu’il y a un besoin d’examen des politiques et a noté la discussion sur le besoin d’un avocat depuis longtemps. Particulièrement dans ces années de formation.
  • Motion : Mark a fait une motion pour embaucher un avocat pour l’OIAA. Beth a appuyé la motion. Aucune opposition et motion adoptée.
    • Discussion avant l’approbation de la motion : Barry a noté que l’avocat doit être autorisé à exercer dans le New Jersey et capable de discuter des conformités internationales en tant qu’organisme à but non lucratif.
    • Après l’approbation de la motion : Le CA a discuté davantage de la façon dont la recherche d’un avocat sera effectuée. Barry a clairement indiqué qu’il est à l’aise avec le travail de recherche d’un avocat et a accepté la tâche. Barry a précisé que sa première priorité sera de contacter d’abord Pro Bono. Merci, Barry !

Rapport du Trésorier – Jennifer b., Trésorière

• Écart budgétaire de mai : Contributions inférieures à 9 200 $. Examen des dépenses : Payé l’assurance responsabilité civile générale pour l’année. Eu quelques cas où des chèques ont dû nous être envoyés pour déposer des chèques, les numérisations ne fonctionnent parfois pas. Enregistrement annuel NJ et frais PayPal. Conférences : dépenses de la conférence ICOAA. Travailleur technique spécial 1 725 $ pour le mois continue d’être excédentaire de 4 600 $. Traduction pour le Forum IGR et Unité. Frais mensuels de Zoom pour grande salle 50,00 $. Hébergement et gestion du site web. Excédent d’un peu moins de 5 000 $ pour le mois. Pour l’année, un excédent d’un peu moins de 23 000 $ des dépenses réelles.
• Bilan de mai : 127 000 $ dont 5 500 $ sont réservés pour la Conférence internationale. 122 000 $ non affectés.
  • Commentaires : Mark a noté que nous devons être prêts à discuter des recommandations sur ce qu’il faut faire avec les 122 000 $ lors de l’Assemblée. Jennifer a noté que les directives identifient que les fonds excédentaires seront discutés en septembre pour la fin d’année. Jennifer a demandé à Susan si nous pouvions ajouter à l’ordre du jour les recommandations des membres concernant les fonds excédentaires. En gardant à l’esprit que le budget pour l’année suivante devra être préparé en utilisant une partie de ces fonds. Jennifer a également précisé qu’elle sera prête à en discuter lors de l’Assemblée. Barry a noté qu’il a pu comparer les budgets des intergroupes qu’il a reçus de Susan. Cela a mis en perspective pour lui à quoi ressemble un bilan typique d’un grand intergroupe.

L’OIAA est un intergroupe de taille moyenne et notre position financière est alignée sur notre taille. L’Assemblée doit être éduquée en tant que telle pour qu’elle soit informée. Mark a mentionné que nous devons non seulement éduquer les membres mais aussi nous comparer aux autres intergroupes internationaux lors de l’Assemblée. Jennifer a rappelé au groupe que nous exerçons des distributions excédentaires annuellement, contrairement à d’autres intergroupes qui croissent au-delà de la réserve prudente. Susan a souligné que c’est pourquoi être membre de l’ICOAA est utile à l’OIAA. Nous pouvons demander leur expérience à d’autres organisations.

• Rapport des contributions : Continuons chaque mois à obtenir de nouveaux groupes. Il y a une augmentation des contributions internationales de France et de Nouvelle-Zélande. Il y a des contributions significatives de cinquante-neuf groupes au mois de mai. Les contributions individuelles sont juste en dessous de 400 $. Jennifer a partagé son écran montrant la liste des contributions et cela a suscité une discussion.
  • Discussion : Susan a noté que le Conseil des Services Généraux de Grande-Bretagne a contribué. Beth a demandé pourquoi nous acceptons des fonds d’un Conseil des Services Généraux en Grande-Bretagne alors que nous sommes autonomes ? Personne dans la réunion ou au CA n’a pu répondre avec confiance et satisfaire la question de Beth. Le CA a discuté davantage et convenu que la question doit recevoir une réponse satisfaisante. Le CA a confié au Trésorier la tâche d’examiner la réponse à cette question en utilisant les Traditions et d’autres moyens pour faire un suivi avec le CA lors de la prochaine réunion.

Procédures de voyage : Jennifer B., A rencontré le Comité des finances et présenté le projet de procédures de voyage de l’OIAA lors de la réunion du CA. L’Assemblée approuve tous les voyages par le budget et les voyages non budgétés quel que soit le montant. Communiquer les plans de voyage au Trésorier qui recherchera les options pour les arrangements de voyage, puis décidera en utilisant la carte de crédit de l’OIAA. Le voyageur paiera les arrangements de voyage spéciaux. Indemnité journalière à la fin du voyage. Processus remarquablement simple et rationalisé.

• Discussion : Conversation sur l’indemnité journalière et la préoccupation concernant le futur Trésorier n’ayant pas les mêmes compétences que le Trésorier actuel pour faire les arrangements de voyage pour les voyageurs. Jennifer a noté que le Comité des finances a inséré l’option de déléguer la tâche. C’est un privilège de voyager et de représenter. Les seuils budgétaires sont fixés comme limite de dépenses et ne sont pas destinés à être dépensés jusqu’à la limite. Les indemnités journalières sont standardisées et ne nécessitent pas que le voyageur soumette des reçus. Le CA est financièrement responsable d’être prudent.
• Motion : Accepter les procédures de voyage pour le CA faite par Beth et appuyée par Mark. Motion adoptée. Opinion minoritaire demandée et refusée.

Le président de la CMP a demandé des fonds d’interprétation pour le reste de l’année pour le service d’un montant de 200 $ pour un membre qui aimerait participer au Comité CMP.

• Motion d’accepter la demande de la CMP par Jennifer et appuyée par Jeff. Aucune opposition et la motion est adoptée. Jennifer a déclaré qu’elle ferait un ajustement au budget.

Sous-comité ad hoc d’inventaire, Beth– Alors que Beth commençait à donner son rapport, elle a noté que seulement 3 sur 6 ont soumis le questionnaire. Le plan est d’utiliser l’ensemble des questions, divisé en deux pour deux sessions séparées dirigées par des facilitateurs. Une discussion s’est ensuivie concernant la nécessité ou non d’avoir un plan approuvé par le CA. À l’avenir, les plans discutés dans un courriel doivent être votés par le CA pour être mis en œuvre.

Jeff voulait faire une motion pour approuver un plan et un calendrier. Jennifer a recommandé de modifier la motion pour en faire deux motions séparées : une pour les questions et l’autre pour le calendrier.

1. Motion d’approuver les questions d’inventaire faite par Jeff et Jennifer l’a appuyée. Mark, Beth, Jeff et Jennifer ont approuvé. Susan et Barry se sont abstenus. Motion adoptée.

Discussion : le premier ensemble de questions demande au membre de parler pour les autres. Les questions sont dirigées vers un mécontentement qui a eu lieu et sont en conflit avec un véritable inventaire. Les membres ont discuté des questions organisationnelles et ont reçu des réponses du répondant. Un autre membre a estimé qu’il est de sa responsabilité d’évaluer la performance des membres en raison de sa responsabilité en tant que membre du CA. Il a ensuite été soulevé qu’un facilitateur impartial devrait soulever les questions. Il est inconfortable de pointer du doigt un seul membre. Des questions ouvertes aideront l’ensemble du CA à identifier les domaines de force et les domaines d’opportunité d’amélioration. C’est un processus et l’expression des efforts d’aller de l’avant est acceptable.

2. Motion d’approuver le calendrier envoyé au Conseil d’administration faite par Mark. Beth a ensuite présenté le calendrier via le partage d’écran au CA.

Calendrier :

• Session 1 : Finaliser les questions d’ici le 17 mai 2024, envoyer les questions à compléter d’ici le 7 juin 2024, Envoyer les questions au facilitateur un pour une session le 22 juin 2024 à 14h00 EST.
• Session 2 : Fournir les réponses aux questions à soumettre d’ici le 7 juillet 2024 au deuxième facilitateur pour compilation à discuter lors de la deuxième session le 21 juillet 2024.
  • Discussion sur le changement de date au 28 juillet 2024 à 14h00 EST pour 2 heures.

Jennifer a fait une motion pour accepter le calendrier modifié de l’inventaire du Conseil, qui a été appuyée par Beth. En faveur : Mark, Jeff, Jennifer, Beth, Susan. Barry s’est abstenu. Motion adoptée.

• Session 1 : Finaliser les questions d’ici le 17 mai 2024, envoyer les questions à compléter d’ici le 7 juin 2024, Envoyer les questions au facilitateur un pour une session le 22 juin 2024 à 14h00 EST.
• Session 2 : Fournir les réponses aux questions à soumettre d’ici le 7 juillet 2024 au deuxième facilitateur pour compilation à discuter lors de la deuxième session le 28 juillet 2024 à 14h00 EST pour 2 heures.
  • Les questions doivent être envoyées à Jeff et Beth. Des facilitateurs qualifiés ont été identifiés et sont recherchés. Le CA a discuté des références et des compétences des facilitateurs.

Nouvelles affaires : Vidéo portugaise à l’Assemblée, Susan, Présidente : Une vidéo d’Information publique créée par le Portugal, utilisant des acteurs a été discutée. La question s’est posée concernant la chanson de fond qui était d’un artiste américain. Il a été rapporté que YouTube vérifie tous les problèmes et s’il y a un problème de droits d’auteur, elle ne sera pas diffusée. Le CA a accepté de diffuser la vidéo même si elle est en portugais lors de l’Assemblée. Cela vaut la peine d’être présenté aux membres.

Rapport de l’administrateur international, Beth, administrateur international :

Président de la Conférence : 275 inscriptions de vingt pays différents. Les bénévoles diffusent l’information au Québec, au Brésil, au Portugal, en Espagne. Beth a diffusé l’information en Iran. Ont confirmé les artistes : un groupe espagnol présentera le tango, et un jeune musicien du Québec présentera de la musique folklorique. Beth D, présidente technique de la Convention en ligne, coordonne les groupes. Ils travaillent avec Mary pour confirmer les IGR. Susan est responsable de deux créneaux vendredi pour parler de l’OIAA. Jennifer a pris en charge le remplissage des postes d’interprètes : Dans chaque salle il y aura des interprètes en anglais, espagnol, ASL, français ou portugais. Au 9 juin 2024, 44 de ces créneaux sont remplis par dix interprètes. Chaque salle aura un interprète. Le farsi n’est que sur un certain créneau de l’horaire. Les progrès sont rapportés comme excellents.

Administrateur général, Barry : Les missions actuelles pour lui de Susan seront confirmées. Si le groupe en a, veuillez les transmettre à Susan pour Barry.

Rapport du président technique, Mark : L’application d’adhésion a été un point central avec l’option d’achat versus construction. Le montant budgété était pour une construction, et cela pourrait être un abonnement qui pourrait être moins cher. Mark a identifié qu’une session de vision serait la prochaine étape et si quelqu’un aimerait se joindre à cette réunion, veuillez vous joindre. Il a fait quelques commentaires sur les options. Adhésion au comité : beaucoup de nouveaux 6-8 bénévoles en Tech. Le comité a une question d’inventaire à leur ordre du jour : fournissons-nous des informations quand nécessaire ou demandé en temps opportun ? Nous faisons un travail merveilleux et pourrions toujours faire mieux. Clarifier, nous aurons une Foire de service en juillet au lieu d’un Forum IGR, la communication sortira bientôt. Jennifer a offert son soutien si le Forum IGR de juillet aurait besoin d’interprètes. Le Forum IGR de juillet est le seul Forum IGR que Mark s’est engagé à héberger.

Le Comité technique travaille sur une vidéo. Une page FAQ sera créée pour la Convention où les ressources techniques telles que comment lever la main etc. créées spécifiquement pour la convention pourront être hébergées.

Discussion sur l’examen financier, Susan : Publication de l’examen financier sur le site web. S’il est publié publiquement sans contexte sur le budget, cela peut être déroutant pour les membres. Susan a fait beaucoup de recherches et partagé l’expérience de cette information.

Barry a fait une motion pour garder les finances aux membres seulement sauf s’il est approprié de les publier. Susan a appuyé la motion. Discussion : Mark a demandé des éclaircissements puis a demandé de reporter la motion. Nous ne publierons pas l’examen financier sur le site web jusqu’à ce qu’une décision soit prise. Nous diffuserons la vidéo de 8 minutes de l’examen financier pendant l’Assemblée en juin 2024.

Rapport de la présidente, Susan : A passé du temps au PAC et certains des problèmes qui surviennent sont liés aux finances. Elle a passé du temps à l’Unité. A fait le suivi avec Pro-Bono, participé à des réunions spéciales. Prête pour l’Assemblée de juin et l’ICOAA.

La réunion s’est terminée avec la Déclaration de responsabilité.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées par le Conseil lors de cette réunion :

• Motion : Procès-verbal de mai 2024 approuvé.
• Motion : Poursuite de l’avocat de l’OIAA approuvée.
• Motion : Procédures de voyage de l’OIAA approuvées.
• Motion : Demande du président de la CMP pour 200 $ à dépenser en services d’interprétation pour le membre du Comité.
• Motion : Approbation des questions d’inventaire du Conseil.
• Motion : Approbation du processus d’inventaire du Conseil.

Respectueusement soumis,

Anita M

Secrétaire suppléante de l’OIAA