Procès-verbal

Samedi 14 décembre 2024
8h00 HDT |

10h00 PDT |

13h00 EDT

Participants :

Jennifer – Trésorière de l’OIAA

Susan – Présidente de l’OIAA

Kevin – Membre du comité des finances de l’OIAA

Mark – Responsable technique de l’OIAA

Felix – Trésorier suppléant de l’OIAA

Beth – Administratrice internationale de l’OIAA

Barry – Administrateur général, président de la convention internationale 2025 de Vancouver

Nicky – Secrétaire du comité des finances

 

Jennifer récite la Prière de la Sérénité et demande à chacun de se présenter. Elle se présente en tant que Trésorière de l’OIAA. Susan occupe le poste de Présidente de l’OIAA. Kevin se présente comme membre du Comité des finances. Mark est membre et Responsable technique de l’OIAA. Felix est le Trésorier suppléant de l’OIAA. Beth se présente comme Administratrice internationale de l’OIAA. Barry, gentleman retraité et gracieux, est l’Administrateur général ainsi que le Président du Comité de la Convention internationale de Vancouver. Jennifer demande si quelqu’un souhaite ajouter quelque chose à l’ordre du jour. Jennifer souhaite la bienvenue à Nicky et lui demande si elle a terminé le procès-verbal. Nicky répond qu’elle a encore besoin de quelques modifications finales mais qu’elle vient d’envoyer un courriel avec les mises à jour. Jennifer décide de reporter l’examen du procès-verbal à plus tard ou à la prochaine réunion.

 

Examen de l’ordre du jour

Jennifer examine l’ordre du jour. Elle aborde les états financiers de novembre et partage son écran. Les contributions s’élèvent à un peu plus de 12 500 $. Elle indique que c’est le mois avec le plus de contributions dans l’histoire de l’OIAA. Elle attribue cette augmentation à la Convention.

Jennifer souhaitait analyser avec curiosité les nouveaux contributeurs pour 2024. Ainsi, pour analyser les nouveaux contributeurs, elle a choisi d’examiner qui avait contribué au cours des quatre dernières années, elle a effectué un examen financier sur quatre ans et identifié (sur 93 000) que 47 % sont de nouveaux contributeurs, reflétant une croissance régulière continue. Cela signifie que l’OIAA continue d’attirer de nouveaux groupes. Elle prévoit de présenter ces résultats lors de la prochaine Assemblée.

 

Mark aimerait savoir comment elle a effectué cette analyse. Il souhaiterait également identifier les groupes qui avaient précédemment contribué en 2020 et qui ont depuis disparu de la liste. Il se demande comment effectuer cette analyse à rebours. Jennifer explique qu’avec une bonne vieille analyse traditionnelle, elle a pris tous les groupes, les a comparés puis les a triés. Mark demande si elle a la liste des contributions par groupe remontant à 2020. Jennifer répond que oui. Mark dit alors qu’il existe un moyen de comprendre ces données et que c’est une information très utile. Il la remercie pour son effort. Jennifer répond que puisque Mark est plus doué pour l’exploration de données, elle a également noté en utilisant les données que de nombreuses contributions de groupes étaient mal catégorisées comme des contributions individuelles.

 

Examen des états financiers

Passant aux états financiers. Elle explique que les envois postaux correspondent au « courrier itinérant ». Elle indique qu’ils ont dépassé le nombre alloué de leurs abonnements mais qu’il est toujours moins cher de rester avec le forfait de 150 $ plutôt que de passer au forfait de 250 $. Les frais d’organisation correspondent à la facture de l’avocat que l’OIAA a reçue. Elle dit qu’ils ont commandé les documents nécessaires pour l’organisation même s’ils ne les ont toujours pas reçus. Elle explique que les avocats ont effectué un travail qui n’aurait pas dû être fait, donc ils devraient s’attendre à encore plus d’honoraires d’avocat en 2025. Les frais PayPal et Stripe sont associés aux revenus. Les honoraires professionnels sont pour le système comptable. Le travailleur technique spécial aide à maintenir le site web. La technologie de traduction était pour les services de traduction rendus pour un atelier sur la sécurité et pour les réunions d’unité. Elle explique que les autres technologies peuvent être diverses choses qui sortent du cadre des opérations technologiques régulières. Par exemple, la maintenance mensuelle. Mark demande si les 10 000 $ budgétés pour un projet technique spécial étaient inclus dans les autres technologies. Jennifer confirme que c’est le cas et qu’il reste 7 500 $, avec 2 500 $ supplémentaires prévus pour l’allocation, ce qui signifie que la technologie est significativement sous le budget. Elle plaisante en disant que Mark devrait se sentir libre de dépenser dans les deux prochaines semaines.

 

Jennifer poursuit avec la vidéoconférence en se référant au compte Zoom. L’hébergement du site web correspond à leurs comptes avec Google et Site Ground. Les planificateurs Insight et ces types de dépenses techniques. Tout cela équivaut à un montant de 5 400,00 $ positif. Elle demande si quelqu’un a des questions sur l’écart budgétaire. Mark est curieux de connaître le pourcentage des coûts par rapport aux revenus et aux recettes depuis qu’ils ont vu une forte augmentation des contributions. Mark se demande également si les dépenses d’exploitation sont constantes d’un mois à l’autre ou si la Convention a causé le pic inhabituel des revenus. Jennifer a confirmé que les dépenses de base restent stables, avec des dépenses occasionnelles comme les frais juridiques. Elle a reconnu que la Convention a probablement contribué à l’augmentation des revenus.

 

Kevin a noté qu’en avril, les contributions étaient de 10 700 $, tandis que juillet a vu un pic à 11 700 $. Susan plaisante en disant que cela doit être dû au Mois de la Gratitude. Jennifer accueille favorablement l’analyse plus approfondie de Mark sur la cohérence des dépenses.

 

Poursuivant avec le bilan, Jennifer indique qu’il y a 136 000 $ en banque et que l’argent du fonds de la Convention de Vancouver s’élève à 4 500,00 $. Donc, le total général de l’argent non affecté est juste en dessous de 132 000,00 $. Elle demande s’il y a des questions sur le bilan. Kevin demande si PayPal ou Stripe fournit des notifications des contributions entrantes. Jennifer explique que les contributions apparaissent d’abord dans le système comptable avant d’être déposées, créant un léger décalage temporel. Pas d’autres questions

 

Examen des contributions

Passons aux contributions. Jennifer souligne que 76 contributeurs ont donné 12 500 $ en novembre, avec des particuliers contribuant pour 350 $, indiquant que la plupart des dons provenaient des groupes. C’est le plus élevé de l’histoire mensuelle de l’OIAA ! Barry demande de revenir en arrière dans la liste. Et demande si Jennifer pourrait réorganiser la liste. Jennifer accepte de la retrier. Barry veut souligner un don plutôt notable des AA russes (859 $). D’autres contributeurs importants incluaient Serenity Circle Worldwide et The Zoo Crew (700 $ chacun) et What’s Good About Today (700 $ également). Jennifer confirme que les AA russes sont un nouveau contributeur.

 

Discussion sur l’assemblée

Jennifer examine les sujets pour la prochaine assemblée, y compris le budget et les options de contribution des fonds excédentaires. Elle explique son approche de la transparence lors de la présentation des informations financières. Jennifer présente Barbara en disant qu’elle a aidé à identifier les BSG dans le monde entier. Barbara et Rebecca ont créé un tableur avec les noms des Bureaux des Services Généraux. En bleu, sont ceux qui ont été envoyés. Elle a reçu environ 15 – 20 réponses. Il y a eu quelques réponses « nous reviendrons vers vous », et certains courriels qui ne fonctionnaient pas, mais elle a obtenu de nombreux BSG inconnus et en a ajouté certains à la liste. Elle a vérifié les sites web pour les options de paiement PayPal ou SWIFT. Elle se rappelle d’en envoyer un à la Mongolie. Elle dit qu’elle et Rebecca feront un deuxième passage et qu’elle est d’une grande aide. Elle demande à Beth si elle l’a envoyée de notre côté. Beth répond que oui et que Rebecca a été d’une grande aide pendant la Convention. Barbara demande au groupe s’ils savent combien il y a de BSG dans le monde. Jennifer répond qu’il y en a 66. Barbara répond qu’elle sait que la liste qu’elle a reçue n’est pas exacte puisque la liste contient environ 120 noms. Elle ajoute également que le Mexique a dit qu’il ne voulait pas de don et n’a pas donné de raison. Jennifer répond que la Suisse lui a écrit pour l’informer de la demande et voulait s’assurer que c’était légitime. Barbara souhaite qu’il y ait une meilleure liste des bureaux BSG. Elle dit que puisqu’ils sont maintenant une organisation mondiale, ils devraient avoir un endroit où les gens peuvent aller pour contacter leur bureau local.

 

Beth voudrait clarifier que la liste des BSG du Comité d’unité était censée être une liste confidentielle. Susan dit que Leslie a créé la liste et qu’elle contient les coordonnées des BSG, mais qu’elle contient également des informations sensibles sur les intergroupes.

Jennifer ne pense pas qu’il y ait de dépassement car tout est informatif. Barbara est d’accord. Felix se présente à Barbara. Il lui dit qu’il a contacté et établi une liste des BSG et qu’ils sont toujours en contact avec beaucoup d’entre eux. Barbara répond qu’elle a essayé de le contacter pour récupérer la liste, mais Felix dit qu’il ne se souvient pas avoir vu un courriel à ce sujet. Barbara dit qu’elle est en train d’envoyer un courriel pour lui rappeler la liste. Barbara donne son numéro à Felix. Beth demande au groupe si la liste est sur le site web des AA. Susan répond que généralement l’information se trouve dans le manuel de service mondial. Elle ajoute que la liste est venue initialement car elle l’a personnellement demandée. Elle dit que les BSG venaient directement du site web qu’elle a envoyé à Barbara et affirme qu’il est mis à jour.

 

Discussion sur les fonds excédentaires et l’assemblée

Jennifer indique que certains membres se sont demandé pourquoi l’OIAA ne réinvestit pas les fonds excédentaires en interne plutôt que de les distribuer à l’externe. Elle a examiné les finances publiques de 30 intergroupes et a constaté qu’ils maintiennent des réserves bancaires similaires par rapport à leurs budgets et donnent rarement à l’extérieur de leurs organisations.

 

Mark suggère qu’ils fassent de la discussion un vote en deux phases. Premièrement, voter sur la distribution de ces fonds excédentaires. Et si le vote est Oui, deuxièmement, voter sur la méthode de distribution. Jennifer convient que cette approche simplifierait la prise de décision. Elle reconnaît également que malgré le travail approfondi de Barbara, l’Assemblée pourrait finalement décider de ne pas distribuer les fonds. Barbara répond qu’elle a pu rencontrer Rebecca et est impressionnée par la capacité de ce programme, particulièrement à l’échelle mondiale. Cela l’a touchée de voir comment les gens offrent beaucoup d’aide à ceux qui souffrent encore. Elle apprécie l’opportunité de servir.

 

Mark suggère que si l’Assemblée devait dire oui à la distribution des fonds, alors Jennifer pourrait suggérer que le Comité des finances aimerait distribuer dans le monde entier. Jennifer est d’accord. Mark continue en disant qu’ils pourraient dire qu’il y a une liste de 60 ou 70 mais qu’ils ne peuvent parler que de 10 à 20 confirmés.

 

Barbara dit que certains groupes lui ont répondu en disant qu’ils ont besoin d’aide avec leur infrastructure et demandent s’ils pourraient utiliser une partie de leurs fonds excédentaires pour les aider. Elle suggère que peut-être comme une affaire ponctuelle, ils pourraient leur envoyer de l’aide.

 

Beth suggère que s’ils distribuent dans le monde, étant donné les circonstances actuelles, Jennifer devra suivre plus étroitement les transferts. Elle explique que parfois les paiements des États-Unis peuvent être rejetés selon le montant envoyé. Si mille dollars sont déposés dans une banque étrangère, il peut y avoir des complications supplémentaires. Parfois, les banques bloquent le transfert parce qu’elles n’ont pas vu le nom de l’expéditeur auparavant. Personnellement, elle doit appeler son banquier pour s’assurer que tout se passe bien, donc cela pourrait prendre plus de temps. Elle pense que quelqu’un devrait suivre le transfert.

 

Jennifer reconnaît cela mais déclare qu’elle devrait être capable de suivre ces informations à travers les relevés bancaires et peut voir quand les fonds quittent le compte et si c’est réussi. Beth précise que le problème n’est pas de leur côté mais plutôt du côté du destinataire, car parfois les fonds sont bloqués. Dans de tels cas, il est préférable d’appeler simplement la banque pour résoudre le problème.

Barbara ajoute que la première étape devrait être confirmée par un reçu des fonds. Beth est d’accord.

Mark ramène la conversation sur le processus de distribution. Il demande à Jennifer s’ils devraient attendre un peu plus longtemps pour obtenir un nombre plus précis avant la distribution, peut-être en fixant une date spécifique. De cette façon, ils peuvent informer l’Assemblée, par exemple, qu’il y a 10 groupes et qu’ils divisent 1 000 $ par 10. Jennifer déclare que la distribution égale sera basée sur la liste. Elle reconnaît que les nouveaux processus peuvent être compliqués et apprécie les questions et les contributions. Puisqu’elle présentera le budget à l’Assemblée, elle prévoit d’aborder d’abord les fonds excédentaires puis de passer au budget. Elle suggère d’allouer des fonds supplémentaires à certains domaines, comme la technologie, qui a été limitée par son budget mais a été responsable avec ses demandes. Si des fonds supplémentaires étaient alloués, elle est confiante qu’ils seraient utilisés efficacement.

 

Mark déclare qu’il aimerait embaucher une entreprise externe pour résoudre certains problèmes majeurs. Jennifer est d’accord. Elle continue de passer en revue l’ordre du jour de l’Assemblée ligne par ligne et demande si quelqu’un a des questions, des réflexions, des préoccupations ou des révisions. Elle prévoit une longue Assemblée. Susan conseille à Jennifer de s’assurer que ses interprètes sont disponibles pour une période prolongée. Jennifer la rassure en disant que les interprètes qu’elle engage restent jusqu’à la fin de la réunion.

Mark demande si l’ordre du jour ou l’élection viendra en premier. Susan répond que l’élection aura lieu en premier. Jennifer confirme cela, indiquant que l’élection sera suivie des fonds excédentaires puis du budget. Elle demande s’il y a d’autres questions commerciales qui nécessitent de l’attention.

 

Barry soulève auprès du Comité des finances l’accord avec le fournisseur de services et d’équipement pour le site cyber de Vancouver. Ils ont obtenu trois devis. Initialement, en août, ils ont reçu un devis de 3 213,00 $. Le 14 novembre, le fournisseur d’équipement interne du Hyatt leur a donné un devis de 6 040,10 $, qui était hors budget. Après quelques négociations avec Encore, ils ont reçu de nombreux services et équipements gratuitement, aboutissant à un devis final de 2 852,51 $. Il a fallu du temps à Encore pour admettre facturer des frais supplémentaires pour l’utilisation de fournisseurs externes, ce qui aurait ajouté 500-600 $ CAD. Barry rappelle également à Jennifer que les taux de change fluctuent, donc ils ne sont pas certains de ce que sera le coût en juillet. Cependant, il y aura un remboursement de la taxe sur les services généraux d’environ 190,20 $, qui sera déduit du budget.

 

Il souligne que l’OIAA recevra ce remboursement, et il a besoin de confirmation. Susan note qu’ils doivent signer le contrat maintenant pour garantir l’accord. Barry les informe qu’ils devaient en fait le signer avant la fin de l’année, donc il l’a signé. Susan confirme qu’elle l’a également signé. Barry explique que les règles de gouvernance exigent une deuxième autorisation, donc il a fait signer Susan également. Jennifer demande de clarifier que l’OIAA sera facturé en 2025. Susan et Barry confirment cela. Jennifer approuve et reconnaît qu’ils ont obtenu une excellente affaire. Elle réitère que le coût de l’équipement est de 2 800 $, et ils recevront 190 $ après le traitement des formulaires. Barry confirme que le remboursement sera envoyé au même compte bancaire, donc Jennifer s’occupera du remboursement. Jennifer mentionne que Felix a fait la saisie des données et a déjà pris en compte la remise, donc il n’y a pas de problème.

 

Jennifer demande si quelqu’un a autre chose à ajouter et note que la réunion a duré 45 minutes.

 

Jennifer exprime sa reconnaissance envers tout le monde et dit qu’elle est impressionnée par leur travail.

 

Jennifer clôture la réunion avec la Déclaration de Responsabilité.