Participants :

Beth A., administratrice internationale

Lesliee A., présidente des communications

Jeff b., Secrétaire

Jennifer B., trésorière

Nona C., vice-présidente

Mark M., président de la technologie

Papa Don, IGR, Centre-ville à Edmonton

Naterena P-C, IGR, AA Sérénité, candidate au poste de secrétaire suppléante

Susan R., présidente

Renee R., IGR suppléante, AAHomeGroup.org

Susan R., la présidente, a ouvert la séance et a commencé la réunion avec la Prière de la Sérénité à 14h02 EST. Susan a accueilli nos invités et leur a rappelé de simplement écouter.

Examen du procès-verbal du Conseil d’administration – Jeff B., Secrétaire

• Jeff a examiné le procès-verbal de la réunion du Conseil d’administration du 14/1. Il a indiqué avoir reçu des corrections de Susan et Jennifer qui ont été effectuées. Jennifer a signalé une faute d’orthographe. Mark M. a proposé d’accepter le procès-verbal tel que modifié, ce qui a été appuyé par Nona C. Le procès-verbal du 14/1 a été approuvé à l’unanimité.

Candidate au poste de secrétaire suppléante – Jeff B., secrétaire

• Jeff a mentionné que sa précédente secrétaire suppléante, Amelia L., avait dû se retirer pour des raisons personnelles. Il a ensuite lancé un appel pour un nouveau secrétaire suppléant et Naterena P-C. s’est manifestée en exprimant son intérêt.
• Jeff l’a présentée au Conseil et Naterena a informé le Conseil de ses qualifications. Naterena a déclaré qu’elle sert dans son groupe d’attache depuis 2013 en tant que présidente et hôtesse d’accueil. Elle a rejoint un groupe en ligne où elle sert actuellement comme IGR. Elle a mentionné son travail professionnel dans l’éducation et sa formation académique. Elle a également indiqué qu’elle est épouse et mère de 4 filles adultes et a 3 petits-enfants. Elle travaille actuellement à nouveau les Étapes avec sa marraine.

Problème concernant la réception de chèques d’une entreprise – Jennifer B., trésorière

• Jennifer a signalé que nous avons reçu des chèques d’un compte d’entreprise au nom d’un groupe. Elle était préoccupée par le fait que le chèque provenait d’une entité externe et non du groupe. Elle a également mentionné que cette personne avait mis en place une contribution récurrente depuis ce même compte d’entreprise et que pour l’instant, elle a suspendu les contributions de ce compte d’entreprise jusqu’à ce que le Conseil décide quoi faire.
• Nona a soulevé cette question lors de la réunion des employés spécialisés de l’ICOAA. Il y a eu des réponses mitigées de la part des participants à cette réunion, la majorité des participants déclarant qu’ils accepteraient ces chèques.
• Jennifer a déclaré que nous pourrions maintenir le compte suspendu et rembourser l’argent, ou nous pourrions garder la contribution mais ne pas accepter de contributions supplémentaires, ou garder la contribution et continuer à accepter les futures contributions.
• Mark a déclaré qu’il fait partie de ce groupe, connaît la personne et pense que nous devrions continuer à accepter ces contributions.
• Mark M. a proposé d’accepter les contributions de ce compte d’entreprise au nom d’un groupe et de continuer à accepter les futures contributions. Jeff B. a appuyé la motion. Après discussion, le Conseil a voté en faveur de la motion par 3 voix contre 2. L’opinion minoritaire a été exprimée mais, comme il n’y a pas eu de motion pour reconsidérer le vote, la motion a été adoptée.

Questions technologiques pour la convention internationale – Beth A., administratrice internationale

• Beth a soulevé la question de ce qui était possible d’un point de vue technologique pour l’inscription à la Convention internationale d’octobre. Elle a mentionné qu’un processus d’inscription nous permettrait de savoir qui participe et d’obtenir des informations utiles comme leur adresse e-mail. Elle a déclaré que l’exigence d’une inscription préalable apaiserait certaines des préoccupations exprimées concernant la sécurité.
• Mark a demandé si Tech 12, qui gère la composante technique de l’événement, inclut l’inscription dans leurs services. Beth a indiqué que non et qu’ils compteraient sur nous. Mark a déclaré que lui et Beth peuvent en discuter en privé puis parler avec Tech 12.
• Beth a également mentionné qu’il serait bien d’avoir une application pour l’événement. Mark a répondu que nous n’avons pas les ressources techniques pour développer une application. Il a indiqué que l’organisation TIAA utilise une application pour leurs conférences et qu’il vérifiera auprès d’eux si nous pourrions utiliser leur application.
• Jennifer a déclaré qu’elle pensait que l’inscription était incluse dans les services offerts par Tech 12.
• Beth a soulevé des questions de deux groupes de femmes qui se sont inscrits à la Conférence internationale concernant la possibilité que ces réunions restent des réunions de femmes où les hommes ne pourraient pas assister. L’une des réunions est une réunion indienne où elles ne veulent pas que les hommes assistent.
  • Jennifer a mentionné qu’elle n’est pas favorable à avoir des réunions avec des restrictions dans le cadre des Conventions internationales.
  • Jeff a déclaré que l’organisation d’une Convention internationale aura des complexités que nous devrons aborder et dont nous devrons tirer des leçons. Il a également déclaré qu’il estimait que puisque nous autorisons des réunions d’hommes et de femmes à l’OIAA, nous devrions également le permettre pour notre Convention.
  • Nona a exprimé des inquiétudes concernant le fait que ces réunions spécialisées auront des problèmes de sécurité supplémentaires.
  • Beth a répondu qu’il y aura deux niveaux de sécurité au niveau de la Convention et pour chaque groupe individuel.

Intervention lors d’une réunion de District en ligne – Jeff B., secrétaire

• Jeff a mentionné qu’on lui a demandé de parler de l’OIAA lors de la réunion du District 33, qui est le District en ligne de la Zone 58 de l’Oregon. Jeff a demandé au Conseil s’il y avait des problèmes avec sa présentation.
• Le Conseil n’a soulevé aucune objection à ce que Jeff fasse cette présentation.

Examen de la charte du PIC – Nona C., vice-présidente

• Nona a examiné la charte du PIC avec le Conseil, y compris la mission et l’objectif ainsi que les rôles des membres du comité, avec plusieurs modifications qui ont été apportées.
• Mark M. a proposé d’accepter la charte du PIC telle que présentée, ce qui a été appuyé par Jennifer B. La motion a été adoptée à l’unanimité.

Examen de la charte des Communications – Lesliee A., présidente des communications

• Lesliee a examiné la charte des Communications avec le Conseil, y compris la mission et l’objectif ainsi que les rôles des membres du comité, y compris les présidents suppléants, avec plusieurs modifications qui ont été apportées à la demande du Conseil.
• Nona C. a proposé d’accepter la charte des Communications avec un amendement pour un suppléant, ce qui a été appuyé par Jennifer B. La motion a été adoptée à l’unanimité.

Rapport technologique – Mark M., président du comité technologique

• Mark a rapporté que nous avons un professionnel des services web avec qui il finalise les conditions et qui devrait commencer dans la semaine et demie à venir. Un nouveau membre, Trish, s’est également porté volontaire pour faire partie de l’équipe des services web.
• Mark a indiqué que Melinda continue à fournir des services pour nous jusqu’au nouveau web.
• Mark a rapporté que le prochain projet technologique sera d’examiner la fonction de Registraire et de déterminer comment développer un répertoire des groupes.

Rapport de la présidente – Susan r., présidente

• Susan a rapporté qu’elle a assisté à la réunion de l’ICOAA et a appris qu’il existe un sous-comité de Communication qui se réunit avec le BSG sur une base trimestrielle. Lors de la réunion de ce trimestre, il y a eu une discussion sur la distribution d’un e-mail contenant des questions sur les écrits des Fondateurs qui a été distribué par les membres et certains Intergroupes mais était destiné uniquement aux délégués régionaux.
• Susan a transmis une demande de Lesliee de publier les événements sur le calendrier avec les informations Zoom et de demander des interprètes dès que possible.

Rapport du vice-président – Nona C., vice-présidente

• Nona a déclaré qu’elle a exploré l’utilisation de DeepL mais que c’est très coûteux. Elle a expliqué que DeepL est un logiciel qui traduit des documents dans d’autres langues. Ce n’est pas budgété pour cette année et ne rentrerait pas dans une demande non abrégée. Elle a indiqué que le coût serait de 280 $ par mois.
• Jeff a demandé si nous avions examiné ChatGPT qui est un logiciel gratuit et la réponse était non. Il a indiqué que Felix E., notre trésorier suppléant, a utilisé ce logiciel pour traduire des documents en espagnol.
• Nona a mentionné qu’elle a assisté aux réunions de l’ICOAA, ce qui a été bénéfique.
• Nona a mentionné que le Conseil doit travailler sur une déclaration de mission et qu’elle enverra les informations relatives au travail effectué jusqu’à présent.
• Nona a déclaré qu’elle travaille à coordonner la déclaration sur les lanceurs d’alerte avec la politique de la porte ouverte et la déclaration de décorum et qu’elle cherche à terminer ce travail avant notre Convention internationale.
• Nona a rapporté que toutes les chartes sauf deux (Corrections et CMP) sont terminées et que le CMP arrive bientôt.
• Il y a un changement à nos Statuts qui sera proposé bientôt pour modifier la déclaration selon laquelle les démissions sont souhaitées par écrit mais non requises.

Rapport du Secrétaire – Jeff B., Secrétaire

• Jeff a déclaré que travailler sur une déclaration de mission est important mais que nous devons également faire de la planification stratégique qui pourrait commencer en avril après l’adoption des Statuts.
• Jeff a mentionné qu’il a également gardé une trace de plusieurs changements que nous devrions envisager d’apporter aux Statuts que nous devrions envisager d’examiner à partir d’avril. Jeff a déclaré qu’il serait disposé à présider un comité ad hoc de révision des Statuts.
• Jeff a mentionné qu’il n’a pas encore nommé Naterena comme secrétaire suppléante mais qu’il est encouragé par sa discussion avec elle et qu’elle a été invitée et s’est présentée.
• Jeff a fourni une mise à jour sur les procès-verbaux manquants des réunions du Conseil qui n’ont pas été complétés en raison de sa maladie l’année dernière. Il a mentionné qu’il a presque rattrapé son retard et que nous discuterons d’un autre ensemble de procès-verbaux antérieurs, ceux de la réunion du Conseil du 20/6 en session exécutive. Il a mentionné qu’Amelia travaillait sur les réunions du 11/7 et du 23/7 qu’il devra maintenant compléter.
• Il a déclaré qu’aucun travail supplémentaire n’a été effectué sur le Manuel du Conseil.
• Jeff a rapporté que nous sommes prêts à acheter la police de responsabilité civile supplémentaire ainsi qu’à renouveler notre police D&O qui verra une augmentation de 549 $ à 576 $. Il a déclaré qu’il aurait besoin d’une carte de crédit pour effectuer ces achats et Jennifer a dit qu’elle lui enverrait les informations concernant la carte de crédit à utiliser.

Rapport du trésorier – Jennifer b., Trésorière

• Jennifer a rapporté que les rapports de janvier ont été publiés sur le site web.
• Jennifer a rapporté que nous sommes environ 1 000 $ au-dessus du budget en contributions.
• Elle a mentionné que Stripe est opérationnel et que nous avons reçu notre premier paiement.
• Elle a rapporté que notre acompte pour Tech 12 a été effectué.
• Jennifer a examiné le rapport des Contributions et a mentionné que les contributions individuelles ne sont pas rapportées sur une seule ligne. Elle a rapporté que nous avons reçu une contribution de 800 $ via Stripe d’un groupe de Nouvelle-Zélande qui contribue pour la première fois.
• Jennifer a examiné le rapport de Balance avec le Conseil. Elle a mentionné que le rapport a été amélioré pour renommer le compte d’épargne Mercury en Réserve prudente.
• Jennifer a mentionné qu’Erica avait envoyé un examen financier qui n’avait trouvé aucune anomalie financière mais qu’elle n’a pas encore eu le temps d’examiner la révision.

Rapport du syndic international – Beth A., syndic international

• Beth A. a rapporté que la première phase de planification de la Convention internationale, qui consiste à inscrire les groupes, devrait être terminée d’ici le 1^er mars.
• Elle a rapporté que les formulaires d’inscription ont été envoyés et que tant elle que Carlos D., le président du comité d’Unité, ont contacté les groupes.
• Beth a mentionné qu’elle a coordonné avec Tech 12 et que la prochaine réunion est le 2^nd mars.
• Beth a mentionné qu’elle aura besoin d’utiliser une licence Zoom supplémentaire pour qu’ils puissent programmer des réunions en même temps que d’autres réunions de l’OIAA. Jennifer a rapporté qu’une deuxième licence a été achetée mais que les réunions devront être coordonnées avec l’équipe technique.
• Beth a déclaré qu’elle est intéressée par l’utilisation du Compagnon AI dans Zoom pour les notes de réunion car ils n’ont pas de secrétaire pour prendre les minutes.
• Beth a déclaré que les groupes qui s’inscrivent à la Convention internationale sont enthousiastes à l’idée de participer et apprécient que nous les écoutions.

Interprètes – Lesliee A., présidente des communications

• Lesliee a discuté du problème des interprètes ASL qui demandaient un minimum de 2 heures que le Conseil n’était pas disposé à soutenir. Elle a mentionné qu’elle travaille à apprendre à utiliser Upwork. Un problème avec Upwork est que les interprètes ne peuvent pas communiquer avant la réunion.
• Lesliee a rapporté que l’examen des directives du BSG a été utile.
• Elle a rapporté que les interprètes ASL lors de la session d’examen des directives ont eu des problèmes de communication entre eux. Elle a également rapporté que l’interprète ASL qui a travaillé avec nous dans le passé ne pensait pas que l’interprète ASL d’Upwork avait fait du bon travail. Elle est également préoccupée par le fait que le coût de l’interprétation va augmenter.
• Nona a déclaré que nous devrons examiner attentivement quelles langues nous aurons besoin d’interprétation et que nous devrions demander à nos membres quels sont leurs besoins.
• Jennifer était d’accord avec Nona et a demandé si on nous avait demandé de fournir une interprétation ASL pour l’examen des directives. Elle a déclaré que nous devrions demander l’interprétation au moins deux semaines à l’avance. Jennifer a mentionné que la norme pour l’interprétation est d’embaucher deux interprètes.
• Beth a mentionné que nous aurons besoin d’ASL pour la Convention internationale car un groupe de sourds s’est déjà inscrit.
• Susan a déclaré que dans son avis aux membres concernant tout événement, elle demande aux membres de lui communiquer leurs besoins en interprétation. Elle a déclaré que quiconque planifie un événement devrait demander l’interprétation au moins deux semaines avant l’événement.

La réunion s’est terminée à 16h24 EST lorsque le Conseil est passé en session exécutive.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées par le Conseil lors de cette réunion :

1. Mark M. a proposé d’accepter le procès-verbal tel que modifié, ce qui a été appuyé par Nona C. Le procès-verbal du 14/1 a été approuvé à l’unanimité.
2. Mark M. a proposé d’accepter les contributions de ce compte d’entreprise au nom d’un groupe et de continuer à accepter les futures contributions. Jeff B. a appuyé la motion. Après discussion, le Conseil a voté en faveur de la motion par 3 voix contre 2. L’opinion minoritaire a été exprimée mais, comme il n’y a pas eu de motion pour reconsidérer le vote, la motion a été adoptée.
3. Mark M. a proposé d’accepter la charte du PIC telle que présentée, ce qui a été appuyé par Jennifer B. La motion a été adoptée à l’unanimité.
4. Nona C. a proposé d’accepter la charte des Communications avec un amendement pour un suppléant, ce qui a été appuyé par Jennifer B. La motion a été adoptée à l’unanimité.

Humblement soumis,

Jeff Bernknopf

Secrétaire de l’OIAA