Mise à jour des finances – Juillet 2024
Comité des finances de l’OIAA
Procès-verbal
Samedi 14 juillet 2024
8h00 – HDT
11h00 – PDT
14h00 – EDT
Participants :
Felix e. – trésorier suppléant
Barry m. – membre de longue date du comité des finances
Susan r. – présidente de l’OIAA
Gwen – membre du comité des finances – présidente du CDC
Felix prend la direction aujourd’hui et rassemble tous les documents avec l’aide de Susan et Barry.
Felix se présente comme le trésorier suppléant remplaçant Jennifer. Susan se présente comme la présidente de l’OIAA. Barry se présente comme l’administrateur général. Gwen se présente comme membre du comité des finances ainsi que présidente du CPC.
Comme c’est la première fois que Felix dirige la réunion, il demande à Susan s’ils font le préambule ou les prières. Susan et Barry répondent oui à la Prière de la Sérénité.
Felix dirige la Prière de la Sérénité. Tous les participants se joignent à lui.
Examen du bilan
Felix commence en disant qu’il y a trois entités à examiner : le bilan, le budget et les contributions. Il affiche le bilan à l’écran. Il indique que la comparaison trimestrielle la plus notable de mars à juin 2024 concerne le compte courant, qui est le compte de dépenses. Le compte de dépenses dispose de 20 000 $, donc le total des actifs a augmenté de 20 000 $. Il ajoute que cela nous met dans une position favorable pour pouvoir investir dans des améliorations technologiques du site web ou des projets liés à l’OIAA. Mais seulement si nous sommes tous d’accord pour le faire.
Felix demande s’il y a des questions concernant le bilan. Barry souhaite poser une question sur la provision de 5 500,00 $ pour la Convention 2025 et n’a pas pu la trouver dans le budget. Ils voudraient s’assurer que c’est pour la Convention Internationale 2025. Ils examinent tous les documents pour la trouver. Felix n’est pas sûr si elle a été déplacée, mais s’assurera de trouver la réponse.
Barry déclare que l’un des éléments les plus remarquables qui semble frapper tout le monde est l’augmentation de l’argent d’une année sur l’autre. Il souligne qu’en un mois seulement, l’OIAA a reçu 16 000 $ de plus que le mois dernier. Felix confirme que bien que leurs revenus aient considérablement augmenté, leurs dépenses sont restées constamment les mêmes. Il poursuit en disant que si l’on regarde les comparaisons annuelles, l’OIAA est à 75 000,00 $ alors que l’année dernière l’OIAA était à 28 000,00 $. En gros, dit-il, nous avons triplé en un an. Felix suggère qu’ils devraient transférer une partie du compte courant vers l’épargne, cependant, c’est ainsi qu’ils calculent la réserve prudente. Ils gardent l’argent sur le compte courant, mais en termes de dépenses à payer, il y aura plus de dépenses l’année prochaine en raison de nombreux nouveaux équipements et matériels pour la suite d’accueil à Vancouver pour la convention. Susan ne veut pas que nous oubliions les épinglettes. Ils essaient à nouveau de localiser où se trouve le solde provisionné pour la Convention Internationale sur le bilan. Ils le trouvent sur le bilan pour 5 500,00 $.
Ils discutent de la façon de transférer le montant provisionné vers sa catégorie de dépenses, et pourquoi il n’a pas été détaillé. Il n’a pas encore sa propre catégorie car il n’a pas encore été mis en œuvre puisqu’ils n’ont encore rien dépensé. Gwen dit qu’elle se souvient que Jennifer en avait parlé lors d’une autre réunion et affirme que ce ne serait pas encore enregistré comme une dépense, mais juste comme une provision. Barry déclare qu’il est presque certain que ce n’est pas un problème s’ils posent la question à Jennifer la prochaine fois.
Felix souligne une dépense allouée de 800 $ pour la Convention et Susan répond que c’est pour les épinglettes pour la Convention 2025.
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Examen des écarts budgétaires
Ils passent aux écarts budgétaires. Felix montre qu’il y a également une augmentation. Les revenus ont augmenté et dépassent le budget du mois de plus de 2 000,00 $ et de plus de 8 000,00 $ depuis le début de l’année. Le montant pour les particuliers a diminué, mais ce n’est pas vraiment un problème. Barry souligne que beaucoup de choses ont changé depuis qu’ils avaient l’habitude de les regrouper. Ils spécifient maintenant les contributions individuelles par rapport à celles des groupes. C’est le résultat de la révision de ces dons. Felix convient que c’est l’espace parfait pour identifier ces contributions car certains trésoriers faisaient peut-être les dons alors qu’ils étaient en réalité pour leurs groupes.
Felix examine les dépenses spécifiques de la Convention Internationale. Il souligne que celles pour les travailleurs spécialisés en technologie et les interprètes pour le Conseil et l’Assemblée, le Forum Ig et les réunions d’unité sont significativement sous le budget. Barry aimerait savoir pourquoi ils sont en dessous de leurs dépenses totales d’exploitation. Felix examine les projections et demande à voir les dépenses de la Conférence.
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Examen des contributions
Felix affiche les contributions à l’écran. Felix leur demande de bien vouloir vérifier que leurs propres groupes personnels sont correctement répertoriés avant de descendre aux dernières lignes. Barry souligne que les plus gros montants individuels vont de 527 $ à 735 $
Dans les groupes, Serenity Circle est le plus important. Barry dit que les intergroupes à travers le pays seraient si fiers de ces chiffres. Il pense que cela montre le formidable soutien des personnes qui assistent aux réunions.
Susan pose sa question sur le groupe ASA Online. Online Home Group est un service bancaire que son groupe a également décidé d’utiliser. Elle aimerait savoir comment ils créditent son groupe. Elle le voit dans les contributions. Susan dit que Barry le lui avait envoyé sous forme de dépliant et il répond qu’il peut en parler si elle le souhaite. Susan continue en disant que son groupe a rejoint ce service bancaire en ligne où l’on peut choisir parmi 5 ou 6 différentes corbeilles virtuelles pour contribuer. Elle apprécie qu’à la fin du mois, son groupe puisse utiliser ce service pour contribuer de manière égale à ces entités. Elle aimerait savoir comment son groupe obtient du crédit si l’argent arrive dans le système de cette façon. Felix explique que l’OIAA reçoit de l’argent de trois manières : par chèques où le groupe écrit généralement son nom sur le chèque, deuxièmement par Stripe où le groupe peut s’identifier, et troisièmement, par PayPal. Nous recevons un e-mail, et s’ils n’ont pas mis le nom du groupe et que le montant est supérieur à 50 $, il les contactera pour obtenir les informations de leur groupe.
Barry explique que Online Home Group est un fournisseur de services tiers qui émet un chèque et quand il était le responsable officiel de la boîte postale de l’OIAA, il recevait des chèques d’eux chaque mois. Les chèques indiquaient de quel groupe ils provenaient. Il dit qu’ils vont à la boîte postale dans les Carolines.
Barry explique que chaque don est divisé en son propre chèque individuel et envoyé à l’OIAA en identifiant la réunion d’où il provient. Susan demande où sur le chèque le groupe est identifié. Barry indique que c’est en haut à droite du chèque. Susan dit qu’elle va parler à son groupe et voir si cela répond à toutes leurs questions. Barry suggère que Felix trouve les chèques individuels pour son groupe, en copie un et le lui envoie.
Elle aimerait également poser une question sur la position de son groupe d’attache qui se divise en deux groupes. La contribution de son groupe en ligne n’est pas arrivée avant juillet, mais elle voudrait qu’elle soit comptabilisée en juin. Elle demande comment ils pourraient s’assurer que c’est appliqué au bon mois. Felix répond qu’il aimerait aussi obtenir des réponses et dit que c’est la première fois qu’il entend parler d’une société de services tierce fournissant des dons.
Felix essaie de comprendre et répète à voix haute : « Donc, il y a un tiers qui collecte des fonds de différents groupes, émet un chèque et nous l’envoie. » Il déclare que la seule information qu’il reçoit d’eux est une lettre indiquant à qui attribuer les fonds. Il continue en disant que le chèque a l’air assez professionnel et qu’il pense qu’il y a un numéro de téléphone qu’il peut contacter pour plus d’informations. Il dit qu’il peut s’assurer d’allouer l’argent aux bonnes entités. Susan remercie Felix et demande à Barry s’il trouve intéressant que ce soit basé au Delaware ? Barry demande alors quel groupe en ligne est basé à Prescott, Arizona ? Il pense que c’est là qu’ils sont basés. Barry déclare qu’il peut comprendre pourquoi ce serait un avantage pour d’autres groupes d’utiliser ce service car cela élimine le besoin d’utiliser les programmes pour envoyer de l’argent ou de s’inscrire à des comptes. Il dit que ce n’est pas gratuit, mais que cela élimine tout problème d’envoi de dons pour certains. Susan ajoute qu’on peut aussi mettre en place des paiements récurrents avec eux. Barry et Susan remercient Felix pour les informations.
Felix revient après un problème audio et déclare que la façon la plus simple pour qu’une contribution arrive est d’abord par Stripe, puis PayPal, et enfin les chèques qui prennent le plus de temps. Ils discutent du fait que de nombreux établissements de vente au détail et entités ont arrêté d’accepter les chèques car tout se dirige vers l’ère numérique. Il ajoute que, bien qu’ils n’aient pas encore eu à y faire face, les gens pourraient encore faire des chèques sans provision.
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Questions et commentaires
Felix demande s’il y a d’autres questions et demande une motion pour clôturer. Barry dit qu’il y a une autre question qu’il avait concernant l’obtention de fonds supplémentaires pour la Convention Internationale. Il aimerait discuter de la façon d’obtenir un acompte pour les épinglettes et les choses supplémentaires nécessaires pour la Convention Internationale. Il dit qu’il y a des choses qui doivent être payées sur le budget de la convention de l’année prochaine. Il enverra bientôt une autre demande de budget pour cela.
Susan rappelle que les épinglettes ont été approuvées et que Jennifer s’est préparée à les payer. Susan partage son écran et montre que 800 $ ont été mis de côté pour les épinglettes et que le reste des paiements était dans le budget 2025. Gwen ajoute que les acomptes sur la suite et ce genre de dépenses devraient être disponibles maintenant pour ne pas avoir à passer par le même processus une deuxième fois. Elle suggère que chaque année, ils devraient allouer les fonds qui ont déjà été approuvés par les membres.
Barry dit qu’en utilisant les informations d’Atlanta 2015, ils ont une bonne idée de ce qui est nécessaire pour installer un grand écran et une petite flotte d’ordinateurs portables et, plus important encore, avoir une connexion sans fil dédiée pour ne pas dépendre de l’internet de l’hôtel.
Susan aimerait savoir si cela sera suffisant pour les dépenses technologiques car cela fait 10 ans depuis leur dernière estimation des coûts. Elle ajoute qu’ils pourraient avoir besoin d’un ajout au budget. Barry dit qu’il ne sait pas, mais il pense qu’il louera l’équipement au lieu de l’acheter, donc il va chercher ces ressources et des devis pour l’équipement. Il espère que les techniciens nous aideront avec ces chiffres. Il ajoute que 5 ans en technologie équivalent à 2 générations.
Susan veut présenter Randy au Comité des finances comme une bonne ressource. Il aimerait faire partie du Comité des finances, et il a des idées pour l’installation. Barry déclare que Randy sera en charge de cela ! « Facile, fait. »
Gwen aimerait ajouter une dernière chose avant de lever la séance. Elle voudrait informer tout le monde de l’exposition de service à venir qui se tiendra à la fin du mois. Elle a remarqué que le Comité des finances et le CP avaient été assignés à la même salle de réunion, elle aimerait donc inviter les membres du Comité des finances à la prochaine réunion du CPC le 4e lundi du mois qui est à 18h30 heure de l’Est ou 15h30 heure de Californie. Elle fera une répétition générale avant l’Assemblée pour tout finaliser. Elle est enthousiaste de travailler avec le Comité des finances et aimerait que ce soit amusant et « jouer dans le bac à sable magnifiquement ».
Felix a pris des notes pour pouvoir parler avec Jennifer. Felix demande à Gwen à propos de l’exposition de service et s’ils devraient contacter Gwen ou son suppléant pour discuter des idées. Gwen dit qu’elle n’est pas très investie dans le produit final puisqu’elle ne sera pas là mais qu’elle faciliterait la conversation. Elle dit qu’elle voudrait accueillir les gens dans la salle de réunion et veut qu’il y ait une attraction suffisamment grande pour les inspirer à revenir et contribuer aux comités.
Tout le monde remercie Felix pour avoir dirigé la réunion et dit qu’il a fait un excellent travail.
Felix demande s’il y a une motion pour lever la séance. Gwen accepte.
Pas de commentaires.
Felix conclut avec la déclaration de responsabilité
