Mise à jour des finances – Juin 2024
Comité des finances de l’OIAA
Procès-verbal
Samedi 8 juin 2024
8h00 – HST
11h00 – PDT
14h00 – EDT
Participants :
Jennifer B – Trésorière de l’OIAA
Joanne B – IGR du groupe Serenity à Tampa
Gwen M – présidente du CPC
Susan r. – présidente de l’OIAA (sixième mois)
Après la Prière de la Sérénité, Jennifer demande aux participants de se présenter. Jennifer se présente en tant que trésorière de l’OIAA. Joanne se présente comme IGR du groupe Serenity à Tampa. Gwen se présente comme présidente du CPC. Susan se présente comme présidente de l’OIAA, soulignant « Sixième Mois ». Jennifer commence avec l’ordre du jour et demande si quelqu’un souhaite y ajouter quelque chose. Elle dit qu’elle aimerait présenter l’examen financier à l’Assemblée annuelle en utilisant le même format que celui du Comité des finances et ajoute qu’elle a également créé une procédure de déplacement.
Gwen souhaiterait demander quelques minutes plus tard pour clarifier si le CPC aurait besoin d’un traducteur et aimerait des conseils sur la façon de rester dans les limites du budget, car elle n’est pas sûre des procédures générales. Elle dit qu’elle travaille avec quelqu’un qui ne parle que portugais qu’elle aimerait aider à rejoindre leur fraternité. Jennifer l’ajoute à l’ordre du jour.
Susan dit qu’ils feront l’examen financier la semaine prochaine et n’est pas sûre si Erica sera présente. Elle demande qui contacter pour les questions d’examen financier. Jennifer répond qu’il faut contacter Leslie ou le Comité d’examen financier. Bien que Jennifer soit séparée de l’examen financier, elle dit qu’elle sera disponible pour toute demande financière. Susan est préoccupée par l’utilisation des e-mails personnels et dit qu’elle veut le publier dans le chat lors de la réunion. Gwen demande s’il est possible de créer une adresse e-mail du Comité financier que le public pourrait contacter afin que les demandes ne soient pas envoyées à une adresse e-mail personnelle externe. Susan dit que cela va actuellement à l’adresse e-mail OIAA de Jennifer. Jennifer conclut que Leslie devrait être la personne à contacter.
Examen du procès-verbal de la réunion précédente
Jennifer demande si tout le monde a pu examiner le procès-verbal d’avril et les affiche à l’écran. Elle informe le groupe qu’elle a fait quelques corrections grammaticales. Elle passe en revue le procès-verbal à voix haute et dit qu’elle est heureuse qu’il y ait eu des visiteurs la dernière fois. Elle est également satisfaite qu’ils aient pu obtenir des réponses à leurs questions. En passant en revue le procès-verbal, Jennifer réitère qu’ils devront encore déterminer où placer les fonds excédentaires à la fin de l’année. De plus, le Comité des finances discutera de sa recommandation à présenter à l’Assemblée. Susan propose d’accepter le procès-verbal.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Examen des rapports financiers
Jennifer déclare qu’elle aimerait inviter toute personne ayant des questions ou de l’intérêt à se joindre aux réunions du Comité des finances chaque deuxième samedi de chaque mois.
Examen des écarts budgétaires
Jennifer aborde la variance budgétaire. Il y avait un peu moins de 9 200 $ de revenus, ce qui est supérieur au budget d’environ 1 700 $. Depuis le début de l’année, nous avons 5 700 $, ce qui est supérieur au budget. Elle explique qu’ils avaient construit le budget pour être conservateurs sur les revenus, donc ils ont été agressifs sur le côté des dépenses afin de ne pas avoir de surprises.
Elle poursuit en disant que l’OIAA a payé l’assurance responsabilité civile générale pour le mois de mai. Il y a eu des frais de port et des frais d’organisation pour l’enregistrement caritatif du New Jersey. Il y a eu aussi des frais Paypal et Stripe qui sont directement liés aux revenus. Elle dit que l’OIAA a envoyé trois membres du conseil d’administration à un webinaire qui a été offert pro bono. Les frais professionnels concernent le système comptable. Les dépenses de conférence sont pour le prochain ICOAA en août auquel la secrétaire et la présidente de l’OIAA assisteront. Elle explique que bien que ce soit dans le budget, cette dépense apparaîtra en août. Elle continue en disant que les dépenses spéciales pour le technicien ont été constamment sous le budget de 4 600,00 $ depuis le début de l’année, et qu’il y a eu aussi quelques petites dépenses d’interprétation/traduction. Les dépenses mensuelles Zoom, l’hébergement du site Web et les dépenses d’interprétation/traduction sont classés sous les dépenses liées à Google et se sont élevées à un peu moins de 5 000,00 $. Elle termine en disant que depuis le début de l’année, ils sont « 23 000 $ dans le noir », par rapport au budget. Jennifer demande s’il y a d’autres questions concernant l’état des résultats.
PAS DE QUESTIONS NI DE RETOURS
Examen du bilan
Jennifer partage le bilan à l’écran. Elle indique qu’il y a 127 000,00 $ en espèces à la banque. 5 500,00 $ sont réservés pour la Convention 2025 qui se tiendra au Canada. Donc, avec cela à l’esprit, il y a 122 000,00 $ de trésorerie disponible. Elle demande s’il y a des questions ou des commentaires sur le bilan.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Examen des contributions
Jennifer dit qu’il y a beaucoup de nouveaux groupes avec des contributions significatives. Elle déclare que le Early Group a donné presque 900,00 $. Le Just for Today Virtual Group est également un important contributeur pour mai. Elle ajoute qu’il y a une différence significative entre les contributions individuelles et celles des groupes. Susan aimerait savoir s’il y a un moyen de voir les contributions internationales. Jennifer répond que Paypal le fait, mais pas Stripe. Elle dit aussi que la Nouvelle-Zélande est devenue un contributeur important avec la France. Joanne demande à Jennifer de répéter combien de groupes ont contribué le mois dernier. Jennifer répond que 59 groupes ont contribué un peu moins de 9 200,00 $.
Poursuivant l’ordre du jour, elle souhaite partager ce qu’elle présentera samedi prochain à l’Assemblée pour le Comité des finances. Jennifer présente un diaporama pour présenter la liste des tâches accomplies par le Comité des finances. Le Comité des finances de l’OIAA a aidé à la section Finance des directives, s’est inscrit au registre caritatif du New Jersey, a créé un processus documenté pour les fournisseurs, ce qui, dit-elle, sera utile lorsqu’elle aura une demande de fonds non budgétisée. Elle a 2 pages de compilation des processus budgétaires des fournisseurs, des écarts mensuels, du budget mensuel et des contributions mensuelles qui doivent être soumises. Elle poursuit en disant que le Comité des finances a également ajouté la nouvelle option de paiement électronique, Stripe, administré l’interprétation Upwork et initié l’examen financier indépendant lors de l’Assemblée l’année dernière. Elle réitère également que la déclaration fiscale est à jour et que le Comité des finances a également modifié son horaire régulier pour inclure les participants internationaux. Jennifer aimerait que tout le monde nous rejoigne chaque deuxième samedi de chaque mois. Elle demande des commentaires, des ajouts et dit que la présentation sera faite à l’Assemblée.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Gwen remercie Jennifer pour tout ce qu’elle a fait et dit qu’elle a fait un travail incroyable et en est ravie. Jennifer la remercie et demande si tout le monde est d’accord avec la présentation. Susan répond : « Beau travail. »
Examen de la procédure de déplacement
Jennifer aimerait passer en revue la nouvelle procédure de déplacement qu’elle a mise en place et documentée. Elle a observé le processus depuis qu’elle est trésorière. Si quelqu’un doit voyager aux frais de l’OIAA, il devra suivre cette procédure. Le voyageur doit se rendre à l’Assemblée et le voyage doit être approuvé par l’Assemblée comme une « dépense non budgétisée ». Ensuite, la trésorière donnera des options de vol et réservera les vols en utilisant la carte de débit de l’OIAA. S’il y a des exigences spéciales, le voyageur devra payer ces changements. Elle demande des avis. Gwen demande si la personne pourrait être tenue de soumettre un rapport de dépenses dans les 30 jours. Jennifer répond que c’est sur une base de per diem. Gwen est ravie que ce ne soit pas un facteur. Elle suggère également d’insérer « ou autre personne désignée par la trésorière » au numéro 3. Jennifer le modifie, mais souligne que la trésorière doit examiner les chiffres des dépenses et doit être le point de contact. Des questions ?
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Examen des autres points
Jennifer demande de passer au dernier point de l’ordre du jour qui est l’interprétation CPC de Gwen.
Gwen leur dit qu’elle a une personne qui aimerait rejoindre son groupe mais qui ne parle que portugais. Elle aimerait l’inviter à une réunion de comité, mais elle aurait alors besoin d’un interprète. Comment devrait-elle procéder pour demander des services de traduction et devrait-elle faire sa demande 2 semaines à l’avance ?
Jennifer répond que ce serait à elle de s’en occuper puisqu’elle reçoit toutes les demandes d’interprétation. Elle dit aussi qu’elle sait qu’elle peut obtenir un interprète rapidement car elle s’est occupée de tous les interprètes pour la prochaine Convention. Gwen aimerait demander que ce soit en dessous de 500 $ pour ne pas perturber énormément le budget. Jennifer répond qu’elle l’a budgétisé en utilisant un « taux mixte » de 37 $/h pour Upworks et c’est du côté élevé par rapport à la réalité. Elle explique que cela varie normalement autour de 20 $/h. Elle dit qu’utiliser Upworks élimine beaucoup de problèmes concernant la comptabilité, les 1099 et la paperasse.
Comme elle s’est occupée des besoins d’interprétation des Conventions, elle aimerait partager avec eux ce qu’elle a fait pour le côté traduction de la Convention. Elle dit qu’elle y a tellement travaillé, s’efforçant de mettre les interprètes en relation avec le bon événement, qu’elle a été obsédée par le côté organisationnel global du programme d’interprétation. Elle a embauché, connecté et organisé tous les interprètes pour ce projet.
Elle dit à Gwen que son conseil serait de passer par le processus des fournisseurs. Dans ce processus, il y a un « formulaire de demande non budgétisée ». C’est là qu’elle peut soumettre une demande. Gwen dit que si la personne peut venir à la réunion, elle contactera Jennifer pour lancer la demande d’interprétation. Jennifer lui dit que si elle cherche à rester sous les 500 $ et qu’elle demande pour le reste de l’année, ils devront en être informés bientôt pour pouvoir le planifier. Gwen dit qu’elle va s’occuper de cette demande aujourd’hui et demande où elle peut la trouver. Jennifer répond qu’elle est jointe au formulaire du processus des fournisseurs. Elle et Susan commencent à le chercher pour la diriger. Gwen demande si le formulaire de demande non budgétisée peut être trouvé sur le site web. Jennifer déclare qu’elle ne voudrait pas que ce formulaire de demande soit sur le site web car il est assez sensible.
Jennifer veut partager qu’elle et Beth ont travaillé dur sur les demandes d’interprétation pour la Convention. Elle leur montre les plans de la Convention et dit qu’il y a quatre salles différentes et 2 interprètes par langue. Le 25, il y a les quatre salles et en utilisant un taux mixte de 37 $/h, plus une transition de 15 minutes entre les deux, elle a 56 heures d’interprétation, deux personnes par salle. 28 heures d’interprétation et 56 heures au total pour les travailleurs. Le 26, c’est la même chose avec quatre salles et deux interprètes, 32 heures d’interprétation et 64 heures de travail au total. Le 27, et le 3e jour, il y aura 33 heures d’interprétation, soit 66 heures de travail au total. Donc, elle a 186 heures-homme à remplir et elle déclare qu’elle n’en a fait qu’environ un tiers pour l’instant. Devoir répondre à toutes les demandes de langues du français à l’espagnol, et du français au portugais et ainsi de suite. Elle ajoute que c’est absolument le plus grand défi qu’elle ait jamais relevé à l’OIAA à ce jour. Le budget total est de 8 450,00 $. Jennifer estime être au-dessus du budget de seulement 152,00 $. Donc, cela dit, elle est assez confiante qu’elle respectera le budget. Gwen est impressionnée et dit qu’elle apprécie tout le travail incroyable que Jennifer a fait depuis qu’elle est devenue trésorière et félicite le Comité des finances pour tout ce qu’il a fait.
Jennifer dit qu’elle est si heureuse d’avoir pris en charge les demandes de traduction car elle ne pouvait pas imaginer dans quel désordre les demandes seraient si elle ne l’avait pas fait. Gwen dit qu’elle n’arrive pas à croire qu’il n’y ait pas plus de participants à ces réunions du Comité des finances ! Susan dit qu’elle va rêver de tableurs. Jennifer est d’accord et dit que la chose de l’interprétation est la chose la plus difficile qu’elle ait jamais faite pour l’OIAA. Gwen dit qu’elle comprend car elle l’a fait pour une organisation plus petite. Jennifer dit que l’OIAA est incroyable et combien elle aime l’aura de l’OIAA. Jennifer dit qu’ils pourraient rester après, mais qu’elle devrait clore la réunion.
Jennifer clôture avec la déclaration de responsabilité
