La séance a débuté à 17 h HAE par la prière de la sérénité

Personnes présentes : Susan R, vice-présidente, a dirigé la réunion à la demande du président en raison de plaintes déposées contre elle conformément à la section du décorum des directives existantes ; Jennifer, trésorière ; Mark, président du comité technique

Ordre du jour

I. Documents financiers et budgétaires proposés.

II. Griefs déposés contre le président.

III. Examen des chartes

IV. Demande de Unity pour que le comité technique soutienne la 2^e Convention internationale hispanique

J’ai proposé des documents financiers et budgétaires

• A. Modification des règlements administratifs – proposée et approuvée par le comité, concernant la suppression du poste de président des finances ; demande d’inscription à l’ordre du jour de juin – approuvée par le conseil.
• Présentation du budget, de l’écart, des contributions et des bilans – rapport mensuel
• La trésorière a besoin que les groupes identifient leurs groupes avec leur numéro d’identification de groupe reçu lors de l’inscription auprès de l’OIAA
• Processus de fournisseur – Approuvé par le conseil ; transmettre en tant que rapport à l’assemblée
• Document de demande de fonds non budgétisés – approuvé par le conseil ; transmis en tant que rapport à l’assemblée
• Discussion sur une application Docusign – pas pour le moment

II griefs déposés contre le président

• Considérés comme crédibles – un ou deux membres du conseil ne sont pas innocents de cela
• Discussion sur l’inventaire du conseil – trop tard
• Discussion sur le médiateur – communiquera pour obtenir des conseils ; le vice-président a été chargé de cela
• Discussion sur les prochaines étapes – mise en place d’entrevues, une à la fois, sans questions, juste le partage d’expériences
• Discussion sur le changement de ton du conseil avec l’adoption des règlements administratifs et l’élection d’une nouvelle direction
• Discussion sur le désir du secrétaire (qui est en congé de maladie) de s’impliquer, mais il a été décidé d’aller de l’avant immédiatement compte tenu de son état de santé
• Le président a demandé que nous votions sur la poursuite d’une enquête et le vote a été unanime pour aller de l’avant.
• Vote unanime pour former un comité spécial pour l’exploration des griefs formulés contre le président et possiblement un autre membre du conseil d’une durée d’un mois.
• Noté que les documents juridiques de dénonciation et autres documents n’avaient pas été signés ; un grief était arrivé en tant que demande de dénonciation
• Discussion sur l’élaboration simultanée d’un processus de règlement des griefs par l’intermédiaire du comité spécial des directives et le vice-président a accepté, en tant que président actuel des directives spéciales, de mettre cela en branle de manière confidentielle et discrète.

III. Chartes – nous avons convenu que nous n’avions pas le temps de commencer ce travail lors de cette réunion et que les comités devraient envisager une exigence de sobriété

IV. Soutien de la Convention hispanique par la technologie : Nous pouvons soutenir cette conférence avec notre plateforme Zoom et demander à l’équipe Zoom si elle peut aider.

Motions réalisables : Créer un comité spécial pour l’exploration des griefs formulés contre le président d’une durée d’un mois, appuyée et approuvée à l’unanimité.

Autres points à traiter :

Transmettre à l’assemblée de juin le changement de règlements administratifs approuvé par le conseil concernant le président des finances ; les documents sur le processus budgétaire et financier

Former un sous-comité spécial des directives pour l’élaboration d’une politique de règlement des griefs, en documentant notre processus au fur et à mesure ;

Mettre en place des entrevues pour entamer le processus de règlement des griefs ; en gardant le processus confidentiel pour protéger toutes les parties ; en convenant que les décisions concernant les mesures prises devraient être conformes aux règlements administratifs.

Conclusion à 17 h 52 HAE

Respectueusement soumis,
Susan R
Vice-présidente de l’OIAA