Ordre du jour de la réunion du conseil d’administration de l’OIAA du 10 janvier 2023

Réunion du conseil d’administration / des présidents des comités permanents.

A. Élaborer le squelette d’un plan global permettant au conseil d’administration de diriger le travail des comités pour devenir une organisation.

Dès l’adoption des statuts de l’OIAA en septembre 2022, le conseil d’administration a commencé à se réunir mensuellement et a été rejoint en octobre 2022 par tous les comités participant au calendrier bimensuel convenu. L’idée originale de la réunion des comités avec le conseil d’administration était de corriger le manque de communication qui a contribué à la perte à long terme du statut d’organisme à but non lucratif de l’OIAA.

Les nouveaux statuts sont conformes aux lois de l’État du New Jersey et de l’IRS en nommant des dirigeants responsables du statut d’organisme à but non lucratif. L’ensemble de l’organisation de l’OIAA bénéficie de la transparence créée par le rapport collectif du travail des dirigeants et de ses comités. L’idée du calendrier alterné était de fournir un rapport transparent complet du travail de Douzième Étape de l’OIAA. La communication du travail du conseil d’administration et de tous les comités de l’OIAA invite la participation de tous les membres des A.A. sous forme de plus de bénévoles et d’idées.

Devrions-nous changer le format de la réunion combinée du conseil d’administration et des comités ?

B. Dates des assemblées 2023 :

Que recommande le conseil d’administration pour le contenu du programme de l’assemblée du 18 mars 2023 ?

Pouvons-nous confier le travail sur le script et le programme qui a été réalisé avec le Comité ad hoc des lignes directrices pour l’Assemblée des élections et du budget à un sous-comité qui se concentrera sur la création d’un programme pour cette assemblée ?

18 mars 2023 – assemblée trimestrielle
17 juin 2023 – assemblée trimestrielle
9 septembre 2023 – assemblée trimestrielle
16 décembre 2023 – Assemblée électorale (Budget aussi ?)

Quelles sont les dates des réunions sur la sécurité en 2023 ?

La responsabilité envers les A.A. est détenue par chaque groupe

Le report des A.A. en personne aux A.A. en ligne est que l’ensemble de notre Fraternité n’est pas pleinement connecté à son sens de « qui est responsable ».

Relier le travail du Comité des politiques et des admissions à l’ensemble de l’OIAA

Orientation des nouveaux groupes – Nous devons comprendre pleinement et améliorer ce processus.

Nous devons garder à l’esprit que le nouveau site web a déjà marqué le processus de changements. Ce que le comité ad hoc peut examiner, ce sont les documents et les processus de communication avec les groupes.

Discussion continue sur la sécurité – Informer les groupes et les engager dans l’utilisation des nombreuses ressources de sécurité de l’OIAA est vital pour l’unité des groupes en ligne. Nous devons examiner comment nous informons les groupes des expériences en constante évolution et des fonctionnalités de sécurité médiatrices qui sont disponibles pour leur utilisation.

Le monde des A.A. des réunions en personne n’est pas bien coordonné dans la surveillance ou la communication de ses menaces de sécurité car elles se produisent le plus souvent en dehors de la pleine visibilité du groupe. Le manque de visibilité diffuse le sens de la responsabilité du groupe en matière de sécurité. Les menaces qui se produisent dans nos réunions en personne sont également possibles en ligne ; cependant, le groupe en ligne doit prendre une responsabilité plus active dans la surveillance des fonctions de la plateforme.

Devrions-nous convoquer un Comité ad hoc qui documente le processus tel qu’il existe actuellement ?

C. Je demande l’approbation du conseil pour organiser une réunion de collecte d’informations avec des représentants sélectionnés de l’OIAA, le bureau international du BSG de NY/Canada, et des représentants d’AAWS, Inc. et du Conseil des Services généraux.

Devrions-nous programmer une réunion avec le bureau international du BSG des États-Unis/Canada et toutes les autres parties clés liées au Fonds international de littérature ?

L’OIAA dispose de fonds pour contribuer aux efforts de littérature internationale des BSG du monde entier.

Qui de l’OIAA devrait être inclus dans la réunion ?

• Président
• Vice-président
• Secrétaire
• Trésorier
• Président du comité des finances
• Président du comité de l’unité
• Traduction (Si nous avons des bénévoles pour représenter la fonction.)

Commencer l’élaboration de questions pour la réunion entre l’OIAA et le bureau du BSG des États-Unis/Canada :

Quelles sont les informations clés que nous voulons obtenir de la réunion ?

Quelles organisations internationales pouvons-nous consulter :
Patreon (Viktor Larkhill – un sauvetage animal international)
TIAA ?
NTAAW ?
AAWS, Inc. ?
Conseil des Services généraux ?

Commencer l’élaboration de questions pour un sondage auprès des bureaux des BSG du monde entier :

1. Votre bureau (liste, enregistre, inscrit, reconnaît-il) les groupes en ligne ?
2. Comment votre Conférence inclut-elle les groupes en ligne ?
3. Les groupes en ligne sont représentés dans notre Conférence par un seul Délégué.
4. Les groupes en ligne sont représentés dans notre Conférence en participant à la structure existante.
5. Les groupes en ligne ne sont pas représentés dans notre Conférence pour le moment.

1. Si votre bureau communique avec des groupes en ligne, veuillez décrire le processus.
2. Le bureau de votre BSG inclut-il un Comité de littérature ?
3. Si le bureau de votre BSG inclut un Comité de littérature, quels liens a-t-il avec les groupes, les districts, les régions ou d’autres parties de la structure de votre Conférence ?
4. Veuillez énumérer les noms des Communautés éloignées avec lesquelles votre BSG communique.

D. Programme de développement du leadership
Gwen, ancienne présidente de l’OIAA, s’est portée volontaire pour coordonner le développement de ce programme.

Appels à bénévoles : L’OIAA a beaucoup de travail à faire. Il est nécessaire de définir des projets spécifiques ainsi que l’ordre dans lequel ils doivent être réalisés. Nous avons besoin de plus de personnes avec une grande variété de connaissances, de compétences et de capacités. Nous devons nous concentrer sur l’identification des projets, des compétences nécessaires pour les réaliser. La première chose dont nous avons besoin est une personne clé pour faire la gestion de projet.

Quel est le meilleur processus pour identifier un chef de projet et communiquer les appels à bénévoles ?

E. Publication d’événements sur le site web de l’OIAA et utilisation du logo de l’OIAA

Veuillez consulter les dépliants ci-joints pour une réunion publique le 4 février 2023 qui est un atelier de ressources pour les groupes en ligne. Cet événement est développé par le Comité Get Into Action. L’origine du comité est qu’il a été initié par le Groupe d’étude des Trois Legs et a été renommé parce que des membres d’autres groupes listés et représentés par l’OIAA se sont joints à leur effort pour informer les groupes en ligne sur leur participation à la structure des services généraux des États-Unis/Canada. Maintenant que la participation limitée des groupes en ligne dans la structure des États-Unis/Canada est devenue évidente, il est clair que les groupes en ligne devront travailler ensemble pour développer des ressources pour les groupes en ligne. Cet événement appelle les groupes en ligne à présenter et partager les ressources, les meilleures pratiques et les documents de service qu’ils ont créés.

Lorsqu’il a été demandé que l’OIAA publie l’événement sur son site web, le président du comité technologique a noté l’utilisation du logo de l’OIAA et a demandé s’il s’agissait d’un événement de l’OIAA. Il n’a pas été considéré comme un événement de l’OIAA. Le logo a été inséré par le comité afin de communiquer ceci comme un événement pour les groupes en ligne — dont le plus grand répertoire est listé avec l’OIAA. Le conseil d’administration voit-il un moyen de parrainer l’événement ? Cela signifierait l’utilisation des fonds de l’OIAA pour payer les interprètes en tant que travailleurs de service et afficher le logo de l’OIAA sur les dépliants. Sinon, le groupe paierait les travailleurs de service et retirerait le logo de l’OIAA du dépliant.

F. Démarrer le comité de la convention

Nous avons commencé à planifier une Conférence d’un week-end pour les pays hispanophones. Nous nous rapprochons également dans le temps de la Convention internationale des AA. Avec ces deux événements à l’esprit, nous pouvons commencer à recruter un président et des membres pour ce comité.

G. Comité ad hoc de communication

Maintenant que le conseil d’administration et les comités permanents de l’OIAA ont commencé une communication régulière, nous avons beaucoup plus d’informations sur l’OIAA que nous ne pouvons communiquer efficacement aux RGI. Ce même problème existe au niveau des services généraux des AA.

Le secrétaire de l’OIAA crée un bon compte-rendu de toute réunion des dirigeants ; mais ces informations ne sont pas toujours sous une forme facilement assimilable par le RGI moyen. Si les RGI ne peuvent pas comprendre facilement l’information, ils ne peuvent pas la communiquer à leurs groupes. Cela signifie que nous ne pouvons pas attirer les membres vers le service. En fin de compte, une mauvaise communication est un mauvais service au Droit de Participation de tous les membres des AA. Nous avons donc besoin d’un comité qui puisse transformer toutes les informations des réunions du conseil d’administration et des comités de l’OIAA en ce que les RGI peuvent rapidement communiquer à leurs groupes. Cette conversion de l’information contribuera grandement à attirer plus de membres au service. Le service sauve la vie de ceux qui servent à transmettre le message ainsi que de ceux qui ont besoin de l’entendre.

Un exemple est le merveilleux rapport de la présidente que Gwen a commencé. J’ai demandé à Susan, nouvellement élue vice-présidente de l’OIAA, d’aider à convertir le rapport dans un format plus utile pour les RGI. Par exemple, le conseil d’administration se réunit avec tous les présidents de comité les mois pairs. Le résultat est une quantité volumineuse d’informations. Les informations doivent être triées entre celles qui constituent un compte-rendu de la réunion et celles dont le RGI a besoin pour communiquer au groupe. Les groupes doivent comprendre facilement comment leurs contributions sont utilisées pour transmettre le message. Nous voulons particulièrement communiquer le travail de Douzième Étape qui est disponible pour leur participation.

Pour concentrer notre démarrage, nous pouvons développer quelques fonctions sous le Comité ad hoc de communication :

Clarifier que l’OIAA est une organisation internationale

La question de savoir si l’OIAA est une organisation internationale a été exprimée par plusieurs personnes travaillant avec les statuts et les lignes directrices ad hoc de l’OIAA. Le fait est qu’il y a beaucoup d’apprentissage des cultures et des langues qui doit être fait

Ces derniers mois, l’accent a été mis sur l’OIAA en tant qu’organisme à but non lucratif enregistré aux États-Unis par l’intermédiaire de l’État du New Jersey. L’identification du respect des lois étatiques et fédérales est le principal obstacle à l’établissement et au maintien du statut d’organisme à but non lucratif de l’OIAA.

L’OIAA reste dans sa phase de développement car elle travaille actuellement à traduire ses statuts en déclarations opérationnelles comme ses lignes directrices. Une fois ce travail terminé, le processus de communication commencera à informer les RGI du contenu des lignes directrices pour les préparer à l’assemblée au cours de laquelle ils approuveront les lignes directrices. Les lignes directrices seront traduites au moins en espagnol et en portugais. Une fois que les lignes directrices auront été approuvées, nous pourrons commencer la tâche ardue de travailler à les connecter aux autres langues et cultures que nous savons présentes dans le collectif des groupes internationaux de l’OIAA.

Ensuite, nous pourrons discuter des processus de communication pour connecter tous les membres et groupes de l’OIAA au travail des A.A. dans son ensemble et au sein de l’OIAA.

L’ensemble du processus de communication des directives recommandées aux RIG doit être décrit et programmé. Cette tâche peut être réalisée par le groupe de travail ad hoc sur les directives.

G.1. Comité ad hoc de traduction

Le Comité de l’unité de l’OIAA élaborera une enquête auprès des groupes afin de mieux comprendre les besoins des groupes qu’il dessert. Nous savons déjà que nous avons besoin de services de traduction, tant orale qu’écrite. Je vois la nécessité d’un comité pour coordonner une liste d’interprètes oraux (ASL, espagnol et portugais pour commencer) pour les nombreuses réunions et ateliers en temps réel. De plus, il est nécessaire d’établir une liste de personnes qui peuvent traduire nos rapports écrits et réguliers.

La traduction comporte deux volets principaux : l’oral et l’écrit

Écrit :
Examiner les pratiques de traduction écrite de l’OIAA. L’OIAA peut utiliser beaucoup d’informations et de processus qui ont été échangés par l’entremise de TIAA et de NTAAW. Un ensemble de ces pratiques peut être examiné et discuté en vue de sa mise en œuvre.

Oral :
Il est nécessaire de créer une liste de travailleurs de service qui sont disponibles pour effectuer du travail d’interprétation simultanée lors des événements de l’OIAA. Nous n’avons actuellement aucune ressource de ce type. Communiquer que cette ressource est disponible sera utile à tous ceux qui organisent des assemblées, des ateliers et d’autres événements.

Quelle est la meilleure façon d’amorcer ces processus ?

G.2. Coordination des bénévoles

Les renseignements les plus importants qui peuvent être communiqués sont probablement les nombreuses façons dont tout membre d’un groupe peut participer au travail de l’OIAA. Il s’agit d’une fonction de communication essentielle qui nécessite une attention particulière au style de communication afin de relier les groupes de l’OIAA au travail de la 12e étape des comités permanents.

Nous avons de nombreux outils de communication à explorer. Par exemple, nous avons besoin en ce moment de personnes qui peuvent créer des documents de style manuel attrayants et faciles à utiliser. Communiquer les nouvelles directives de l’OIAA au moyen d’un document bien formaté et facile à utiliser contribuera grandement à informer les membres sur la façon de participer aux assemblées de l’OIAA. Les membres des AA ne peuvent pas participer à ce qu’ils ne comprennent pas.

La création de vidéos pédagogiques qui expliquent de façon concise ce que nous faisons et pourquoi nous le faisons d’une manière précise sera utile pour communiquer les Traditions et les Concepts des AA. Je ne dis pas qu’il faut s’assurer que nous continuons de faire les choses comme nous l’avons toujours fait. Il existe une abondance d’outils en ligne que nous pouvons utiliser pour créer d’excellents documents éducatifs et de communication.

Diverses compétences sont nécessaires pour créer des vidéos pédagogiques. En voici quelques-unes :

• Concepteurs pédagogiques
• Vidéographes
• Scénaristes
• Artistes graphiques

J’ai hâte de connaître les points à l’ordre du jour dont vous aimeriez discuter.