Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration OIAA du 8 novembre 2022

Participants :
Jeff B., secrétaire suppléant
Jane G., vice-présidente
Gwen M., présidente
Mark M., président de la technologie
Barry M., secrétaire
Brian R., trésorier
Spencer W., président des finances

Gwen M., présidente, a ouvert la séance à 17h04 EDT (14h04 PT). La réunion a commencé par la prière de la sérénité.

Le procès-verbal du conseil d’administration du 11/10/22 a été examiné par Jeff B., secrétaire suppléant. Brian R. a fait une motion pour approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 11/10/22 tel que présenté, secondée par Mark M. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.

Rapport de la présidente : Gwen
Gwen a commenté la façon dont nous communiquons à OIAA et a estimé que le message sur notre site web « N’importe où, n’importe qui, n’importe quand » est très important.

Anciennes affaires

• Jeff a fait une motion pour confirmer Paula D. comme présidente du comité CPC. Jane a secondé la motion. Le conseil a voté à l’unanimité pour accepter Paula D. comme présidente du CPC.
• Communication à l’intention des membres.
  • Il faut communiquer les prochaines étapes de notre rétablissement auprès de l’IRS aux membres et Gwen souhaiterait que cela soit à l’ordre du jour de l’assemblée du 3 décembre. Gwen a suggéré que Spencer présente cela à l’assemblée.
  • Spencer communiquera que l’avocat pro bono d’OIAA déposera les statuts auprès de l’État du New Jersey pour valider qu’OIAA est en conformité avec les lois du New Jersey sur les organismes à but non lucratif et que les statuts seront soumis à l’IRS pour que notre statut d’exemption fiscale 501c3 soit rétabli. Cependant, dans un esprit de transparence, nous communiquerons que nous n’allons pas soumettre notre demande de manière rétroactive car nous n’avons pas les dossiers.
• Accès aux procès-verbaux du conseil. Un dossier public sera créé et un lien sera placé sur le site web pour que les membres puissent accéder aux procès-verbaux. Mark créera le dossier et Gwen téléchargera les procès-verbaux remontant à juin dans ce dossier.

Affaires nouvelles :

• Idée de convention en ligne ibéro-américaine pour 2023 : Jeff a mentionné que Carlos D. du Portugal avait été très impressionné par un événement espagnol récent et il a été inspiré à suggérer que nous pourrions organiser un événement ibéro-américain à l’automne 2023 pour impliquer plusieurs pays. Jeff, Jane et Carlos ont eu une discussion sur un tel événement qui nécessiterait beaucoup de planification après la formation d’un comité ad hoc.
  • Mark a suggéré qu’il y a eu plusieurs suggestions d’événements parrainés par OIAA et qu’un comité « Conférences » pourrait peut-être être formé pour évaluer cette opportunité et d’autres opportunités de conférence
  • Il a été mentionné qu’il existe déjà un comité de convention qui n’est actuellement pas actif et qui pourrait être utilisé à cette fin. Les directives actuelles stipulent que le comité de convention aide à planifier les événements OIAA tels que la convention internationale qui a lieu tous les 5 ans
  • Gwen a mentionné qu’il serait utile de planifier un événement comme celui-ci non seulement pour la région ibéro-américaine mais aussi pour d’autres régions mondiales
  • Jeff a mentionné qu’il contactera Carlos pour développer davantage cette idée

Rapport financier – Brian R./Spencer W.

• Le budget proposé a été complété et a été envoyé aux membres. Un résumé a été préparé par Brian pour expliquer le budget. Le budget de cette année représente une augmentation significative par rapport au budget de l’année dernière. Le budget tente de maîtriser les coûts de traduction et certaines hypothèses ont été formulées. Le comité Unity est le seul comité qui a fait une demande budgétaire spécifique pour la traduction.
• Mark M. a fait une motion pour que le conseil approuve le budget 2023 et le diffuse aux membres, secondée par Jane G. Le conseil a approuvé cette motion à l’unanimité.
• Il y a eu une discussion sur la nécessité de contacter nos groupes pour déterminer leurs réflexions sur la façon de mieux utiliser nos ressources financières pour soutenir leurs besoins. Mark a mentionné que le nouveau site web est destiné à être plus dynamique et collaboratif plutôt que le site web actuel qui est principalement un référentiel. Protocole suggéré pour la réunion du conseil des présidents de comité le mois prochain
• Brian a suggéré que chaque président de comité devrait présenter un bref rapport avec une limite de temps de 5 minutes. À ce moment-là, ils pourraient également soulever toute question qu’ils aimeraient que le conseil examine.
• Gwen a mentionné qu’elle communiquera nos réflexions aux présidents de comité lorsqu’elle enverra le rappel

Questions du comité des directives

• Quand les comités devraient-ils faire leurs rapports annuels ?
  • Gwen a déclaré que cela ne devrait pas être fait lors de l’assemblée d’élection de décembre. Elle a suggéré que cela pourrait être fait sur plusieurs assemblées car 4 assemblées sont prévues à l’avenir
  • Jane a suggéré qu’elle aimerait voir cela fait au début de l’année et pourrait inclure une invitation à aider le comité
  • Mark a déclaré que chaque comité aura sa propre page sur le site web pour un rapport continu et dynamique de chaque comité
• Y aura-t-il des lectures lors de l’assemblée d’élection ?
  • Oui, il y en aura. Les lectures incluront la prière de la sérénité, la déclaration d’objectif d’OIAA et les traditions.
  • L’établissement du quorum devra être fait rapidement, ce qui sera fait par les participants remplissant un formulaire. Les lectures peuvent être faites pendant que le décompte du quorum se déroule
• Que se passera-t-il si un quorum n’est pas présent ?
  • Jane a mentionné que les statuts stipulent que le conseil peut adopter le budget et nommer des dirigeants en l’absence d’un quorum
  • Si un quorum n’est pas atteint lors de l’assemblée, alors le conseil nommera des dirigeants lors de la réunion du conseil de décembre une semaine plus tard jusqu’à ce que des élections puissent avoir lieu lors de la 1ère assemblée l’année prochaine.
• Que se passe-t-il s’il n’y a qu’un seul candidat pour un poste ?
  • Si une seule personne se présente pour un poste de dirigeant, alors cette personne passera quand même par le processus électoral
• Qu’arriverait-il au budget s’il n’y a pas de quorum ?
  • Brian a suggéré que le conseil approuve un budget à court terme pour permettre à l’organisation de fonctionner plutôt que le conseil approuve le budget pour l’année complète.
  • Gwen a suggéré que nous ne calculions pas un budget au prorata et que nous puissions simplement continuer à fonctionner jusqu’à ce qu’un nouveau budget puisse être adopté
• Devrions-nous nous en tenir aux exigences d’éligibilité simples des statuts ? Les statuts stipulent que « Toute personne qui a servi dans un poste de service OIAA est éligible pour servir comme dirigeant d’intergroupes. » Ce sera la seule exigence d’éligibilité
• Aimerions-nous avoir une présentation des personnes qui ont présenté lors de l’atelier NAATW sur la traduction ?
  • Cela pourrait aider OIAA à créer un comité de traduction
  • Gwen a suggéré que cette présentation ne soit pas seulement pour le conseil ou le comité ad hoc des directives mais que nous ouvrions cette présentation à tous les membres
• Devrions-nous embaucher des travailleurs spéciaux pour aider à prendre des procès-verbaux lors d’une réunion de comité ? Cette demande vient du comité Unity
  • Le conseil a estimé que ce n’est pas une option viable et que cela devrait être une fonction du comité

Il n’y avait pas d’autres nouvelles affaires.

La réunion du conseil s’est ajournée à 18h51 EDT et s’est terminée par la déclaration d’unité.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Brian R. a fait une motion pour approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 11/10/22 tel que présenté, secondée par Mark M. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
2. Jeff B. a fait une motion pour confirmer Paula D. comme présidente du CPC, secondée par Jane G. Il n’y a pas eu de discussion et le conseil a voté à l’unanimité pour approuver. 3. Mark M. a fait une motion pour que le conseil approuve le budget 2023 et le diffuse aux membres, secondée par Jane G. Le conseil a approuvé cette motion à l’unanimité.

Respectueusement soumis,
Jeff Bernknopf
Secrétaire suppléant OIAA