Mise à jour des finances – Mai 2024

Comité des finances de l’OIAA

Procès-verbal

Samedi 11 mai 2024

8h00 – HDT

11h00 – PDT

14h00 – EDT

 

Participants :

Jennifer B – Trésorière de l’OIAA

Felix e. – trésorier suppléant

Jeff b. – Secrétaire de l’OIAA

Barry m. – membre de longue date du comité des finances

Susan r. – présidente de l’OIAA

JoAnn B – IGR pour le groupe Serenity à Tampa

Nicky w. – secrétaire du comité des finances

 

Jennifer dirige la Prière de la Sérénité. Tous les participants se joignent à elle.

 

Jennifer se présente en tant que trésorière. Felix se présente en tant que trésorier suppléant. Jeff B. est honoré d’être le secrétaire de l’OIAA. Barry est allemand et membre de longue date du comité des finances, Susan se présente en tant que présidente de l’OIAA. JoAnn B se présente en tant que IGR pour le groupe Serenity à Tampa. Nicky est la secrétaire du comité des finances. .

 

Jennifer commence par l’ordre du jour, qui est accepté. Jennifer indique que le procès-verbal est toujours en cours de traitement, comme l’a indiqué Nicky lors des présentations. Le procès-verbal sera reporté à la prochaine réunion pour examen. Jennifer demande si quelqu’un souhaite ajouter quelque chose à l’ordre du jour.

 

Examen des rapports financiers

Jennifer commence par le budget et le présente à l’écran. Elle indique au groupe qu’en ce qui concerne les contributions, avril a été le mois le plus élevé jamais enregistré jusqu’à présent. Le total des contributions s’élève à 9 700 $. Quant aux dépenses, les dépenses d’assurance sont celles des administrateurs et des dirigeants. En ce qui concerne les envois postaux, il y a eu quelques contributions en espèces de quelques centaines de dollars. L’une a été envoyée directement chez Jennifer, qui l’a déposée via Paypal, et elle a indiqué qu’il y en avait une autre qui n’a pas pu être déposée. Felix a donc fait envoyer cette dernière chez lui, où il l’a déposée. Les frais Paypal et Stripe font partie des revenus. Les honoraires professionnels correspondent à notre logiciel de comptabilité. Les dépenses spéciales pour le technicien se sont élevées à 675,00 $. L’interprétation pour le forum IGR et Unity est considérablement inférieure au budget en raison de l’utilisation du programme Upwork. Vidéo et conférences se réfèrent aux 2 comptes Zoom dont ils disposent désormais et sont également bien en deçà du budget annuel. L’hébergement et la gestion du site web représentent en grande partie les dépenses liées à Google, ainsi que de très petites applications supplémentaires nécessaires pour Zoom. Jennifer indique que les finances se portent très bien. Elle demande s’il y a des questions concernant l’écart budgétaire. Aucun

PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES

 

Jennifer poursuit en disant qu’elle espère encourager Mark à financer les projets spéciaux qu’il a. Elle passe au bilan.

 

Examen du bilan

Elle indique qu’il y a 122 000 $ en espèces à la banque, dont 5 500 $ sont réservés à la Convention internationale AA de 2025. Une suite d’accueil sera disponible, ce qui laissera à l’OIAA un peu moins de 117 000 $. Il y aura d’autres dépenses plus tard dans l’année, mais elles sont financièrement solides pour le moment. Jennifer souhaite encourager les membres du comité des finances à réfléchir à d’autres endroits où donner et distribuer les fonds excédentaires à la fin de l’année. Elle a deux idées de fonds. Le premier endroit où elle donnerait les fonds excédentaires est à GSO à New York et au Fonds international de littérature. Elle indique que, par le passé, ils ont fait des dons à TIAA. Elle les a contactés, mais n’a pas encore reçu de réponse. Elle demande à Barry, qui a un lien avec eux, de les contacter et de les encourager à envoyer des informations afin qu’ils puissent prendre une décision éclairée quant à l’endroit où envoyer les fonds. Barry aimerait recommander NAATW, mais Jennifer répond qu’elle s’est renseignée à leur sujet et qu’il s’agit d’une fondation privée. Elle dit qu’ils sont liés à des événements et que, pendant leurs événements, ils facturent des frais. Les événements devraient donc être en mesure de les soutenir. Elle est d’avis qu’il s’agit d’une fondation privée et qu’elle est complètement différente d’un organisme de bienfaisance public. Barry dit qu’il y a une longue conversation en cours pour savoir si l’OIAA est légitimement autorisé à donner de l’argent à GSO parce qu’ils n’acceptent que les contributions des alcooliques individuellement. Jennifer demande à Jeff, le secrétaire de l’OIAA, s’il a des informations à ce sujet. Jeff répond que cette affirmation est fausse. Il poursuit en disant que toute région, tout district, tout événement ou tout intergroupe peut contribuer à GSO. Ce n’est pas limité aux individus. Barry répond qu’ils ne font pas partie de la structure de service, de sorte que l’OIAA n’est pas formellement lié à GSO. Il déclare également que la plupart des intergroupes ont du mal à avoir suffisamment d’argent, mais qu’ils contribuent à GSO. Bear demande au groupe s’ils font effectivement partie de l’intergroupe en ce qui concerne GSO. Jennifer répond que oui, puisqu’ils ont l’OIAA sur leur site web. Jeff ajoute que, comme l’OIAA participe également à l’ICOAA, ils sont reconnus par GSO. De plus, Susan et lui vont se rendre à une conférence en août où GSO participe avec tous les autres intergroupes. Jeff déclare qu’ils sont absolument un intergroupe légitime.

 

Jennifer parle à Jeff des informations relatives au vol et à l’hôtel pour cette prochaine conférence. Elle demande à Jeff s’il a besoin d’aide pour la planification de son voyage, car elle s’occupe de celui de Susan. Jeff répond qu’il pourrait avoir besoin d’aide pour son vol. Il a déjà réservé sa chambre d’hôtel, mais il pourrait avoir besoin d’aide pour son vol.

Car les tarifs aériens au départ de Newark semblent très élevés dans sa recherche.

Jeff a deux autres questions qu’il aimerait aborder. Premièrement, si nous accumulons toujours des fonds pour la convention internationale de 2025. Jennifer répond qu’ils n’accumulent plus de fonds et qu’elle pense que les 5 500,00 $ sont une excellente réserve pour les dépenses de la convention internationale. Jennifer convient qu’ils ont budgétisé un peu plus qu’en 2023. Jeff ajoute que les entités auxquelles ils avaient fait des dons étaient GSO et une contribution à Grapevine. Jeff aimerait les encourager à le faire à nouveau. Il pense qu’ils ont cruellement besoin de ces fonds. Jennifer dit qu’ils avaient précédemment acheté des abonnements qu’ils détiennent et distribuent aux prisonniers et à ceux qui n’ont pas les moyens de se les offrir. Elle demande à Jeff de les contacter par le biais de ses relations et de voir combien d’abonnements ils peuvent acheter. Jennifer demande s’il y a d’autres commentaires ou questions. Aucun.

PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES

 

Examen de la feuille des contributions

Jennifer passe aux contributions. Elle dit qu’à mesure que l’OIAA s’est développé, le montant par groupe augmente, tout comme les contributions. Il y a eu quelques contributions importantes. 62 groupes ont contribué en avril. Jennifer demande s’il y a des questions ? Jeff s’interroge sur les individus figurant dans le rapport sur les contributions. Comme il est maintenant résumé en une seule ligne, il a été surpris de constater qu’il était si élevé. Il aimerait savoir si c’est similaire aux mois précédents. Jennifer répond que c’est À LA HAUSSE. Elle indique qu’il y a eu un individu qui a contribué 100,00 $. Elle a fait un suivi auprès du donateur pour s’assurer qu’il ne s’agissait pas d’une erreur et il a répondu que c’était valide. Donc, cela arrive de temps en temps. Elle explique que parfois, des individus contribuent une fois par mois, tandis que d’autres le font en une seule fois chaque année. Susan aimerait savoir combien de groupes ou de pourcentages contribuent depuis l’étranger. Jennifer répond que, bien que Paypal affiche ces informations, Stripe ne le fait pas et ne vous donne pas les informations. Nous n’avons même pas de rapport pour le moment. Elle dit qu’il sera plus difficile d’obtenir des données sur les pays étrangers.

Jennifer demande s’il y a de nouvelles affaires à soulever pour discussion. Elle rappelle à Jeff qu’elle lui a envoyé un formulaire d’inscription pour le New Jersey il y a une semaine et qu’elle a besoin qu’il le signe et le lui renvoie. Elle dit que c’est la dernière chose dont elle a besoin pour le registraire, même si ce n’est pas dû avant le 30 juin.

 

Questions et commentaires de la réunion du comité des finances

Jeff a une autre question concernant le budget. Il établit toujours une feuille de calcul lorsqu’il part en voyage et il semble qu’il dépasse les 1 500,00 $ alloués pour ce calcul pour son prochain voyage. Il a deux polices d’assurance qui seront inférieures au budget. Il veut savoir si elle considère l’ensemble de ce budget plutôt que les éléments individuels. Jennifer répond qu’elle ne le fait pas. Jeff poursuit en disant que s’il va dépenser trop pour un article, que doit-il faire ? Jennifer répond qu’il devrait en parler au conseil d’administration, car elle pense qu’elle a budgétisé dans ce cadre. Le conseil d’administration peut toutefois approuver tout ce qui est inférieur à 500 $ et cela se situerait probablement dans ce cadre. Elle le rassure en lui disant qu’elle peut faire un peu de magie en cherchant ses vols et qu’elle applique également un taux d’indemnité journalière. Elle dit qu’il ne s’agit pas de ce qu’ils dépensent, mais du taux d’indemnité journalière qu’ils reçoivent. Jeff demande si elle peut expliquer un peu plus en détail. Jennifer répond que pour la nourriture, les divertissements et le transport, chaque ville a une indemnité journalière différente. C’est le montant qu’ils reçoivent, peu importe ce qu’ils dépensent. Jeff veut s’assurer qu’il comprend ce que cela comprend. Il dit à voix haute que cette indemnité journalière couvre la nourriture, tout transport pour aller et revenir de l’événement, et qu’elle comprendrait également le transport de l’aéroport à l’hôtel et au domicile. Jennifer répond qu’elle comprend ces transports. Jennifer explique que l’indemnité journalière donne à l’organisation un montant fixe quant à ce que l’individu va recevoir. Jeff aimerait en discuter davantage lorsqu’il aura plus d’informations sur son budget.

 

Susan a une question concernant le prochain budget. Jennifer dit qu’il y aura une nouvelle formule sur la façon de traiter avec les interprètes. Un budget doit rester statique et ajustable. Les services d’interprétation ont été surbudgétisés. Elle dit qu’ils pourraient également voter sur le budget pour l’augmenter ou le diminuer. À l’avenir, après avoir rencontré le conseil d’administration, il y aura une formule budgétaire plus confirmée pour 2025. Susan est d’accord et apprécie la mise à jour du budget. Jennifer demande s’il y a d’autres questions ou préoccupations ? Susan aimerait également mentionner qu’en juin, ils livreront l’examen financier interne et demande si Erica sera là car elle n’a pas été fiable dans le passé. Jennifer répond qu’elle pensait qu’Erica était plus que fiable. Susan n’est pas d’accord et dit qu’elle ne s’est pas présentée. Jennifer répond que Leslie pourrait le faire, mais elle a vu plus d’activité de la part d’Erica pendant le processus. Susan répond qu’elle ne l’a pas encore présenté, mais Jennifer déclare qu’elle pensait qu’il avait déjà été présenté, mais Susan ne se souvient d’aucune présentation et dit qu’elle a manqué la réunion du conseil d’administration. Jeff appuie l’observation de Susan et suggère de revoir les procès-verbaux des réunions passées. Jennifer accepte d’avoir un plan B au cas où Erica ne se présenterait pas, et suggère à Susan de contacter le comité pour organiser la présentation. Elle ne peut pas la présenter ou elle le ferait.

 

Bear veut commenter une chose de plus sur la budgétisation. Il veut dire qu’ils ont manqué le coche sur ce que les dépenses de traduction devraient être, mais qu’ils ont été assez conservateurs sur le budget et les revenus. Il pense que nous devrions jeter un coup d’œil à ce que Jennifer pense l’utiliser pour. Jennifer retourne au budget pour examiner la « tendance ». Elle poursuit en disant que la tendance est à la hausse et qu’ils ont budgétisé un peu plus qu’ils ne l’ont fait. Le budget est un peu plus élevé que ce qu’il a fait en 2023.

 

Jennifer déclare qu’ils sont à 4 000 $ de plus que ce qu’ils avaient budgétisé depuis le début de l’année. Jennifer pense que le budget est en fait assez bon. Bear est d’accord et dit qu’il y a 4 mois. C’est 4 mois et une différence de mille dollars par mois. Bear poursuit en disant qu’ils cherchent où il va être à la fin de cette année, ce qui créera un excédent entre les réserves et les besoins pour qu’il soit assez bien compris. Jennifer dit qu’à un moment donné, nous atteindrons la maturité. La façon dont ils budgétisaient auparavant était qu’ils branchaient simplement les revenus au montant des dépenses, ce que Jennifer trouvait problématique. Elle dit qu’ils ont de nouvelles méthodes en place pour distribuer les fonds excédentaires. Elle croit qu’il faut distribuer les fonds excédentaires à d’autres organisations applicables, car alors, il est impossible de budgétiser.

Elle réitère que, en utilisant le mois dernier par exemple, par rapport au mois précédent, nous sommes à 29,75 de plus que notre budget. Donc, ce mois-ci a 2 200,00 $ à cette augmentation de 4 000 $ des revenus. Notre plus grande région est notre technicien et la traduction. Nous avons budgétisé 2 500,00 $ par mois. Le nouveau technicien ne coûte pas autant que l’ancien. Donc. Lorsque vous créez un budget, tout ce que vous pouvez utiliser, ce sont les possibilités. Un autre poste budgétaire est nos frais d’organisation. Nous avons 500 $/mois pour d’éventuelles dépenses juridiques. Nous n’allons probablement pas utiliser cela, mais il y a une possibilité que nous le fassions.

 

Une chose que Jennifer aimerait vraiment voir, c’est que Mark dépense de l’argent pour des améliorations technologiques plus tôt que tard, car le mois prochain, nous allons obtenir 2 500,00 $ de plus. Il a un total de 10 000,00 $ budgétisés. Jennifer demande s’il y a autre chose avec laquelle elle peut aider. Jeff demande ce dont Jennifer avait besoin pour obtenir les informations de vol dont il a besoin. Ils discutent des stipulations des taux d’indemnité journalière avec les voyages. Jeff demande à Felix s’il a un moment pour parler après la réunion. Felix accepte.

 

Jennifer demande s’il y a des questions ou des commentaires.

Pas de questions ni de commentaires

 

Jennifer termine par la déclaration de responsabilité