Mise à jour financière – Déc 2023
Examen financier et rapport pour l’année 2023
Formulaire OIAA n° 7
Date de soumission : 1er mars 2024
Chers membres de l’OIAA,
Tout d’abord, nous tenons à vous remercier de nous avoir permis d’être au service en effectuant cet examen financier. Ce fut une
processus sont en bon ordre.
Enfin, nous vous invitons à assister aux réunions du comité des finances de l’OIAA et à envisager de vous porter volontaire pour l’équipe
d’examen financier.
Au service,
Connie S.
Erica K.
Karen Mc.
Lesliee A.
Stephanie M.
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Examen financier et rapport pour l’année 2023
Formulaire OIAA n° 7
Ce rapport suit de près les recommandations du Guide de Renosi pour la conduite d’un examen financier interne
.
**Veuillez noter qu’il y a deux mises à jour détaillées dans les annexes à la fin de ce rapport :
Documents suggérés à examiner : Les éléments en vert ont été examinés par Lesliee et Erica en
décembre 2023 lors de la création de ce modèle. Une sélection des éléments en rose a été choisie
pour l’examen de la partie financière (Voir Annexe II)
● Les politiques financières les plus récentes de l’OIAA et tout changement au cours de l’année
● Les rapports du trésorier du comité des finances de l’OIAA, c’est-à-dire les procès-verbaux des réunions, pour l’année précédente.
Ils se trouvent sur la page web du comité des finances de l’OIAA.
● Les rapports financiers du comité des finances de l’OIAA pour l’année précédente.
Ils se trouvent sur la page web du comité des finances de l’OIAA.
● Les relevés bancaires et autres états financiers pour l’année précédente.
● Les rapprochements bancaires et autres comptes
● Les factures, reçus et autres documents
● Les documents de lettre de l’IRS, y compris le formulaire 990 le plus récent, la lettre de l’IRS reconnaissant le statut d’exonération fiscale
Examiner les documents financiers et les processus.
● Vérifier les noms des personnes autorisées à (a) approuver les transactions et (b) signer les chèques, par rapport aux :
● Vérifier tous les rapprochements bancaires pour déterminer que le solde d’ouverture d’un mois est le même
que le solde de clôture du mois précédent. Noter également si le solde indiqué sur les états
financiers est le même que le solde indiqué sur les rapports du trésorier présentés à
l’organisation.✅ Comme il n’y avait que 5 membres dans l’équipe d’examen, Stephanie et Karen ont choisi
un total de 4 relevés bancaires à inspecter. (Voir Annexe II)
divergence entre votre rapprochement et celui fourni par la personne qui
a effectué le rapprochement original, recherchez la divergence pour trouver l’erreur ou l’explication
de la divergence. ✅Stephanie (Détails dans l’Annexe II)
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Examiner une sélection aléatoire de 5 décaissements.
● Vérifier que les paiements effectués ont été dûment autorisés – par un poste dans le budget
approuvé, un amendement approuvé au budget, ou un vote approprié autorisant la dépense.
Vérifier les bons de commande pour s’assurer qu’ils ont été correctement approuvés et correspondent au
décaissement ou à la facture réelle. Examiner les dossiers pour s’assurer qu’il y a une facture, un reçu ou autre
● Vérifier pour évaluer si les tâches financières ont été correctement séparées. Bien qu’il puisse
personnes qui gèrent les finances. Plus précisément :
REMARQUE : Les personnes ayant le pouvoir de signature ne doivent JAMAIS approuver les
transactions/décaissements pour lesquels elles signent. Toutes les dépenses doivent être approuvées dans
un budget annuel, tel qu’initialement approuvé ou modifié, ou par un vote du conseil d’administration ou
des membres, selon le cas. Tous les décaissements doivent être documentés par une facture,
un reçu ou toute autre documentation écrite appropriée.
REMARQUE : La ou les personnes ayant le pouvoir de signature peuvent rapprocher les relevés bancaires.
Cependant, au moins un autre dirigeant ou administrateur devrait examiner les relevés bancaires
mensuels, ou les relevés bancaires peuvent être inclus dans le rapport du trésorier au
conseil d’administration/aux membres.
REMARQUE : Les finances devraient être examinées annuellement par un comité d’examen composé de deux
personnes ou plus qui ne gèrent pas habituellement les finances de l’organisation, comme par
exemple en étant signataire des comptes.
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Examiner les systèmes de reporting pour s’assurer que des informations adéquates sont fournies à
l’organisation et à ses dirigeants/administrateurs pour prendre des décisions raisonnables.
● Les rapports du trésorier sont-ils opportuns et complets ? ✅ Erica
● Les politiques financières, y compris la séparation des contrôles financiers, sont-elles suivies ? ✅ Erica & Lesliee
● Tous les documents sont-ils rassemblés (factures, reçus, registres de caisse, chèques et registres de décaissement, relevés
bancaires, rapports du trésorier) afin qu’ils puissent être examinés au besoin, et ne sont éliminés que conformément aux
directives de conservation des documents de l’organisation ? ✅ Erica & Lesliee
Structure du rapport final
● Étapes entreprises dans l’examen financier ✅ (Comme indiqué dans l’annexe II)
● Solde actuel du ou des fonds et bilan ✅
● Commentaires, le cas échéant, sur toute préoccupation ou divergence constatée et recommandations du comité d’audit
pour corriger ces préoccupations ou divergences. ✅L’équipe d’examen
n’a trouvé aucune irrégularité, divergence ou préoccupation dans les systèmes
comptables de l’OIAA. Le processus a soulevé la question de savoir pourquoi les relevés bancaires ne
sont plus téléchargés et conservés dans le dossier Google Drive des finances de l’OIAA.
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Formulaire OIAA n° 7
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Annexe I : Mise à jour pour le comité des finances du 28 décembre 2023
Rapport de l’équipe d’audit/examen du comité des finances sur le travail effectué jusqu’à présent.
Eldin n’a pas pu continuer à travailler sur ce projet.
Ni l’une ni l’autre d’entre nous (Lesliee et Erica) ne se sentait à l’aise avec un processus d’audit comptable car nous ne sommes pas des
experts-comptables judiciaires. Au lieu de cela, nous avons choisi le Guide de Renosi pour la conduite d’un examen financier interne à utiliser
comme guide. À partir de cela, nous avons développé un modèle d’examen financier pour l’OIAA.
Lesliee a transféré le document Renosi dans un document Google de l’OIAA pour que nous puissions travailler dessus. Comme nous ne connaissions pas
les détails des finances de l’OIAA, Erica a parcouru le guide Renosi et créé une liste de questions pour le
trésorier. Jennifer a fourni une explication détaillée du flux de travail financier actuel de l’OIAA, des processus, de la gestion des flux de trésorerie
et d’autres éléments. Ses réponses sont en italique sous chaque question dans les sections ci-dessous.
—-
Questions et réponses :
1. Système de reporting :
Existe-t-il un flux de travail écrit pour le système de reporting financier utilisé ?
Oui. Les documents de flux de travail se trouvent dans le dossier Google Drive du comité des finances.
2. Politiques :
Existe-t-il des politiques financières écrites de l’OIAA autres que la charte non approuvée ?
La charte a été approuvée par le conseil, elle doit juste être présentée à l’assemblée.
Lesquels des documents suivants sont stockés dans le Google Drive de l’OIAA et qui y a accès ?
● Rapports du trésorier, sous forme de procès-verbaux.
Ils sont disponibles sur le site web pour l’ensemble de l’OIAA
● Relevés bancaires
Trésorier, Trésorier suppléant, Président et Secrétaire via Mercury, programme bancaire et Xero, programme comptable.
● États financiers
Ils sont disponibles sur le site web pour l’ensemble de l’OIAA
● Comptes d’investissement (le cas échéant)
Sans objet
● Relevés PayPal
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Le Conseil
● Rapprochements des comptes
Le Trésorier suppléant effectue le rapprochement, le Trésorier vérifie
● Factures
La personne qui a demandé le service les transmet au Trésorier. Le Trésorier joint la facture pour l’approbation
du décaissement par le Président ou le Secrétaire
● Reçus
PayPal dispose d’un flux automatique vers Xero, le système comptable. Les chèques physiques sont reçus et numérisés chez
déposés. C’est un système sans contact.
● Restrictions telles que les fonds conseillés par les donateurs
Sans objet
● Formulaires 990
Site web de l’IRS, Drive des finances, et le formulaire actuel est sur le site web de l’OIAA
● Lettre d’exemption de l’IRS
Site web de l’IRS et Drive des finances
● Formulaire EIN
L’OIAA n’en a pas
3. Décaissements :
Existe-t-il un document distinct pour les décaissements ?
Le document sur le processus des fournisseurs de l’OIAA se trouve sur le Drive des finances
4. Contrôle financier :
Les personnes ayant le pouvoir de signature approuvent-elles les transactions/décaissements ?
Non. Le Trésorier saisit le décaissement et le Président ou le Secrétaire l’approuve.
Toutes les dépenses ont-elles été approuvées dans le budget annuel ?
Oui.
Est-ce qu’un autre dirigeant ou président de comité de l’OIAA examine actuellement les relevés bancaires mensuels ?
Le Trésorier suppléant effectue le rapprochement, le Trésorier vérifie.
5. Autres documents et processus financiers :
Avons-nous une caisse pour menues dépenses ?
Non
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Examen financier et rapport pour l’année 2023
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L’OIAA dispose-t-elle d’une assurance quelconque ?
Oui, une assurance responsabilité civile des dirigeants et administrateurs
Quelles personnes sont autorisées à
(a) approuver les transactions et
Secrétaire et Président
(b) signer les chèques
Tous les paiements sont effectués électroniquement. Le Trésorier initie le paiement.
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Nous recommandons un examen annuel à soumettre avant le 15 mars de chaque année.
Rapport respectueusement soumis le 28 décembre 2023
Au service de tous, Lesliee et Erica
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Annexe II : Mise à jour pour le comité des finances du 10 février 2024
Lors des premières réunions de conception du processus, l’équipe a décidé que l’examen annuel devrait être terminé et
rapporté deux semaines avant la réunion du conseil d’administration de l’OIAA de mars de chaque année.
A. Organisateurs de session
1. Recrutement et notification des bénévoles, gestion de l’accès à Xero et Mercury. – Lesliee
2. Vérification et partage des documents liés avec les bénévoles pendant la session d’examen. Compilation du rapport
par la suite. – Erica
Ci-dessous une liste des tâches des bénévoles et des commentaires des membres individuels de l’équipe
B. Localisation et examen des documents (Connie)
1. Politiques financières les plus récentes
Charte du Comité des finances
Modèle d’examen financier du Comité des finances
2. Documents financiers situés sur le site web
3. Formulaire 990 de l’IRS le plus récent
4. Lettre de l’IRS reconnaissant l’exonération fiscale
5. Lettre de bonne réputation d’organisme à but non lucratif de l’État
Notes de Connie L : Documents examinés pour #1, 2, 4, 5, et ils semblent bons. États financiers localisés sur le
site web pour consultation. #3 Formulaire 990 de l’IRS 2023 non examiné car pas encore complété.
C. Tâches d’examen individuelles
Les membres de l’équipe examineront des documents choisis au hasard comme suit :
1. Examiner un état des flux de trésorerie (revenus) mensuel aléatoire
Tâche effectuée par Erica K
2. Choisir un mois et effectuer un rapprochement bancaire en utilisant les documents originaux.
Tâche effectuée par Stephanie M. (ci-dessous)
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Audit des relevés
bancaires 2023 de l’OIAA
Bilan des écarts budgétaires bancaires
Solde initial 35807,42 39164,81 39164,81
Dépôts 7671,50 1091,42
Dépenses -3129,16 -4529,26
Chèques non encaissés -93,53 4529,26
Épargne 60000,44 60000,44 60000,44
PayPal 1091,42
100256.67 100256.67 100256.67
3. Comparer 1 relevé PayPal avec les entrées/sorties pertinentes
Tâche effectuée par Lesliee concernant le relevé PayPal de décembre 2023
4. Examiner 3 factures aléatoires et les paiements associés.
Tâche effectuée par Lesliee concernant le Q4 de 2023
5. Bons de commande : Sujet supprimé car l’OIAA ne reçoit pas de bons de commande.
6. Vérifier 5 dépôts choisis au hasard listés sur les rapports financiers fournis à l’organisation
correspondent aux dépôts listés sur les relevés bancaires. (Karen)
7. Tester 5 paiements choisis au hasard pour s’assurer que les paiements effectués ont été dûment autorisés – par une ligne
budgétaire dans le budget 2023 approuvé, un amendement approuvé au budget, ou un vote approprié
autorisant la dépense. (Karen)
Note d’Erica : Nous avons eu des difficultés à télécharger le budget approuvé avec un accès en lecture seule. Nous avons demandé une
copie PDF pour que Karen puisse travailler. Le rapport final incluant ces éléments (C6 et C7) sera prêt pour la
réunion du conseil de mars 2024.
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Examen financier et rapport pour l’année 2023
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Notes de Karen ajoutées le 12 février 2024 :
Pour les tâches 6 et 7, trois relevés bancaires ont été tirés au hasard (avril, août, novembre) et examinés
par rapport aux rapports mensuels des contributions des groupes, des écarts budgétaires, du bilan et, si nécessaire, des notes
de réunion des finances. Les dépôts et paiements à examiner ont été sélectionnés au hasard.
Pour les tâches 6 et 7, trois relevés bancaires ont été tirés au hasard (avril, août, novembre) et examinés
par rapport aux rapports mensuels des contributions des groupes, des écarts budgétaires, du bilan et, si nécessaire, des notes
de réunion des finances. Les dépôts et paiements à examiner ont été sélectionnés au hasard.
Tâche 7 – Relevé bancaire d’avril – deux paiements sélectionnés : le premier au Fonds de littérature international AA (non inclus dans
le budget 2023 approuvé) validé par les notes de réunion de mai (il n’y avait pas de notes prises lors de la réunion d’avril) indiquant
qu’il avait été autorisé lors de l’assemblée précédente pour un paiement de 4 700 $. Le paiement réel était de 4 713 $ le
10/04/23.
Second paiement à Jeff Bernknopf d’un montant de 549 $ le 03/04/23. Ce montant était proche des 550 $ indiqués
Second paiement à La Rosa Translation le 22/08. Services de traduction autorisés par le budget 2023.
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D. Examiner les processus financiers de l’OIAA en équipe :
1. Cette tâche a été accomplie par Lesliee et Erica en décembre 2023 dans le cadre de la création d’un
modèle d’examen financier. La mise à jour notant ces actions se trouve dans ce rapport. L’année prochaine, cela
devra être accompli par l’équipe d’examen financier de l’OIAA 2024 en 2025.
Note d’Erica : Le conseil devrait envisager de renommer le dossier d’audit en examen financier, de supprimer ou d’archiver les
documents existants, et de télécharger le rapport d’examen financier de chaque année.
Rapport d’examen financier 2023 de l’OIAA soumis au service,
Erica k
10 février 2024
